会议接待操作手册

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会议接待操作手册

目录

会议接待流程（内部）.............................1

会议接待流程（外部）.............................3

会议座次及所需物资准备要求........................7

一、公司大小型会议中尊位及位次排序方法...........7

二、会议所需物资准备要求..........................7

会议室设备使用说明................................9

一、普通会议室....................................9

二、5#楼1F多媒体会议室..........................13

三、5#楼三培训教室..............................24

四、5#楼视频会议室...............................28

1

会议接待流程（内部）

环节工作模块工作任务具体内容

会议室预定主办部门根据会议形式及人数申言会议室

会议确认会议对接

会议议程明确会议议题、时间、形式、主持人等

准备与收集包括会议使用资料、会议日程安排、通讯录、签到表

资料准备确定会议使用电脑，将所有用到的资料存储到一个文件夹，并告知相关人员

会前资料整理

打印、装订将会议使用资料打印、装订

发放将会议使用资料提前摆放至会议室

会前准备

茶具准备保温壶、茶壶、茶杯、烟灰打

文具签字笔、白板笔等

会议室准备

空调提前开启会议室空调

桌椅根据与会人员人数，摆放桌椅

会前准备会议室准备其他物品根据会议要求，确定电脑、音响、麦克、激光笔等

会议签到会议签到提前10分钟进行与会人员签到，对未到场人员进行电话提醒

茶水服务茶水服务在会议开始时间提前5分钟倒茶，会议开始后每隔15分钟需续水一次或者按需添水

会中服务

会议记录会议记录做好会议内容记录

会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、检查是否有物品遗漏

会议纪要会议当天完成会议纪要整理报会叹主持人审阅

签收审核完毕的会议纪要发送参会人员签字确认

会议纪要

会后服务督办对会议中需要督办的事项形成督办单，由会议组织部门进行跟踪管理

会议资料整理将本次会议全部资料进行归档

会务工作总结会务工作总结组织相关会务工作人员进行工作总结，梳理工作流程中出色及不足之处

备注：公司内部会议接待，各部门需提前安排准备，明确各环节责任人。

会议接待流程（外部）

环节工作模块工作任务具体内容

确定会议地点与会议组织部门进行对接参会人数及时间进行会议室安排

与会议组织部门进行对接接待级别，做好会前物品准备工作，比如烟、果盘、

会议确认会议对接瑜定接待级别

桌牌打印等

会议议程明确会议议题、时间、形式、主持人等

瑜定参会人员信息整理通讯录整理与会人员层次、职位及电话等信息

准备与收集包括会议使用资料、会议日程安排、通讯录、签到表

储存确定会议使用电脑，将会议资料进行存储

会前准备会前资料整理

打印、装订将会议使用资料打印、装订

发放将会议使用资料提前摆放至会议室

住宿酒店预订确定酒店名称、地点、房间类型、个数及其他注意事项

接机接机提前预定车辆，确定接机人员名单、到达时间及联系方式

公司食堂：提报用餐人数、规格及其他注意事项

餐饮就餐形式、地点确认

外部：酒店房间预订、用餐规格、车辆预定

水果根据会议接待级别，确认是否需要准备

桌牌根据会议接待级别，确认是否需要准备

茶具准备保温壶、茶壶、茶杯、烟灰缸

会前准备

会议室准备文具签字笔、公司log。纸、白板笔等

空调提前半小时开启会议室空调

桌椅根据与会人员人数，摆放桌椅

其他物品电脑、音响、麦克、欢迎词ppt、激光笔、名片等

摄影摄影与工会人员联系摄影时间、地点

更换显示屏内容更换显示屏内容联系信息部在会议前一天更案一楼LED屏幕内容（热烈欢迎……）

机票预订确定回程人员姓名、时间及航班，将预定好的信息短信发送手机

回程安排

车辆预定预订回程接送车辆，并将送机人员航班信息发送司机以备查询

会前准备

礼品会议礼品预定提前确认会议礼品样式、数量及所需时间，提报物资部申请

会后活动安排活动地点及人数确定时间，联系活动场所，预定车辆、随车人员及物品

人员确认会议签到提前10分钟进行公司内部参会人员确认

在会议开始时间提前5分钟倒茶，会议开始后每隔15分钟需续水一次，按其

茶水服务茶水服务

主顺序添加，或根据客人需要为其添加

会中服务

会议记录会议记录做好会议内容记录

会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏

送机送机再次核对前期送机客人信息，确认无误后按计划送机

会议纪要会议当天完成会议纪要整理报会议主持人审阅

会后服务

会议纪要签收审核完毕的会议纪要发送参会人员签字确认

督办对会议中需要督办的事项形成督办单，由会议组织部门进行跟踪管理

5

会议纪要会议资料整理将本次会议全部资料归档形成会议资料

宣传资料准备稿件撰写及照片整理

宣传报道

会后服务宣传资料报道将稿件及照片发送工会进行月报报道

会务费用结算会务费用结算针对本次会议合作单位进行费用结算及报销

会务工作总结会务工作总结组织相关会务工作人员进行工作总结，梳理工作流程中出色及不足之处

备注:

L上级玫府部门来访，除特殊指示外，无需准备烟、果盘。

2.公司外部会议接待，需提前1天与总经办对接，由总经办统一协调安排，明确各环节责任人。

3.外部重要客户来访，根据会议接待级别，确认相关物品的招待标准，具体接待标准参照《业务招待管理办法》。

会议座次及所需物资准备要求

一、公司大小型会议中尊位及位次排序方法

一般原则：左为上，右为下。

当领导同志人数为奇数时，最重要领导或客人1号居

中，2号领导或客人在1号领导左边，3号领导排右边，其

他依次排列；当领导同志人数为偶数，则1、2号领导同时

居中，1号领导或客人排在居中座位的左边，2号领导排右

边，其他依次排列。

图例：

70^ASA3A02/U-M--

□»□?mBTIrB3irBSIrBFI

--------------------------6----------------------------

<n

《A为客方.B为主方）

二、会议所需物资准备要求

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包

括文具、茶水、矿泉水、烟、果盘、（上级政府部门来访，

除特殊指示外，无需准备烟、果盘）具椅、茶具、扩音设各、

照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）摆放图例

7

内部会议及上级领导来访（无特殊）要求摆放:

根据来访要求，外部接待摆放:

8

会议室设备使用说明

本说明用于指导公司员工正确使用会议设备，根据会议

需求和与会人数选择恰当的会议室，从而保证会议效果。

一、普通会议室

（一）会议室范围及系统简介

1.普通会议室包括1#楼1F招标会议室、4F会议室、5F

会议室和6F会议室。

2.普通会议室包含扩声系统、显示系统、控制系统三部

分。扩声系统包括音箱、功放、处理器、混音器、话筒等；

显示系统包括投影机、4K倍线切换器、高清桌面插座等；

控制系统包括控制面板、电源管理器等。

（二）设备连接流程

1.开会如需使用笔记本，需要在每个会议室机柜中拿取

HDMI高清线缆（如下图，每个会议室在机柜内会预留一根,

会议结束后请勿带走），使用高清线缆连接桌面多媒体接口，

轻按图中指示位置后，多媒体接口弹出，将HDMI线连接到

桌面多媒体接口和笔记本连接。

9

（桌面多媒体接口）（桌面多媒体接口连接示意图）

2.视频线缆连接完毕后，如会议需要使用麦克（如下

图），请将机柜上的麦克拿到指定位置后，仅需开启麦克的

电源开关即可，其他设置无需改动。如需要调整麦克的音量,

请用控制面板进行调节。

（麦克示意图）

3.如需要播放宣传片、音视频文件的时候，请确保笔记

本未静音，推荐使用一些在此会议室连接过的笔记本来使用

（防止其他笔记本没有调节HDMI音频输出，导致声音无法

播放）。

4.其次播放视频文件时，要根据桌面多媒体接口粘贴的

信号标志（如右图），在控制面板上

按下相应的信号输入即可切换。

10

（三）操作说明

L开关机操作

（系统控制面板）

ON：会议室设备开启：投影幕降下一投影机开启一音响

系统依次开启。

OFF：会议室设备关闭：投影幕收起一投影机关机一音

响系统依次关闭。

PC1：视频信号切换至PC1桌插。

PC2：视频会议切换至PC2桌插。

ProjectorON/OFF：投影机软开关机。备注：必须在系

统开启状态下使用。

OpenClose：投影幕升/降按钮，按下此按钮，投影幕

下降，当投影幕降下后，再次按此按钮，投影幕则收起。

2.音量控制操作

11

（音量控制面板）

该面板以左右两列划分，左侧为话筒音量控制键，右侧

为电脑音频控制键。

VolumeUp（左侧）：话筒音量加

MicMute：话筒静音开关。按下灯亮为静音状态，再次

按下灯灭为取消静音状态。

VolumeDown（左侧）：话筒音量减

VolumeUp（右侧）：电脑音量加

AudioMute：电脑静音开关。按下灯亮为静音状态，再

次按下灯灭为取消静音状态。

VolumeDown（右侧）：电脑音量减

备注：电脑音量也可以在电脑右下角小喇叭处调整。

（四）操作注意事项

1.关闭系统两分钟之内严禁再次开启系统。

12

2.当话筒音量出现异常（比如有人多次按声音加减，使

之超出正常范围过大或过小，引起系统啸叫），则先将话筒

静音，然后关闭系统，两分钟后再次开启系统，所有功能再

次自动调整为最佳状态。

3.在有重要活动使用话筒时，一定要注意剩余电量。一

般情况下，两节南孚电池可以使一只话筒正常工作一天（8

小时计算）。电池电量低可能会造成音响系统发出“吸吸啦

啦”噪音或者说话断断续续。

4.投影机的分辨率为1280*800,在接笔记本电脑时注

意调整为此分辨率。其余过大或过小都会使投影画面超出投

影幕或打不满投影幕。

5.机柜内所有设备严禁私自调整，若有需要请联系厂家

协助。

二、5#楼1F多媒体会议室

（一）会议系统简介

本会议室包含扩声系统、显示系统、灯光控制系统三部

分，是一个多功能会议室。

扩声系统包括：音箱、功放、调音台、处理器、混音器、

话筒等。

显示系统包括：投影机、高清矩阵、高清地面插座等。

控制系统包括：中央控制主机、平板电脑、控制面板、

电源管理器等。

13

（二）会议流程

本会议室配备了有线会议话筒8只，无线手持话筒4

只，投影机1台，180寸投影幕，电视机2台，三基色会议

灯12盏，可满足会议、培训、演讲、报告、小型演出等各

种使用形式，我们把这些会议形式在设备里简单分为两种模

式，会议模式和演出模式。

下面介绍一下控制平板的使用流程：

打开平板电脑，确认连接会议室无线网络（无线SSID：

hengtongDHYS）

打开桌面会议控制图标（或者打开浏览器输入IP：

192.168.0.Ill）

（打开后出现以下界面）

智能控制系统

点击进入系统，即可进入会议室控制界面。

14

注：此操作也可以在笔记本电脑的浏览器中实现，前提

是笔记本也连接在会议室的控制无线网络中。

工里触朝—

♦'*»J.,•:、■<«<**-»**>**47■..:••/■?«*k4L%a.M'«.$••.,

电源控制系统开启系统关闭

摄像机会议灯会议灯会议灯机柜桌面

投影机电视机

电源

矩阵控制

通电通电开启

投影控制

新电断电关闭

电视控制

音量控制

（会议室控制页面）

如上图，左侧为翻页按钮，每个按钮对应每个子页面。

我们需要控制什么设备，就点击某个子页面图标，即可进入。

进入系统后，默认的页面是电源控制页面，上方有系统开机

和关闭两个按钮。

点击“系统开启”设备依次上电启动。但会议灯默认不

开，由于会议形式不同，开启的灯光也不同（领导坐一排开

大会时所有的灯光都要打开，培训演讲等需要投影机或一个

人在演讲台演讲时，只需要开启演讲灯即可，这样会使投影

机打出来的画面受到更少的灯光污染，投影效果更好。）所

以需要手动选择会议灯光开启和关闭。注意：此时投影机和

15

电视机已经上电，但是属于待机状态，如需要使用该设备则

（摄像机控制页面）

在摄像机控制子页面中，可以对摄像机进行上、下、左、

右、推进、拉远等操作。

我们做了6个预置位的按钮，用于摄像机的快捷操作。

保存预置位的操作方法：点击“保存位置”然后再点击

相应的数字键『6任何一个，即可完成一个预置位的设置。

调用预置位的操作方法：点击“调用位置''然后再点击

相应的数字键1-6任何一个，即可完成一个预置位的调用。

16

二■

1二**>--•Q.，

输入信号

演讲台

木痛快伏厉电照

地插rawvl1

I______，[」(__________,J

输入5谕入6输入7愉入8

备用［备用备用，

矩阵控制1备用,j11

输出信号

投影控制

东电视摘出4

13用,

电视控制I__________I1__________)〔JJ

输出5临出6输出7输出8

备用1备用，备用备用

音量控制___ZJ________1___」1

(矩形控制页面)

矩阵控制子页面是为了便于将信号源投放到相关的显

示设备上而设置的。

矩阵的操作方法：先选择一个“输入信号”，在选择一

个“输出信号''即可完成操作。

举例1:将演讲台电脑信号切换到投影机上。

点击输入信号的“演讲台地插“，再点击输出信号的“投

影机”即可。

举例2：将演讲台的电脑信号分别切换到投影机和两台

电视上。

点击输入信号的“演讲台地插”，再依次点击输出信号

的“投影机”“东电视”“西电视”即可。

举例3：将演讲台的电脑信号切换到投影机上，摄像头

信号输出到两台电视上。

17

点击输入信号的“演讲台地插“，再点击输出信号的“投

影机”；点击输入信号“摄像机”再依次点击输出信号“东

电视”“西电视”即可。

投影机投影幕控制

软开机软关机升起

矩阵控制

哲停

投影控制

HOMIHOBaseT

电视控制降下

音量控制

（投影机控制页面）

在此页面中可以对投影机做一定的操作，如开关机，信

号源切换，投影幕的升停降等。更详细的操作就需要用到投

影机遥控器了。

注意：在点击投影机“软开机”之前，一定要保证在电

源控制页面的投影机电源是开启状态，否则投影机不工作。

投影机信号源我们直接的HDBaseT接口，其余VGA和

HDMI为预留按钮，没有信号接入。

18

（电视机控制页面）

在此页面中，可以模仿电视机遥控器，对电视进行功能

性操作。

在音量控制页面中我们设置了会议模式选定按键。除了

演出、娱乐唱歌等选择“演出模式”之外，其余所有的会议、

演讲、培训等都选择“会议模式”。

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在会议模式中，可以点击会议话筒、手持话筒、电脑音

频的声音大小或静音，来控制会议效果。

注意：音量加减按键最多点击2-3次就会有明显的效

果，严禁多次重复点击，若不小心音量点错了，又不知道如

何恢复，则点击一下“演出模式”8秒之后再点击“会议模

式”即可恢复最佳效果。

我们在系统里还配置了一台调音台，作为实时调音使

用，但调音台在会议模式下是无法使用的，只有在演出模式

中才可以使用。

下面介绍一下在演出模式中，调音台的使用方法。

RUANNINGMANProFX16v2调音台

20

在调音台的最右侧，是总音量输出推

子。一切进入调音台的声音，全部由

此输出给音频处理器。所以，一旦它

关闭，则所有的声音全部消失。

通常，我们会把总音量推至

“OdB”保持不动。各路声音调节，

只在前端调整。

右图为前端分

路输入推子，可以调

整每一路推子来控

制前端设备，如话

筒、电脑音量的大

小。

按钮介绍：

“MUTE”静音按

钮

按下为静音，弹起为取消静音，正常状态应为弹起状怂。

，，1一2“和”3-4”为编组输出，我们暂时用不到，只有

在需要编组输出的功能时才能用到。比如演出直播或录像时

21

的音频输出等。

“L-R”按钮为总输出通道开启按钮，必须按下，否则

该通道没有声音。

“PFLSOL。"按钮为电平指示按钮，可通过右上角的电

平指示监测该路音频信号是否过载。

STEREOGRAPHICEQMAIN

METERS

-15OdB-OdBu

一10OL

15

10■■

6■■

斛芝庠日三3MB

0■■

一10

2・

一15

■■10■■

>MMNMIXEQINA■I20■■

.M0N1BYPASSc■30・

STEREOGRAPHICEQ（立体声图示均衡器）：全部推杆

居中，不可调整°（或者将右侧按钮直接BYPASS）

22

上二图为效果器控制区域的设置，音效我们选择的是

“08”，唱歌时可以比较好的美化声音，左侧的白旋钮位置

不能动，若不小心扭到别的地方，依上图修改过来。

注意：“INTFXMUTE"按钮，在讲话或语言类节目时

如左图“按下”，在演唱时如右图“弹起”C

（三）操作注意事项：

关闭系统两分钟之内严禁再次开启系统！

在有重要活动使用话筒时，一定要注意剩余电量。一般

情况下，两节南孚电池可以使一只话筒正常工作一天（8小

时计算）。电池电量低可能会造成音响系统发出“啜吸啦啦”

噪音或者说话断断续续。

投影机的分辨率为1280*800,在接笔记本电脑时注意

调整为此分辨率。其余过大或过小都会使投影画面超出投影

幕或打不满投影幕。

23

机柜内所有设备严禁私自调整，若有需要请联系厂家协

助。

三、5#楼1F培训教室

（一）会议系统简介

本会议室包含扩声系统、显示系统、控制系统三部分，

是一个标准的智能化会议室。

扩声系统包括：音箱、功放、处理器、混音器、话筒等。

显示系统包括：投影机、4K倍线切换器、高清地面插

座等。

控制系统包括：控制面板、电源管理器等。

（二）设备连接流程

开会如需使用笔记本，需要在培训室机柜中拿取HDMI

高清线缆（如下图，每个会议室在机柜内会预留一根，会议

结束后请勿带走。），使用高清线缆连接地面多媒体接口，

掀开图中指示位置后，多媒体接口弹出，将HDMI线连接到

桌面多媒体接口和笔记本连接。

（多媒体地插）

24

上图左侧为话筒地插，右侧为电脑视频地插。

如果需要培训讲话扩声，需要将会议话筒接到话筒地插

±o如需要调整麦克的音量，请用控制面板进行调节。

如果需要接驳笔记本，则将笔记本的HDMI线或VGA线

接驳到视频地插的相应接口上。

（HDMI高清线缆）

如需要播放宣传片、音视频文件的时候，请确保笔记本

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未静音，推荐使用一些在此会议室连接过的笔记本来使用

（防止其他笔记本没有调节HDMI音频输出，导致声音无法

播放）。

（三）操作说明

（系统控制面板）

ON：会议室设备开启：投影幕降下一投影机开启一音响

系统依次开启。

OFF：会议室设备关闭：投影幕吹起一投影机关机一音

响系统依次关闭C

VolumeDown（右侧）：话筒音量减

VolumeUp（左侧）：电脑音量加

ProjectorON/OFF：投影机软开关机。备注：必须在系

统开启状态下使用。

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OpenClose：投影幕升/降按钮，按下此按钮，投影幕

下降，当投影幕降下后，再次按此按钮，投影幕则收起。

（四）操作注意事项

1.关闭系统两分钟之内严禁再次开启系统！

2.当话筒音量出现异常（比如有人多次按声音加减，使

之超出正常范围过大或过小，引起系统啸叫），则先将话筒

减小，然后关闭系统，两分钟后再次开启系统，所有功能再

次自动调整为最佳状态。

3.投影机的分辨率为1280*800,在接笔记本电脑时注

意调整为此分辨率。其余过大或过小都会使投影画面超出投

影幕或打不满投影幕。

4.机柜内所有设备严禁私自调整，若有需要请联系厂家

协助。

四、5#楼视频会议室

（一）会议系统简介

本会议室包含扩声系统、显示系统、控制系统三部分,

是一个智能化视频会议室。

扩声系统包括：音箱、功放、处理器、混音器、话筒等。

显示系统包括：拼接大屏、高清矩阵、高清地面插座等。

控制系统包括：中央控制主机、平板电脑、控制面板、

电源管理器等。

（二）会议流程

27

本会议室为视频会议室，配备了有线会议话筒8只，无

线手持话筒2只，拼接屏1套，可满足视频会议、培训、演

讲、报告等各种使用形式。

下面介绍一下控制平板的使用流程。

1•打开平板电脑，确认连接会议室无线网络（无线

SSTD：hengtong_SPHY）

2,打开桌面会议控制图标（或者打开浏览器输入IP：

192.168.0.Ill）

（打开后出现以下界面）

智能控制系统

点击进入系统，即可进入会议室控制界面。

注：此操作也可以在笔记本电脑的浏览器中实现，前提

是笔记本也连接在会议室的控制无线网络中。

28

-^.-r举:不一：

,■:・■*---------1-

电源控制设备开启设备关闭

••,既依美比：

摄像机■—:检—，*'J\':—,，■,二一

拼接音频视频空醯功放机

to;址大屏1大屏2

控但制4MI器熨A足n阵Ftfc足阵的拜

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退出系统

（会议室控制页面）

如上图，左侧为翻页按钮，每个按钮对应每个子页面。

我们需要控制什么设备，就点击某个子页面图标，即可进

入。进入系统后，默认的页面是电源控制页面，上方有系统

开机和关闭两个按钮。

点击“系统开启”设备依次上电启动。也可以单独选择

下面的设备开启关闭。

29

（摄像机控制页面）

在摄像机控制子页面中，要控制摄像机，必须先选择前

摄像机还是后摄像机，选择之后，可以对摄像机进行上、二、

左、右、推进、拉远等操作。

我们做了6个预置位的按钮，用于摄像机的快捷操作。

保存预置位的操作方法：点击“保存位置”然后再点击

相应的数字键『6任何一个，即可完成一个预置位的设置。

调用预置位的操作方法：点击“调用位置”然后再点击

相应的数字键16任何一个，即可完成一个预置位的调用。

30

输入信号

电源控制

视频会议接收

前摄像机后摄像机东地淅

掇像机壬滴

视频会议接收输入6临入7沧入8

矩阵控制

音频控制输出信号

视舞会议发送

大屏控制大屏1

退出系统饰出5输出6输出7饰出8

而用蔺用

（矩阵控制页面）

矩阵控制子页面是为了便于将信号源投放到相关的显

示设备上而设置的。

矩阵的操作方法：先选择一个“输入信号”，在选择一

个“输出信号”即可完成操作。

举例1：将东地插电脑信号切换到大屏1上。

点击输入信号的“东地插”，再点击输出信号的“大屏

I”即可。

举例2：将东地插的电脑信号切换到大屏1上，视频会

议接收主流信号输出到大屏2上。

点击输入信号的“东地插”，再点击输出信号的“大屏

1”；点击输入信号”视频会议接收主流”再点击输出信号

“大屏2”即可。

31

大屏接朝y.、

（大屏控制页面）

在此页面中可以对大屏模式做一定的操作，全屏、二分

屏等，我们做了三个模式，其余模式以后扩展备用。

注意：

L选择全屏，画面是拉伸变形的，一般只在特殊情况下

使用（如底图背景等）

2.二分屏时，在矩阵上的“大屏1”按钮对应的是左侧

分屏，“大屏2”衣钮对应的是右侧分屏；全屏和1画面（中

心）模式时，矩阵上对应的是“大屏1”按钮。

32

…妾觐揉朝y-

A.二士J-二&二J'：j%

।电源控制■

会议手持