乐乐生鲜超市商品采购业财融合流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1乐乐生鲜超市简介................................................1

2乐乐生鲜超市采购业务财务处理现状分析............................1

2.1乐乐生鲜超市商品采购管理现状分析............................1

2.2乐乐生鲜超市商品采购业务对应财务处理现状....................3

3乐乐生鲜超市采购业务中的问题....................................3

3.1没有流通的采购信息..........................................3

3.2供应商结构单一..............................................4

3.3没有高效的采购系统..........................................4

4乐乐生鲜超市采购业务财务融合流程优化设计........................5

4.1通过建立信息库优化采购渠道................................5

4.2供应商多元化..............................................6

4.3引进ERP系统..............................................7

5总结............................................................8

参考资料.........................................................9

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乐乐生鲜超市商品采购业财融合流程优化设计

1乐乐生鲜超市简介

乐乐生鲜超市位于衡阳市衡南县商业步行街108号，面积大约有300平方

米，在当地有四、五家分店，员工有100人左右；乐乐生鲜超市坚持“诚信经

营、顾客至上”的经营理念，努力为消费者提供质优价廉、绿色健康的商品，

其主要经营的包括蔬菜、水果、农副产品等。

2乐乐生鲜超市采购业务财务处理现状分析

2.1乐乐生鲜超市商品采购管理现状分析

乐乐生鲜超市商品采购，是根据超市商品的需求数量来估算采购数量，然

后再来制定采购计划，最后决定采购数量。乐乐生鲜超市销售商品种类较多，

需要采购商品同样较多，以蔬菜为例：乐乐生鲜超市销售的商品有大白菜、玉

米、西红柿、土豆等，根据不同品种的蔬菜，不同种类的需求，分别决定采购

数量，由于蔬菜具有季节性，所采购的商品也要具有季节性变化。采购商品如

下表所示（仅一部分）

表2-1超市采购商品

种类举例

蔬菜萝卜、大白菜、花菜、红薯、玉米、

辣椒、茄子……

水果橘子、苹果、榴莲、梨、葡萄、菠萝

蜜、哈密瓜……

农副产品鸡蛋、大米、芝麻、大豆…

目前超市的采购流程：

①提出采购申请

由于乐乐生鲜超市是一家以生鲜产品为主，每次采购的商品大多为季节性

蔬菜、水果较多，因此，采购需求根据各个门店上报，然后采购部门将需要采

购的材料进行汇总，然后将采购任务分配给每个采购人员，并出具相应的采购

任务清单。

②制订采购计划

采购人员在接到采购任务后，根据自己的经验制定采购计划。

③选择供应商

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采购人员直接选择之前与之合作的一家供应商。

④签订采购合同

采购人员在确定好供应商后，采购人员应与供应商讨论商品的价格、质量

要求、交货时间、售后服务等合作条件，并据此与供应商签订采购合同。

⑤订购和发出订单

与供应商签订采购合同后，采购人员就可以向供应商发出订单，采购人员

在向供应商发出采购订单时需注意事项：必须准确写明订单号、品名、规格、

单价、所需数量、交货期、收货地址等信息。

⑥采购入库

在生鲜商品到库，采购人员要配合仓储部部人员按照与供应商所签合同的

规定，对生鲜商品数量、质量等做好验收工作，并在入库单上签字，当发现生

鲜商品存在未按合同规定或者违反合同规定的问题，采购人员就要及时向供应

商反映。

⑦货到付款

财务人员审核供应商发票无误后;向供应商支付货款，并且编制记账凭证并

审核，同时填写好明细账。

销售部采购部仓储部财务部

提出采购申请制定采购计划

选择供应商

确定采购价格

签订采购合同采购到货

验收

入库付款

采购流程图2-2

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2.2乐乐生鲜超市商品采购业务对应财务处理现状

在乐乐生鲜超市商品采购过程中涉及到的采购订单、采购发票一式三联

（第一联：记账联，销货方用作记账凭证；第二联：发票联，购货方用作记账

凭证，第三联：抵扣联）、到货单、付款回单、入库单一式三联(第一联：采购

留底；第二联：仓库留底；第三联：交财务核对发票入账)。

采购订单

订货单号：PQ-1002订单日期：2022年11月8日

供应商：XXX税率：13%

采购员：XXX联系方式:XXX

序号品名单位重量单价金额税额

1橘子斤32.508.12263.934.31

2苹果斤40.806.56267.64834.80

3香蕉斤20.003.20647.68

4梨斤35.608.61306.5239.85

合计￥1018.70

增值税普通发票

开票日期：2022年11月8日

购名称：乐乐生鲜超市密

货纳税人识别号：xxx码

单地址电话：xxx区xxx

位开户银行及账号：xxx

货物或应税劳务名称规格型号单位数量单价金额税率税额

橘子斤32.58.12263．913%34.31

苹果斤40.86.56267.6413%34.80

香蕉斤20.03.206413%7.68

梨斤35.68.61306.5213%39.85

合计902.06116.64

价税合计（大写）壹仟零壹拾捌元柒角整

销名称：xx供应商备

货纳税识别号：xxx

单地址电话：xxx注

位开户银行及账号：xxx

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到货单

入库日期：2022年11月9日入库类别：水果单号：CQ-001

序号品名单位重量单价金额

1橘子斤32.508.12元263.9元

2苹果斤40.806.56元267.64元

3香蕉斤20.003.20元64元

4梨斤35.608.61元306.51元

采购员：XXX库管员：XXX总经理：XXX

入库单

入库日期：2022年11月9日入库类别：水果单号：CQ-001

序号品名单位重量单价金额

1橘子斤32.508.12元263.9元

2苹果斤40.806.56元267.64元

3香蕉斤20.003.20元64元

4梨斤35.68.61元306.51元

采购员：XXX库管员：XXX总经理：XXX

电汇凭证

2022年11月9日

汇全称乐乐生鲜超市收全称xx供应商

款账号xxx款账号xxx

人汇出湖南省衡阳市xxx人汇入湖南省衡阳市xxx

地点地点

中国建设银行衡阳支汇入银行中国建设银行衡阳支行

汇出行名称行

金（大壹仟零壹拾捌元柒角整千百十万千百十元角分

额写）￥101870

支付密码

附加信息及用途：货款

对应可做如下账务处理：

借：蔬菜——橘子263.9

——苹果267.64

——香蕉64

——梨306.51

应交税费——应交增值税——进项税额116.64

贷：应付账款——XX供应商1018.70

财务收到付款通知后：

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借：应付账款——XX供应商1018.70

贷：银行存款——建设银行1018.70

财务人员再根据自己填制的记账凭证填写商品明细账，银行日记账。

3乐乐生鲜超市采购业务中的问题

3.1没有流通的采购信息

超市采购是根据需求编订采购计划，由于没有流通的采购信息，导致乐乐

生鲜超市仓库经常出现货物堆积或者是货物短缺的问题，但是又不能及时反映

给采购部，所以给超市带来很大难题：由于生鲜商品属于易腐烂商品，不易保

存，并且过长时间储存会影响商品的口感；因此导致造成大量的成本浪费，甚

至影响了超市的当期利润。

3.2供应商结构单一

乐乐生鲜超市选择供应商通常都是直接选择以前合作的供应商，没有过多

的进行市场考察，和市场调研，导致商品价格成本可能高于市场价格，甚至质

量也没有市场其他同类产品高，有时可能出现货物短缺，不能满足超市购货需

求，无法及时供给。单一的供应商在一定程度上影响了超市发展，限制了购货

的自由度。

3.3没有高效的采购系统

乐乐生鲜超市没有引进采购系统，所有的采购流程都是在线下完成的，由

于依靠人工采购，没有高效线上的采购信息系统，所以采购的效率无法得到提

高；同时，不论是采购还是财务都是一些手工账，给超市管理者带来极大挑

战，由于没有采购系统，管理者只能通过一些票据，手工账去检查账务问题，

可能出现采购员贪污问题，但是不能及时发现。

4乐乐生鲜超市采购业务财务融合流程优化设计

4.1通过建立线上信息库优化采购信息渠道

首先对乐乐生鲜超市的各种商品进行编号，根据不同商品分别用不同编号

表示，蔬菜类用S、水果类用N、农副产品类用T;按保质时间进行又一轮划

分，1-2天用0、3-4天用1、一个星期用2、半个月用3，以此类推。再根据不

同产品细化用两位数表示，最终会形成一个四位数的编码，然后标记好单价和

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重量，并且把这些信息录入线上信息库。

为了进一步优化，我们还要对每一种产品的数量进行统计和限定，一旦产

品低于我们设定的那个数量，系统就会自动发消息通知采购部进行采购，这样

一来不但节省了人力，还可以优化采购流程，降低采购成本，提高效率。乐乐

生鲜超市采购流程中存在的问题就是没有明确采购需求，导致超市出现货物堆

积或者短缺，现在以信息库为依据，采购部可以直接利用信息库传达的消息进

行采购，实现信息化采购，避免了以前采购信息不流通带来的弊端。

图4-1采购信息流程优化设计

4.2供应商多元化

随着超市的不断壮大和激烈的市场竞争，单一的供应商不能满足超市的良

性发展，供应商的管理是超市提高核心竞争力的重要因素，因此供应商的多元

化势在必行。因此，我们可以在保留原有的供应商同时，寻求或引进新的供应

商，同一种商品供应商数量越多，越有利于采购方进行议价，降低采购成本。

乐乐生鲜超市商品流动性强，根据商品需求分析市场上的供应商渠道，可

以分为当地供应商和跨区域供应商，在当地供应商可以采购由于保鲜原因不适

合长途运输的生鲜商品，供应商主要是周边大型批发市场和农产品生产基地；

跨区域供应商采购的生鲜商品主要是能够在一定时间内长距离运输或经过一定

保鲜处理的商品。

例如：乐乐生鲜超市要采购一批新的水果，首先要进行市场调研，分析商

品的市场行情，收集有关的供应商信息，然后在原有供应商/当地供应商/跨区

域供应商中进行选择，并根据商品的特征，以此确定供应商的选择标准，在不

同的供应商中选择最合适、最质优价廉的供应商。选择不同渠道的供应商的目

的都是为了降低采购成本，扩大货源，保证供货及时。

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分析市场竞争环境

收集供应商信息

选择供应商目标

1.原有供应商

2.当地供应商

3.跨区域供应商

（在三者择其最优）

确定供应商选择标准

选择供应商

图4-2供应商选择流程

4.3引进ERP系统

随着乐乐生鲜超市的采购业务逐渐增多，信息化采购也成为大势所趋，乐

乐生鲜超市引进ERP系统后能够很好的实现信息化需求。在使用ERP系统前，

需要对它进行初始化设计，包括开启总账、应收账款管理、应付账款管理、采

购管理、库存管理这几个模块启用，接着要建立和录入部门和人员档案；建立

并录入客商档案；建立并录入财务档案；建立并录入存货档案；建立并录入采

购业务档案；设置采购单据编号；设置采购参数，然后我们就可以在这个系统

内完成采购业务。

采购流程介绍：第一步：由采购员录入、审核采购订单

第二步：由采购员参照生成并审核原始凭证

第三步：由库管员参照生成并审核采购入库单

第四步：由采购员参照生成采购发票并现付

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第五步：由采购员进行采购结算

第六步：由会计审核发票并制单

借:在途物资

应交税费

贷：银行存款

第七步：由会计记账并生成凭证

借：库存商品

贷：在途物资

以上所以步骤都在采购系统内完成，利用这个系统的优点是可以使采购业

务当中的数据记录更加的准确，不论是采购成本、采购时间、批次等都可以得

到详细的变更记录。这不但解决超市信息化水平低的问题，同时也挺高了采购

效率，方便了管理者的管理和监督。

财务部采购部仓储部

开始

采购订单

到货单

入库单

结算

审核后发票审核采购发票记账

制单记账后入库单

单

现付采购凭证

证

入库凭证

生成凭证

结束

图4-3ERP系统采购流程

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