湖南依美佳门窗有限公司费用管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介........................................................................................................................1

2公司费用管理制度现状................................................................................................1

2.1公司费用管理制度现状.....................................................................................1

2.2公司费用管理制度的意识.................................................................................2

3公司费用管理制度存在的问题分析............................................................................2

3.1公司的费用审批不严谨.....................................................................................3

3.1.1“白条”不得入账...................................................................................3

3.1.2发票严格把关..........................................................................................3

3.1.3签字必不可少..........................................................................................3

3.2公司的费用管理流程不完善.............................................................................4

4公司费用管理制度优化设计........................................................................................4

4.1费用管理制度的完善.........................................................................................4

4.1.1费用报销制度规范时间..........................................................................4

4.1.2费用报销单填写及流程..........................................................................5

4.1.3完善公司费用管理的措施......................................................................6

4.2制定费用报销制度计划.....................................................................................6

4.3日常费用报销.....................................................................................................7

5结束语............................................................................................................................7

湖南商务职业技术学院毕业设计

湖南依美佳门窗有限公司

费用管理制度优化设计

1公司简介

湖南依美佳门窗有限公司（以下简称依美佳）位于湖南省长沙市长沙县。

是专业制作铝合金门窗、平开窗、对开门等设计、制造、安装、修理为一体的

制造企业。公司已经拥有全套生产线设备，且严格根据国家标准技术生产，具

有丰富的生产阅历及规模化生产力量，形成了一支具有专业知识与技能、市场

开拓经验和较高管理水平的员工队伍，迅速在各地成立代理商、经销商，然后

为广大用户提供更优质的产品和良好周到的服务！

2公司费用管理制度现状

2.1公司费用管理制度现状

公司的持续经营关乎着如何管理好“钱袋子”，这是公司能够持续经营下去

的重中之重，目前越来越多的企业，将财务管理内部控制的节点往前计划，通

过前置化的管控来实现财务的有效管理，目前，依美佳公司大多数的费用和开

支成本较高，成本控制的条例实施又不到位，从而影响了公司的最终利润。且

公司的费用支出也存在着很大的问题，虽然有一定的预算管理制度，但是差不

多都只是形式不是实际实施。而且领导层也一味地的忍让，睁一只眼闭一只眼，

导致公司在实际的工作中，日常实际支出远远高于正常预算，存着“有制度而

无反馈”的发生。所以在费用的预算与现实支出情况不一致的情况下，也没有

及时的反馈正常的成本信息，没有认真去调查研究问题所在，从而制订改进的

措施，而是放任不管的态度。公司的管理机制较为落后，成本的控制和奖惩机

制不健全，成本难以控制下去。

在费用报销方面，费用报销时的处理人员，由出纳来填制审核基本的报销

单据和保管、收拾原始凭证，公司领导审核签字的时候停留的时间过长。湖南

依美佳公司的出差人员外出出差的地方较近，花销较小，在金额比较大的时候

就一次性报销，有时候领导有事不在公司，就会有很多发票没有办法审批。所

以湖南依美佳公司目前只有一套简单的报销流程：首先由经办人员填制持有部

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

门主管审批后的单据或者是借款单给会计审核，再交由总经理审核签字，出纳

签字付款、检查经办人已签收的凭证单据，最后填制现金支出、银行支出凭证

表。以下是该公司的费用报销流程图：

审核

经办人填部门负责人会计主管审

审批核报销凭证

写报销单

公司统一标

准的报销单

财务负责

人复核

经办人签收的凭证

出纳核对

经办人总经理

结算

签字付款

填制现金支出、银行支出凭证单

图一：费用报销流程图

2.2公司费用管理制度的意识

依美佳公司现有的管理人员经常不能自己解决问题，总是需要找领导解决，

发挥不了应有的效果，再加上工作职责划分不清经常造成的工作失误，并且总

是出现这个不是自己专门对接的就不回复不解决，要么就好几个人一起跟进，

导致差别对比过大，出现混乱，而使公司经营发生严重的后果。并且在费用管

理过程中存在突击消费、虚报产品的费用，导致公司成本费用的预算不符合实

际，对于生产经营过程中发现的成本管理问题及降低成本等建议未能及时的去

向管理部门反映。

3公司费用管理制度存在的问题分析

湖南依美佳门窗有限公司的日常管理工作中还是有着许多的问题。原有的

部分条款明显已经无法适应现阶段的企业发展要求，旧的管理体制不能适应新

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

的企业发展，部门的工作职责没有规划到位，公司的规章制度应该随时根据实

际情况调整为最适合自己的，以适应公司的不断发展和变化，而不是一直死守

旧制度。各个部门也应该加强工作能力，多沟通学习，严格按照公司的规章制

度来处理问题、解决问题，自己内部的事情也应该由自己内部解决，而不是一

点点事情也要找领导处理。制度费用报销也是财务管理工作中较为重要的一部

分，也最容易发生风险，因为公司会产生各种费用，随之而来的也有各项费用

的不准确。而有些时候相关人员报销时不严谨，再加上费用报销工作内容相对

简单，这就很容易导致报销数据的准确完整性不够。使用现金的不规范，超限

额，监督措施不到位。

3.1公司的费用审批不严谨

3.1.1“白条”不得入账

很多业务人员不懂财务，在外边办完业务，只是开个收据草草了事，然后

回企业报销。这时就千万要注意，这是不可以的。虽然这是合理行为，但却不

合法。能够作为凭证报销的单据目前只有两种：一种是税务局出售的发票，另

一种是财政等收费票据。除此之外，其他自制的单据就是平常说的“白条”了，

这些都是不可以报销的。

3.1.2发票严格把关

虽然有些员工在进行报销时，会用发票作为凭证单据，但是也会出现种种

问题，财务人员务必小心。例如需要报销的发票是虚假发票，或者是废弃发票，

以此少缴所得税。更有甚者，很多员工想套取公司的资金，而在市面购买发票

来进行报销。但是很多情况下，发票都是已经废弃的发票。当然，也会有员工

妄图用一些虚假发票蒙混过关。所以财务人员在审核发票时，一定要仔细甄别，

尤其是印章部分，万不可马虎大意。

3.1.3签字必不可少

企业内控不严格，将直接导致财务人员的工作不严谨。但是财务人员自己

就需要注意，无论企业环境什么样，最后报销出现问题，责任只能自己承担，

所以签字流程必不可少。比如部门经理签字，可以证明情况的真实性；财务部

签字，是为了审核发票金额与实际是否相符；财务总监签字，其目的是表明知

晓资金支付的方向；总经理签字是最后一步审核，审批同意此项资金的合理支

出。待整个签字审核流程完成后，财务人员才可以支付款项。

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

3.2公司的费用管理流程不完善

管理制度的不完善会导致企业各事项的开展缺乏依据，使管理层和员工的

职权出现缺位或越位。不规范的决策会导致部分重大事项、项目以及资金的原

因找不到来由、准备不够充足，决策不够合理或失误，造成了不必要的损失浪

费等后果。费用的预算编制不准确、不完整，存在着少预算或超预算支出的现

象，制度的执行不严谨。费用报销还分为财务核算和经营管理，这需要通过一

系列的流程来达到执行目的，不断借鉴先进企业的成熟发展经验，结合自身特

点来完善与推行。员工的意愿和参与度决定着企业的标准流程是否能够执行落

地的问题，而要改变员工的意愿，让强制变成自愿，则需要从员工体验的角度

多考虑，尊重及个性化对待员工的需要。企业的财务报表需要严格按照税务规

定填报，遵守合理、合法、真实、完整的会计制度，费用预算的不合理、不完

整就会导致企业财务报表失真；如费用支出未经负责人审批，可能会导致重大

差错的发生。企业出差人员出差时发生的费用比较小，从而导致报销金额积累，

在报销人手上存放过久时间不清楚、和丢失票据。

依美佳公司对所采购的各种材料以及日常支出，还没有做出一个合理完整

的方案制度。从来不会管审核的内容对不对，合不合理，只看有没有签章，有

就能通过，从而缺乏对审批过程的监督，就会导致公司内对管理控制的准确性

无法控制，流程也就变成了一个表面功夫，而长久的下去，公司的管理能力也

会随之消弱，更不用说成本控制了。再加上还有很多员工觉着公司的费用控制

就是财务管理部门的责任，和自己没有关系，而没有意识到这都是与自己平时

工作有关的，就没参与到公司的费用管理活动当中来。

4公司费用管理制度优化设计

4.1费用管理制度的完善

4.1.1费用报销制度规范时间

为了协调公司内外的业务工作安排，加强各部门的规章制度，保证财务支

出审核管理能够及时、有序的运行，应将各具体情况都标明出详细的报销金额，

将报销的时间范围做出一个完整的规划，写明实际范围。报销时间具体安排为：

每月中旬各部门按照标准派专人将上月的费用报销单以及发票集中递交到管理

部门，管理部指定专人按日常费用的审批程序办理报批手续，财务管理部门在25

号付款日前完成审核登记并付款，节假日也不顺延，费用报销应严格按报销时

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

间规定办理，不得延迟，负责不予办理；原则上跨年的发票都不允许报销，如

遇其他状况需报领导决定。

为了增强公司的财务制度，在不违反财务规定的情况下合理的避开风险，

部门的各项报销都应执行公司管理制度规定，所有的凭证都必须合法取得，合

法性需按照国家财务、税务等方面的规定为准，具体的操作流程由财务管理部

审核落实、确定工作及报账。公司相关部门主管对费用报销方面的工作负责。

原则上来说，任何不符合规程的票据财务人员都不予接收，对于不真实的需向

领导报告。公司的所有报销都必须要按照先审批后支付、即时清结、手续完整

的原则。

4.1.2费用报销的填写及流程

具体费用报销流程处理:由经办人在费用事项发生后整理报销单据并填写费

用报销单——有关人员部门经理审核签字——财务管理部负责人对票据的合理、

合法性复核——公司领导、经理对经手的所有费用负责、审核(重视真正的全部

责任)——出纳审核报销单手续是否齐全，根据审核正确的报销单登记支出凭单

并履行付款。上述流程作为公司各项费用报销的规定流程，章程发出及生效，

以后日常工作中的各中报销都需遵守上述流程操作，不然财务管理人员可以拒

绝。

图二：费用报销单

费用报销单填写规范：

报销单据填写应整洁美观，不得随意涂改，内容填写不全、字体无法辨认或

有明显涂改痕迹的票据不予报销，且不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水书写

一式几联的票据，报销联未填写的不予报销

除出差费用外的其他所有支出都应填写《费用报销单》

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

如有3个以上需要报销的项目时，可以都填在一张报销单上，但需要分行汇

总填写清楚，在报销单后面整齐的贴上各原始票据，并按报销金额的大小来

排列

如有奖金、提成、补贴或者其他需要代替报销的情况，报销项目按粘贴票据

的性质分栏填写，如办公用品、餐饮费、车费等；“备注”栏按实际情况用

便签纸填写后粘贴；如果是拿替代发票报销，请附上原印章清晰的收据

单据各项目应填写完整，审批手续齐全、大小写金额一致，除发票外，其他

附件必须合法合规，票据金额填写不符时财务人员不予报销

4.1.3完善公司费用管理的措施

为了使财务工作能够更好的执行，发挥监督强化管理控制成本，保证资金

费用的合理使用，规范好公司财务行为，公司的各项费用成本预算都应做到合

理有效，使财务工作能够更好的服务于公司管理，并依据《中华人民共和国会

计法》等有关规定，树立正确的成本管理观念，公司相关主管经理对费用报销

方面的工作负责。对于任何不符合规程的资金支付都不予接收审批，对审批不

通过的予以退回，以书面形式作为货币资金支付的批准方式，本部门发生费用

的真实性、合理性由部门负责人按管理及责任权限审核并签字；财务管理部门

负责对收到报销凭证的相关内容，根据财务制度要求、标准进行审核，再对票

据的合法、合理、完整和正确性根据本单位的各项具体管理制度进行审核签字，

出纳人员收到单据后需检查上面的签名是否完整，要为本人签字，坚决退回审

批手续不全的报销单。报销的金额冲减借款部分时，应开具收据。报销人应当

对其票据的真实、完整、合理、合法性负责，严整假报、多报。各管理人员需

提高对费用管理工作的重视程度，将发生的各类费用、支出事项。

各部门按规定执行本制度，核定工作及报账结算工作的具体费用报销申请，

与之相关的部门主管、经理负责报销及费用的核准；财务处对符合规定填写完

整的报销单起着监督的作用。经办人核准的开支办理报销，所报销的单据须按

照合法规定办理，不允许使用白条、收据。也需要用制度来起到约束和规范费

用管理。

4.2制定费用报销制度计划

为了结合公司的具体情况，统一各部门的程序规定，应严格执行财务制度，

完善财务管理，加强公司的财务管理工作，公司的各项支出除正常开支外都需

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

提前计划，按规定审批财务部的票据审核人员，在进行票据审核是的过程中，

任何类型的请购支出、包括物料的采购、差旅费、车费等，必须于发生前依据

“费用审核制度规定”