人事档案管理制度例文（二篇）

人事档案管理制度例文一、概述1.1目标与适用范围本规定旨在规范企业内部人事档案管理，确保档案的完整性、准确性和可访问性，以保护员工的合法权益，同时保障公司与员工的利益。本规定适用于公司全体员工的人事档案管理工作。1.2法规依据本规定依据《劳动法》、《档案法》及相关法律法规制定。1.3定义1.3.1人事档案：指公司对员工在职期间的个人信息、合同、奖惩记录、证件等资料的收集和管理。1.3.2档案管理：涵盖人事档案的收集、整理、存储、使用、查询、保护、迁移、转储等各项管理活动。二、档案建立与归档2.1档案管理责任部门人事部门负责公司内部的档案管理工作，包括档案的建立、整理、存储、归档、保密等职责。2.2员工档案建立员工入职后，人事部门负责建立员工档案，内容包括但不限于个人基本信息、合同协议、培训记录、考勤请假记录、绩效评估、奖惩记录、离职手续等。2.3档案分类与编号为便于管理与检索，人事部门将员工档案按照既定分类标准进行归类和编号，分类标准可包括岗位、部门、入职时间等。2.4档案检查、整理、存储与归档人事部门定期对档案进行检查和整理，以确保档案的完整性和准确性。档案应妥善存放在封闭的文件柜中，确保安全，并按照归档规则进行分类和编号。2.5档案保密与备份人事部门需严格保密档案信息，未经授权人员不得接触。同时，应定期对档案进行备份，以防止因意外导致的资料丢失。三、档案使用与查询3.1档案使用权限档案使用权限基于员工的岗位和职责，只有经过授权的员工才能访问档案信息，并需记录使用情况，遵守保密规定。3.2档案查阅与借阅员工有权查阅个人档案，需提前向人事部门申请并按流程操作。离职员工仅限查阅离职前的档案信息。其他员工如需查阅或借阅，需提供合理理由并经过人事部门批准。3.3档案引用与复制引用或复制档案信息需经过人事部门授权，并确保信息的准确性。不得将档案信息用于违反公司规定或法律法规的行为。3.4档案转交与销毁员工离职时，人事部门需按照规定将档案转交相关部门，并在转交记录中备案。达到保管期限的档案，人事部门将按照公司规定进行销毁处理。四、档案保管期限与报废4.1档案保管期限档案的保管期限根据公司规定和法律法规进行分类，包括永久保存、长期保存、定期保存等。不同档案的保管期限将根据相关规定设定。4.2档案报废程序与要求档案达到保管期限后，人事部门需遵循公司规定执行报废程序，包括报批、审批、公示等步骤，并记录报废情况。报废档案应进行安全销毁或归档处理。五、其他条款5.1档案迁移与转储在部门调整或公司重组等情况下，人事部门需及时进行档案迁移和转储，以确保档案信息的完整性和可访问性。5.2档案管理制度的宣传与培训人事部门需定期对员工进行档案管理制度的宣传和培训，确保员工了解并遵守制度，正确使用档案管理系统及相关工具。5.3档案管理制度的评估与修订人事部门需定期评估档案管理制度，根据实际情况进行修订和完善，以保证制度的适用性和有效性。修订后的制度应及时通知全体员工并进行培训。人事档案管理制度例文（二）一、目的与范围为规范本公司员工档案管理流程，确保人事信息的安全、准确、完整，并提升人事管理的效率，特制定本管理制度。二、适用范围本管理制度适用于本公司全体员工的人事档案管理。三、档案的构成1.个人基本信息：涵盖员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码、户籍所在地及联系方式等。2.入职材料：包括员工的入职申请表、身份证复印件、学历证书、技能证书等。3.人事变动材料：涉及员工的调动、晋升、降职、调薪、离职等人事变动相关的材料。4.奖惩记录：记录员工所获得的表彰、奖励以及纪律处分等。5.健康档案：包含员工的体检报告、病历、职业病危害告知等健康相关材料。6.培训记录：记录员工参加的培训课程、培训成绩等信息。7.其他相关材料：如员工的家庭情况、紧急联系人等其他相关资料。四、档案管理责任人1.人力资源部门负责员工档案的建立、归档、整理等工作。2.各部门应确保及时将与员工相关的材料提交至人力资源部门，以保持档案信息的实时更新。五、档案的保管与存储1.档案应存放于专用的档案室，确保安全、防火、防盗、防虫害。2.档案应按员工姓名的拼音顺序进行归档，以便于检索。3.档案应定期整理与更新，以确保信息的准确性和完整性。4.档案室应设置专职管理人员，负责档案的借阅与归还，并严格控制档案的流动。六、档案的查阅与使用1.档案的查阅应严格遵守公司规定，确保员工隐私得到保护。2.未经员工本人或主管部门同意，任何人不得擅自查阅或使用员工档案。3.查阅员工档案的人员应填写相关查阅记录，并确保档案的保密性。七、档案的保密与销毁1.档案应严格保密，禁止泄露员工个人信息。2.档案的销毁应依照公司相关规定进行，确保档案的安全销毁，防止信息泄露。八、违纪与处罚对于违反本管理制度的行为，将根据情节轻重和影响程度给予相应的纪