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文档简介

行政采购管理制度及流程一、制定目的及范围为提升行政采购的规范性与效率，确保采购活动的透明度与公正性，特制定本制度。该制度适用于公司所有行政采购活动，包括办公设备、日常消耗品、服务采购等，旨在通过科学合理的流程管理，降低采购成本，提高资源利用率。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正性：确保所有供应商在同等条件下参与竞争，避免任何形式的偏袒。2.透明性：采购过程应公开，确保各环节可追溯，接受监督。3.合理性：在满足质量要求的前提下，优先考虑性价比高的供应商。4.合法性：所有采购活动必须遵循相关法律法规，确保合规性。三、采购流程1.采购需求确认各部门需定期评估自身的采购需求，明确所需物品的种类、数量及预算。部门负责人应对采购需求进行审核，确保需求的合理性与必要性。2.采购申请部门负责人填写“采购申请表”，并附上相关的需求说明及预算依据。申请表需经部门内部审核后，提交至采购部门。3.采购计划制定采购部门根据各部门的申请，汇总年度采购计划，制定详细的采购时间表。计划应考虑到各类采购的优先级及预算限制。4.询价与比价采购部门负责向至少三家合格供应商询价，获取报价单。询价过程中，需确保信息的对称性，避免不必要的商业秘密泄露。报价单应详细列明产品规格、价格、交货期等信息。5.评审与选择供应商采购部门对收到的报价进行评审，综合考虑价格、质量、交货期及售后服务等因素，选择最优供应商。评审结果需形成书面记录，并由部门负责人签字确认。6.合同签署与选定供应商达成一致后，采购部门应与其签署正式采购合同。合同内容应包括采购物品的详细描述、价格、交货时间、付款方式及违约责任等条款。7.采购实施与验收供应商按合同约定交货后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、质量及规格等，确保所购物品符合合同要求。验收合格后，相关物品应及时入库。8.付款与报销采购完成后，采购部门应根据合同约定向供应商付款。付款前需确认验收合格，并收集相关发票及收据。报销流程应遵循公司财务制度，确保及时、准确。9.档案管理所有采购活动的相关文件，包括采购申请表、报价单、合同、验收单及付款凭证等，均需妥善保存，以备后续审计及查询。四、采购纪律1.采购人员职责采购人员应保持专业素养，确保采购过程的公正与透明。不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严厉处罚。2.供应商管理采购部门应建立供应商档案，定期评估供应商的履约能力与服务质量，确保长期合作的供应商符合公司的要求。五、反馈与改进机制为确保采购流程的持续优化，采购部门应定期收集各部门对采购流程的反馈意见。根据实际情况，适时调整和完善采购制度，确保其适应公司发展的需要。六、总结本制度的实施将有助于规范行政采购行为，提高采购效率，降低采购成本。通过明确的流程与纪律，确

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