辣妹子食品股份有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1辣妹子食品股份有限公司简介................................................................................1

2辣妹子股份有限公司办公用品采购管理状况、所存在问题及产生原因分析....1

2.1管理现状......................................................................................................1

2.2存在问题分析..............................................................................................2

2.2.1分散采购方式的制约...........................................................................2

2.2.2公司管理制度不完善...........................................................................2

2.2.3办公用品采购不及时...........................................................................2

2.3产生原因分析..............................................................................................2

2.3.1采购流程不规范...................................................................................2

2.3.2管理层不够重视...................................................................................3

2.4问题解决方案..............................................................................................3

2.4.1市场调查，寻求机遇...........................................................................3

2.4.2制定一套合理的管理制度...................................................................3

2.4.3完善库存管理制度...............................................................................3

3辣妹子股份有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计................................4

3.1业财融合流程设计......................................................................................4

3.1.1流程表设计...........................................................................................4

3.1.2流程图设计...........................................................................................5

3.2相关财务核算..............................................................................................6

4结束语........................................................................................................................7

参考资料.............................................................8

湖南商务职业技术学院毕业设计

辣妹子食品股份有限公司采购业务财务

融合流程设计

1辣妹子食品股份有限公司简介

辣妹子食品股份有限公司于1998年11月06日在湖南省益阳市沅江市

注册成立，注册资本为8400万，是一家集农副产品深加工与销售于一体的

现代化食品企业。公司拥有辣椒酱和罐装桔片爽生产基地，拥有辣椒酱、

腊八豆、剁辣椒、豆豉王、脆萝卜等70多个品种。公司坚持以技术创新引

领行业发展，成为中国国家辣度标准参与制定者，并先后荣获“中国驰名

商标”、“第七批农业产业化国家重点龙头企业”、“国家科学技术进步二等

奖”、“湖南省高新技术企业”等多项荣誉，2009年公司shi县工业总产值

3.8亿元，销售收入3.6亿元，利润2800多万元，完成税收2600多万

元。辣妹子将以打造美食与文化新融合的百年品牌为愿景，严守品质底

线，创新商业营销运作模式，助推行业产业化发展的同时，积极履行社会

责任，助力乡村振兴，致力于成为中国辣椒全产业链综合服务商，让世界

品尝湖南味道！

2辣妹子股份有限公司办公用品采购管理状况、所存在问题及

产生原因分析

2.1管理现状

采购管理现状，提前对企业办公用品采购没有做好规划，导致没有科学的

采购管理制度，采购管理团队人员频繁变动，采购工作持续性较弱，这样的人

员变动对采购工作的展开有着不好的影响，后来者对采购计划不了解，就会使

采购流程混乱，信息资料缺失，操作失误，对企业的发展有阻碍。采购计划制

定不及时，导致办公用品不能及时领用，阻碍公司的项目建设和生产交付。临

时采购会使需求量增加，导致订单周期延长，供应商会借此抬高采购价格，从

而增加公司采购办公用品的成本。

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2.2存在问题分析

2.2.1分散采购方式的制约

公司的采购方式，单独采购数量有限，无法获得大量采购的价格优惠；然

后采购权力下放，采购过程中出现意见不合的状况，难以控制，容易忽视公司

的整体利益，考虑自身的利益较多，为了保证供应充足，可能存在办公用品采

购超量，浪费资源，会增加办公用品的库存量，占用流动资金。

2.2.2公司管理制度不完善

本公司在管理制度方面并不是很系统很全面，创新程度不够，目前处于被

动应对的状态，制定出来的策略不完善，研究不够深入。甚至，照搬其他成功

企业的管理制度到自家企业中，这样看起来既省事又节约成本，但实际忽略了

对自身情况的了解，导致表面看似和谐，实则很混乱。

2.2.3办公用品采购不及时

采购人员在正式实施采购前，没有根据采购物料的数量、需求时间、价格

预算、采购战略等确定采用什么样的方式。对于通用型或标准化办公用品的采

购，没有选择好正确的供应商，以至于在供应商的选择上，没有遵循供应商的

步骤，无法经过产品样件制认证，供应能力、售后服务、成本价格等都无法保

证与第一次购买是否一致，从而无法保证办公用品是否符合本公司的需求。

2.3产生原因分析

2.3.1采购流程不规范

本公司未编制采购办公用品的预算流程，流于形式，盲目编制采购需求，

造成了采购量超出预算，实际采购量超出实际需求量，不能充分得到利用，从

而导致浪费和闲置。对采购流程没有进行具体化，规范化，没有全面梳理企业

运营管理现状和采购流程，从而也就无法了解各部门之间的关系，对后续的工

作造成了阻碍。多余的流程也没有删除，缺失的流程也没有得到弥补，自然而

然采购流程的运行效率也就降低了。面对这种情况没有及时提出优化，传输优

化采购流程的核心理念，无法得到管理层的理解与支持，所以就不能推动采购

流程的高效落实。

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2.3.2管理层不够重视

没有认真梳理工作流程，严格制定管理制度，把重点放在公司的绩效和提

高营业收入上面，正因为绩效与升职加薪息息相关，对公司的采购管理就容易

疏忽，降低了对运营成本的关注。为了扩大自身对公司的管理控制权，随意支

配现金流量，没有根据公司的实际情况出发，正是由于管理层的疏忽，未贴合

市场最低价，造成办公用品采购的价格过高，忽略了公司的整体利益。

2.4问题解决方案

2.4.1市场调查，寻求机遇

近几年，食品行业的竞争力日趋激烈，由于食品行业的进入门槛比较低，

产品同质化现象日益严重。辣椒酱作为快速消费品，业内竞争更是异常激烈，

市场上各大厂商都在进行价格战，根据公司目前现状，规划出一套适合本公司

的发展宏图。采购过程中也要根据实际情况而定，尊重市场规律，实现公司利

益最大化。行业的大整合，是不可逆转的客观规律和历史潮流，任何一个行业

都要经过这一过程，既要做到分析我国市场经济体制的改革方向，又要做到顺

应时代的发展，切记不要将蛋糕做大做高，而要做实做细，才能提升公司的竞

争力和影响力。

2.4.2制定一套合理的管理制度

学习其他公司的管理制度，取之精华，去其糟粕，做到表里如一。管理层

必须坚持公平、公正、公开的原则，严格依据绩效与业绩、价值创造过程中的

表现来实现员工薪资、年终奖以及职位的升降。提高管理者对采购办公用品的

重视程度，才能在提高对办公用品管理方面的效率。同时也要进行财务分析，

通过实际数据让管理者加强对采购办公用品实际需求量的重要性。针对突发状

况，建立绿色通道的采购管理模式，采取先下单采购供应，后去财务经理、出

纳人员处提交相关证明材料，经审核后即可报销的方法，保障公司日常工作的

顺利开展。

2.4.3完善库存管理制度

办公用品的配备采购要合理、准确、及时，增强透明度。采购前要做好市

场调查，充分掌握所需物品性能、价格和附加优惠条件，选择正确的，符合本

公司的供应商，按照厂家的购买步骤来采购，采购时需检验办公用品是否合

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格，确认产品质量，做到采购的物品既合理又优质。明确办公用品的出入库，

盘点，确保库存数量的准确性，做到账实相符。入库时要根据发票和送货单核

实的数量、品种、规格后方可入库，再打印入库单并签好字；出库时凭借相关

部门管理者的签字领用单，集中领用，做好相应的出库管理工作，并由仓管人

员集中出库，打印好出库单并签字；盘点时，需要定期盘点，及时发现账实不

符的情况。也可以根据公司实际情况合理运用现代化技术，提高盘点的速度和

准确性。

名称单位数量名称单位数量

A4张圆珠笔盒

圆珠笔笔芯盒文件夹个

印泥个回形针盒

订书机个复印纸张

订书机针盒笔记本本

3辣妹子股份有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计

3.1业财融合流程设计

3.1.1流程表设计

序号操作步骤角色提示内容

填写采购办公用根据需求填写所需办公用

1

品需求表品的需求表

采购员1.根据所需采购金额填制

借款单

2填写借款审批单

2.再将借款单交给财务经

理审核

审核由采购员交来的审批

3审核借款审批单财务经理单的准确性、合理性再签

字

填写三联式借款按照借款单填写三联式借

单款单

4出纳

接受借款单并支付对应现

支付现金

金给采购员

4

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1.根据借款单填写记账凭

5编制记账凭证会计证

2.再交财务经理审核

对会计交过来的记账凭证

7审核记账凭证财务经理进行审核，检查准确性，

合理性并签字

根据相关账款填写科目明

8登记明细账会计

细账

9去采购采购员去采购办公用品

依据采购数量计算费用，

结算费用并开发

10生产厂家收取现金，开具增值税普

票

通发票

根据采购员取回来的发票

11付款财务经理

支付相应金额

3.1.2流程图设计

采购员财务经理出纳会计

填采购需求表

填写借款单审核借款单填写三联式借款单编制记账凭证

支付现金登记明细账

审核记账凭证

采购办公用品

取回增值税发票付款结束

5

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3.2相关财务核算

采购员根据公司办公用品库存和办公用品需求量填写好采购需求单，再借

款并填写好借款单，交由财务经理审核，最后采购员去出纳人员处领取现金

3000元，需要采购订书机20台（25元/个），订书机针100盒（3元/盒），笔记

本100本（5元/本），圆珠笔20盒（50元/盒）。4月2日出发批发市场采购订

书机和订书机针，当日取回货物和增值税发票；3日采购笔记本和圆珠笔，当

日取回货物和增值税发票，采购结束后退回多余现金，会计分录如下：

先填写借款单并领取现金：

借：其他应收款——采购员3000

贷：银行存款3000

4月2日去采购订书机和订书机针：

借：管理费用——订书机500

——订书机针300

应交税费——应交增值税（进项税额）104

贷：其他应收款——采购员904

4月3日采购笔记本和圆珠笔：

借：管理费用——笔记本500

——圆珠笔1000

应交税费——应交增值税（进项税额）195

贷：其他应收款——采购员1695

采购人员退回现金

借：库存现金401

贷：其他应收款——采购员401

现金日记账

月日凭证类别号数摘要借方贷方余额

41期初余额5000

2记10采购员采购办公用品30002000

3记11采购结束后退回多余现金4012401

其他应收款明细账

月日