采购控制精细化管理制度

采购控制精细化管理制度

目录

第1章采购岗位职责..............................................................I

1.1采购总监.................................................................1

1.2采购经理................................................................2

1.3采购计划主管............................................................3

1.4采购预算主管............................................................3

1.5供应商主管..............................................................4

1.6采购合同主管............................................................5

1.7采购验收主管............................................................5

1.8招标采购主管............................................................6

1.9采购审计主管............................................................6

1.10采购专员...............................................................7

1.11采购文员...............................................................8

第2章采购计划..................................................................9

2.1采购计划制度规范........................................................9

2.1.1采购计划管理制度..................................................9

2.1.2采购计划编制办法.................................................11

2.1.3采购订单计划制订规范.............................................13

2.1.4零星采购管理办法.................................................15

2.1.5采购申请审批制度.................................................18

2.2采购计划工具表单.......................................................19

2.2.1物资请购单........................................................19

2.2.2年度采购计划表...................................................20

2.2.3物资采购计划表...................................................20

2.2.4采购计划变更表...................................................20

2.2.5临时采购计划表...................................................21

2.2.6认证计划说明书...................................................21

第3章采购预算........................................................22

3.1采购预算制度规范.......................................................22

3.1.1采购预算管理办法.................................................22

3.1.2采购预算审批规范.................................................24

3.1.3采购预算变更控制办法.............................................26

3.2采购预算工具表单.......................................................28

3.2.1年度采购预算表...................................................28

3.2.2采购预算控制表...................................................28

3.2.3采购预算审核表...................................................29

3.2.4采购预算变更表...................................................29

325原材料采购预算表..................................................29

3.2.6固定资产采购预算表...............................................30

3.2.7辅助材料采购预算表...............................................30

精品文档

3.2.8采购资金季度预算表...............................................30

3.2.9采购资金年度预算表...............................................31

第4章采购合同管理...........................................................32

4.1采购合同制度规范.......................................................32

4.1.1采购合同管理制度.................................................32

4.1.2合同执行管理制度.................................................35

4.1.3合同纠纷管理制度.................................................37

4.2采购合同工具表单.......................................................40

4.2.1采购合同约定表...................................................40

4.2.2采购合同评审表...................................................41

4.2.3采购合同汇总表...................................................41

4.2.4合同风险评估表...................................................42

第5章采购谈判管理...........................................................44

5.1采购谈判制度规范.......................................................44

5.1.1采购谈判实施细则.................................................44

5.2.2采购谈判礼仪规范.................................................47

5.2.3采购谈判小组组建规范.............................................49

5.2.4采购谈判冲突解决办法.............................................51

5.2.5采购谈判技巧应用规范.............................................52

5.2.6竞争性谈判采购管理办法...........................................55

5.2.7特殊物资采购谈判管理办法.........................................58

5.2采购谈判工具表单.......................................................59

5.2.1谈判计划表........................................................59

5.2.2谈判事项记录表...................................................59

5.2.3谈判议程纪要表...................................................60

5.2.4采购议价记录表...................................................60

5.2.5谈判人员考核表...................................................60

5.2.6谈判僵局分析表...................................................61

5.2.7谈判步骤参照表...................................................62

5.2.8谈判桌局势分析表.................................................62

5.2.9对手谈判意愿分析表...............................................62

5.2.10谈判桌上开局技巧分析表..........................................63

第6章订单跟踪管理...........................................................64

6.1订单跟踪制度规范.......................................................64

6.1.1订单跟踪工作规范.................................................64

6.1.2订单状态跟踪管理制度.............................................66

6.1.3订单异常处理管理制度.............................................69

6.1.4供应商分级跟踪管理制度...........................................71

6.2订单跟踪工具表单.......................................................73

6.2.1订单进程表........................................................73

6.2.2订单异常表.......................................................73

6.2.3催货通知单.......................................................74

6.2.4采购订单跟催表...................................................74

6.2.5异常订单反馈表...................................................74

精品文档

6.2.6采购追踪记录表....................................................74

第7章采购交期管理............................................................76

7.1交期管理制度规范.......................................................76

7.1.1订单交期保证办法.................................................76

7.1.2紧急采购控制制度.................................................79

7.1.3当地采购周期控制办法.............................................82

7.2交期管理工具表单.......................................................83

7.2.1采购进度控制表...................................................83

7.2.2交期变更联络单...................................................84

7.2.3供应商交期计划表.................................................84

7.2.4供应商交期变更单.................................................84

7.2.5采购交货延迟检讨表...............................................84

7.2.6供应商交期延误一览表.............................................85

7.2.7供应商交货状况分析表.............................................85

第8章采购验收管理............................................................86

8.1采购验收制度规范.......................................................86

8.1.1采购验收管理制度.....................................................86

8.1.2采购退货管理制度.................................................90

8.1.3采购质量控制制度.................................................91

8.1.4采购品质保证制度.................................................95

8.1.5电器设备验收管理制度.............................................99

8.1.6商超采购商品退换作业办法........................................102

8.2采购验收工具表单......................................................104

8.2.1验收清单表.......................................................104

8.2.2退货登记表......................................................105

8.2.3退货换货清单....................................................105

8.2.4检验异常报告....................................................105

8.2.5采购质量控制表..................................................106

8.2.6采购检验报告单..................................................106

8.2.7特采作业申请单..................................................107

第9章采购结算管理...........................................................108

9.1采购结算制度规范......................................................108

9.1.1采购结算管理制度................................................108

9.1.2采购付款管理办法................................................109

9.1.3采购付款对账管理制度............................................110

9.1.4预付账款审批管理制度............................................112

9.1.5预付账款追踪检查制度............................................113

9.2采购结算工具表单......................................................115

9.2.1采购结算单.......................................................115

9.2.2预付申请单.......................................................115

9.2.3账款核对表.......................................................116

9.2.4应付账款明细表..................................................116

9.2.5现金采购申请表..................................................116

第10章采购库存管理..........................................................118

精品文档

10.1采购库存制度规范.....................................................118

10.1.1库存计划管理制度...............................................118

10.1.2库存周转管理制度...............................................120

10.L3库存呆滞品管理制度............................................122

10.2采购库存工具表单.....................................................124

10.2.1库存计划表......................................................124

10.2.2补货计划表.....................................................124

10.23库存物资清单..................................................125

10.2.4物资存量明细表.................................................125

10.2.5呆滞品申请处理表...............................................125

10.2.6呆滞品处理损益报告.............................................126

第11章采购成本控制..........................................................127

11.1采购成本制度规范.....................................................127

11.1.1采购询价管理制度...............................................127

11.1.2采购成本管控制度...............................................128

11.1.3采购价格管控制度...............................................131

11.1.4采购成本核算管理办法...........................................132

11.2采购成本工具表单.....................................................134

11.2.1采购询价单......................................................134

11.2.2成本预算表.....................................................135

11.2.3成本费用单.....................................................135

11.2.4采购询价记录表.................................................135

11.2.5采购价格审议表.................................................136

11.2.6运输方案审批单.................................................137

11.2.7采购成本计算表.................................................137

第12章采购招标管理..........................................................139

12.1采购招标制度规范.....................................................139

12.1.1采购招标管理制度...............................................139

12.1.2招投标文件管理制度.............................................143

12.1.3招标文件评审制度...............................................145

12.1.4投标文件评审制度...............................................147

12.1.5招标争议处理办法...............................................149

12.2采购招标工具表单.....................................................151

12.2.1招标信息登记表.................................................151

12.2.2招标委托申请表.................................................152

12.2.3标书评审表.....................................................153

12.2.4开标记录表.....................................................154

12.2.5招标比价表.....................................................154

12.2.6评标小组名单...................................................155

12.2.7投标文件偏差汇总表.............................................155

12.2.8投标文件评审结论表.............................................155

第13章项目采购管理..........................................................156

13.1项目采购制度规范.....................................................156

13.1.1项目采购管理制度...............................................156

精品文档

13.1.2项目采购作业管理制度...........................................160

13.1.3项目采购交期控制制度...........................................162

13.2项目采购工具表单......................................................165

13.2.1项目采购计划表.................................................165

13.2.2项目采购申请表.................................................165

13.2.3项目采购询价单.................................................165

13.2.4项目采购控制表.................................................166

13.2.5项目采购验收单.................................................166

第14章采购信息管理..........................................................168

14.1采购信息制度规范.....................................................168

14.1.1采购信息收集制度...............................................168

14.1.2供应商信息管理制度.............................................170

14.1.3采购信息系统使用制度...........................................172

14.1.4采购信息保密制度...............................................174

14.2采购信息工具表单.....................................................177

14.2.1供应商信息表...................................................177

14.2.2信息系统权限表.................................................178

14.2.3档案借阅申请单.................................................179

第15章采购审计管理..........................................................180

15.1采购审计制度规范.....................................................180

15.1.1采购执行审计制度...............................................180

15.1.2采购稽核管理制度...............................................181

15.1.3物资采购审计办法...............................................182

15.1.4合同审计管理办法...............................................184

15.2采购审计工具表单.....................................................187

15.2.1项目采购审计计划表.............................................187

15.2.2采购审计实施计划表.............................................188

15.2.3采购付款审计表.................................................188

15.2.4审计工作底稿...................................................189

15.2.5审计工作总结表.................................................189

第16章采购贿赂管理..........................................................191

16.1采购贿赂制度规范.....................................................191

16.1.1反采购贿赂管理办法.............................................191

16.1.2采购贿赂处理办法...............................................192

16.2采购贿赂工具表单.....................................................195

16.2.1预防采购贿赂调查表.............................................195

16.2.2采购贿赂治理工作调查表.........................................196

16.2.3采购贿赂事件查处汇总表.........................................196

16.2.4已查结采购贿赂事件专报表.......................................197

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第1章采购岗位职责

1.1采购总监

岗位名称采购总监部门名称/编号采购部直接上级分管副总

根据企业运营需要制定企业的采购战略规划、工作方针和工作目标等，监

督指导采购工作，确保物资按时、保质、保量供应

工作职责不相容职责

1制定采购战略规划、采购部工作方针和工作目标

依据企业管理要求和采购战略，建立健全企业采

2

购管理制度，监督采购管理制度的落实情况

设计采购部的组织结构，明确下属人员的工作职

3

责，筛选并任用采购部主管及以上工作人员♦落实采购战略规划

4审批年度采购预算和采购计划和方针

5审批特殊请购、大额采购和重要采购合同♦落实各项采购管理

6对采购物资的种类和价格进行审核制度

根据采购业务模式和各岗位职责分工情况，制定♦制定年度采购预算

7

科学合理的采购流程和计划

主持采购招标和采购合同评审工作，签订采购合♦参与采购执行和付

8

同，并监督执行款过程

监督采购进展情况，指导下属开展采购监督跟♦制定采购价格

9

单、催货工作，进行采购交期管理

审阅下属提交的《采购质量检验报告》，并预防

10

采购物资质量事故

11负责采购管理人员的招聘、考核、指导工作

生效日期批准R期

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1.2采购经理

岗位名称采购经理部门名称/编号采购部直接上级采购总监

根据上级制定的采购战略规划、工作方针和工作目标等，指导开展采购的各

项业务，根据企业生产运营的需要制订企业的采购计划，组织采购原材料、设备

职责概述

等物资，选择和管理供应商，确保企业所需物资能够得到适时、保质、保量的供

应

工作职责不相容职责

协助采购总监制定采购战略规划、工作方针等，并协

I

助其建立健全企业的采购管理制度、工作标准♦监督采购制度落

2积极落实各项采购管理制度和相关规范、工作标准等实情况

3负责制订企业采购预算的采购计划，并报上级审批♦审批年度采购预

4负责向上级报请特殊采购、大额请购和重要采购合同算和计划

5审核物资的种类和采购价格、并报采购总监审批♦审批特殊采购、

组织下属人员调查和审查供应商，并根据审查结果确大额请购和重要

6

定供应商，制定合格供应商名单，报上级审批采购合同

指导下属员工做好各项采购招标、询价采购工作，起♦批准计划外采购

7

草并制定《采购合同》项目

控制采购进度，指导采购专员开展采购跟单、催货工♦参与执行采购、

8

作付款过程

组织开展采购进料质量检验工作，并监督采购检验过♦起草采购合同，

9

程，审核《采购质量检验报告》审批采购价格

审批供应商名单

10管理部门内部人员，并对下属人员进行指导和培训♦

11对采购部下属人员进行考核和评价

生效日期批准日期

精品文档

1.3采购计划主管

岗位名称采购计划主管部门名称/编号采购部F接上级|采购经理

根据企业的采购战略规划等制订年度采购计划，并根据企业日常物资需求

情况制定采购工作计划，积极落实采购计划，确保计划按时完成

工作职责不相容职责

根据企业年度销售计划、生产计划和战略规划等

1

制订企业年度采购计划，并对其进行分解

接收各部门的“请购单”，并对其进行审核与汇

2

总，制订采购物资需求计划

根据采购物资需求计划和年度采购计划，制订具

3♦审批采购作业计划

体的采购作业计划，并报上级领导审批

♦审批采购订单

根据采购作业计划和具体的需求计划编制采购

4

订单

监督采购作业执行过程，查看采购专员是否按照

5

计划完成采购工作，为日后改进工作奠定基础

生效口期批准口期

1.4采购预算主管

岗位名称采购预算主管部门名称/编号采购部直接上级采购经理

根据企业的采购战略规划和年度预算制定采购年度预算，并根据具体的采

职责概述购工作将预算进行分解，制定详细预算：监督采购预算的执行过程，确保将采

购费用控制在预算范围之内

工作职责不相容职责

收集采购预算的编制依据，编制年度采购预算并上

1

报领导审批♦审批采购预算

2监督采购预算的执行情况，确保采购预算不超支♦执行采购费用和

3执行采购成本控制措施，并审核采购支出预算

根据采购需求的变化情况，修订采购预算，并及时♦掌握采购支出

4

上报

5对采购预算的执行情况进行分析，并编制分析报告

生效日期批准日期

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1.5供应商主管

岗位名称供应商主管部11名称/编号采购部直接上级采购经理

根据企业的采购需求情况开展供应商调查、供应商评选、供应商认证、供

职责概述

应商维护、供应商考核与评价等工作，为企业建立稳定可靠的供应商队伍

工作职责不相容职责

1制定和完善供应商开发流程，并监督、执行

2制订并执行供应商开发计划

负责对潜在供应商的拜访和评估工作，选择与推

3

荐潜在供应商

开展产品的询价、比价、议价工作，负责样品价

4

格的确认及分析

组织做好供应商评估与审核工作，及时记录评审

5

过程

定期开展巾场行情调查，收集整理巾场信息，汇

6

报供应商情况及编制分析报告

♦与供应商谈判价格

根据供应商的日常表现，对供应商进行考核，并

♦与供应商签订合同

7根据考核结果，及时指导供应商工作，使其改进产品

♦确定某项采购的供

或服务

应商

协助采购经理对供应商供货、质量、交期和售后

8

服务进行监督

9定期拜访供应商，做好供应商维护工作

建立供应商管理档案，及时收录供应商信息；随

10时更新供应商管理档案，将供应商发生的重大事件及

变动记录在案

11定期对供应商数据库进行核查与管理

安排下属人员的日常工作，协调供应商管理工作

12

与本部门其他工作之间的关系

生效日期批准日期

精品文档

1.6采购合同主管

岗位名称采购合同主管部门名称/编号采购部直接上级采购经理

起草、制定并落实采购合同管理规范，与供应商开展合同谈判，起草并送

职责概述

审采购合同，负责采购合同的执行工作

工作职责不相容职责

协助采购总监、采购经理制定采购合同管理制度与

1

相关流程、规范，并按照制度规范指导工作

编制统一的日常采购合同范本，并及时报上级领导

2

批准

3协助上级领导开展采购谈判工作，并记录谈判过程

♦审批采购合同

根据采购谈判、采购询价等结果，起草采购合同，

4♦执行采购作业过

并及时送审

程

在合同谈判和采购合同执行的过程中，实施合同风

5♦选择供应商

除防范措施

♦对供应商付款

跟踪采购合同的签订过程，并及时将合同进行备份

6

和归档

7整理、汇总并归档采购合同的相关资料

8及时将合同中规定的相关内容传送给责任人

生效日期批准日期

1.7采购验收主管

岗位名称采购验收主管部门名称/编号采购部直接上级采购经理

制定并落实采购质量规范，对采购的物资进行验收，剔除不合格品，确保

职责概述

采购物资的质量能够满足企业要求

工作职责不相容职责

协助采购经理、质量管理部制定各类采购物资检

1

验标准和规范，并积极落实

负责组织对供应商进行质量评审和认证工作，提

2

出采购物资的供应商质量标准

组织开展对采购物资的质量检验工作，识别并认

3真记录各类物资质量问题，填写“采购检验报告单”，♦选择供应商

登记质量原始记录♦执行采购作业过程

妥善处理采购物资的质量异常状况，并向上级领♦进行特采决策

4

导提出合理的处理意见

根据质量检验记录情况，定期对采购物资的质量

5

进行统计分析，并对供应商进行质量评价

针对各类采购物资的规格、质量向供应商提出质

6

量改善建议

生效日期批准FI期

精品文档

1-8招标采购主管

岗位名称招标采购主管部门名称/编号采购部直接上级采购经理

根据招标采购工作规范执行招标工作，编制招标文件，发布招标公告，并

对招标过程进行评审

工作职责不相容职责

I协助采购总监，采购经理制定招标采购工作规范

根据招标采购工作规范组织招标采购工作，做好

2

招标采购准备

♦制定招标工作规范

根据物资需求部门或项目需求等编制招标文件，

3♦制定标底价格

并在各类媒体上发布招标公告