江西恒盛服饰有限公司采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1.江西恒盛服饰有限公司简介........................................1

2.江西恒盛服饰有限公司采购制度现状及存在的问题....................1

2.1江西恒盛服饰有限公司采购制度的现状..........................1

2.2江西恒盛服饰有限公司采购制度存在的问题......................1

2.2.1供应商管理不合理.......................................1

2.2.2采购监督制度不完善.....................................2

2.2.3采购流程不规范.........................................2

3江西恒盛服饰有限公司采购制度优化设计..............................2

3.1加强对供应商的管理..........................................3

3.1.1审查供应商信息.........................................3

3.1.2对供应商进行考核.......................................3

3.2健全采购监督制度............................................4

3.2.1建立岗位责任制.........................................4

3.2.2设立奖惩激励绩效考核...................................5

3.3规范公司的采购流程..........................................7

4采购制度优化后的预期效果..........................................8

参考资料...........................................................9

湖南商务职业技术学院毕业设计

江西恒盛服饰有限公司采购制度优化设计

1.江西恒盛服饰有限公司简介

江西恒盛服饰有限公司成立于2018年5月28日，注册资本为1000万元

（人民币），企业地址位于江西省宜春经济技术开发区春雨路12号，所属行业

为纺织服装、服饰业，经营范围包含：服装、针织品、纺织品、麻类制品、袜

子、内裤、内衣及家居服生产和销售。公司秉承“顾客至上,锐意进取”的经营

理念，用自己的真诚打动客户，为客户带来最大的利益。

2.江西恒盛服饰有限公司采购制度现状及存在的问题

2.1江西恒盛服饰有限公司采购制度的现状

江西恒盛制衣有限公司是一家服装制造企业，主要面料有各种梭织面料，

条轮面料，金纶面料，天丝面料，毛衣面料等，约占公司年度销售额的30%左右。

主要生产各种T恤、弹力衫、文化衫、针织衫(男女背心、男女内裤和童装）以

及各式麻类制品等，约占公司年度销售额的70%左右。经过对该公司的详细调查，

我认为公司现行的采购体系太过单一。目前公司的物料采购流程，通常都是公

司的生产部提出需求，然后由采购部拟定采购方案，与供货商询价议价，最后

签订采购合同。在制定采购计划时，没有进行综合规划，即使制订了，也不能

完全按计划进行，导致原料与产品的生产不匹配。物料到达时，由仓库管理员

负责盘点，仓库管理员一般都是清点数量，不查品质，并没有设置专人，验收

办理入库手续后便通知财务部门办理付款手续。在供应商的管理上，公司的供

货商不稳定，部分供货不及时，甚至出现了质量问题，从而会影响到公司生产

线的正常生产，最终导致交货时间的延迟。

2.2江西恒盛服饰有限公司采购制度存在的问题

2.2.1供应商管理不合理

江西恒盛服饰有限公司不会对供应商进行定期考评，进行采购时往往更多

关注材料的价格，会使产品不达标存在质量风险。双方都是从自身利益出发，

没有考虑如何共同降低成本，共同富裕。公司在选择供应商上没有统一的标准

和原则，所以会出现供应商拿到订单后不能按时、按质、按量的提供原材料，

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

产品质量的风险就加大。就目前而言，江西恒盛服饰有限公司要想对供应商进

行有效的管理，就必须建立完整的供应商考核方案，不仅如此，还要不断开发

供应商，选择优质的供应商并与其建立长期的合作关系。

2.2.2采购监督制度不完善

完善采购监督制度是企业各项工作顺利进行的保障。江西恒盛服装有限公

司的采购成本监督管理制度不完善，部分部门主管以及成员对采购工作的重视

程度较低。在日常的采购监督工作中，往往会出现一些流于形式的问题，或者

是在采购过程中，由于没有能够对供应商进行有效的监督和管理，从而造成了

潜在危险。采购部门没有将采购工作落实到所有人的手中，而造成的问题则是

全部门的责任，很可能会影响到采购人员的工作热情。采购部门实行每个部门

独立核算制，缺少与其他部门的交流，没有很好地与其他部门协同工作。公司

的内部奖惩机制不完善，盲目追逐个人利益，对浪费和危害公司利益的人视而

不见，不奖励那些省钱、完成任务的人，会使他们的工作积极性下降，这对那

些积极的员工来说是不公平的。

2.2.3采购流程不规范

采购管理流程缺乏整体性和系统性的筹划，江西恒盛服饰有限公司过于重

视生产的过程，而忽视了采购管理的规范性。没有制定采购管理流程相关文件，

所以采购负责人在采购过程中的管理比较随意。整个采购流程从下单开始，就

不仅仅是采购部门的工作，供应部、生产部、财务部、销售部等部门都有着重

大的作用。但是由于采购流程的模式过于僵化，导致工作效率低下。以至于采

购计划不能得到落实，无法很好的实施，容易滋生人情采购等不良现象导致了

物料的质量风险。江西恒盛服饰有限公司现有的材料采购流程图如图1所示:

图1江西恒盛服饰有限公司现有的材料采购流程图

3江西恒盛服饰有限公司采购制度优化设计

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

3.1加强对供应商的管理

3.1.1审查供应商信息

要求供应商提供各项材料以进行筛查，还要去搜查该供应商的行政信息，

企业可以借助企业信息公示网、企查查或爱企查等平台查询，快速核查供应商

的基本信息及诚信度。要求供应商填写一份符合规定的调查表，通过对供应商

的总体规模、资金实力和社会地位的初步认识，制定相应的调查表，以便对供

应商的合规状况做出初步的判断。要求供应商签署承诺函，签订承诺书的重要

意义，除了其内容对供应商的法律约束力外，还体现了其诚信和遵守的态度。

具体审核内容见表1：

表1供应商审核内容

营业执照复印件、行政许可证明、税务登记证和资质能力证明等

提供各项材料

相关的资质状况材料以进行筛查核对。

供应商有无行政处分、行政处罚、民事处罚或刑事处罚，主要成

搜索行政信息

员有无行贿受贿等刑事判决记录。

主要包括组织结构、组织制度、内部控制、单位文化和常见的合

填写调查表

规风险等问题。

确保所提供的资料和文件都是真实、合法的，并且在与该公司的

签署承诺函

合作中不使用任何非法的手段。

3.1.2对供应商进行考核

江西恒盛服饰有限公司应强化对供应商的管理和评价，建立供应商审核方

案。凡是列入江西恒盛服装有限公司的供应商，都要定期或不定期地进行质量、

价格、交货时间、服务态度等评价，以此来监督供应商提高产品质量。对于主

要材料的供应商每个月进行考评,而对于一般材料的供应商则每半年进行考评,

采购负责人负责对采购人员考评的结果进行复核，若有供应商出现质量水平、

交货能力、配合度等方面出现重大问题时，随时对该供应商进行复查。并核查

供应商出现供货不准时的原因，以及迟交与早交的比率，将此结果与合同约定

目标进行比较。以此来作为后续选择供应商的参考，最后一定要对其进行后续

的跟踪了解。供应商考核表见表2所示：

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

表2供应商考核表

供应商

考核项目配分考核内容得分扣分原因

质量30分

价格25分

交货时间20分

服务态度15分

自我改进能力10分

合计100分

合计实得分标90分以上为优秀，90分-80分为良好，80分-70分为中等，70分-60

准分为合格，60分以下为不合格。

考核结果☐优秀☐良好☐中等☐合格☐不合格

①质量：建立质量问题数据库，随时调查质量问题。对于大量大批的材料，

采用抽检的方式；对于重要性的材料，采用全检的方式；同时还要需要注意材

料的报废，确定是人为原因还是运输问题。(品种交错质量不符扣5-10分、每

影响一次公司正常生产扣10分）

②价格：供应商应在保证合理利润的基础上，也要根据采购方的要求和市

场价格进行合理的降价，提供低成本、高效益的服务。（价格同市场价无优势

扣2-5分，市场价格下降时不主动下调扣2-5分）

③交货时间：首先要给供应商准确的需求量，最好是与交货时间很短的供

应商合作，但不能忽略了交货准确率，两者兼得证明供应商备有足够的安全库

存，生产能力和管理能力很强。（每迟交一批货扣5分，因迟交影响公司正常

生产扣10分）

④服务态度：秉持着合作共赢的理念，对待投诉的灵敏度，其沟通时的态

度。（本公司反映问题未妥善处理扣2-5分）

⑤自我改进能力：同一件事情不会犯第二次错误，及时改善问题，并始终

追求完美。（视情况扣2-5分）

3.2健全采购监督制度

3.2.1建立岗位责任制

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

江西恒盛制衣有限公司在采购过程中，要注重各环节的约束与监督。做事

情都应该先请示汇报。要建立岗位责任制，明确每个岗位每个人员的职责。采

购工作涉及多个部门，任何一个部门的疏忽都会影响到整个采购过程。所以，

所有的工作都要相互配合。建立岗位责任制，可以让所有人都清楚自己的职责，

让所有人都能尽心尽力的工作。实行实时监督，监察部门应实施监督采购环节

的有关进度，定期对采购过程中的各个环节进行检查，对采购标准、采购内容

等进行核查。实施专项监察，由监察部门采取效能检查、抽样检查、重点抽查、

查阅相关的资料和档案或请有关人员说明等方法，对物资采购进行监督。对材

料使用单位和工作人员反映的问题，要认真调查、核实、处理。关于采购监督

的岗位责任制如图2所示：

图2采购监督的岗位责任图

3.2.2设立奖惩激励绩效考核

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

当采购部门业绩超额达成预期时，参考每个员工的工作量以及绩效考核的

情况，对于工作量大且能将本职工作出色完成的员工，应该给与其明显大于其

他员工的奖金，对于特别优秀的员工，除了奖金外，还可以给与其升职加薪的

机会。另外，除了物质奖励，还可以给一定的精神奖励，如在年度全员大会中

给与其“年度最佳员工”的称号。有奖励也要有惩罚，当部门业绩下滑时，应

根据每个员工绩效考核表（如表3）的结果进行相应的惩罚，赏罚分明，以儆效

尤。

表3采购部绩效考核表（月）

被考核者所属部门职位名称

指标权重具体

考核指标考核内容扣分

分类（%）事例

1.员工不得迟到、早退，扣3分/次

出勤率5%

2.不服从或旷工，得0分

工作有明确的工作目标和工作热情，自觉完成工作任务

责任感5%

态度且对自己的行为负责

和部门内的同事们团结协作，以团队的利益为出发

团队意识5%

点，无收受贿赂或其它因私利损害公司的行为

采购及时性15%未及时完成采购任务，扣2-5分/次

采购入库及未及时办理采购验收入库手续，扣2-5分/次

15%

时性

采购系统录未及时准确地录入采购物资信息，扣2-5分/次

15%

入及时性

发票按时取1.发票取得时间延误，扣2-5分/次

10%

工作得2.发票所带附件不齐，扣3-5分/次

业绩1.违反公司管理制度规定，扣3分/次

管理制度执

10%2.违反公司管理制度规定，且给公司造成损失，

行

直接责任扣5-10分/次，间接责任扣3-5分/次

对供应商进行有序的管理，若发生供应商投诉，

供应商管理10%

经查实后，视情节轻重，扣5-10分/次

对采购价格进行严格的对比，若发现同一质量的

成本控制10%

材料采购价格明显高于市场价，扣5-10分/次

最终得分：

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

3.3规范公司的采购流程

生产部门向采购部门提供采购的需求，采购部门综合考虑库存数、缺少数、

安全库存量等因素，编制采购订单，上报上级审批。在审核通过后，根据供应

商的相关材料，通过制作的供应商考核表，从公司的资料库中挑选出一家最适

合的供货商，就采购的内容、采购数量、付款方式、验收等内容与其进行讨论。

经过双方谈判确认后，编制采购合同，再经过供货商审批确认，上报上级审批，

签订采购合同。随后通知供应商发货。当公司收到货物，采购部门检查材料是

否符合要求，如果不符合，应坚决拒收并要求供应商及时补发合格材料。检查

合格后，生产部门验收物资，由财务部门办理结算并付款入账，最后再做一个

整体的效绩评价，具体流程见图3所示：

总经理财务部门采购部门供应商生产部门

分析采购单提供采购需求

审批审核编制采购计划

审查供应商提供相关资料

评估选择供应商协助选择

采购谈判

审批审核签订合同签订合同

采购监督供应物资验收物资

物资入库

审批办理结算是否合格

支付结算

付款入账办理退货

绩效评价

图3优化后的采购流程图

7

湖南商务职业技术学院毕业设计

4采购制度优化后的预期效果

通过对优化方案的实施，为其提出了具体的优化措施，可以看出江西恒盛

服饰有限公司的采购管理在优化后比优化前有了改变，强化了供应商的管理，

制定了供应商考核体系，选择与重要的供应商合作，并建立了长期合作关系；

完善了公司的采购监督制度，实行专项监督和实时监督，明确各岗位工作职责

及权利义务，还加强了公司各部门的交流与