人事部人事档案规定管理模版（2篇）

人事部人事档案规定管理模版一、人事档案管理目标与准则1.管理目标：旨在规范、统一人事档案的管理，以提供有效的人力资源管理支持。2.管理准则：完整性：确保人事档案内容全面、准确、完整，涵盖个人基本信息、工作经历、培训记录、表彰与处分等。保密性：对人事档案实施严格保密控制，保护个人隐私及企业利益。便利性：优化档案存储和检索方式，提高管理效率。延续性：持续保管和维护人事档案，保证其完整性和可用性。二、人事档案的建立与完善1.建立时间：员工入职时即建立人事档案，包括签订劳动合同、提交入职申请等相关材料。2.建立内容：个人基本信息：如姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等。学历与工作经历：包括学历证书、工作经历证明、聘任文件等。培训记录：记录培训课程、培训机构、培训时间等信息。奖惩记录：包括表彰奖励、纪律处分等记录。其他：其他与员工工作和个人发展相关的材料，如任职资格证书等。三、人事档案的保管与管理1.保管地点：人事档案存放在专门的档案室，确保安全、防火、防尘和湿度适宜。2.保管责任：人事部门负责人担任档案保管责任人，负责档案的存放、领用、归还和销毁等事务。3.档案登记与借阅：档案登记：对新建立的档案进行登记，包括档案编号、名称、存放位置等信息。档案借阅：档案保管责任人负责审核借阅申请，确保借阅档案的安全和完整性。四、人事档案的使用与查询1.使用权限：仅授权人事工作人员在必要时使用人事档案，禁止私自查阅或提供给外部人员。2.档案查询：授权人员可通过档案查询系统进行相关档案查询和资料提取。3.档案复印与归还：查询或提取资料后，需正确复印并及时归还档案。五、人事档案的保密措施1.档案保管：档案室需具备防火、防盗等安全措施，防止档案受损或丢失。2.访问权限：仅授权人员可访问人事档案，并按权限等级进行管理。3.数据备份：定期对人事档案进行数据备份，确保档案的安全性和可恢复性。六、人事档案的维护与更新1.档案维护：定期维护：档案保管责任人定期进行档案整理、清理和维护，保证档案的完整性和可用性。培训提升：加强人事工作人员的档案管理培训，确保管理规定的有效执行。2.档案更新：当员工工作、培训、任职等情况变更时，应及时更新人事档案并记录变更信息。七、人事档案的销毁1.销毁条件：根据档案保管年限和公司政策，达到规定年限的人事档案可进行销毁。2.销毁流程：档案筛选：档案保管责任人对即将销毁的档案进行筛选，剔除重复、无效或过期档案。销毁审批：编制销毁清单，经上级主管部门批准后进行销毁。安全销毁：按照公司规定的方式，安全、合法地销毁人事档案。以上为人事部人事档案管理模板，旨在规范企业人事档案管理，确保档案的完整性、安全性和可用性，提升人力资源管理的效率和质量。人事部人事档案规定管理模版（二）一、目标与背景本规定旨在规范公司内部人力资源部门人事档案的管理，确保人事信息的精确性、保密性和完整性，提升人事管理效率，保障公司人力资源的正常运行。二、适用范围本规定适用于公司所有人事档案的管理，涵盖员工入职前及入职后的信息。三、人事档案分类1.根据存储介质，人事档案分为纸质档案、电子档案和混合档案。1.1纸质档案：以纸质形式保存的人事档案，需存放在安全防潮的环境中，便于查阅和保管。1.2电子档案：以电子文件形式存储的人事档案，要求存储设备具备高安全性和稳定性。1.3混合档案：包含纸质和电子档案的人事档案，要求统一管理并保持信息同步更新。2.根据内容，人事档案分为基本档案、任职档案、离职档案和其他档案。2.1基本档案：包括身份证明、学历证明、聘用合同、个人简历等与员工身份和背景相关的信息。2.2任职档案：涵盖员工在职期间的资料，如调动记录、培训记录、奖惩记录等。2.3离职档案：包含员工离职前提供的相关材料，如辞职申请、离职审核、薪资结算等。2.4其他档案：涉及人事管理但不属于基本档案和任职档案的其他信息。四、人事档案的建立与维护1.档案创建1.1招聘与入职：招聘人员应按照公司规定收集求职者信息，建立相应人事档案。1.2入职审批：入职审批完成后，人事部门应整理归档入职人员资料，并录入电子档案系统。2.档案维护2.1定期更新：人事部门需设定档案更新规则，定期更新人事档案，确保信息准确及时。2.2档案转递：员工调动时，原部门需将档案转递给新部门，确保档案的连续性和完整性。2.3档案归档：离职员工的档案应妥善保管，按规定期限归档，保证档案的安全性和可查询性。五、人事档案的保密与安全1.保密原则：人事部门应对员工个人信息保密，不得泄露或滥用信息。2.安全措施：人事部门应采取相应措施确保档案安全，包括：2.1纸质档案：采取防火、防潮、防盗措施，存放在安全的档案柜或保险柜中。2.2电子档案：采用密码保护和权限控制，防止非法访问和篡改。六、人事档案的查询与使用1.查询权限：仅限授权的人员和部门负责人可查询人事档案。2.查询申请：查询档案需填写申请，注明查询目的和范围。3.档案使用：档案使用应遵守相关法律法规和公司规定，禁止滥用或非法使用信息。七、人事档案的保管与销毁1.保管期限：人事档案的保管期限遵循国家法律法规和公司制度。2.销毁程序：到期档案应按程序销