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文档简介

公司合同存档管理流程一、制定目的及范围为确保公司合同的有效管理与存档，提升合同的使用效率，减少合同纠纷，特制定本流程。该流程适用于公司所有部门的合同管理，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同及其他法律文件。二、合同管理原则1.合同管理应遵循“规范、透明、安全”的原则，确保合同的合法性与有效性。2.所有合同必须经过合法审批流程，确保合同内容符合公司政策及法律法规。3.各部门应指定专人负责合同的起草、审核、签署及存档工作，确保责任明确。三、合同存档流程1.合同起草合同的起草由相关部门根据业务需求进行，起草人需参考公司标准合同模板，确保合同条款的完整性与合规性。起草完成后，需进行初步自审，确保内容准确无误。2.合同审核合同起草完成后，需提交至法务部门进行审核。法务部门将对合同的法律条款进行审查，确保合同的合法性与有效性。审核意见应在三个工作日内反馈给起草人，若需修改，起草人应根据反馈意见进行调整。3.合同签署合同审核通过后，需由相关负责人进行签署。签署时，需确保合同的每一页均有签署人签名及日期。签署完成后，需将合同的原件交由法务部门进行存档。4.合同存档合同原件由法务部门进行集中存档，存档时需填写《合同存档登记表》，记录合同编号、合同名称、签署日期、存档日期及相关责任人信息。所有合同应按照合同类型及签署日期进行分类存放，确保查找方便。5.合同电子化管理合同存档后，法务部门需将合同扫描成电子版，上传至公司合同管理系统。电子版合同应与纸质合同保持一致，确保信息的完整性。系统中应设置权限，确保只有相关人员能够访问合同信息。6.合同变更与续签合同在执行过程中如需变更，需按照原合同约定的变更流程进行。变更协议需经过法务审核并由相关负责人签署。续签合同应在原合同到期前一个月进行，遵循相同的审核与签署流程。7.合同履行与监控各部门需定期对合同的履行情况进行检查，确保合同条款得到有效执行。法务部门应协助各部门进行合同履行的监控，及时处理合同履行过程中出现的问题。8.合同到期管理合同到期前，法务部门应提前一个月通知相关部门，提醒其进行合同的续签或终止处理。到期合同的处理需遵循公司相关政策，确保合同的合法终止或续签。四、备案与记录所有合同存档后，法务部门需定期对合同进行审核，确保合同信息的准确性与完整性。每季度需向公司管理层提交合同存档情况报告，报告内容包括合同数量、类型及存档状态等信息。五、合同管理纪律1.合同起草人职责：确保合同内容的准确性与合规性，及时反馈审核意见。2.法务部门职责：对合同进行全面审核，确保合同的合法性与有效性。3.各部门职责：负责合同的履行与监控，及时处理合同执行中的问题。4.信息安全：所有合同信息应严格保密，未经授权不得泄露合同内容。六、反馈与改进机制为确保合同存档管理流程的有效性，需定期收集各部门对流程的反馈意见。法务部门应根据反馈意见进行流程的优化与调整，确保流程的适应性与高效性。每年进行一次流程评估，确保

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