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文档简介

农业合作社合同档案管理制度第一章总则为加强农业合作社合同档案的管理，确保档案的安全、完整、有效利用，依据国家相关法律法规及行业规范，制定本制度。合同档案是农业合作社开展经营活动的重要依据，记录了合作社与成员、供应商、客户等相关方之间的权利义务及合作关系。第二章适用范围本制度适用于本合作社所有合同档案的管理工作，包括但不限于合作协议、购销合同、服务合同、租赁合同、融资合同等。所有与合同档案有关的工作人员均应遵守本制度。第三章档案管理责任档案管理工作由合作社专门指定的档案管理人员负责。管理人员应具备相关法律知识和档案管理技能，定期接受培训，以提高其专业素养和管理能力。档案管理人员的主要职责包括合同档案的收集、整理、存储、查阅和销毁。第四章合同档案的收集与归档合同档案的收集工作由合同签署相关人员负责，所有合同应在签署后及时提交档案管理人员。档案管理人员应对合同进行分类整理，确保每份合同都包含以下信息：合同编号、合同名称、签署日期、合同主体、合同内容及附件等。归档的合同需确保纸质和电子版的统一，纸质合同应以清晰的字迹复印，并与原件一并归档。第五章合同档案的保管合同档案应妥善保管，纸质档案需存放在专用档案柜中，确保防火、防潮、防盗等安全措施到位。电子档案应保存在合作社的专用服务器或云存储中，并定期备份。档案管理人员需定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。第六章合同档案的查阅与借用查阅或借用合同档案的人员需填写申请表，并经档案管理人员批准。原则上不允许外借合同档案，特殊情况需外借时，须经合作社负责人签字同意。查阅档案时应遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、损毁、拆换等行为。第七章合同档案的转递合同档案转递工作需严格按照规定流程进行。内部调动或转交档案时，需填写转递单，并由双方签字确认。档案转递应采用密封方式，禁止个人随意携带。对转入的合同档案，需及时核对并办理回执，以确保档案的完整性和准确性。第八章合同档案的销毁合同档案的销毁应遵循安全、环保的原则。合同履行完毕后，若不再需要保存的合同档案，需经档案管理人员审核，并填写销毁申请表，报请合作社负责人批准后方可进行销毁。纸质档案销毁时应采用碎纸机处理，确保信息不被泄露。电子档案的销毁应通过专业软件进行，确保无法恢复。第九章档案管理的监督和评估为确保合同档案管理制度的有效实施，合作社应定期组织档案管理自查，评估管理工作的落实情况。通过定期检查、随机抽查等方式，发现问题及时整改。档案管理人员应定期向合作社负责人汇报档案管理工作，并提出改进建议。附则本制度由合作社档案管理委员会负责解释，自颁布之日起实施。制度如需修订，须经档案管理委员会审议后，报请合作社负责人批准。第十章附加条款对于违反本制度的行为，依据情节轻重，合作社可采取相应的处罚措施。严重违反档案管理规定的人员，将依法追究其法律责任。本制度的最终解释权归合作社

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