建筑公司档案管理制度样本（4篇）

建筑公司档案管理制度样本一、总则1.1目的与依据为了规范和有效管理建筑公司的档案工作，提高档案管理水平，保护和利用档案信息资源，制定本档案管理制度。1.2适用范围本制度适用于建筑公司及其下属各部门和项目单位的档案管理工作。1.3定义（1）档案：指任何形式的记录、信息或数据，无论是纸质、电子或其他媒体形式。（2）档案管理：指对档案进行组织、保存、利用和处置的一系列管理活动。（3）保管期限：指档案应保存的时间期限。（4）密级：指档案根据其内容的重要程度和保密性质进行分类，并标识出来的等级。（5）档案管理机构：指建筑公司设立的专门负责档案管理工作的机构或部门。二、档案管理机构2.1设立原则建筑公司应设立档案管理机构，统一负责公司范围内的档案管理工作。2.2职责与权限（1）档案管理机构负责制定、推广和监督执行档案管理制度。（2）档案管理机构有权对公司各部门和项目单位的档案工作进行检查和指导，并提供必要的技术支持。（3）档案管理机构负责档案的归档、检索、调阅、销毁以及电子档案的管理工作。（4）档案管理机构有权建立和维护档案管理系统，并保障档案管理信息的安全和完整性。三、档案的归档与检索3.1归档要求（1）档案应按照统一规定的分类体系进行归类，并编制相应的档案目录。（2）归档文件应进行登记，登记内容包括档案的文件编号、标题、日期、责任人等。（3）归档文件应进行盖章、签名等固定，以确保档案的真实性和完整性。3.2档案检索（1）档案管理机构应提供有效的档案检索系统，便于用户查询所需档案。（2）档案检索应采用标准化的检索方式，例如关键词检索、文件编号检索等。（3）档案检索应及时反馈查询结果，并确保查询结果的准确性和可靠性。四、档案的保存与借阅4.1保存期限（1）根据国家和行业有关规定，建筑公司应制定档案保管期限表。（2）档案保管期限表应明确各类档案的保存时间，包括永久保存、长期保存和短期保存等。4.2保存环境（1）建筑公司应提供适宜的档案保存环境，包括温度、湿度、光照等条件的控制。（2）归档文件应妥善保管，防止损坏、遗失或被盗。4.3档案借阅（1）除非特殊情况，档案管理机构应允许合法用户进行档案借阅。（2）借阅者应填写借阅申请表，并出示有效的借阅证明文件。（3）借阅者应在规定的时间内归还所借档案，并保证档案的安全与完好。五、档案的销毁与转移5.1销毁程序（1）档案管理机构应按照统一程序进行档案销毁，包括鉴定、审批、执行等环节。（2）档案销毁应严格执行销毁期限和销毁要求，避免误销毁或滞销的情况发生。5.2档案转移（1）档案管理机构应定期对档案进行整理和清理，确保档案的及时转移。（2）档案转移应填写档案移交登记表，明确转移的档案名称、数量和接收单位等信息。六、档案管理系统6.1系统建设（1）档案管理机构应建立和维护适应公司需要的档案管理系统。（2）档案管理系统应具备档案的鉴定、归档、检索、借阅、销毁和转移等功能。6.2信息安全（1）档案管理系统应具备完善的安全机制，包括权限管理、备份与恢复、防火墙等措施。（2）档案管理系统应定期进行信息安全检查和漏洞修补，以确保系统安全和稳定性。七、档案管理人员7.1人员要求（1）档案管理人员应具备相关专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程和相关法规政策。（2）档案管理人员应具备良好的沟通能力和团队合作精神，能够有效完成档案管理工作。7.2培训与考核（1）公司应注重对档案管理人员的培训和学习，提高其档案管理理论和实践能力。（2）对档案管理人员进行定期考核，评估其工作绩效和能力水平。八、违规处理8.1违规行为（1）违反档案管理制度的规定；（2）私自销毁、篡改或隐藏档案；（3）非法调阅或使用档案；（4）泄露或故意损坏档案。8.2处理程序（1）对于违反档案管理制度的行为，档案管理机构应及时进行调查并予以处理。（2）处理措施包括警告、追究责任、降低评优等级等，严重违规者可依法追究法律责任。九、附则9.1本制度由档案管理机构负责解释和补充。9.2本制度自发布之日起生效，并随着公司档案管理工作的需要进行修订和更新。建筑公司档案管理制度样本（二）【1.简介】本制度旨在规范建筑公司的档案管理工作，确保档案的合规性、安全性和便利性，促进公司的信息化建设和业务发展。【2.制度目的】2.1规范档案的收集、整理、保存和利用，确保档案的完整性和可追溯性。2.2提升档案的存储和检索效率，节约公司资源，降低管理成本。2.3加强公司的信息保护措施，有效防止档案的丢失、损毁或泄露。2.4为公司的决策、历史追溯、法律诉讼提供有力依据。2.5推进公司的数字化转型，促进信息共享和协同办公。【3.责任部门】档案管理工作由公司办公室负责，指派专人负责档案的收集、整理、保存、利用和销毁等工作。【4.档案收集与整理】4.1公司各部门在办理相关业务过程中产生的文件、合同、报告等必须按照规定归档。4.2档案应按照合理的分类、编号和归档规则进行整理，并记录相关信息，以方便后续的存储和检索。4.3档案应同时制作电子文件，并按照标准格式命名和存储，确保电子档案的安全性和可读性。4.4档案室应配备专业的人员，确保对档案的整理、装订、封存等工作的准确性和质量。【5.档案保存与存储】5.1根据档案的重要性和保存期限划分不同级别的档案，并制定相应的保存期限和存储要求。5.2档案室应符合相关的环境、防火、防水、防盗等要求，确保档案的安全性和完整性。5.3档案应标注清晰的分类、编号和日期，并保持整洁有序，方便检索和利用。5.4档案应编制目录和索引，建立档案检索系统，确保档案的快速准确检索。【6.档案利用与申请】6.1公司内部人员可以根据需要申请档案利用，需填写申请表，并经相关部门审核批准。6.2档案利用应遵守相关法律法规和公司制度，不得泄露、篡改、毁坏或擅自复制档案。6.3档案室应及时提供申请者所需的档案，并记录档案利用情况，确保档案的安全和追溯性。6.4档案室应定期清理和整理不再需要保留的档案，确保档案库的有效利用和空间合理分配。【7.档案销毁与归档】7.1档案的销毁应符合相关法律法规和公司制度，经相关部门审核批准后方可进行。7.2档案室应制定档案销毁的具体规范和流程，确保档案的安全销毁和环境保护。7.3档案销毁应记录销毁的档案名称、编号、数量和销毁时间，并做好档案销毁的整理和归档工作。7.4档案室应对已归档的档案定期进行检查和整理，确保档案的保存完整和可用性。【8.档案安全与保密】8.1档案室应加强对档案的安全防范和保密措施，包括物理防护、电子防护等方面。8.2档案的借阅和利用应严格按照相关权限和流程进行，做到查阅痕迹可追溯。8.3档案室应定期备份电子档案，确保档案的可恢复性和安全性。8.4档案室应对有损档案的修复和征求专业机构的意见和帮助，确保档案的保存质量。【9.管理体系与评估】9.1公司应建立档案管理的职责与权责明晰的管理体系，并制定相应的考核和评估机制。9.2档案管理工作应纳入公司的质量管理和持续改进的范畴，促进管理水平的不断提升。9.3档案室应定期组织档案管理的培训和学习，确保工作人员对档案管理流程和规范的理解和掌握。【10.附则】本制度自公布之日起正式执行，如有需要修改或补充，应经公司高层审批并公布。本制度的解释权归公司办公室所有。建筑公司档案管理制度样本（三）建筑公司档案管理制度一、引言本档案管理制度旨在确立建筑公司档案管理的系统性流程，确保档案的安全性、合法性、真实性和准确性，以便于档案的检索、利用及公司的正常运营与发展。二、档案管理的原则1.法律合规原则：严格遵守国家法律法规及相关政策，确保档案内容的合法性、真实性和准确性。2.统一标准原则：遵循统一的文件和标准管理档案，维护档案管理的一致性和规范性。3.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全性和保密性，避免档案的遗失、损坏及信息泄露。4.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用的效率，促进档案信息的有效传递和共享。三、档案管理的组织机构和责任1.建筑公司设立专门的档案管理部门，负责档案的整理、归档、借阅、销毁等全链条管理工作。2.档案管理部门负责制定和完善档案管理制度，收集、整理和存储档案，提供档案信息服务，并监督和检查档案管理工作执行情况。3.各部门需配合档案管理部门，做好本部门档案的整理和档案信息提供工作。四、档案管理的流程1.档案收集：各部门需按照公司制定的档案收集要求，及时提交各类档案至档案管理部门。2.档案整理：档案管理部门对接收的档案进行分类、编号和整理，确保档案的有序性和规范性。3.档案归档：整理完毕的档案将被归档，并建立详细的档案目录和索引，便于后续检索和利用。4.档案借阅：公司内部人员借阅档案需填写借阅申请表，经相关部门审批后，按规定时间归还。5.档案销毁：根据档案保存期限和档案管理要求，档案管理部门将对过期和无需保留的档案进行销毁，并保存销毁记录。五、档案管理的安全保密1.建立完善的档案保管制度，采取防火、防潮、防虫等措施，确保档案安全。2.实施档案权限管理制度，明确档案的查阅和使用权限，防止非法查阅和使用。3.加强对档案管理人员的培训和监督，确保其遵守保密规定，保护档案安全。4.定期进行档案备份和存储，防止档案丢失和损坏。六、档案管理的检索和利用1.建立高效的档案检索系统，支持档案的快速检索和准确使用。2.严格执行档案借阅申请和审批流程，确保档案借阅的合规性。3.提供档案信息查询和复制服务，促进档案信息的传递和共享。七、档案管理的监督和评估1.公司领导应高度重视档案管理工作，对档案管理部门进行定期监督和评估。2.档案管理部门需定期自我评估和改进，确保档案管理工作的高效性和规范性。3.对档案管理违规行为进行及时处理，并记录处置情况，以儆效尤。结语本档案管理制度是建筑公司档案管理工作的基石，对于保护档案安全、促进档案利用具有重要意义。各部门应严格遵循本制度要求，共同维护档案管理的良好秩序。公司领导应持续关注和监督档案管理工作，确保其高效、规范运行。只有如此，我们才能更好地保护和利用公司档案资源，提升建筑公司的整体竞争力和运营效率。建筑公司档案管理制度样本（四）一、目的与适用范围1.1目的为建立健全档案管理制度，规范并加强对建筑公司档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，同时提升档案的利用价值，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于建筑公司所有档案管理工作，涵盖纸质档案与电子档案的管理。二、档案管理机构及其职责2.1档案管理机构建筑公司设立专门的档案管理部门，负责全面管理公司辖内的所有档案。2.2档案管理职责档案管理部门的主要职责包括但不限于：制定并完善档案管理规定及相关制度；组织并实施档案的收集、整理、登记、归档及借阅等流程；设计档案借阅申请流程，确保借阅人员具备相应权限；定期对档案进行检查、整理与保管，以维护档案的完整与安全；负责档案的销毁与归档工作；确保档案在流转过程中的准确性与及时性，包括档案的转交与接收。三、档案的分类与归档标准3.1档案分类建筑公司档案依据文件性质、用途及时间等因素进行分类，主要类别包括办公档案、项目档案、人事档案及财务档案等。3.2归档要求纸质档案需按分类编制索引，进行装订、密封与标识，并按既定顺序归档；电子档案则需建立相应的电子档案库，以确保档案的安全与可查阅性。四、档案借阅与归还流程4.1借阅申请借阅人员需向档案管理部门提交正式借阅申请，并附上身份证明及借阅理由。4.2借阅审批档案管理部门将对借阅申请进行审批，确保借阅人员符合权限要求。4.3借阅期限借阅期限由档案管理部门根据借阅理由与需求确定，并告知借阅人员。4.4归还要求借阅期限届满后，借阅人员需及时归还档案，并经档案管理部门确认。五、档案的保存与销毁规定5.1保存期限建筑公司档案的保存期限依据国家相关法律法规及规定确定，并根据档案性质与用途进行调整。5.2销毁程序档案管理部门应定期对档案进行筛选与鉴定，对符合销毁条件的档案按规定进行销毁，并保留销毁记录。六、档案的安全与保密措施6.1安全措施建筑公司应采取必要措施保护档案安全，防止丢失、遗弃、损毁及泄露。6