米美公司2023年7月国外商务代表接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍...........................................................1

2接待目的...........................................................1

3接待时间和地点.....................................................1

4接待对象...........................................................1

5接待日程...........................................................2

6接待流程...........................................................2

6.1第一天流程......................................................2

6.1.1接机........................................................2

6.1.2酒店入住....................................................3

6.1.3共进午餐....................................................3

6.1.4观光游览....................................................3

6.1.5晚餐........................................................3

6.2第二天行程......................................................3

6.2.1实地考察....................................................3

6.2.2午餐........................................................4

6.2.3会议商讨....................................................4

6.3第三天行程......................................................4

6.3.1签订合同....................................................4

6.3.2欢送商务代表................................................4

6.3.3送机........................................................4

7接待准备...........................................................4

7.1接机............................................................4

7.2酒店预定及安排..................................................5

7.3餐饮安排........................................................5

7.4观光游览安排....................................................5

7.5项目考察安排....................................................6

I

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7.6会议安排......................................................6

7.6.1会前准备阶段..............................................6

7.6.2会中接待..................................................8

7.6.3会后后续工作..............................................8

7.7合同签订工作..................................................8

7.8欢送商务代表..................................................8

8部门分工...........................................................8

9费用预算............................................................9

10接待预案...........................................................9

参考资料............................................................10

II

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米美公司2023年7月国外商务代表接待方案设计

1背景介绍

米美公司是一家知名的中国互联网企业，成立于2011年，总部位于北京。

其主要业务涵盖在线教育、旅游、房产等多个领域。作为该公司的商务代表，

需要具备较强的交际能力和商业素养，能够与国内外客户进行良好的沟通和合

作，推动公司的业务拓展和发展。同时，也需要熟悉公司的产品和服务，能够

准确地向客户传递相关信息，并给予专业的建议和方案。背景方面，商务代表

需要具备大学本科及以上学历，有良好的英语口语和写作能力，熟悉国际贸易

和商务礼仪等知识，具备一定的市场分析和销售技巧。随着信息技术的发展，

芯片产业进一步得到应用，同时也为产业和城市的发展提供更多的可能性和动

力。随着各行业对芯片性能和功耗的不同需求，芯片制造商越来越注重产品多

样化和定制化，企业需要提供针对特定应用和市场的芯片，以满足客户要求，

但由于武汉芯动科技有限公司起步晚，发展上一直不尽如人意，非常依赖国外

的芯片进口。同时美国米美公司具有专用AI芯片和高性能计算芯片的制造能力，

其芯片能更好的满足国内消费市场需求。现武汉芯动科技有限公司欲与米美公

司就高端芯片进口项目达成合作。

2接待目的

与米美公司达成芯片合作，促进本公司市场业务发展。

3接待时间和地点

接待时间：2023年7月20日星期四——2023年7月22日星期五

接待地点：维也纳国际酒店

4接待对象

市场部总经理Thomas，男，美国国籍，40岁，热爱高尔夫运动、喜欢吃

辣。

生产部部长John，男，美国国籍，38岁，爱喝铁观音。

总经理秘书Lily，女，俄罗斯人，25岁，对花粉过敏，对住宿环境要求

高。

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5接待日程

表1接待日程表

日期时间内容地点

10：00市场部副主任接机武汉天河国际机场

10：00—11：30入住酒店休息维也纳国际酒店

总经理、市场部

11：30—13：30副主任、产品经理与维也纳国际酒店

7月20日

外宾共进午餐。

13：30—17：00陪来访宾客观光游览武汉东湖旅游景区

17：30—19：30晚餐维也纳国际酒店

8：30—11：30实地考察，参观项目光谷智慧园

12：00—13：00午餐墨西哥餐厅

7月21日

双方开会讨论，探讨

14：30—17：50公司会议室103

合作事项

8：30—9:00签订合同公司会议室103

7月22日10：00欢送商务代表维也纳国际酒店

11：00产品经理送宾客登机武汉天河国际机场

6接待流程

6.1第一天流程

6.1.1接机

公司先派车提前去机场等待，接待人员提前确定接应地点、时间、接应对

象、来宾航班号、公司商务用车车牌号，在飞机落地30分钟前到达等候。由

我公司总经理王军化、市场部副主任张艾、产品经理李林林和接待人员到达武

汉天河国际机场接机，7月20日上午9点30分接机人员到达机场，10点外宾

飞机落地(航班为Js0102)。等商务代表下飞机后,接机人员应将迎宾人员姓

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名、职务介绍给商务代表来宾,迎宾人员随即与商务代表握手表示欢迎。乘车

时,应先请客人从右侧上车,陪同主人再从左侧上车。待外宾与陪同人员全部上

车后,再驱车去酒店。路途中,陪同人员应择机宣传有利于武汉的事物,例如沿

途所见的著名景点、人文景观等。

6.1.2酒店入住

接待组与司机等带领乘客前往酒店。到酒店后，带领来宾办理酒店入住的

手续，安排专人将行李送到客人房间。外宾抵达住处后，让对方稍事休息。

6.1.3共进午餐

来宾与公司领导在维也纳酒店二楼204包间就餐，菜品主要为李庄白肉、

软炸虾仁、金木子牛肉粒、香辣扇贝丁、酸辣口味鱼、三吃鱼头蟹、避风塘手

撕烤羊排、蚂蚁上树等。

6.1.4观光游览

武汉因水而生、因水而盛，长江、汉水在此交汇，百余湖泊星罗棋布。东

湖坐落于武汉市区，其属亚热带季风气候，水热条件优越。是诸多动植物的家

园，在这里一千多种植物生机勃勃，1万亩山林，郁郁苍苍。山间层林尽染，风

红的水沙和深蓝的湖水犹如梦境。下午1点30分接待人员陪同外宾参观武汉东

湖生态旅游风景区，行程路线大致如下：湖北省博物馆—凌波门—东湖南路—

东湖—东湖沙滩浴场—湖光阁（看落日）。下午17点30分回酒店。

6.1.5晚餐

晚餐在维也纳酒店203包房就餐，菜品为银鳗鱼肉、槟榔芋头、花椒酱烤

翅、香辣脆皮软壳蟹、古法煨香肉、柚青酱烤澳洲牛排、挂花梨黑醋脆猪柳、

芝士椰浆烩龙虾仔，酒水有茅台酒、鲜榨玉米汁。

6.2第二天行程

6.2.1实地考察

接待人员、相关领导随同来宾参观光谷智慧园，其地址为武汉市江夏区光

谷大道61号，从酒店出发，到达关谷智慧园，由智慧园到光谷天地，由光谷天

地到智慧产业园再到新能源汽车研发展示培训中心。

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6.2.2午餐

午餐地点为casacocina墨西哥餐厅，位于光谷步行街上，主食为肉糜塔克、

猪肩肉塔克、豆泥芝士玉米、蘑菇芝士薄饼、鲜虾塔克，饮品为美式冰咖啡。

6.2.3会议商讨

会议主题：合作共赢、技术交流。

会议时间、地点：拟定7月21日14：30—17：50在公司会议室201室召

开。

内容：关于武汉芯动科技有限公司在高端芯片进口项目上与米美公司进行

合作与技术交流，促进双方进一步合作发展。

主持人：武汉芯动科技有限公司总经理。

参会人员：总经理王军化、市场部副主任张艾、产品经理李林林、市场部

总经理Thomas、生产部部长John、总经理秘书Lily。

6.3第三天行程

6.3.1签订合同

7月22日上午8：30—9:00在本公司会议室签订合同，米美公司与我公司

当事人互相交换与合同有关的基本事实和情况，采用书面形式订立合同，签订

成功后即时生效。

6.3.2欢送商务代表

市场部经理与相关公司人员等于7月22日上午10点在维也纳国际酒店欢

送商务代表团，赠送中国特色产品：茶叶（铁观音）、丝绸品、中国酒（茅台）

等。

6.3.3送机

由接待人员和市场部副主任张艾、产品经理李林林进行送至机场。

7接待准备

7.1接机

市场部副主任张艾与接待人员到达武汉天河国际机场(航班为Js0102)接机，

此次接待规格根据商务接待标准确定此次接待级别为高级人员级别，我方应真

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诚、热心、亲切友好，让客户充分了解到我方的诚意和优势，努力达到长期合

作。了解来宾的出发地点、出发时间，在迎接来宾之前,提前打印好接站牌,接

站牌上需写明客户信息及客户单位等,车辆在出发前要进行相关检查:接机车俩

安排、行车路线、来客单位、航班号、乘车人数、联系人等。

7.2酒店预定及安排

酒店资源关系整个行程安排，不同的外宾来访，公司都会做不同的安排，

根据来宾公司和我司来往密切程度以及相关来宾个人的卫生要求等，我们选择

了离公司不远处的维也纳国际酒店（华中科技大学店），地址为湖北省武汉市

洪山区佳园路5号，便于往返公司与酒店，环境优美干净卫生能给客户提供良

好的休息环境，且酒店旁边有高尔夫球场，外宾可在进行休息娱乐。一共预定

三间：一间假日高级套房￥988（市场部总经理住），一间江景高级房￥698（生

产部部长住）一间江景单床房￥548，酒店费用由我公司全部承担。办理完客人

入住手续后，要记录客人入住房间号码,安排酒店与房间时需注意客人的个人癖

好与习惯,尊重来宾个人风俗,尊重外宾的宗教信仰。

7.3餐饮安排

宴请地点为维也纳国际酒店。配餐领导先提前通知宾馆,精心编制宴会菜单,

做好宴会设计;摆放席位卡并核对准确。接待人员提前一小时到达宴会厅,督促

检查有关服务;严格按拟定菜单上菜、上酒水等,特殊情况按主陪领导意图行事,

准确把握上菜节奏,不宜过快或过慢;接待人员主动引导客户入席、离席。

酒店内就餐：接待人员提前掌握不同国籍客户对餐饮的要求，提前预定厅

房，预定时需问清厅房名称，以方便查证；与酒店协商，尽量选择宽敞明亮,豪

华或能观赏风景的厅房,以烘托餐厅氛围。厅房内不摆花，餐饮尽量选择简单，

就餐时间安排一个半小时左右。

墨西哥餐厅餐饮安排：此餐厅中文英文皆适应于点单，因上菜较慢，接待

人员需提前30分钟点单。

7.4观光游览安排

东湖是武汉的后花园,也是武汉的"国际客厅",更是武汉的"艺术展厅"。融

合之心人、湖、城唱响和谐之歌武汉东湖,是人、湖、城共生的融合之心,武汉

东湖是以大型自然湖泊为核心,湖光山色为特色,集旅游观光、休闲度假、科普

教育为主要功能的旅游景区,是华中地区最大的风景游览地,此处十分适合带外

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宾前来旅游,能让商务代表领略到历史文化和自然景观,观光之前提前按要求做

好旅游行程计划、安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员。此次旅游安排地点为

不收费景区,无需门票费用。

7.5项目考察安排

确定参观路线（酒店—光谷智慧园—光谷天地—智慧产业园——新能源汽

车研发展示培训中心）并提前进行模拟，了解参观路线路况，发现并解决参观

路线中可能会出现的问题，记录每段路程所需时间，以便确定最终的接待行程

和各环节的时间安排，米美公司商务代表来访，需安排专人在参观区域或指定

区域巡视，发现问题及时反馈，协助处理突发事件。

根据参观人数确定合适参观车俩,指定驾驶人员驾驶,驾驶员需负责提前检

查车况并对车辆内外进行清洁整理,保证油量充足,备好矿泉水、纸巾、塑料袋,

来宾上车前提前开启空调保持车内舒适温度。

确定候车时间，驾驶人员应提前将车辆开到门口等候，注意将车门正对楼

门，不宜将车尾对着楼门方向；确定随成参观的陪同人员，参观车辆每到达一

个目的地应及时在设置的微信群中通报位置，同时，在允许的情况下，对参观

过程进行拍照作为存档资料和纪念照片。若除公司领导外无其他陪同人员，应

安排指引车在参观车辆前方开路，指引车驾驶人负责随时通报位置。

参观非本公司区域时(光谷智慧园、光谷天地、智慧产业园、新能源汽车研

发展示培训中心),应提前联系相关单位，与之沟通参观事宜并告知参观车俩车

牌号及人数，保证车俩、人员进出自由。

7.6会议安排

为了使会议更加顺利的进行,接待程序的流畅,我们对会议安排流程进行了

优化。优化的主要内容包括:会前准备阶段,会中以及会后后续工作。

7.6.1会前准备阶段

(1)会议分工：设定秘书组、后勤组、安保组等会议工作组。秘书组：其主

要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理以及会议的报道

宣传工作，并协助会务组做好相应工作。后勤组：其主要任务是负责会议会务

工作,包括下达会议通知,负责报到登记,发放入场证件、纪念品和会议相关材料,

迎送、接待主讲人。安保组：保卫组织人员,并对会场进行安全检查,疏通通道,

开启安全门,以防意外事故发生。

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(2)会议前的接待培训

接待的人员需有良好的职业素质和礼仪修养，要具备良好的沟通能力：商

务代表需要根据客户需求、喜好等因素，灵活运用语言，有效传递信息，表达

公司态度和价值观；需要良好的团队合作能力：商务代表工作涉及到多个部门

之间的协作，需要有良好的团队合作能力，积极配合其他部门完成各项任务；

要有商业敏感度：商务代表需要具备较强的商业敏感度，对市场趋势、竞争情

况进行持续分析和预测，及时制定相应的商业策略，促进公司业务发展。接待

人员举止都要自然,不要装腔作势才能显出真诚和朴实。要稳重,处事待人沉着

稳健,泰然自若。要得体,举止符合身份,适应场合,顺应情景。还要文明和优雅。

(3）会议通知

将会议名称、召开时间、地点、主要议程、参加人员范围、参会人员的任

务、注意事项等通知到各相关部门各人员。通知发出后,应即落实有关负责人是

否收到,并统计好参会人数，重要通知必须由办公室负责人签字后才能生效。

(4）会议材料准备

会议材料准备包括欢迎词、参会名单、讲演材料、现场布置图纸、会议背

景资料、传媒宣传资料等。

①欢迎词：用于开场致辞，包括对宾客的欢迎、感谢等内容;

②参会名单：包括与会人员的姓名、职务和联系方式，方便交流与沟通;

③讲演材料：PPT、讲稿等，在会前发给讲演者，并在会上进行讲解和展示；

④现场布置图纸：用于指导现场布置和道具摆放;

⑤会议背景资料：关于公司、芯片行业市场等方面的报告、数据和分析，

为参会者提供更深入的了解；

⑥传媒宣传资料：新闻稿、摄影作品等，用于宣传会议，提高公司知名度。

以上材料需要提前准备，在会前一周全部发给参会者，让他们有时间进行了解

和准备。

(5）会场布置

①会场设计形式:全围式(不设主席台,参加会议的领导和主持人同其他与会

者围坐在一起),体现平等互助的精神的一种会场形式；

②席位安排：左右排列法，长方形桌主位为武汉芯动科技公司总经理，边

首位为米美公司总经理Thomas，然后依次是武汉芯动科技公司市场部副主任张

艾、产品经理李林林，主位左边依次是生产部部长John、总经理秘书lily；

③环境布置为暖色,会场入口摆放两盆绿植,讲解使用的是多媒体,桌上放置

茶杯、话筒、毛巾以及会议记录本。

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（6）会前检查

检查会场空调,麦克风,投影仪等设备是否齐全,并进行试用,确保其在当天

能正常使用(后勤组负责)；

会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好(秘书组负责)；

检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的

就位等(安保组负责)。

7.6.2会中接待

布置会场，使会场干净整洁，放好相关会场所需事物，桌上放好饮用水、

纸笔、会议资料，调好多媒体设备，打扫卫生，确定会议室内座位的排列顺序

及工具摆放顺序，礼貌引导各领导进入室内就座，同时秘书要做好记录拍摄等

工作。

7.6.3会后后续工作

接待人员引导参加会议的人员离开室内，在会议开完后，要打扫整个会场，

带回剩余物品同时做好会议记录及文件的收集、归入档案等工作。

7.7合同签订工作

7月22上午8点30到9点在公司会议室正式签订合同，通知相关参与人

员，准备合同草案，包括合同条款、合同附件、费用、标准等内容，并在签订

前征得双方同意。在签订时，双方应亲自到场，或委托代表出席，同时核对各

项内容是否符合实际需求。当双方都确认无误后，签署合同，并开具发票,将签

署后的合同存档，并保留好原始合同。在合同生效后，根据合同规定及时执行

并履行各项义务。如遇到合同变更或违约情况，及时协商并处理。

7.8欢送商务代表

赠送代表团果篮，对于此次来访的米美公司的生产部部长John的爱好，我

公司对他们赠送的产品有铁观音茶叶。

8部门分工

秘书部：主要负责会议发言稿、会议流程、会议材料等整理，进行宣传工

作，同时协同其他相关的部门做好对应的工作。

后勤部：主要负责会场准备及会场卫生，同时登记好各来宾情况，准备好

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会议相关的材料，引导来宾进场、退场。

安保部：保护领导和商务代表来宾，对会议场所及相关场所检查，以防意

外事故发生。

接待组：主负责人为朱阿伊，接待商务代表，接机、送机，陪同公司领导

及来宾游览、参观、就餐、入住等活动并做好接待工作。

财务部：支付各类费用，财务结算，负责合同、发票等。

9费用预算

表2费用预算表

费用

项目项目费用（元）

（元）

绿植（4盆）278预备药品462

水果蓝（3个)600出游水以及食物