南宁市农昌民便利店基于Excel进行进销存管理的方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介..........................................................1

2需求分析..........................................................1

3南宁市农昌明便利店进销存管理系统设计及操作方法....................1

3.1进销存管理系统设计..........................................1

3.2操作方法....................................................2

3.2.1采购计划表.............................................2

3.2.2进货单.................................................3

3.2.3销售单.................................................4

3.2.4成本计算单.............................................5

3.2.5供应商（客户）余额查询表...............................6

3.2.6盘存单.................................................8

3.2.7往来款查询.............................................9

3.2.8库存商品明细表........................................10

3.2.9单项商品利润表........................................11

4结算单的查询.....................................................11

5总结.............................................................12

参考资料...........................................................13

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南宁市农昌明便利店基于Excel进行进销存管理的

方案设计

1公司简介

农昌明便利店，在广西壮族自治区南宁市注册，注册资本50万人民币，占

该市24%的市场份额。该公司专注于提供优质的便利服务，并在2017年5月26

日正式开张。这家公司的主要产品包括食物、饮料和烟草，并且提供各类日常

生活必需品。由于产品类型丰富，但是价格并不昂贵，因此运输和储藏的流程

相对复杂。

2需求分析

随着技术的进步，小微企业在我国的市场份额日益增加，他们的数量也在

逐渐增加，他们在我们的社会中扮演着至关重要的角色。尽管目前的财务软件

技术非常先进，但是一些小型企业和个体依旧难以获得这些技术，因此他们的

财务管理工作往往无法得到充分的支持。采用Excel作为基础，我们可以为客

户量身打造一套完善的、针对性强的进销存管理系统，而不必再花费大量的时

间和金钱购买定制的软件。

3南宁市农昌明便利店进销存管理系统设计及操作方法

3.1进销存管理系统设计

进销存管理是一种复杂的管理过程，它涉及商品的采购、销售、出入库等

各个环节，从而实现商品的有效流转。它的核心内容包括：在进货时，需要填

写进货单，记录存货的数量、单价以及购进金额，并将这些信息实时传输至盘

存单和货款收付结存表，以确保商品的有效流转。当销售增加时，应当填写销

售单，记录存货的增加、销售价格以及销售金额，并将这些信息实时传输至盘

存单和货款收付结算表，以便进行相应的管理。首先在Excel选择新工作薄，

命名为“采购计划表”，另外再建立一个新工作薄，命名为“南宁市农昌明便利

店进销存管理系统”，并将Sheet1重命名为“进货单”，Sheet2重命名为“销售

单”，Sheet3重命名为“付款单”，Sheet4重命名为“收款单”，Sheet5重命名

为“成本计算单”，Sheet6重命名为“供应商（客户）余额查询表”，Sheet7重

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命名为“盘存单”，Sheet8重命名为“往来款查询表”，Sheet9重命名为“库存

商品明细表”，Sheet10重命名为“单项商品利润表”，Sheet11重命名为“结算

单”，如图1所示：

图1

3.2操作方法

3.2.1采购计划表

可根据需要先制定一个采购计划表，主要包括采购时间、原料名称、规格

型号、采购数量及库存数量等内容。具体制作采购计划表的步骤如下：新建一

个工作薄，命名为“采购业务表.xls”，将sheet1重命名为“采购计划表”，按

照如下图2样式在工作表中输入相应内容，及适当调整格式。

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图2采购计划表

3.2.2进货单

进货单主要是记录企业购买商品的表格，也是对采购人员和供应商的一种

监控。因此，在制定表格时，应首先考虑供应商、购买日期、税收情况等因素，

然后根据所购物品的信息，详细记录其名称、数量、单价、代垫运费、货款等

细节。在“进货单”工作表中输入表头，编辑一个表格，并在其中输入“序

号”、“购入日期”、“商品名称”、“商品规格”、“供应商”、“单位”、“数量”、

“单价”、“金额”、“应付款”、“已付款”、“未付款”、“结算方式”、“代垫运费”

“备注”。如图3所示：

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图3进货单

其中，“金额”栏目需要设定公式为：金额=数量×单价；“未付款”栏目

设定公式为：未付款=应付款-已付款。金额、应付款、已付款、未付款合计可

利用SUM函数完成，金额合计=SUM(I2:I9),应付款合计=SUM(J2:J9),已付款合

计=SUM(K2:K9),未付款合计=SUM(L2:L9)。

3.2.3销售单

销售单是一种重要的凭证，用于记录客户的订货情况，包括商品的名称、

规格、数量、价格等信息。它是企业销售商品的重要工具，因此在制作销售单

时，应当充分考虑客户的需求、购买日期、是否含税等因素，并结合实际情况，

准确地记录下每一项信息，如商品名称、规格、单价、代垫运费等。“销售单”

和“序号”“售出日期”、“商品名称”、“商品规格”“客户”、“单位”“数

量”、“单价”、“金额”、“应收款”、“已收款”、“未收款”、“结算方式”、

“代垫运费”、“备注”分别用于输入业务数据，如图4所示：

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图4销售单

“金额”公式则为数量与单价的乘积，金额=数量×单价。合计栏可运用SUM

函数计算，金额合计=SUM(I2:I10),应收款合计=SUM(J2:J10),已收款合计

=SUM(K2:K10),未收款合计=SUM(L2:L10)。依次建立“付款单”、“收款单”，录

入数据，图略。

3.2.4成本计算单

成本计算单是一种记录商品销售和采购情况的重要工具，它包含了商品的

期初库存和销售情况、本期购入和销售情况、本期结存和销售情况以及加权平

均采购价格，如图5所示：

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图5成本计算单

通过使用跨表引用，我们可以将当前的期末结存数量和金额转换到前一个

期末的值。只需要将这些值转换到指定的文件名，然后点击回车，就可以实现

这一转换。

根据已建立的进货单，我们可以计算出本期入库的商品数量，即每次采购

的商品的品名和数量，并将这些数据加总求和，以此来确定本期的入库量。使

用SUMIF函数可以轻松实现这一目标。

本期出库数量=本期售出数量之和，这是一种计算方式，它可以通过“本期

入库数量”中的Range和Sum_range来计算，以确定本期的销售情况。为了更

准确地计算，我们需要将“销售单"中的源数据替换成Range，以便计算出本期

的出库数量。

本期结存数量=期初结存+本期入库-本期出库

采购价格的计算方法是通过对库存商品的数量进行加权平均，以确定每件

商品的平均价格。通常在月末进行计算。具体公式如下：加权平均采购价格=(月

初结存商品实际成本+本月入库商品实际成本)/(月初结存商品数量+本月入库

商品数量)

结存商品实际成本=结存商品数量×加权平均单位成本

3.2.5供应商（客户）余额查询表

供应商（客户）余额查询表主要用于查询某个供应商（客户）的收款及付

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款状况。插入新工作表,命名为“供应商（客户）余额查询表”,建立供应商应

付、已付、未付余额表；客户应收、已收、未收余额表。应付款（蒙牛）=SUMIF(进

货单！E2:E9,A2,进货单！J2:J9),已付款(蒙牛)=SUMIF(进货单！E2:E9,A2,进

货单！K2:K9),未付款（蒙牛）=SUMIF(进货单！E2:E9,A2,进货单！L2:L9)，如

图6所示：

图6供应商余额查询表

应收款（益家生活超市）=SUMIF(销售单!E2:E10,F2,销售单！J2:J10),已

收款（益家生活超市）=SUMIF(销售单!E2:E10,F3,销售单！K2:K10),未付款（益

家生活超市）=SUMIF(销售单!E2:E10,F3,销售单！L2:L10),如图7所示:

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图7客户余额查询表

3.2.6盘存单

盘存单,盘存单记录的是每月末，盘点后存货实际库存量，以及差异量。打

开表格，输入表头信息，“日期”、“商品名称”、“商品规格”“供应商”、“盘点

数量”、“库存数量”、“差异量”，其中，差异量=盘点数量-库存数量，如图8所

示：

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图8盘存单

3.2.7往来款查询

通过查询，可以快速了解公司的账目情况，包括账目的日期、供应商和客

户信息。这种方法可以帮助公司更好地管理和控制账目，避免出错。通过这种

方式，可以更准确地了解公司的财务状况，并为公司的决策提供依据。第一步，

建立表头基本信息。第二步，我们需要在往来款查询表中设定一个特定的条件

区域，以便我们能够根据这些条件来查询相关的信息。第三步，我们需要确定

我们要查询的区域，以及它们所包含的信息。通过这种方式，我们可以查询往

来款。查询公式有以下几种：VLOOKUP函数、INDEX+MATCH函数、XLOOKUP函数、

LOOKUP函数。在这里我们使用VLOOKUP函数进行查询，=VLOOKUP(查找值，查找

列拖到结果列，结果列，0),如图9所示：

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图9往来款查询表

3.2.8库存商品明细表

通过查看库存商品明细表，您可以了解企业商品的流通状态，包括日期、

商品名称和供应商信息。主要包括“日期”、“商品名称”、“商品规格”、“供应

商”、“摘要”、“入库数量”、“出库数量”、“库存数量”。如图10所示：

图10库存商品明细表

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3.2.9单项商品利润表

利润表是一种用于衡量企业在特定时期的财务状况的报告，它可以通过进

货单和销售单进行取数，来计算完成。“商品名称”、“进货单价”、“销售单

价”、“净利润”、“利润”包含了企业的所有财务信息，并且能够帮助企业评

估其财务状况。

计算公式为：某商品利润=(销售单价-进货单价)×销售数量

某商品净利润=销售单价-进货单价

如图11所示：

图11单项商品利润表

4结算单的查询

第一，结算单查询表的设计旨在帮助我们更加准确地查看以往的数据，以

及可能存在的错误。它的主要内容包括：供应商或客户的信息、日期、是否含

税、商品名称、商品规格、单位、数量、单价、代垫运费、其他费用、结算方

式以及结算金额等，这些表头信息与入库单和销售单的设置内容大体相同。第

二，在本表设置一个查询函数，查询功能是依据应商或者客户来进行查询的，

利用VLOOKUP函数来查询,输入=VLOOKUP（查找值，查找列拖到结果列，结果列，

0）。如图12所示：

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