工程资料归档管理制度

工程资料归档管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业工程资料的归档管理，提高工程资料的安全性、有效性和可追溯性，保障工程项目的顺利进行，订立本制度。本制度的编制依据《中华人民共和国档案法》《档案管理条例》等相关法律法规，并结合本企业的实际情况，订立实施。第二条适用范围本制度适用于企业内全部工程项目的资料归档管理。第三条定义工程资料：指与企业工程项目有关的全部文件、图纸、图像、录像、数据和其他形式的信息载体。归档：指依据规定的文件分类、编号、存储和保管工作，将工程资料有序地整理、保管和管理的过程。归档管理：指对工程资料进行分类、编号、存储和保管的管理活动。归档责任人：指负责工程资料归档管理工作的专职或兼职人员。第二章工程资料归档管理流程第四条归档管理流程4.1工程资料的收集工程项目启动后，相关部门负责收集与该项目有关的各类工程资料，并组织进行初步整理和分类。4.2工程资料的编目和编号归档责任人负责对工程资料进行编目和编号工作。每份工程资料需进行认真描述，包含资料名称、制作者、制作日期、文件类型等信息，并依照肯定的编目规定进行编号。4.3工程资料的存储和保管归档责任人负责将编目和编号后的工程资料存储到指定的存储介质中，如服务器、硬盘、光盘等。不同类型的工程资料需采用不同的存储介质，并做好防火、防水、防灰尘等措施，确保资料的安全性和完整性。工程资料的存储和保管地方应符合相关保密要求和安全规定，并定期检查和维护存储设备的状态和完好性。4.4工程资料的查询和借阅任何员工需要查询或借阅工程资料，需提出书面申请，说明目的和需要的资料。归档责任人依照申请人的要求，负责查询和供应相关工程资料，并在归还后及时进行登记。4.5工程资料的销毁和移交归档责任人依照规定的保管期限，对不再需要保存的工程资料进行筛选和销毁。归档责任人在工程项目结束时，将相关工程资料移交给档案管理部门进行永久归档。第五条归档管理责任5.1归档责任人的任命企业应依据实际情况任命专职或兼职的归档责任人，负责工程资料的归档管理工作。归档责任人应具备相应的档案管理知识和经验，并接受定期培训，保持专业技能的更新。5.2归档责任人的职责负责订立、实施和监督工程资料的归档管理制度和流程。负责工程资料的收集、编目、编号、存储、保管、查询、借阅等工作。负责订立工程资料的保密措施和安全管理规定，并定期进行安全检查。负责对工程资料的保存期限和销毁规定进行监督和执行。负责与档案管理部门的沟通和协调工作，确保工程资料的及时移交和管理。第六条归档管理的记录和监督6.1归档管理的记录归档责任人应建立健全相关的档案管理记录，包含工程资料的编目册、借阅登记簿、销毁记录等。全部涉及工程资料的操作和管理情况都应有明确的记录，便于追溯和审计。6.2归档管理的监督企业领导及相关部门应对归档管理工作进行监督和督促，确保规章制度的有效执行。档案管理部门应定期检查和评估工程资料的归档管理情况，提出看法和改进建议。第三章工程资料归档的保密和安全措施第七条保密措施企业应对工程资料进行合理的分类和分级，依据资料的敏感程度和保密要求，设定不同级别的访问权限。工程资料的借阅和查询需经过权限审批，并在工程资料上标注访问权限，严禁未经许可随便复制和传播。第八条安全措施工程资料的存储介质应进行定期的备份和检查，确保数据的完整性和可用性。存储设备需进行防火、防水、防盗和防尘等安全措施，保证工程资料的安全存储。第九条违规处理对于违反工程资料归档管理制度的行为，企业将依法依规进行处理，包含但不限于警告、扣发奖金、暂时停止工作等处理措施。若涉及严重违法、泄密等行为，将移交相关部门进行调查和处理，依法追究法律责任。第四章附则第十条有效期限本制度自颁布之日起生效，有效期为3年，期满后需进行修订和重新审查。第十一条解释权本制度解释权属于企业工作领导机构，如需修订或调整，应经相关部门和中层管理人员讨论和审批。第