日常事务与工作流程管理制度

日常事务与工作流程管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业内日常事务和工作流程的管理，提高工作效率和质量，保障企业的正常运营，订立本制度。本制度依据国家相关法律法规、部门规章以及企业经营需要订立，适用于全体员工。第二条适用范围本制度适用于企业内全部相关部门和员工，包含但不限于人力资源部门、财务部门、行政部门、市场营销部门、生产部门等。第三条定义日常事务：指企业内各部门和员工日常的常规工作和事务性工作，包含但不限于人力资源管理、文件管理、会议布置、电子邮件处理、办公用品采购等。工作流程：指企业内各个部门和员工依照肯定的规范和次序完成的工作过程。第二章日常事务管理第四条人力资源管理招聘和录用：人力资源部门负责招聘和录用员工的工作，招聘时需订立招聘需求计划和招聘流程，录用时需进行面试和背景核查。培训与发展：人力资源部门要对员工进行培训和发展规划，订立培训计划，定期组织培训活动，并建立培训档案。绩效考核：依照企业绩效考核制度，对员工进行定期考核，评定绩效，并依据绩效结果进行激励或奖惩。离职管理：人力资源部门负责员工离职手续办理，包含离职申请、离职手续清单、离职交接等。第五条文件管理文件归档：各部门要建立文件管理制度，对文件进行分类、编号、整理和归档，确保文件的正常保管和检索。电子文件管理：相关部门应使用企业规定的电子文件管理系统进行文件的创建、保管和传输，并做好文件备份和安全措施。文件流转：文件需要经过相应的流转程序，包含起草、审核、批准、签发、分发等环节，相关部门应依照流转程序执行，并记录流转过程。第六条会议管理会议召开：各部门负责人依据需要召集会议，并提前订立会议议程、确定参会人员和场合，会议召开需提前通知相关人员。会议记录：会议期间，要有专人负责记录会议内容和决议事项，并及时整理和分发会议纪要。会议评估：会议结束后，参会人员可进行会议评估，提出改进看法和建议，并不时总结改进经验。第七条电子邮件处理电子邮件发送：员工使用企业电子邮件系统发送邮件应遵守相关规定，包含但不限于邮件内容、抄送人员、附件格式等。电子邮件筛查：企业可对电子邮件进行筛查，防止传播不良信息和垃圾邮件，同时要保护员工个人信息和隐私。电子邮件回复：员工收到邮件后要及时回复或转发，并做好邮件归档和备份。第八条办公用品采购办公用品需求：各部门需合理评估和确定办公用品需求，订立采购计划，并报经有关部门审核和批准后，由专人负责采购。供应商选择：选择正规、信誉良好的供应商，并进行询价、谈判和评估，确保采购的办公用品质量和价格合理。办公用品分发：采购的办公用品由相关部门统一分发，并做好库存管理、耗材监控和报废处理。第三章工作流程管理第九条项目管理项目立项：各部门需要规定项目的立项流程和评审标准，对项目进行评估和审批，并依据项目的特点指定项目经理和团队成员。项目计划：项目经理和团队成员要订立认真的项目计划，包含项目目标、任务分解、工期布置、资源配置等，并进行项目风险评估。项目执行：项目团队依照项目计划进行工作，及时沟通协调，解决问题和风险，并定时完成各阶段的交付物。项目验收：项目完成后要进行验收，核对交付物和项目目标的符合程度，并做好项目总结和经验共享。第十条流程管理流程设计：相关部门要订立各种流程的设计和规范，包含但不限于申请流程、审批流程、报销流程等，确保流程的合理性和高效性。流程优化：定期对现有流程进行评估和优化，依据实际情况调整流程，简化流程环节，提高流程效率。流程培训：流程有调整时要及时组织培训，向相关人员转达新的流程要求，确保员工理解和掌握新流程。第十一条品质管理品质目标：企业内部各部门要明确品质目标，并订立相应的品质标准和流程，加强品质的管理和掌控。品质培训：针对品质相关的员工，组织培训，提高员工的品质意识和技能水平，保证产品或服务的品质。品质监控：各部门要建立品质监掌控度，进行品质把控和监测，并进行品诘责题的分析和改进。第四章责任与违约第十二条责任和奖惩员工责任：员工对本身的工作负有责任，要依照规定的流程和方法完成工作任务，保证工作质量和效率。部门责任：各部门对本身部门的工作负有责任，要建立健全相应的管理制度，保证部门的工作顺利进行。奖惩机制：依据员工和部门的工作表现和成效，进行嘉奖或惩罚，以激励员工和部门改进工作质量和效率。第十三条违约和处理违反制度：任何员工和部门违反本制度的要求和规定，将依据违约情节轻重进行相应处理，包含但不限于口头警告、书面警告、降级、调离、辞退等。违反法律法规：员工和部门违反国家相关法律法规的，将依照法律法规进行处理，包含但不限于罚款、责令停业、刑事责任等。第五章附则第十四条本制度的解释和修改本制度的解释权属于企业管理负责人。本制度的修改需经企业管理负责人审批，并经相关部门和人员知晓。第十五条本制度的执行日期本制度自公布