集团行政管理(2024年修订版)-v1-0-合同协议

中国大元集团有限公司

行政管理制度

（2024年修订稿）

中国大元集团有限公司

书目

第一章总则.....................................-6-

其次章公文管理制度...............................-6-

一、管理职贲......................................................-6-

二、公文种类......................................................-7-

三、公文格式................................................................-8-

四、行文规则...............................................................-17-

五、大元业分便签..................................................-18-

六、公文办理...............................................................-22-

七、文件资料签收管理规范...................................................-24-

八、公文存档管理..................................................-27-

第三章会议管理制度..............................-32-

一、总则...................................................................-32-

二、会议组成及基本要求..........................................-.........-32-

三、职责分工......................................................-46-

四、本制度说明权归总裁（党委）办公室。....................................-48-

五、本制度白下发之日起佚行。..............................................-48-

第四章视觉形象识别系统（VI）管理制度............-49-

一、统一VI的意义与目的：..........................................-49-

二、VI基本要素内容.........................................................-50-

三、VI管理原则：..................................................-51-

四、VI管理机构和职责.............................................-53-

五、管理考核......................................................-56-

六、附则...........................................................-57-

第五章周二学习管理制度..........................-58-

一、学习管理...............................................................-58-

二、学习内容......................................................-59-

三、学习方式......................................................-59-

四、参与人员...............................................................-60-

五、相关要求及考核...............................................-60-

第六章网站维护管理制度............................-62-

第七章大屏幕管理制度..............................-66-

一、大屏幕管理....................................................-66-

二、人屏常考核....................................................-........-66-

第八章参与集团各类活动考核制度...................-67-

第九章集团大事记编辑管理方法.....................-68-

一、大事记内容....................................................-........-68-

二、编写要求.......................................................-69-

三、工作要求...............................................................-69-

第十章信访工作管理制度............................-70-

一、信访管理......................................................-........-70-

二、信访事项受理..................................................-71-

三、信访事项办理..................................................-........-72-

四、信访事项督办...........................................................-73-

第十一章印鉴管理制度..............................-78-

一、适用范围......................................................-78-

二、规定范围......................................................-........-78-

三、管理职责.......................................................-78-

四、印章保管......................................................-78-

五、印章的运用.............................................................-79-

六、印章的废止.............................................................-83-

第十二章集团档案管理制度..........................-88-

一、档案的管理....................................................-88-

二、档案的归档范围、内容.........................................-89-

三、档案的归档时间...............................................-91-

四、档案的收集....................................................-93-

五、档案的归档要求...............................................-93-

六、档案的鉴定...................................................-........-95-

七、档案的销毁....................................................-95-

八、档案的平安保密规定............................................-96-

九、档案柜管理.....................................................-97-

十、档案费料的借阅................................................-97-

第十三章阅览室管理制度...........................-100-

第十四章《大元报》管理制度........................-110-

一、部门管理职责..........................................................-110-

二、征稿要求..........................................................-111-

三、编辑管理.......................................................-112-

四、发行管理......................................................-113-

五、通讯员管理....................................................-113-

六、考核管理..............................................................-113-

七、其他事宜......................................................-115-

第十五章保密工作制度.............................-123-

一、适用范围..............................................................-123-

二、管理职责......................................................-123-

三、保密事项......................................................-123-

四、密级分类......................................................-124-

五、各密级内容范围及保密措施.............................................-125-

六、保密环节......................................................-127-

七、违纪处理......................................................-130-

八、附则...........................................................-132-

第十六章附则..................................-132-

第一章总则

一、为加强集团公司日常行政事务管理，理顺公司内部关系，

使各项管理标准化、制度化、流程化，提高办事效率，特制定本

行政管理制度。

二、本制度所指行政事务包括集团公文管理、会议管理、视

觉形象识别系统（VI）管理制度、集团网站管理、“周二”学习

管理、大屏幕管理、集团大事记编辑管理方法、《大元报》管理、

信访管理、档案管理、阅览室管理、保密工作管理和印鉴管理等。

三、本管理制度适用于集团内各办、中心、公司。

四、本管理制度从下发之日起施行。

其次章公文管理制度

总则：为了适应集团公司发展须要，不断提高公司公文处理

质量水平，使公文处理精确、刚好、平安、规范，逐步走上科学

化、制度化和规范化轨道，特制定本制度。

一、

（一）集团公司的公文包括发布企业规章制度、请示和答复问

题、指导、报告状况、公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档

在内的一系列连接有序的工作。

（二）集团公司公文由总裁（党委）办公室统一收发、传阅、

缮印、立卷和归档。

（三）总裁（党委）办公室负责集团的公文处理工作，并对

各办、中心、公司的公文处理工作进行业务指导。

（四）集团各办、中心、公司必需严格执行公文欠理流程，

依据职权范围细致做好公文管理中的各项工作，严格执行有关保

密规定，提高公文办理的效率和质量，通过对公文的规范运作，

更好地为集团快速健康发展供应服务。

二、

集团常用的公文种类（12类13种）主要有：

L吩咐（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；

宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2.确定适用于对重要事项或重大行动做出支配，奖惩有关

单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的确定事项。

3.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4.通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

5.通知适应用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不

相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和须要有关单位周知

或者执行的事项，任免人员。

6.通报适用于表彰先进、指责错误，传达重要精神或者状

况。

7.议案适用于各级人民政府依据法律程序向同级人民代表

大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8.报告适用于向上级机关汇报工作，反映状况，答复上级

机关的询问。

9.请示适用于向上级机关恳求指示、批准。

10.批复适用于答复下级机关的请示事项。

11.看法适用于对重要问题提出见解和处理方法。

12.函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问

题，恳求批准和答复审批事项。

13.会议纪要适用于记载、传达会议状况和议定事项。

三、格式

公文一般由隐私等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、

发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日

期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日

期等部分组成。

（一）规格

1.公文用纸幅面尺寸

公文用纸一般采纳国际标准A4型(210mmX297mm),左侧装订。

2.公文页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为：37nlm土1mm

公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm

版心尺寸为：156nunX225mm(不含页码)

3.公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

4.排版与印装要求

(1)排版

正文全文用3号仿宋体字，文中如有小标题可依次采纳黑体、

楷体、宋体字，一般每页排22行、每行排28个字。

(2)制版要求

版面干净无底灰，字迹清晰无断划，尺寸标准，版心不斜，

误差不超过Immo

(3)印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、

匀称；字面不花、不白、无断划。

(4)装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，

后背平整、不空。两页页码1间误差不超过4mm。骑马订或平订的

订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差土饰m0平

订钉锯与书间的距离为31nm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏

坚固；后脊不行散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm,四角成90

度，无毛茬或缺损。

（二）公文中各要素标识规则

公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要

素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间

的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

L眉首

（1）发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；发文机关

标识上边缘至版心上边缘为25nl嗅对于上报的公文，发文机关标

识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、隐私等

级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依

次标识。

发文机关标识举荐运用小标宋体字，用红色标识。字号由发

文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mmXl51nm（高X

宽）。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机

关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必需保证公

文首页显示正文。

（2）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识

下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数

码标识；年份应标全称，用六角“（）”括入；序号不编虚位（即1

不编为001）,不加“第”字。凡隶属集团公司行文的，对内行文

用“大元发”，对外行文用“大元字”发文字号；电力公司、煤业

公司可独立行文，对内行文用“大元电力发”、“大元煤发”对外

行文用“大元电力字”，“大元煤字”。

发文机关之下4mm处一条与版心等宽的红色反线。

（3）签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：签发人用3号仿

宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人

姓名。

如有多个签发人，主办单位筌发人姓名置于第1行，其他签

支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关依次

依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最终一个签发人姓名

处在同一行并使红色反线与之的距离为4m鹏

2.主体

（1）公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居

中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；标题

文字简短扼要，不标标点符号，法规类文件标注书名号。

（2）主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶

格；最终一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多

而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的

主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（3）公文正文

主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格书写，全

文3号仿宋体字。数字、年份不能回行。

（4）附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿字体字标

识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号运用阿拉伯数码

（如“附件：LXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件

应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,

有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一样。如附件

与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文

的发文字号并在其后标识附件（或带序号）O

（5）成文日期

用汉字将年月日标全，如“二。一。年X月X日”（“零”写

为在文档菜单里的“特殊符号”里查询）。公文生效时间

以负责人签发时间为准。成文日期置于正文下3行，右空4字书写。

（6）公文生效标识（盖章）

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关

印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种状况，一种是单一

发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何

标识公文生效标识。

①单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成

文日期。成文日期置于正文下3行，右空4字书写；加盖印章应

距正文2mm-4nlm之间，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采纳下套方式，即仅以下弧压在成文

日期上。

当印章下弧有文字时，采纳中套方式，即印章中心线压在成

文日期上。

②联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各

空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红

色。只能采纳同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章

间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章,

应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章依次排列在相应位

置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多

排3个印章，两端不得超出版心；最终一排如余一个或两个印章,

均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最终一排印章之下右

空2字标识成文时间。

③特殊状况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应实行调整

行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得实

行标识“此页无正文”的方法解决。

(7)附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识

在成文日期下1行。

3.版记

置于主题词以下各要素的统称，包括：主题词、抄送机关、

印发机关、印发日期。不行前置或中置，必需后置。

(1)主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；

词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

(2)抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3

号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开,

回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最终一个抄送机关后标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

(3)印发机关、印发日期和印发份数

位于抄送机关之下(无投送机关在主题词之下)占1行位置；

用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发

日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发份数位于

印发机关和印发日期之下，用3号仿宋体字，右空1字标识。

(4)版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心(156mm)o

(5)版记的位置

版记应置于公文最终一面(偶数页)，版记的最终一个要素置

于最终一行。

(6)页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行,

数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7廊。单页码

居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标

识页码。

(7)公文中表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左

侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表

头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最终一页为A3纸型表格时，

封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在

封三前，不应贴在文件最终一页（封四）上。

（三）其他要求

集团公司的发文字号有：

集团公司报告、请示用“大元字（2024）88号”

集团公司党委的发文字号“大元党字（2024）88号”

大元电力公司的发文字号“大元电力字（2024）88号”

大元煤业公司发文字号“大元煤字（2024）88号”。

（四）公文中的文字、数字、标点和计量单位标识

1.公文中运用的汉字，按国家规定的标准方案执行。简化字

要以中国文字改革委员会1964年5月编印的《简化字总表》、国

家文化部和中国文字改革委员会联合发布的《第一批异体字整理

表》为准。公文中运用蒙古文字，按自治区蒙古语文工作委员会

规定的标准方案执行。

2.公文中的数字，运用阿拉伯数字的有：份号、发文字号、

统计数字、统计表、支配表、序号、专用术语、公元年、月、日

（包括成文日期、印发时间）印发份数、页码等。其余用汉字书

写。

3.公文中的标点符号按国家语委、新闻出版署1990年修订发

布的《标点符号用法》执行。

4.公文中的计量单位，采纳国家法定计量单位。

四、行姻则

依据行文关系一般分为上行文、下行文和平行文（不相隶属

关系行文）。上行文只对呈报的上级机关，下行文是指对集团或党

委内部下属机构行文，平行文（函）则是指与集团没有组织隶属

关系的单位、部门行文。原则上，凡涉及重大问题，集团统一对

上级党政部门行文，各部门、单位不对上级党政部门行文，如因

工作须要确需行文，应先向集团上报，经审定批准后行文。

（一）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他

的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，如的确

宓要时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（二）各部门、单位在各自职权范围内可以向下级机关的相

关部门行文，但不得对下级机关发布提示性公文，部门之间对有

关问题未经协商一样，不得各自向下行文。

（三）各部门、单位因工作须要，需以公司名义对外行文时,

应事先向公司呈文，以便于集团更加精确、清晰地表明事项。没

有基础资料或看法材料，集团不予行文。

（四）行文应当确有须要，留意实效，坚持少而精。可发可

不发的公文不发，可长可短的公文要短。

（五）向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请

示公文中夹带恳求事项。

五、大元业务便签

（一）业务便签功能与范围

1.集团公司内部业务便签主要用于：各办、中心、公司之间

的工作协调与业务往来；职责范围内有关事项的通知或通报；依

据须要按流程向相关部门报送有关审核事项；部门或单位向分管

领导或总裁请示或汇报工作。

2.任何处办、中心、公司运用业务便签只限于实施职权范围

内的工作，不能以集团名义下发通知、确定、制度或规定等。

（二）业务便签报送规定

运用业务便签必需按流程进行，具体规定为；

1.各办、中心、公司之间的工作协调与日常业务往来的业务

便签，须由报送处办、中心、公司责任人审核签字、盖章后方可

报送，否则视为无效业务便签，任何处办、中心、公司一律不予

签收。

2.各办、中心、公司职责范围内有关事项的通知、通报的业

务便签，须经报送处办、中心、公司责任人、分管领导审核筌字,

处办、中心、公司盖章后方可生效。

3.凡属向相关处办、中心、公司报送有关审核事项的便签，

须经报送处办、中心、公司责任人、分管领导审核，处办、中心、

公司盖章后方可报送，否则视为无效业务便签，任何处办、中心、

公司一律不予签收和受理。

4.各办、中心、公司用于向总裁请示或汇报工作的业务便签,

须经报送处办、中心、公司负责人、分管领导签署审核看法后方

可上报。如分管领导不在时需电话请示分管领导看法后，在报送

时向总裁说明状况，且向总裁报送便签的同时要抄送分管领导。

（三）业务便签的运用规定

1.接到业务便签后，凡需连接协作或要求实施的工作，肯定

要严格按便签要求完成，不得推诿，并将落实完成状况刚好通报

反馈。对收到的业务便签要进行存档处理，以作为存查依据。

2.凡需通过便签审核的事项，应刚好审核。但在审核过程中

要留意，各单位只有“审核权”而无“审批权”，任何公司或办、

中心未经集团领导授权，不能代表集团越权审批、确定有关事项。

凡需审批的事项，经相关单位审核后，报分管领导审核，分管领

导依据审批权限审批，分管领导不能审批的报总裁审批。

3.各办、中心、公司起草的业务便签，通过签字审核后，要

严格按便签要求进行落实，不得推诿，并将落实完成状况刚好通

报反馈。对签字后的业务便签要进行存档处理，以作为存查依据。

4.经总裁审签后的业务便签，由总裁（党委）办公室按总裁

审签看法送达相关单位，同时原件要在总裁（党委）办公室存档。

相关办、中心、公司须严格按总裁审卷看法实施，并将实施状况

刚好向总裁反馈，总裁（党委）办公室要进行跟踪督查，并将督

查状况刚好汇报总裁。

（四）格式要求

1.业务便签表格页面居中排布。

2.因业务便签有别于正式红头文件，所以业务便签全文用4

号宋体字标识，并标注发文处办公司的发文字号。

3.协同平台上传便签，应先标注各办、中心、公司的便签发

文字号，后在括号内标注文件标准内容。

4.选择“口”应图“■”；标题回行时应与冒号后的文字对齐。

业务便签模版:

中国大元集团有限公司内部业务便签

□通报口指示□通知口批复

*又处(20乂乂)*'号□协调□请示□报告□接洽

给(TO)：日期(DATE)：

由(FROM)：□请回复(REPLY)□请存档(FILE)

标题(SUBJECT)：

内容(MESSAGE)：见下文

(空两格，正文，全文四号宋体字，表格可视状况酌定；方格请涂黑；整体

要美观)

集团公司XXX

二。一一年XX月X日

起草人：各办、中心、公司负责人审签：

承办单位分管领导审签：

分管领导审签：

总裁审签：

六、办理

发文处理程序：公文起草一一公文校核一一公文签发——打

印一一盖印一一装封一一分发一一归档。

（一）公文起草。集团秘书人员或其他工作人员起草公文，

是领导决策过程中一项重要的参谋工作，要在总裁（党委）办公

室负责人的主持、指导下进行。某些重要公文，由主任亲自动手

起草，起草公文应当做到：

1.符合党的路途、方针、政策和国家的法律、法规及上级机

关的指示，全面、精确地反映客观实际状况，提出的政策、措施

切实可行，完整、精确地体现集团和领导意图。

2.观点明确，条理清晰，内容充溢，结构严谨、表述精确。

3.开宗明义，文字精炼，篇幅简短，文风端正，书写工整。

4.人名、地名、时间、数据、行文等要精确。引用文件要注

明发文时间、机关、标题和文号。运用简称时，应先用全称，并

加以说明。

5.语法规范。字、词、数字、标点符号运用恰当。划分公文

的章节，部分、层次的依次写法，一般为：“一、”、“（一）”、“1.”、

“⑴工

6.文种、格式运用正确。对上行文、平行文、下行文留意运

用不同的文种、语气、用语等。

（二）公文校核。集团及各部门全部行文都应经总裁（党委）

办公室校核把关。公文校核的主要职责是把好行文关、内容关、

政策关、文字关、格式关。公文校核的内容是：

1.报批程序是否符合规定。

2.是否确需行文。

3.内容是否符合党的路途、方针、政策和国家的法律、法规

及上级机关的指示精神，是否完整、精确地体现了集团和领导的

意图，并同现行有关公文相连接。

4.人名、地名、时间、数字、引文、文字表述、印发传达范

围、主题是否精确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的

用法及文种运用否符合有关规定。

（三）公文签发。公文的筌发是公文形成的最终一道关键环

节。未经集团总裁审批签发，公文不能生效。一般状况下，凡以

集团或党委名义制发的公文，须经总裁（党委）办公室主任审核

后，呈送相关领导审签。以集团名义发布的公文，一律由集团总

裁或受总裁托付主持工作的副总裁签发。

（四）发文

1.纸质版发文处理

打印。打印文件时应先打印出样稿，经过与原稿校对，确认

无误后方可按要求份数进行打印。

缮印。文件需加盖印章才能发送，印章是企业发文有效凭证。

盖章由印章保管人负责执行，所盖印章应清晰、端正。

2.电子版发文处理

纸质版文件排版整理好之后，套入电子版文头和印章，同时

进行加密、保存文档；登陆大元协同平台，在首页“发送通知”

一栏中进行发送。

（五）装封与分发。将纸质版文件分别装订好，写好收文单

位，并按须要加盖密级、急件印章，发出文件前必需填写《发文

登记表》，并由收文人签字。

（六）归档。指打印的文件底稿应送交总裁（党委）办公室

档案管理人员进行妥当归档保存。

七、资料签收管理规范

文件资料签收流程包括：文件登记、阅文、拟办、批办、传

阅、承办、催办、办复九个程序，其具体要求如下：

（一）文件登记:集团各办、中心、公司所承办、接收的各类

公文、信函、传真、信息刊物和其他资料等，由部门秘书（内勤）

人员负责签收。应区分阅件和办件，粘贴统一的《收文批办单》（见

附件1）,注明来文机关名称、文件编号、份数，并进行收文登记。

（二）阅文：负责处理批文的秘书人员应细致阅读文件，要

从减轻领导阅文负担的角度考虑，细致筛选，不需领导阅批的要

卡掉或用摘要的方式提出拟办看法后送领导阅批。

（三）拟办：拟办是指各办、中心、公司秘书人员对收文进

行阅读后提出的初步办理看法，供领导批办时参考。

1.要拟明该文呈送哪个部门承办，提出承办要求、时限，属

联合承办者，要指明主办单位。

2.要拟明发放范围和阅知范围。

3.拟办看法要切合实际，较重大问题除书面拟办看法外，还

应向领导面陈办理看法。

4.拟办文件要充分敬重职能部门看法，尽量强化职能部门的

主动性和创建性，努力调动职能部门的主动性。

（四）批办：集团相关领导对呈报公文及拟办看法提出批示

性看法。

1.批办看法一般包括：该文由哪个部门或哪几个部门处理；

如何处理，处理到什么程度：对下级请示应予答复的原则看法：

处理时限及应留意的问题；对已有拟办看法的，应批明是否同意

或补充、修正看法。

2.需几个部门联合承办的，应注明主办单位。

3.细致批阅文件，细致斟酌拟办看法，快速批示退交拟办部门。

（五）传阅

1.领导批阅后，承办人依据领导批示，刚好填写《送达文件

资料回执单》（见附件2）,将书面文件资料送达相关知会人，在规

定期间内签署姓名、日期及看法后，即完成文件资料签收流程，

该文件即视为已经履行签收程序。

2.送审文件应在提出拟办看法后当日完成，最晚不超过其次

天；转办文件在提出转办看法的当日或次日送达转办单位。

3.承办人要严格履行《送达文件签收单》（见附件3）登记手

续。将书面文件资料送达知会人在规定期间内签署姓名、日期后

即完成送达程序，该文件即视为已经履行告知程序。

4.组织传阅线路必需是以承办人员为中心，即各个传阅对象

收、退文件均应干脆与承办人发生有简易签发手续和交接联系，

切忌在阅读对象之间横传，坚决杜绝漏阅、遗失公文现象的发生。

（六）承办

承办指集团相关部门依据拟办和批办看法，具体处理文件、

执行文件精神。公文的承办有两种状况：

一是承办部门依据集团领导对文件的批办看法具体执行或处

理有关问题，处理完毕后加上“注办”手续，即为承办和终结。

这种承办需留意以下几点：

1.快速依据批办和拟办看法考虑处理执行文件的方案或支

配。方案或支配需经集团领导同意的，待回复后再办；

2.属联合承办的文件，主办部门应主动做好协调工作，协办

部门则要主动协作，力戒相互推诿；

3.承办任务多时，要分清轻重缓急，保证紧急文件先办。

二是承办部门对收文的处理实行办复文或另行发文的方式，

如复函、批复、转发、批转等。

（七）催办

催办主要指对公文的承办的检查和督促，是避开刃、事拖拉、

防止文件积压的重要措施。

催办的方式敏捷多样，可视状况采纳干脆面询、习话询问、

便函催询等方式。

（八）办复

1.办复是指对文件承办完毕后，承办人员将文件处理结果刚

好报告相关领导，特殊是批办文件的领导人。

2.办复要刚好，并形成制度。

3.办复后，应依据相关规定要求，将文件整理归档入卷。

公文处理事务性级强，任务繁重，地位特别重要，因此，必

需严格依据流程规范要求办理，以提高工作效率。

八、存档管理

（一）公文处理人员必需自觉遵守各项保密制度，严守党和

国家的机密，对所经手的各类公文资料要严格管理，不失密、不

泄密、确保平安无事故。

（二）以集团名义召开的各类会议所形成的记录，决议事项

等材料，以及有保存价值的领导讲话录音和重大活动录像、图片

等资料，平常由集团档案管理人员存查，年终整理归档。

（三）以集团或集团党委名义印发的公文，均由总裁（党委）

办公室档案室留存两份，连司原稿一并存查，年底整理归档。

附件：1.中国大元集团有限公司收文批办单

2.中国大元集团有限公司送达文件资料回执单

3.中国大元集团有限公司送达文件签收单

附件1:

中国大元集团有限公司收文批办单

大元集团有限公司总裁（党委）办公室

附件2：

内蒙古大元煤电集团有限公司

送达文件资料回执单

文件标题

送达人

签收看法

送达人

签收看法

送达人

签收看法

送达人

签收看法

送达人

签收看法

办理结果

大元煤电集团有限公司总裁（党委）办公室

附件3：

中国大元集团有限公司

送达文件签收单

年月日

文件标题：

发文字号：

共印份数：

单位姓名单位姓名

送达人:

第三章会议管理制度

为进一步规范中国大元集团有限公司（以下简称公司）的会

议管理和决策工作，提高会议效率，保证会议质量，确保科学决

策、民主决策，实现集思广益，统一思想，明确相识，提高执行

力，有效解决问题，从而推动集团各项生产经营工作的顺当进行。

依据集团有关要求，结合工作实际，制定会议管理制度，现予印

发，请各办、中心、公司遵照执行。

一、总则

（一）公司会议包括总裁办公会、月度生产经营分析会、月

度工程例会、年度工作大会。公司各类会议由总裁（党委）办公

室归口管理」

（二）公司会议的基本原则是少而精、重在解决实际问题。

（三）公司生产经营管理中的重大决策、重大项目支配、

重要人事任免和大额度资金运作等重大事项，需通过会议形式进

行探讨决策。

二、会议组成及基本要求

（一）集团级会议

1.总裁办公会

(1)会议时间：依据实际须要和总裁指示随时召开。

(2)会议地点：集团总部三楼会议室。

(3)会议主持人：总裁。

(4)会议定位：分析、探讨、决策。

(5)会议内容：探讨各办、中心、公司上报需总裁办公会审

定及其他集团级相关事宜。

(6)参会人员：总裁，副总裁、总裁助理、总工程师以及依

据会议内容确定的相关办、中心、公司负责人及其他相关人员。

(7)会议要求：

①各办、中心、公司于会前2日将需总裁办公会议探讨审议

的议题报至总裁(党委)办，总裁(党委)办对各项议题进行整

理后上报总裁审定。

②议题审定后，由总裁(党委)办秘书负责通知相关会议内

容、时间、地点及参会人员。

③全部参会人员须做好会前材料打算工作，按时参会，不得

无故缺席，确因工作须要请假，集团副总裁、总裁助理需干脆向

总裁请假；各办、中心、公司负责人及相关人员需向其分管领导

请假，并告知总裁(党委)办。

④全部参会人员不得迟到、早退，会议期间不得随意走动，

手机必需调至静音或振动状态。

⑤全部参会人员要严守会议隐私，在会议决议未正式公布之

前，不得泄露会议内容。如因泄密对公司造成影响或重大损失，

将按相关规定进行处理，并追究其经济和法律等责任。

(8)会议记录：总裁(党委)办秘书负责会议记录。于会后

3日内形成会议记录，并依据领导指示，形成会议纪要，经总裁签

发后，发至相关人员，以便于各项工作的跟进、落实、反馈和存

档。

2.月度生产经营分析会

(1)会议时间：每月6日上午9:00起先，会期1天。

(2)参会人员：集团领导；各办、中心、公司、驻外办事机

构主管级(含主管级)以上非当班人员、项目负责人。

(3)会议地点：各办、中心、公司副处级(含副处级)以上

人员在集团总部四楼会议室参会，其他人员在五楼会议室参与视

屏会议；驻外办事处参会人员在各办事处参与视频会议。

(4)会议主持人：常务副总裁。

(5)会议定位：信息通报(以量为主)，总结、分析(以质

为主)，问题决策，工作协调，支配部署下月工作。

(6)汇报要求：

①汇报方式：以PPT材料汇报为主。基于月度工作台帐进行

汇报，坚决杜绝汇报内容与台帐内容“两张皮”的现象。

②汇报流程：各办、中心、公司负责人汇报一一各办、中心、

公司内部其他人员补充汇报一->其他各办、中心、公司补充一->

汇报单位集团分管领导总结一一集团其他高管人员做必要补充一

一总裁点评、指示。

全部生产经营单位汇报结束后，集团财务中心和运营管理中

心要分别做财务和统计分析（包括工效挂钩状况）汇报。

③汇报内容：工作汇报分四部分：一是经营分析，主要汇报

上月各项经营指标的完成状况；二是重点汇报上月未完成工作、

存在的主要问题及相应的整改支配和措施；三是管理改善，具体

阐述上月工作中在哪些环节或流程上做了改善；四是下月工作支

配，具体说明下月经营目标、财务指标和重要工作事项。

（7）会议要求：

①各办、中心、公司汇报人及财务分析汇报人要于会前一天

将所汇报材料（包括纸质材料和PPT资料）提交总裁（党委）办,

总裁（党委）办秘书负责将材料统一收集、整理，以备各办、中

心、公司汇报人在会议投影仪上播放运用。各办、中心、公司汇

报时必需支配专人播翻汇报材料。

②在工作汇报过程中，各办、中心必需站在职能监管及服务

的角度，对其他办、中心、公司提出必要的看法和建议。同时各

生产经营单位要站在工作需求的角度，对相关办、中心或公司的

工作服务水平、连接协作状况提出必要看法和建议。

③各办、中心、公司工作汇报务必做到思路清晰，要点突出,

措施得力，并明确工作成果、时间、质量和责任人。尤其是一些

工作要点事项要确保做到无遗漏、支配周全；集团各分管领导对

自身所管辖处办、公司或相关业务领域的工作要做到高度熟识，

并能指导有方、部署到位。

④会议发言要依据“抓住重点讲核心，发言不超特别钟”的

理念进行，发言内容抓住重点、简洁明白；发言时吐字清晰、声

音嚓亮；同一部门多人汇报，要避开重复，前者提到的问题后者不

再赘述，发表看法和看法同样避开重复。

⑤需各单位之间沟通的问题、看法和各项数据，必需在会前完

成，如因会前沟通不到位，迨成非原则性的看法不统一，相关单位

在会上进行争论，负激励相关单位责任人200元，分管领导连带

100%。

⑥会上探讨的全部事项，必需形成明确结论，全部事情在落

实支配上，必需明确责任部门、责任人、负责人、完成期限及考

核规定等。

（8）会议记录与督办：

①运营管理中心支配专人做好总裁及其他领导指出的重要工

作事项并纳入综合督查范畴；运营管理中心对重要工作事项进行

跟踪、督办，总裁（党委）办公室对运营管理中心督办状况进行

监管；

②总裁（党委）办公室依据会议要求，于会后3日内形成会

议纪要，经总裁签发后，下发至全部参会人员，以便各项工作的

跟进、落实、反馈和存档。

（9）会议纪律：

①会议着装严格按公司着装管理规定执行；参会人员要精神饱

满，坐姿正确、整齐。

②会议期间全部与会人员一律将手机调至“振动”或“静音”

状态，严禁会场接听电话；否则，负激励当事人100元/次。

③全部参会人员必需全程参会，不得迟到或早退。无故缺席者,

负激励责任人500元/人/次，迟到、早退者，负激励责任人200

元/人/次；因工作缘由迟到或早退者，需向其集团分管领导以书

面形式请假，并将请假手续交至总裁(党委)办公室秘书处，否

则按迟到或早退处理。

④全部参会人员要严守会议隐私，在会议决议未正式公布之

前，不得泄露会议内容。如因泄密对公司造成影响或重大损失，

按相关规定进行处理，并追究经济和法律等责任。

3.月度工程例会

(1)会议时间：每月15日下午15：00o

(2)会议地点：集团总部四楼会议室。

(3)会议主持人：集团工程建设中心分管领导。

(4)参会人员：总裁，与工程相关的副总裁、总裁助理，相

关各办、中心、公司负责人及有关人员等。

(5)会议定位：督促、检查、协调、跟进、落实。

(6)会议内容：对集团所属工程当月已竣工、在建和拟建工

程项目工程平安、进度、质量、技术、付款、考核等和下月各实

施项目工程节点完成时间及须要集团、各部门解决的问题、须要

冬部门协作的相关事宜以PPT、图纸.、照片的形式，按公司工程规

模、可预见性问题等进行汇报。

①工程建设中心对本部门实施工程项目的工程进度、质量、

平安和监管项目建设单位实施的建设项目状况检查状况进行通

报；

②各甲方单位汇报各项工程进度；

③对会议相关问题现场决策。

(7)会议记录：集团工程建设中心于会后1日内将会议记录

上报总裁办，依据领导指示，草拟《会议纪要》，经总裁审签，下

发各参会单位，以便就会议议定事项进行督办和反馈。

(8)会议要求：全部参会人员务必做好会前打算工作(会议

必要信息及须要会议决策的议题)。不得无故缺席，确因工作须要

请假，集团副总裁、总裁助理须提前一天向总裁请假；各处办、

公司负责人须提前一天和分管领导请假，并告知工程管理处：其

他参会人员须向上一级领导请假。全部参会人员不得迟到、早退,

会议期间不得随意走动，手机必需调至静音状态。

对未按要求进行汇报、无故缺席、开会迟到早退、手机响铃

者，每次考核10()元。

4.年度工作大会

(1)部门年度工作汇报

①会议时间：每年元月中旬(依据状况确定)。

②会议地点：主会场设在集团总部四楼会议室，分会场设在

集团总部五楼会议室及各驻外办事处视频会议室。

③会议主持人：常务副总裁。

④参会人员：集团领导；各办、中心、公司负责人；各公司

非当班的主管级及以上人员：各职能部门非当班全部人员。

⑤会议定位：总结、分析、支配、规划、协调、落实。

⑥会议内容：

a.简要陈述上一年度主要工作。对未完成目标（指标）缘由

进行细致、全面、深化分析；对存在的问题和不足进行梳理，并

提出改进思路和建议措施。

b.对下一年度工作做出支配。包括总体工作目标和工作思

路；并提出完成上述目标（指标）的具体方法、重点工作的具体

措施以及考核标准和奖惩方法。

⑦会议记录与督办：

a.运营管理中心支配专人做好总裁及其他领导指出的重要工

作事项并纳入综合督查范畴；运营管理中心对重要工作事项进行

跟踪、督办，总裁（党委）办公室对运营管理中心督办状况进行

监管；

b.总裁（党委）办公室依据会议要求，于会后3日内形成

会议纪要，经总裁审签，下发至全部参会人员，以便各项工作的

跟进、落实、反馈和存档。

⑧会议要求：

a.会议着装严格按公司着装管理规定执行；参会人员要精神

饱满，坐姿正确、整齐。

b.会议期间全部与会人员一律将手机调至“振动”或“静音”

状态，严禁会场接听电话；否则，负激励当事人100元/次。

c.全部参会人员必需全程参会，不得迟到或早退。无故缺席者,

负激励责任人500元/人/次，迟到、早退者，负激励责任人200

元/人/次；因工作缘由迟到或早退者，需向其集团分管领导以书

面形式请假，并将请假手续交至总裁（党委）办公室秘书处，否

则按迟到或早退处理。

d.全部参会人员要严守会议隐私，在会议决议未正式公布之

前，不得泄露会议内容。如因泄密对公司造成影响或重大损失，

按相关规定进行处理，并追究经济和法律等责任。

（2）年度工作表彰大会

①会议时间：每年元月下旬（与年度工作会同时召开）。

②会议地点：集团五楼会议室。

③会议主持人：分管副总裁。

④参会人员：总裁，集团副总裁、总裁助理，各办、中心、

公司负责人，公司主管级以上人员及受表彰人员。

⑤会议定位：总结、表彰、激励。

⑥会议内容：

a.听取集团公司年度工作报告；

b.听取集团公司年度财务预决算报告；

c.各生产经营单位责任人与分管领导签订下一年度生产经

营合同书；

d.安委会与各生产经营单位负责人签订下一年度平安生产

责任状；

e.宣布集团年度先进集体、先进个人表彰确定并颁奖；

f.生产经营单位代表发言；

g.先进集体代表发言；

h.先进个人代表发言；

i.宣读《员工倡议书》；

j.大会总结发言；

k.集团领导与先进个人、先进集体负责人及各办、中心、公