公司档案管理制度（二篇）

公司档案管理制度一、总则为了规范公司的档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，保障公司档案的完整性和安全性，特制定本《公司档案管理制度》。本制度适用于公司内所有相关部门及员工，在公司档案管理工作中应严格遵守本制度的规定。二、档案管理的原则1.法律合规性原则：公司档案管理工作应遵循国家有关法律法规，以及行业、地方规章制度的规定。2.统一性原则：公司档案管理工作应以统一标准和统一规定为基础，统一命名和分类，统一管理和归档。3.完整性原则：公司档案管理工作应确保档案的完整性，包括分类齐全、文件齐全、信息齐全等。4.安全性原则：公司档案管理工作应确保档案的安全性，包括避免档案遗失、破坏、泄露等情况发生。5.高效性原则：公司档案管理工作应通过合理的流程和规范的操作，提高档案管理的效率和质量。三、档案管理的责任1.公司领导层对档案管理负有全面领导责任，应组织制定档案管理制度和档案管理计划，确保档案管理工作的顺利进行。2.档案管理部门负责公司档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索等工作。3.各部门负责本部门档案的管理工作，包括档案的整理、登记、出借、归还等工作。4.档案管理员是档案管理的主体，应具备专业知识和技能，保证档案管理工作的准确性和安全性。四、档案管理的流程1.档案的收集：各部门应按照规定的流程和标准，将产生的文件、合同、备忘录等有价值的文件及时交到档案管理部门。2.档案的整理：档案管理部门应对收到的档案进行整理，按照分类规则进行排序、编号，并登记到电子档案系统中。3.档案的归档：档案管理部门应根据档案的重要性和保管期限，将档案进行适当的归档，确保档案的安全和有效管理。4.档案的检索：各部门需要查找档案的时候，应在电子档案系统中进行检索，根据档案编号或关键词进行查找。5.档案的借阅：各部门需要借阅档案的时候，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可借阅，借阅期限一般为一个月。6.档案的归还：各部门在借阅档案后，应按时归还，如有特殊情况需延期归还，需提前申请并经批准。7.档案的销毁：档案管理部门根据档案保管期限和归档要求，按照规定的程序和方式进行档案的销毁。五、档案管理的要求1.档案管理部门应建立健全的档案管理制度和档案管理流程，确保档案管理的规范性和有效性。2.档案管理部门应配备合适的人员和设备，保证档案管理工作的顺利进行。3.各部门应建立档案统一管理制度，明确档案的分类和命名规则，确保档案的整洁有序。4.各部门应经常对档案进行清理和整理，及时归还借出的档案，确保档案的完整性和安全性。5.档案管理部门应定期对档案进行盘点和检查，确保档案的准确性和完整性。六、档案管理的措施1.档案管理部门应建立健全的安全措施，包括防火、防水、防盗等措施，确保档案的安全。2.档案管理部门应建立电子档案系统，将档案的相关信息和电子文件进行登记和归档，方便检索和管理。3.档案管理部门应建立档案借阅登记制度，明确档案的借阅流程和责任人，确保档案的安全可控。4.档案管理部门应定期对档案进行备份和存储，避免因意外情况导致档案的损失和泄露。七、档案管理的监督和评估1.公司领导层应对档案管理工作进行监督，定期进行评估，发现问题及时进行整改。2.档案管理部门应加强对各部门档案管理工作的监督，及时发现并纠正不符合制度要求的情况。3.公司可以委托第三方机构对档案管理工作进行评估，以提高档案管理工作的质量和效率。八、附则1.本制度由公司档案管理部门负责解释和修订，并在全公司范围内进行宣传和执行。2.本制度自颁布之日起生效。公司档案管理制度（二）公司档案管理制度一、目的与范围1.1目的为确保公司所有档案的合规性、安全性和有效性，特制定本档案管理制度。1.2范围本制度适用于公司所有部门及员工。二、定义2.1档案指公司所有与业务活动相关的文件、纸质文件、电子文件、影像文件等。2.2档案管理指对公司档案进行规范、有效和安全的管理活动。三、组织架构3.1档案管理部门负责制定和执行公司的档案管理制度，并为相关部门和员工提供必要的培训和指导。3.2档案管理员负责具体的档案管理工作，包括但不限于档案的整理、归档、检索、销毁等。四、档案管理原则4.1真实准确原则公司档案应真实、准确地记录业务活动和事实。4.2完整一致原则公司档案应完整无缺地保留所有与业务活动相关的文件。4.3保密安全原则公司档案应进行严格的保密处理，确保不被未授权的人员访问和使用。4.4访问优先原则公司档案的访问权限应遵循企业内部员工、管理部门、监管机构和法律程序的优先顺序。4.5无损伤原则公司档案应避免遭受损坏、灭失和篡改等行为。五、档案管理程序5.1档案的收集和整理确保公司所有与业务活动相关的文件被妥善归档和分类。5.2档案的存储和保管确保公司档案以适当的方式存储和保管，包括纸质文件的防火、防水和防腐处理，电子文件的定期备份和加密等。5.3档案的检索和利用制定档案检索和利用流程，确保公司档案能够被快速、准确地检索和利用。5.4档案的归档和销毁按照规定的保留期限进行档案的归档和销毁，并制定相应的流程。六、档案管理控制6.1档案管理制度的建立和修订需经公司领导批准，由档案管理部门负责制定和修订。6.2档案管理的培训和指导档案管理部门应向公司员工提供必要的档案管理培训和指导。6.3内部审查和监控档案管理部门应定期进行内部审查和监控，确保档案管理制度的有效执行。6.4外部审计和监管公司应配合外部审计和监管工作，提供所需的档案资料。七、档案管理责任7.1公司领导负责档案管理制度的执行和落实。7.2部门负责人负责本部门档案的管理和使用。7.3档案管理员负责具体的档案管理工作，包括但不限于档案的整理、归档、检索、销毁