长沙市岳麓区猫超便利店采购业务账务一体化流程优化

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1长沙市岳麓区猫超便利店简介 11.1经营范围 11.2采购内容 11.3采购流程 12天猫超市采购业务账务处理存在的问题及原因 22.1问题分析 22.1.1到货不及时 22.1.2缺失必要纸质单据 32.1.3库存商品账实不符 32.2原因分析 32.2.1缺少采购计划 32.2.2入库流程不规范 42.2.3缺少盘点制度 43天猫超市采购业务一体化流程优化 43.1采购流程优化 43.1.1制定完整准确的采购计划 43.1.2明确人员职责 53.1.3监督与奖惩机制 53.2验收入库流程优化 63.2.1规范入库流程 63.2.2填写完整入库单据 63.3盘点流程优化 73.3.1制定规范盘点制度 73.3.2盘点标准及方式选择 73.3.3监督与奖惩机制 83.4业务账务一体化流程 83.5相关账务处理 104总结 10参考资料 11长沙市岳麓区猫超便利店采购业务账务一体化流程优化1长沙市岳麓区猫超便利店简介1.1经营范围长沙市岳麓区猫超便利店（以下简称天猫超市），2018年10月创建，系小规模纳税人。天猫超市是一家以预包装食品、预包装饮料酒、散装称重食品、保健食品为经营销售项目的商业零售便利店。1.2采购内容天猫超市经营项目广，物资种类多，包括文具用品、食品、生活用品、粮食加工品及其他，能够满足不同消费者的购物需求，相关信息见表1-1。表1-1天猫超市采购内容表食品休闲类乐事薯片、葡萄干、绿豆糕等糖果、冻品奶糖、硬糖、雪糕、冰棒等饮品牛奶、可乐、酸奶等生活用品水乳套装、防晒类、牙膏牙刷等文具用品便利贴、计算器、修正带等粮食加工品懒人火锅、干拌面、酸辣粉等烟酒小郎酒、红星二锅头、芙蓉王、中华等家居用品棉被、拖鞋、草席、蚊帐等其他插板插座、钢丝球、灯泡等1.3采购流程天猫超市的营业员在清点货物后确定需采购的商品种类、数量等，然后在系统中选择合适的供应商进行下单采购，各项审批合格通过后，向财务申请付款，供应商按订购单供货。确定需求确定需求选择供应商下单采购申请付款商品到货图1-1采购流程图2天猫超市采购业务账务处理存在的问题及原因2.1问题分析2.1.1到货不及时天猫超市在经营过程中经常存在到货不及时的问题，主要为食品类商品，以及少数生活用品和文具类，其中阿尔卑斯棒棒糖、安慕希酸奶缺货次数最高，具体见表2-1，作为一个以零售为主的超市，经常性缺货不仅会导致营业额的下降而且影响顾客消费心理，造成客源流失，还会影响超市整体形象，顾客寻求其他便利店，竞争力增加。表2-12020年第二季度到第三季度商品到货不及时次数统计表商品名称次数2020年南方黑芝麻糊3第二季度常记掌心脆20周在德香油条8强生护手霜14阿尔卑斯棒棒糖25晨光中性笔芯18第三季度紫米面包8潘婷洗发水15红星二锅头5纯牛奶10第四季度清风原木抽纸9伊利安慕希酸奶23百雀羚水乳套装172.1.2缺失必要纸质单据对天猫超市的订货单、付款申请书、验收单、入库单、购货发票等必要纸质单据进行了检查与核实，发现天猫超市只填写了纸质采购单、付款申请单，缺少购货发票、入库单等纸质单据。这些必要纸质单据的缺失，容易导致账实不符、降低成本等问题，入库单和购货发票作为重要的原始凭证是不可或缺的。2.1.3库存商品账实不符参与天猫超市2020年11月份的盘点，发现许多商品存在账实不符的情况，详情见下表：表2-22020年11月库存商品账实差异表商品名称账面数量实际数量相差数额计量单位香飘飘奶茶500352148杯心相印抽纸800609191提麻辣小王瓜子5058-8斤鸡尾酒300314-14瓶晨光笔芯1200986214盒和成天下槟榔30027327包天猫超市库存商品账实不符主要表现在奶茶、抽纸、麻辣、笔芯、槟榔的账面数多于实际数；瓜子、鸡尾酒的实际数多于账面数。具体数据见表2-2。库存商品账实不符会影响采购的商品数量，商品账面数多于实际数会造成采购不及时，导致缺货；商品账面数少于实际数过多采购，存货积压。2.2原因分析2.2.1缺少采购计划分析天猫超市的采购流程发现，该超市采购活动不集中，无采购专员，通过理货员整理货架摆放商品时查漏补缺，发现缺少商品就进行临时采购。缺少完整合理的采购计划，同时也没有对商品设置一定的库存安全量，导致供应商供货不及时，产生到货不及时。2.2.2入库流程不规范通过参与并观察天猫超市商品入库程序，其入库流程如下所示：清点数量入库商品到货 清点数量入库商品到货 图2-1商品入库流程图天猫超市的入库流程不规范，采购商品到货后，不要求供应商开具购货发票，由采购员进行简单的核对，大件清点，不拆开包装进行小件的仔细清点，也不填写入库单据。2.2.3缺少盘点制度经了解天猫超市缺少盘点制度，盘点随意，会选择在顾客少，店内比较空闲的时候进行盘点，既没有规定准确的盘点时间，也没有恰当的盘点方式。由于没有合理的盘点制度，导致天猫超市账实不符的问题存在。3天猫超市采购业务一体化流程优化3.1采购流程优化3.1.1制定完整准确的采购计划根据天猫超市实际情况，编制采购计划流程图如下：仓管员采购员采购经理提供采购内容确定需采购的商品确定采购数量提供采购内容确定需采购的商品确定采购数量挑选合适的供应商编制成本预算审批并签字编制采购计划书图3-1采购计划流程图采购员根据仓管员提供的信息，制定详细的采购计划，采购计划应对所需采购的商品的名称、数量及到货时间等具体要求进行注明，并备注需尽快到货的商品，制定预算，在系统中挑选合适的供应商实施采购。3.1.2明确人员职责为了使天猫超市采购业务有条不紊的进行，员工各司其职，规定具体人员职责如下表3-1：表3-1人员职责表人员工作职责仓管员准确把握库存商品的数量及库存安全量，及时与采购员沟通，告知需采购货物的各项信息采购员采购管理制度、采购作业流程的执行和完善考察供应商的产品质量、供货能力、信誉、产品质量保证力等，在现有的供应商的基础上不断寻求新的供应商，确保有更多更优的选择依销量采购，确保商品按要求准时送达，不影响后续营业销售加强和供应商的沟通，了解其基本情况，确保货源充足3.1.3监督与奖惩机制为解决天猫超市存在的到货不及时、采购流程不规范问题，制定如下制度：表3-2奖惩制度表制度具体内容奖励制度采购员按要求制定采购计划并及时采购，充分协调销售业务地进行，给予口头表扬采购员确保货物及时到达，降低缺货率的年会给予相应奖励惩罚制度不规范的采购订单包括商品名称、价格、数量错误等，根据造成的损失大小20-200元/次如因交期延误造成到货不及时，缺货导致损失罚款10-200元/次，因未及时下单而造成商品缺货加倍处罚3.2验收入库流程优化3.2.1规范入库流程商品到货后，先确认各项信息指标，再安排人员对到货商品进行验收，遵循公正、客观原则，仔细比对到货商品与订货单各项信息，核对一致后，验收入库、登记和填写入库单。商品入库时，凭借发票验收，按收货的实际品种和数量进行入库，核对商品规格、数量、生产日期、保质期，商品是否质检不合格等，如有不符，不予入库，及时向上级反映，确认验收时登记收货凭证，入库要按不同的品种，按规定放置相应货架储存，注意做好防质变处理，确保商品安全。优化后流程如下图3-2所示：业务人员采购人员质检人员仓管人员 商品到货商品到货验收质检核对入库单填写入库单登记台账填写商品验收单验收入库图3-2入库流程图3.2.2填写完整入库单据为规范天猫超市商品采购入库，规范单据填写、审核、传递，特制定以下管理制度：仓管员凭订货单收货，按实际收货各项指标进行入库，打印出入库单，要求送货人签字。表3-3收货单收货单供货单位：年月日名称及规格单位数量单价金额存放位置备注制单：审核：收货单位及经手人：（签章）3.3盘点流程优化3.3.1制定规范盘点制度天猫超市物品种类繁多，日常经营业务频繁，商品出入库次数多，完整规范的盘点制度是不可缺少的，结合实际情况为天猫超市制定以下盘点流程。仓管员、业务员会计店长盘点前准备盘点前准备盘点中作业盘点后处理（核对结果）重大差异重盘追究责任与对策奖惩措施整理商品清理账目分配盘点人员抄写、核对盘点表实施盘点图3-3盘点作业流程图3.3.2盘点标准及方式选择表3-4盘点标准表盘点时间9:00盘仓库、21:30后盘超市货架；盘点时，不再接送货物（日配除外）；提货另外登记表明负数盘点要求真实要求盘点所登记的各项数据及信息都是真实存在的，不凭空捏造、弄虚作假，掩盖事实准确盘点的过程中盘点数量、损溢查找、信息登记都是准确无误的完整完整的盘点流程，所有区域和商品都盘点到位，没有遗漏，盘点表内容完整团队精神盘点工作需要全员参与。为提高盘点准确率，加快盘点速度，每个人都必须有良好合作意识和大局意识，使整个盘点工作顺利进行为解决天猫超市盘点不规范问题，特制定如下盘点标准见表3-4。天猫超市作为一个综合性零售商场，日常销售业务频繁，商品出入库次数多，盘点周期不宜过长，盘点周期过短则盘点工作量大，因此选择定期盘点法，按月盘点，食品类要注明三个月保质期的商品。3.3.3监督与奖惩机制天猫超市的每个员工对超市的商品都负有管理责任，为提高超市员工的商品安全意识，加强对商品管理力度，根据《财务管理制度》的规定，制定了处罚措施，以超市盘点数据为依据，落实奖惩。表3-5奖惩措施表内容措施迟到、早退、错盘、漏盘、写错编码等对相关责任人处罚20元，情节严重者加倍处理票据录入中心错误率高于0.9%对录入人员处罚30元，情节严重者加倍处理3.4业务账务一体化流程据天猫超市的实际情况，经总结天猫超市业务账务一体化流程及操作内容设计如下表3-6所示：表3-6采购业务账务一体化流程设计表序号步骤岗位操作内容1确定需求采购员了解需要采购的商品信息2选择供应商采购员在系统中选择合适的供应商3编制采购计划采购员编制采购计划书4审核采购经理审核采购计划书的真实性、合理性5编制订购单采购员根据审核后的采购计划书编制订购单6填写借款审批单采购员按照订购单所需的金额填写借款审批单7审核借款审批单采购经理财务经理两位经理审核借款审批单金额的真实性、合理性，审核通过后在借款审批单上签字8填写借款单并付现出纳支付现金、并填写和传递单据9编制记账凭证会计财务经理会计根据收到的单据编制记账凭证，登记现金日记账和明细账10审核记账凭证财务经理财务经理审核记账凭证和附件的真实性、完整并签字11登记现金日记账出纳根据审核后的记账凭证和附件登记现金日记账12登记明细账会计根据审核后的记账凭证登记有关科目的明细账13开具结算发票供应商通过订购单结算所采购的商品金额，开具发票14传递单据出纳出纳将单据传递给会计编制凭证15编制记账凭证会计会计人员根据借款单（结算凭证）和发票编制记账凭证16审核记账凭证财务经理审核记账凭证的真实性、准确性和完整性并签字17登记明细账会计根据审核后的记账凭证登记相应的明细账18保管仓管员将购进的商品统一交给仓管员保管19销售销售员填写领用单，并交由相关经理签字审批领用3.5相关账务处理出纳收到采购人员提交的借款审批单，支付现金给采购员。会计根据审核后的借款审批单编制记账凭证，其会计分录为：借：其他应收款贷：库存现金在采购员采购回来后，会计根据供应商开具的发票冲平往来，其分录为：已付款未验收借：在途物资贷：其他应收款、库存现金、银行存款等验收入库借：库存商品（售价金额、明细分为大类或按品种）贷：在途物资商品进销差价记账凭证交由财务经理审核，审核合格后，会计登记明细账。4总结本毕业设计在调查长