工作分析的基本方法与系统分析

第五章

工作分析的方法

第一节工作分析的基本方法第二节工作分析的系统方法2024/12/141第一节工作分析的基本方法

一、访谈法二、观察法三、问卷调查法四、工作日志法五、参与法六、文献分析法七、主管人员分析法2024/12/142一、访谈法（一）访谈法的概念访谈法是通过分析者与任职者之间面对面地交谈获得工作信息以达到工作分析的目的的方法。

2024/12/143（二）访谈的内容和分类

访谈的内容应该围绕工作目标、工作内容、工作的性质与范围及所负的责任等四个方面来进行。在收集工作分析信息时，可以使用以下三种访谈法：个人访谈法、群体访谈法和主管人员访谈法。2024/12/144（三）访谈的程序访谈准备阶段访谈开始阶段访谈主体阶段访谈结束阶段访谈整理阶段2024/12/1451.访谈准备阶段（1）制定访谈计划（2）培训访谈人员（3）编制访谈提纲2024/12/1462.访谈开始阶段（1）营造访谈气氛（2）介绍访谈程序（3）强调访谈的有关要素（4）做出访谈承诺2024/12/1473.访谈主体阶段（1）寻找“切入点”——获取一般信息（2）获取“主干”——掌握工作任务（3）探索“枝叶”——掌握任务细节2024/12/1484.访谈结束阶段（1）访谈结束的标志——访谈目的达到（2）再次与访谈者沟通2024/12/1495.访谈整理阶段工作分析人员在速记员的协助下，整理访谈记录，为下一步信息分析提供清晰、有条理的信息记录。2024/12/1410（四）访谈法的优缺点

1.优点：适用面广；通过与员工面谈，可以使分析人员了解到员工的工作态度和工作动机等较深层次的内容；访谈还为组织提供了一个向员工解释工作分析的必要性及功能的良好机会，也可以使被访者有机会释放因受到挫折而带来的不满；相对来说比较简单但收集信息十分迅速。2024/12/14112.缺点：访谈法的最主要问题是收集上来的信息有可能是被扭曲的。由于员工可能对访谈人员及访谈动机持怀疑态度，被访者可能会强化或弱化某些职责。

2024/12/1412（五）访谈的准则

1.应与主管人员密切配合。2.必须尽快与被访者建立融洽的关系。3.访谈过程中，应该只是被动地接受信息。4.访谈中，应要求任职者按照重要性大小和发生频率的高低将任务一一列举出来。5.访谈前应准备一份完整的问题提纲。6.访谈结束后，要对所得资料进行检查和核对。

2024/12/1413二、观察法（一）观察法的概念工作分析人员到员工的工作现场，运用感觉器官和其他工具，观察员工的工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字和图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结。2024/12/1414（二）观察法的分类

1.直接观察法：工作分析人员直接对员工工作的全过程进行观察，适用于工作周期很短的职务。2.阶段观察法：有些员工的工作具有较长的周期性，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。3.工作表演法：对于工作周期很长和突发性事件较多的工作比较适合。2024/12/1415（三）观察法的使用程序观察目标定位研究设计与开发人员选拔与培训观察的实施过程数据整理分析及应用2024/12/14161.观察目标定位（1）明确工作分析观察的目的——描述和验证（2）观察客体的定位——个体、小组、团队和组织2024/12/14172.研究设计与开发（1）选择确定观察对象（2）选择合适的方法——结构化与非结构化的观察方法（3）确定观察的时间、地点——典型性、经济性、全面性和民主性（4）所需设备工具2024/12/14183.观察人员的选拔与培训（1）选拔公正客观的态度较强的人际交流技能文字表达能力行为理解把握能力（2）培训操作方法常见的误差及错误2024/12/14194.观察的实施过程（1）进入观察现场相关承诺简要介绍设备安装（2）现场记录保持距离加强交流及时反馈2024/12/14205.数据的整理分析及应用（1）数据的整理（2）数据的分析及应用2024/12/1421（四）观察法的优缺点

1.优点：能够比较全面和比较深入地了解工作要求，适用于那些工作内容主要是由身体活动来完成的工作；采用这种方法收集到的多为第一手资料，比较客观和准确。2024/12/14222.缺点：首先，它不适用于工作周期较长和以脑力劳动为主的工作；其次，它不宜观察紧急而非常重要的工作；再次，观察法要耗费大量的人力和财力，时间也过长。有关任职资格方面要求的信息，通过观察法也难以获得。2024/12/1423（五）观察法的使用原则

1.被观察的员工的工作应相对稳定。2.适用于大量标准化的、周期较短的工作。3.不能只观察一名任职者的工作，应尽量多观察几名，然后综合工作信息。4.观察人员尽可能不干扰被观察员工的工作。5.观察前要有详细的观察提纲，以使观察及时、准确。2024/12/1424三、问卷调查法

（一）概念及适用范围问卷调查法就是让员工通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责。问卷法适用于脑力工作者、管理工作者或工作不确定因素很大的员工。2024/12/1425（二）问卷法的形式

问卷通常包括结构化问卷、开放式问卷两种。最好的问卷介于两者之间，既有结构化问题，也有开放式问题。

2024/12/1426（三）非结构化问卷操作程序问卷设计问卷试测样本选择问卷发放及回收问卷处理及应用2024/12/1427（四）非结构化问卷的构成工作基本信息工作目的工作职责绩效标准工作联系组织架构工作特征任职资格所需培训职业生涯2024/12/1428（五）问卷法的优缺点

1.优点：节省时间和人力，费用低，速度快；问卷可以让任职者在工作之余填写，不会影响工作时间；可以使分析的样本量很大；分析资料可以数量化，由计算机进行数据处理。2024/12/14292.缺点：首先，设计理想的调查问卷要花费大量的时间、人力和物力，费用比较高。其次，问卷缺乏面对面交流带来的轻松合作的气氛，可能会影响调查的质量。

2024/12/1430四、工作日志法

（一）工作日志法的概念工作日志法就是要求从事工作的员工每天按时间顺序记录下他们在一天中所进行的活动，通过对员工工作日志的分析来了解员工实际工作内容、人际关系及工作负荷等，从而收集工作信息。2024/12/1431序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗结束时间1复印合同文件5张6分钟8：362草拟合同产品代理书1000字75分钟9：513工作布置北京区经理1次20分钟10：114会议讨论地区代理1次90分钟11：415吃饭30分钟12：116招标洽谈建筑工程项目1次120分钟14：11……12打字报告1次20分钟16：0513接待视察5人60分钟17：0514搬运办公家具4人35分钟17：402024/12/1432（二）工作日志法操作程序工作日志填写辅导选择填写时间区间过程监控分析整理收集的信息2024/12/1433（三）工作日志法的优缺点优点：可以长期对工作进行忠实全面的记录，提供一个非常完整的工作图景，不至于漏掉一些工作细节；所获得的信息的可靠性很高，所需费用也较低。2024/12/1434缺点：使用范围较小，不适用于工作循环周期较长、工作状态不稳定的职位，且信息整理量大，归纳工作繁琐；任职者每日程式化的日志记录对他们来说缺乏长久的动力，而且，员工在记录的过程中可能造成一些误差。2024/12/1435

五、参与法

参与法指工作分析人员通过直接参与某项工作，从而细致地、深入地体验、了解、分析工作的特点和要求。2024/12/1436参与法可以克服一些员工不善于表达的缺点,也可以弥补一些观察不到的内容。参与法的缺点在于工作分析人员往往不具备从事某项工作的知识和技能，因此就无法参与，有时也容易打乱现有工作秩序。

2024/12/1437六、文献分析法

（一）概念及适用范围文献分析法是通过对现存的与工作相关的文档资料进行系统性分析，来获取工作信息。文献分析法一般用于收集工作的原始信息，编制工作任务清单初稿。2024/12/1438（二）文献分析法的优缺点优点：能为其他工作分析方法的使用提供第一手资料，而且是一种经济、有效的信息收集方法。缺点：由于是对现有资料的分析提炼、总结加工，因此无法弥补原有资料的缺失，也无法验证原有描述的真伪。2024/12/1439（三）文献分析法的控制要点发现并标出有效信息点关注缺漏挖掘隐含信息列举关键信息恰当使用所获信息2024/12/1440七、主管人员分析法

由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析所管辖人员的工作任务、责任与要求等因素。主管人员分析法最大的优点是记录方便，目的比较明确，分析得很深入。缺点在于主管人员的分析中也许有一些偏见。

2024/12/1441第二节工作分析的系统方法

一、职位分析问卷法（PAQ）

二、管理岗位描述问卷法（MPDQ）

三、功能性工作分析法（FJA）

四、任务清单分析系统（TIA）

五、工作要素法（JEM）六、职业信息系统（O*NET）七、关键事件法（CIT）2024/12/1442一、职位分析问卷法（PAQ）PAQ是目前最普遍和流行的人员导向工作分析系统，包括194个项目，其中的187项被用来分析完成工作过程中员工活动的特征（工作元素），另外7项涉及薪酬问题，PAQ所有项目被划分为6个部分。2024/12/1443PAQ信息来源员工从哪里以及如何获得执行工作所需要的信息人际关系执行工作所需要的与他人之间的关系智力过程执行工作所涉及的推理、决策、计划和信息处理活动工作背景执行工作的物理和社会背景体力活动员工执行工作时所使用的身体活动、工具和方法其他职位特征其他与工作相关的活动、条件和特征2024/12/1444二、管理岗位描述问卷法（MPDQ）MPDQ是一种以工作为中心的工作分析方法，包括208个用来描述管理人员工作的问题，这208个问题可被划分为13个类别，包括：产品、市场和财务战略计划与组织其他部门和人事管理工作的协调内部业务控制产品和服务责任公共与客户关系2024/12/1445高层次的咨询指导行动的自主性财务审批权雇员服务监督复杂性和压力重要财务责任广泛的人事责任2024/12/1446三、功能性工作分析法（FJA）

这一分析法的核心是要对每一项工作按照承担此工作的员工与信息、人以及物之间的关系来进行等级划分。在各项要素中，各类基本功能都有其重要性的等级，数值越小，代表的等级越高；数值越大，代表的等级越低。2024/12/1447信息人物0综合1协调2分析3汇编4计算5复制6比较0监控1谈判2教育3监督4引导5劝说6交流7服务8接受指示0创造1精密作业2运行与监控3运行的启动4处理5照料6反馈7掌握2024/12/1448四、任务清单分析系统（TIA）任务清单分析系统收集工作信息的系统相关的计算机应用程序软件背景信息任务清单传记性问题清单性问题2024/12/1449任务清单就是把工作任务按照职责或其他标准以一定顺序排列起来，然后由任者根据自己工作的实际情况对这些工作任务进行选择、评价等，最终理顺并形成该工作的工作内容。2024/12/1450任务清单分析系统的操作流程

构建任务清单利用任务清单收集信息分析任务清单所收集的信息利用任务清单编制工作说明书2024/12/1451五、工作要素法（JEM）工作要素法是一种典型的开放式的人员导向性工作分析系统，它的目的在于确定对成功完成特定领域的工作有显著作用的行为及此行为的依据。通常情况下，JEM的分析对象不是某一具体的工作岗位，而是某一类具有相似特征的工作。2024/12/1452工作要素法的操作步骤

首先就是提出工作要素，工作要素的提出由主题专家组来完成，主题专家组将从知识、技能、能力、工作习惯四个方面进行工作要素的提取；第二步是利用工作要素表对工作要素及其下级子要素进行评估。2024/12/1453在这一步骤中，主题专家组成员将各自独立的工作要素和子要素进行评价，评价主要从四个方面考虑：各工作因素在当前勉强称职人员身上的表现；用于挑选合格人员的重要程度；忽略时可能带来的麻烦；应聘者实际满足的程度。最后一步是对评估结果的解释和描述，以确定最终的工作要素及其下级子要素。

2024/12/1454六、职业信息系统（O*NET）职业信息系统不采用固定的职位名称和范围狭窄的工作任务描述，而是运用一种从各种职位中提炼出来的通用特征来描述各种职位所需的能力、工作风格、工作活动及工作背景，这些职位的定义非常广泛。2024/12/14551.任职者要求：基本的和跨功能性技能知识教育水平