化工企业档案管理规则

化工企业档案管理规则合同编号：__________甲方：__________乙方：__________鉴于甲方为一家专业的化工企业，乙方为一家专业的档案管理机构，双方为了更好地管理和保护甲方的档案资料，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，本着平等、自愿、公平、诚信的原则，经双方协商一致，特订立本合同，共同遵照执行：第一条档案管理范围1.1本合同所称档案，是指甲方在生产、经营、科研、管理等活动过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种形式的文件资料。1.2乙方负责甲方档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。第二条档案管理职责2.1甲方应按照国家和行业的档案管理要求，建立、健全和完善档案管理制度，为乙方开展档案管理工作提供必要的条件和支持。2.2甲方应对乙方档案管理人员进行业务培训和指导，确保乙方了解甲方的档案管理要求和流程。2.3乙方应严格按照甲方的档案管理制度和国家的档案法规，认真负责地开展档案管理工作。2.4乙方应及时向甲方报告档案管理工作中发现的问题，并提出改进意见和建议。第三条档案保管与利用3.1乙方应在本单位设立专门的档案室（或档案柜），确保档案的安全、完整和便于利用。3.2乙方应采取有效的防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等防护措施，确保档案的安全。3.3乙方应建立档案查阅制度，严格按照甲方的规定办理档案查阅手续，确保档案的及时、准确、完整地提供给甲方。3.4乙方应对档案信息进行数字化处理，实现档案的电子化管理，提高档案的利用效率。第四条档案的销毁4.1甲乙双方应共同对档案进行定期审查，确定需要销毁的档案。4.2乙方应按照国家的档案销毁规定，采取可靠的方法，确保销毁档案的不可恢复。4.3乙方应在销毁档案前向甲方报告，并邀请甲方派人监督。第五条违约责任5.1甲乙双方应严格履行本合同的约定，如一方违约，应承担违约责任，向守约方支付违约金，并赔偿因此给对方造成的损失。5.2如乙方未按照约定保管、利用档案，导致档案丢失、损坏、泄露等，甲方有权解除本合同，并要求乙方承担相应的赔偿责任。5.3如甲方未按照约定提供档案管理所需的条件和支持，乙方有权要求甲方履行合同约定，并要求甲方承担因此给乙方造成的损失。第六条争议解决6.1甲乙双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。6.2双方在解决争议时，应保护档案的完整性、保密性和有效性。第七条其他约定7.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为__________年。7.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________甲方代表（签名）：__________乙方代表（签名）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方档案管理制度2.乙方档案管理操作规程3.档案查阅申请表4.档案销毁审批表5.档案数字化处理方案6.档案安全防护措施说明7.违约金计算公式8.争议解决方式相关法律文件二、违约行为及认定：1.甲方未按约定提供档案管理所需的条件和支持，认定标准为：甲方故意拖延或拒绝提供必要的档案管理设施、设备、资金等。2.乙方未按约定保管、利用档案，认定标准为：乙方未按照甲方要求和国家档案法规，对档案进行安全、有效的管理和利用。3.乙方未及时报告档案管理工作中发现的问题，认定标准为：乙方在发现档案管理问题后，未在规定时间内向甲方报告并提出改进意见和建议。三、法律名词及解释：1.档案：指甲方在生产、经营、科研、管理等活动过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种形式的文件资料。2.档案管理：指对档案进行收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。3.违约金：指一方违反合同约定，应向守约方支付的赔偿金。4.争议解决：指双方在履行合同过程中发生的争议，通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式予以解决。四、执行中遇到的问题及解决办法：2.档案查阅利用不便：甲方应优化档案查阅流程，提高档案利用效率。3.档案销毁不规范：甲方乙双方应严格按照国家档案法规，共同确定销毁方案，并确保档案销毁过程的合规性。4.档案信息泄露：乙方应加强档案信息安全防护，签订保密协议，确保档案信息不外泄。五、所有应用场景：1.化工企业与专业档案管理机构签订档案管理服务合同