机密文件存储与管理制度

机密文件存储与管理制度1.前言为了确保企业的机密文件的安全性和保密性，提高文件管理的效率和规范性，订立本制度。本制度适用于企业内全部部门、员工和外部合作伙伴。任何违反本制度的行为将受到严厉处理。2.机密文件的定义机密文件是指包含公司紧要信息、商业秘密、财务信息、市场策略、技术文档或其他涉及公司核心利益的文件。这些文件的泄漏和丢失可能对企业造成重点损失。3.机密文件的分类依据机密程度和访问权限，将机密文件分为以下三类：—绝密文件：仅限授权人员访问和处理，取得许可后方可阅览和复制。—机密文件：在有限的授权范围内使用，需要授权人员许可方可阅览和复制。—内部文件：限制在公司内部使用，但可以在相关部门和人员之间共享，需要保证不被非授权人员取得。4.文件访问掌控为确保机密文件的安全性和可追溯性，以下掌控措施应得到执行：4.1访问授权—仅有特定授权人员可以访问绝密文件。—机密文件的访问权限由文件全部者或其指定的授权人员授予。—内部文件可以在相关部门和人员之间共享，但仍需授权。4.2审批流程针对绝密文件的访问申请，需提交访问申请表，并经过相关部门负责人和安全管理部门的审批。机密文件的访问申请须经相关部门负责人审批，并记录。4.3访问日志记录全部访问机密文件的活动，包含查阅、复制、下载等都需记录访问日志。访问日志需包含访问时间、访问人员、访问目的等信息。4.4设备安全访问机密文件的员工需使用公司指定的计算机或移动设备来访问，禁止使用个人设备。计算机和移动设备应定期进行安全检查和更新，并安装有效的杀毒软件和安全防护措施。5.机密文件的存储为确保机密文件的保密性和完整性，以下存储规定应得到遵守：5.1物理存储—绝密文件应存储在特定的物理保险柜内，仅有授权人员才略访问。—机密文件应存储在特定的文件柜或指定的文件夹内，由授权人员掌握存取权限。—内部文件可存储在普通文件柜内，但仍需掌控存取权限。5.2数字存储机密文件应存储在经过安全认证的服务器或网络存储系统中。存储服务器应定期进行安全检查和更新，并设立防火墙、入侵检测和防护系统。访问机密文件的员工应使用个人账号并设置严格的密码。5.3备份和灾难恢复全部机密文件要进行定期备份，并在至少两个不同的地方存储备份数据。备份数据需要经过加密，并定期进行恢复测试，以确保备份的可用性和完整性。6.机密文件的传递与共享为确保机密文件在传递与共享过程中的安全性和掌控性，订立以下规定：6.1文件传递—机密文件的传递应采用加密压缩文件或通过安全传输协议进行。—传递过程中应记录传递时间、传递人员和接收人员等信息。6.2文件共享内部文件的共享应通过内部网络或特地的文件共享平台进行。机密文件的共享应由文件全部者或其指定的授权人员进行，并掌控共享范围。7.文件处理与销毁为防止机密文件意外泄露或恶意利用，订立以下处理与销毁规定：7.1文件处理—不再需要的机密文件应由文件全部者及时通知相关部门进行处理，包含归档、销毁或转移等处理。7.2文件销毁—销毁机密文件应采用专用文件破坏机进行物理销毁，以防止文件被恢复。—数字化机密文件的销毁应通过数据擦除工具进行，以确保数据无法被恢复。8.违规与惩罚违反机密文件存储与管理制度的行为将受到相应的惩罚，包含但不限于口头警告、书面警告、降级、停职、解雇等。9.审查和更新为确保机密文件存储与管理制度的有效性和适应性，订立以下审查和更新规定：9.1审查—定期对机密文件存储与管理制度进行审查，以评估其执行情况和有效性。—发现问题和漏洞后，应及时进行整改和改进。9.2更新针对公司内部和外部环境的变动，对机密文件存储与管理制度进行更新和修订。更新后的制度应及时向公司内全部部门和员工进行宣贯。10.结论本机密文件存储与管理制度旨在确保公司机密文件的安全性和保密性，促进规范和高效的文件管理。全部员工和部门都应严格遵守本制