煤运公司会议管理制度

煤运公司会议管理制度第一章总则

煤运公司会议管理制度旨在规范公司会议的组织、召开、执行及跟踪流程，确保会议高效、有序进行，提高决策效能，强化团队协作。以下总则对会议管理制度的基本原则、适用范围、责任主体等作出规定。

一、基本原则

1.高效原则：会议应围绕议题进行，确保会议内容充实，避免形式主义，提高会议效率。

2.民主原则：充分听取与会人员意见，保证决策的民主性和科学性。

3.保密原则：会议内容涉及公司内部信息及商业秘密的，应严格保密，禁止泄露。

4.节约原则：合理规划会议时间、地点、规模，减少资源浪费。

二、适用范围

本制度适用于煤运公司各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会等。

三、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、召开、跟踪落实等工作。

2.与会人员：按时参加会议，积极参与讨论，遵守会议纪律。

3.会议纪要记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，跟踪落实会议决定。

4.会议室管理人员：负责会议室的预订、布置、设施维护等工作。

四、会议分类

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议。

2.临时会议：因工作需要临时召集的会议。

3.专题会议：针对特定议题召开的会议。

五、会议召开条件

1.明确的会议议题。

2.符合规定的时间、地点。

3.与会人员名单。

4.相关资料、文件准备齐全。

六、会议通知

会议组织者应在会议召开前，通过邮件、电话等方式通知与会人员，内容包括：会议时间、地点、议题、参会人员等。

七、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。

2.会议期间，手机等通讯工具应保持静音或关机。

3.严禁在会议室内吸烟、喧哗、打瞌睡等不文明行为。

4.会议内容应严格保密，禁止泄露。

八、本制度的解释权归煤运公司所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

第二章会议流程

为确保煤运公司会议的顺利进行，提高会议效率，本章对会议的筹备、召开、进行、结束等环节进行详细规定。

一、会议筹备

1.确定议题：会议组织者应根据公司工作计划及实际需要，确定会议议题，明确会议目的。

2.制定议程：根据议题，制定会议议程，包括会议主题、讨论事项、预计时间等。

3.确定与会人员：根据会议性质，邀请相关部门及人员参会，确保会议决策的全面性。

4.通知与会人员：会议组织者应在会议召开前，提前通知与会人员，确保与会人员提前做好准备。

5.预订会议室：根据会议时间、地点需求，提前预订会议室，并做好会议室布置、设施检查等工作。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应进行签到，会议组织者应做好考勤记录。

2.会议主持人：会议主持人负责宣布会议开始，介绍会议主题、议程及与会人员。

3.讨论议题：会议主持人按照议程，引导与会人员就议题展开讨论，确保议题充分讨论。

三、会议进行

1.发言顺序：会议组织者应合理安排与会人员的发言顺序，保证讨论的有序性。

2.讨论原则：与会人员在讨论过程中，应遵循高效、民主、保密原则，积极发表意见，尊重他人观点。

3.记录会议内容：会议纪要记录人应详细记录会议讨论内容、决策结果等，确保会议纪要的准确性。

4.会中休息：根据会议需要，可安排适当的会中休息，以便与会人员整理思路，提高会议效果。

四、会议结束

1.总结发言：会议主持人应在会议结束时，对会议讨论情况进行总结，明确决策结果。

2.分发会议纪要：会议纪要记录人应在会议结束后，尽快整理会议纪要，分发给与会人员。

3.跟踪落实：会议组织者应跟踪督促会议决策的落实，确保会议效果。

五、会议变更与取消

1.变更：如会议时间、地点、议题等发生变化，会议组织者应提前通知与会人员。

2.取消：如会议因故取消，会议组织者应及时通知与会人员，并说明原因。

六、会议评估

会议结束后，会议组织者应收集与会人员的意见和建议，对会议效果进行评估，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决策的执行具有指导作用。本章对会议纪要的整理、发布、跟踪落实等环节进行详细规定，确保会议决策得到有效执行。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要记录人应在会议结束后，根据会议讨论内容、决策结果等，及时整理会议纪要。

2.会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、与会人员、讨论议题、决策结果、责任人及完成时限等。

3.会议纪要整理完毕后，应提交给会议组织者审核。审核通过后，及时分发给与会人员及相关人员。

4.会议纪要的发布形式包括但不限于邮件、公司内部通讯平台等。

二、会议纪要的审批与存档

1.会议纪要需经过会议组织者审批，确保纪要内容的准确性和可执行性。

2.审批通过的会议纪要，应按照公司规定进行存档，便于后续查询和追溯。

3.会议纪要的存档可采用电子文档和纸质文档两种形式。

三、会议决策的跟踪落实

1.会议组织者应指定专人负责会议决策的跟踪落实工作。

2.跟踪落实责任人需对会议决策的执行情况进行定期检查，并及时向会议组织者汇报进展。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，跟踪落实责任人应积极协调资源，推动解决。

四、执行情况的反馈与评估

1.会议决策执行过程中，责任人应定期向会议组织者反馈执行情况。

2.会议组织者根据反馈情况，对执行效果进行评估，并提出改进措施。

3.对于未按期完成的决策事项，应分析原因，制定整改计划，并督促相关人员落实。

五、会议纪要的修订与更新

1.如会议决策在执行过程中发生变更，会议纪要记录人应及时修订会议纪要，并重新发布。

2.修订后的会议纪要需重新进行审批、存档，确保与实际执行情况相符。

六、会议纪要的利用与总结

1.会议纪要作为工作执行的依据，相关人员应充分运用会议纪要，提高工作效率。

2.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行总结，为今后会议的召开提供借鉴和改进方向。

第四章会议室管理规定

会议室作为公司会议的重要场所，其管理好坏直接影响到会议的顺利进行。本章对会议室的预订、使用、维护等方面进行详细规定，以确保会议室的高效利用和良好环境。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向会议室管理人员提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、地点、参会人数等信息，以便会议室管理人员合理分配会议室资源。

3.会议室管理人员应建立会议室预订记录，及时更新预订情况，避免冲突。

二、会议室使用

1.会议组织者应在会议开始前，确保会议室环境整洁、设施齐全，满足会议需求。

2.会议期间，与会人员应爱护会议室设施，遵守会议室使用规定，保持安静、整洁。

3.严禁在会议室吸烟、乱丢垃圾、大声喧哗等不文明行为。

4.会议结束后，会议组织者应安排与会人员共同清理会议室，恢复原状。

三、会议室设施维护

1.会议室管理人员应定期检查会议室设施，确保设施正常运行，发现故障及时报修。

2.会议组织者在使用会议室过程中，如发现设施故障或损坏，应立即向会议室管理人员报告。

3.会议室管理人员应建立设施维护档案，记录设施维修、更换等情况。

四、会议室安全管理

1.会议室管理人员应确保会议室消防安全，定期检查消防设施，排除安全隐患。

2.会议期间，会议组织者应关注与会人员的安全，遇紧急情况，及时启动应急预案。

3.会议室应配备必要的急救药品和设备，以备不时之需。

五、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由会议室管理人员负责保管，会议组织者需在会议开始前领取，会议结束后归还。

2.会议室管理人员应建立钥匙领用记录，记录钥匙领取、归还情况，确保钥匙安全。

六、会议室使用费用

1.会议室使用过程中产生的费用，如水电费、耗材费等，由会议组织者承担。

2.会议室管理人员应定期统计会议室使用费用，向财务部门报账。

七、会议室管理制度的修订与完善

1.会议室管理人员应定期收集会议室使用过程中的意见和建议，不断修订和完善会议室管理制度。

2.修订后的会议室管理制度需报公司领导审批，审批通过后予以公布实施。

本章规定的会议室管理制度旨在为公司各类会议的顺利召开提供有力保障，请各部门严格遵守，共同维护会议室的良好环境。

，以下为“煤运公司会议管理制度”的第一章总则内容：

第一章总则

煤运公司会议管理制度旨在规范公司会议的组织、召开、执行及跟踪流程，确保会议高效、有序进行，提高决策效能，强化团队协作。以下总则对会议管理制度的基本原则、适用范围、责任主体等作出规定。

一、基本原则

1.高效原则：会议应围绕议题进行，确保内容充实，避免形式主义，提高会议效率。

2.民主原则：充分听取与会人员意见，保证决策的民主性和科学性。

3.保密原则：会议内容涉及公司内部信息及商业秘密的，应严格保密，禁止泄露。

4.节约原则：合理规划会议时间、地点、规模，减少资源浪费。

二、适用范围

本制度适用于煤运公司各类会议，包括但不限于：董事会、总经理办公会、部门例会、专题研讨会等。

三、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、召开、跟踪落实等工作。

2.与会人员：按时参加会议，积极参与讨论，遵守会议纪律。

3.会议纪要记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，跟踪落实会议决定。

4.会议室管理人员：负责会议室的预订、布置、设施维护等工作。

四、会议分类

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期召开的会议。

2.临时会议：因工作需要临时召集的会议。

3.专题会议：针对特定议题召开的会议。

五、会议召开条件

1.明确的会议议题。

2.符合规定的时间、地点。

3.与会人员名单。

4.相关资料、文件准备齐全。

六、会议通知

会议组织者应在会议召开前，通过邮件、电话等方式通知与会人员，内容包括：会议时间、地点、议题、预计时长等。

七、会议纪律

1.与会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音，