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文档简介

企业人事档案管理制度第一章总则为加强企业人事档案的管理，确保档案的安全性和有效利用，依据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本管理制度。人事档案是记录员工个人经历、能力、表现等重要信息的文件材料，是企业进行人力资源管理、员工任用及评估的重要依据。第二章适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作，包括新员工入职档案的建立、在职员工档案的维护及离职员工档案的归档。所有部门均需遵循本制度，确保人事档案管理的规范性和一致性。第三章档案的收集与归档人事档案的收集与归档由人力资源部负责，具体内容包括但不限于：员工登记表、个人简历、考核材料、各类证书复印件、奖惩记录、劳动合同、承诺书及其他相关材料。所有归档材料应确保字迹清晰、内容完整，且需由人力资源部进行审核，确保符合归档标准。第四章档案的保管人事档案应由专人负责保管，存放于专用档案室，采取防火、防潮、防盗等安全措施。档案应逐一编号并建立电子档案管理系统，每年定期进行档案的检查与核对，确保档案的完整性和安全性。档案交接时需填写交接清单，并由交接双方签字确认，确保责任明确。第五章档案的查阅与借用员工或外部人员如需查阅或借用档案，需向人力资源部提出申请，并经过审核批准。原则上，档案不予外借，特殊情况下需外借时，须经公司高层领导批准。查阅档案时，需遵循保密原则，严禁对档案进行任何形式的修改或损毁。第六章档案的转递档案转递工作应严格按照规定进行，员工内部调动时，档案随人转递。人力资源部负责对转递档案进行密封处理，禁止个人私自携带。转递档案时需填写转递通知单，并通过机要渠道进行转递。对转入的档案，需及时核对无误，并办理通知单的回执。第七章档案的更新与维护员工在职期间，任何与人事相关的信息变更（如职位变动、薪资调整、培训经历等）均需及时更新档案。人力资源部应定期对员工档案进行审核，确保信息的准确性和时效性。员工有责任及时向人力资源部报告个人信息的变更情况。第八章档案的销毁离职员工的人事档案在保存满规定年限后，方可进行销毁。销毁前需经过人力资源部审核，确保档案中不含有法律规定需长期保存的材料。销毁过程应采取安全措施，确保信息不被泄露。第九章监督与评估机制为确保本制度的有效实施，人力资源部应定期对档案管理工作进行监督与评估。评估内容包括档案的完整性、安全性、查阅效率等。评估结果应形成书面报告，并提出改进建议，以不断优化档案管理流程。附则本制度由人力资源部负责解释，自发布之日起实施。制度的修订应根据法律法规的变化及公司实际情况进行，确保制度的时效性和适用性。通过

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