杭州铭成装饰工程有限公司财务付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介................................................................................................................1

1.1公司概况.....................................................................................................1

1.2组织机构.....................................................................................................2

1.3资金管理.....................................................................................................2

2付款审批环节流程现状.......................................................................................3

3付款审批环节存在的问题....................................................................................5

3.1付款审批流程冗长.....................................................................................5

3.2加急付款审批流程缺失.............................................................................5

3.3新项目资金筹备时间仓促.........................................................................7

4付款审批环节优化对策........................................................................................7

4.1下放预算内小额付款审批权限.................................................................7

4.2增设加急付款审批流程.............................................................................8

4.3建立新项目付款预先申报制度.................................................................9

参考资料.................................................................................................................11

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杭州铭成装饰工程有限公司

财务付款批审流程优化设计

1公司概况

1.1公司简介

杭州铭成装饰工程有限公司是一家以建筑装饰与施工为主营业务的集团企

业。公司成立于2003年，通过近二十年的发展，已经成为建筑装饰行业中高等

级资质最完备的企业之一。从业务板块来看，公司立足装饰主业，不断优化大

装饰平台，构建全产业链服务;在智慧家居板块，专注家居智能化解决方案及智

能工程建设:在金融服务板块，围绕公司核心工程、供应链展开产业金融，实现

产融结合协同发展:在科技创新板块，公司积极推动装配化研发和应用。从地区

分布来看，杭州铭成装饰工程有限公司业务遍布全国各地，从图1.1可以看出，

业务主要分布在华南、华中地区，尤其是华南地区业务量最多，其营收占杭州

铭成装饰工程有限公司营业收入的40%。目前，海外业务还属于探索初期，业

务量小，由此营收只占杭州铭成装饰工程有限公司营业收入的1%。总的来说，

杭州铭成装饰工程有限公司业务范围广，使得总部资金管理难度加大。

图1.1公司业务占比分布图

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1.2组织机构

目前，杭州铭成装饰工程有限公司集团总部主要有财务中心、工程中心、

采购中心、营销中心等9个职能部门。直接隶属干总部的精装集团共9个片区。

集团下辖分公司8家，子公司6家。集团总部对分子公司的财务、人事进行统

一管理。在具体业务方面，各分子公司有较大的自主性，分公司各项事务由分

公司总经理统筹管理，并对集团总部负责，这有助干充分发挥分子公司的积极

性。目前，集才管理人员人数超过4000人，分支机构已遍布全国各地。杭州铭

成装饰工程有限公司组织机构图如图1.2所示。

图1.2公司组织结构图

1.3资金管理情况

杭州铭成装饰工程有限公司的资金集中管理采用结算中心模式。结算中心

是集团内部设立的专门机构，负责集中收付、资金结算、账户管理、资金调拨、

投融资等职能。目前，公司集团总部及各分子公司拥有各类账户超过30个，子

公司的所有收入均汇入各自的基本户，资金需经过特定流程申请，由集团统一

支付。在公司集团总部，结算中心职能由集团财务中心资金管理组执行。杭州

铭成装饰工程有限公司资金集中管理模式如图1.3所示：

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图1.3杭州铭成装饰工程有限公司付款流程

2公司财务付款审批流程现状

建筑装饰公司既属于劳动密集型企业，也属于资本密集型企业。建筑装饰

企业需要大量的人工、原材料的投入。因此，大量的支付单据需要总部高效率

的付款流程作支撑。根据杭州铭成装饰工程有限公司《总部财务审批制度》，

目前杭州铭成装饰工程有限公司外部付款主要包括集团日常费用开支、税金、

固定资产购置、材料、人工、各类保证金等款项。如图2.1，总的来说，杭州铭

成装饰工程有限公司的外部付款流程主要包括经办人申请、业务部门审核、财

务部门审核、总经理或分管领导审批、出纳付款等环节。

图2.1杭州铭成装饰工程有限公司外部付款流程

流程各主要节点及其职责主要包括:

经办人。在集团OA系统填写付款申请，如实填写付款事项、原因，表明

资金使用的合理性。同时，上传合同扫描件及发票信息，确认付款事项按合同

进行。保证所提供资料真实、充分等。

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部门(分公司)经理/总经理。核实经办人的申请是否属实，核实该付款事项是

否符合预算标准，复核付款事项是否按合同规定执行，并从整体上把握该资金

集中管理下杭州铭成装饰工程有限公司外部付款业务流程优化研究付款事项，

把控本部门或分公司的费用资金情况等。

总部会计。检查前端审核流程是否符合规定，检查发票是否真实、合法合

规，核对发票、入库单相关信息是否与经办人所提供资料相一致，判断所付款。

项是否合理等。

总部财务经理/分管领导。判断付款事项是否符合公司财务制度，审核款项

是否超支，是否按合同执行，评价该付款事项是否有相关风险等。

总经理/分管领导。判断该项付款对后期企业经营可能造成的影响，判断该

事项是否和企业的经营政策相适应等。

出纳。检查审核流程是否已经完毕，核对金额、客户名称、银行账号是否

正确，制单付款。

具体来说，杭州铭成装饰工程有限公司根据不同类型的款项以及金额大小

分别设置了不同的付款审批流程，表2.1是杭州铭成装饰工程有限公司主要的外

部付款相关业务流程：

表2.1杭州铭成装饰工程有限公司外部付款业务流程

款项条件业务流程

日常2万元以内由部门经办人员经办，报部门经理、中心总经理、会计审核，

费用报财务中心分管领导审批。

开支

2万元以上由部门经办人员经办，报部门经理、中心总经理、会计审核，

报财务中心分管领导、财务总监、总经理审批。

税金企业所得税由经办人经办，经会计、财务中心分管领导、财务总监审核后，

报总经理、董事长审批。

所得税以外的由经办人经办,会计审核后,报财务中心分管领导审批。

税金

单项购置10万以由经办人经办，行政中心总经理、会计审核，报财务中心分管

内或批量购置20领导、财务总监审批

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万以内

固定单项购置10万以由经办人经办，行政中心总经理、会计审核后报财务中心分管

资产上或批量购置20领导、财务总监、总经理审批。

购置万以上

80万元以内经办人经办，部门经理、中心总经理、会计审核，报财务中心

分管领导审批

各类

保证80万元以上经办人经办，部门经理、中心总经理、会计审核，报财务中心

金分管领导、财务总监和总经理审批。

材料项目采购人员经办，经项目经理、片区(分公司)采购负责人、

采购片区总经理(分公司总经理)、工程中心采购部经理、工程中心

-

分管领导、会计、财务经理审核后，报财务中心分管领导审批。

人工-由经办人经办，经项目经理、片区(分公司)总经理、会计、财

费务经理审批后，报财务中心分管领导审批。

3公司财务付款审批流程存在的问题

3.1付款审批流程冗长

杭州铭成装饰工程有限公司目前对集团和各分子公司的费用实行按月预算，

以为未来一个月的资金使用规划提供支持，同时帮助决策层领导判断正常和非

正常的支出、预算内和预算外的支出。通过预算的实施，管理层可以将精力更

多地放在企业的全面发展和战略规划上，从而实现管理层对预算内资金使用审

批流程的简化。这是因为在预算编制时，预算内资金使用已经获得了高层管理

的批准。

访谈结果显示，杭州铭成装饰工程有限公司在资金使用过程中并未充分利

用预算的作用，因为预算内和预算外的付款仍然采用相同的审批流程。这导致

审批权限过于集中，不能让管理层从繁琐的审批程序中解放出来，也不利于外

部付款流程效率的提高。同时，外部付款审批流程严格，流程长，环节多，涉

及的人员范围广，不是每个流程节点都能及时审批，从而增加了外部付款业务

的耗时。另外，一些中高层管理人员认为，一些金额较小的款项不必让他们审

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批，只需告知即可。然而，在目前的付款审批流程中，所有单据的审核都是千

篇一律，没有进行精简和优化，没有按照重要性进行分类审批。

3.2加急付款审批机制缺失

通过访谈发现，杭州铭成装饰工程有限公司的相当一部分急用款不能按时

支付，导致75%的采购专员或经办人遭到供应商的不满。造成这种情况主要有

三个原因：一是建筑行业特殊性导致的零时急需款项；二是审批流程较长，导

致审批人审批付款申请出现延迟；三是款项支付不成功，需要重新走付款审批

程序。为了解决这些问题，可以随机统计长沙片区逾期支付的付款申请单，并

采取措施加快审批流程，优化付款流程，提高付款效率，统计结果如表3.2。

根据2021年杭州铭成装饰工程有限公司长沙片区逾期付款的记录，共有11笔

逾期付款。主要原因是付款期限段短而不能及时付款，以及某些审批节点出现

延迟审批，导致未走完全部流程。长沙片区业务量只是公司总业务量的很小一

部分，因此可以推断出，因各种原因导致逾期付款在杭州铭成装饰工程有限公

司非常普遍。

表3.2长沙片区逾期支付的付款申请单

月份数量逾期支付原因

一月0

二月1正常单据，未走完全部流程。

三月1急单，约定付款期限过短

四月2付款信息错误;经办人提供资料不全

五月1急单、约定付款期限过短

六月0-

七月2正常单据，未走完全部流程；付款信息错误

八月1付款信息错误

九月0-

十月2急单，约定付款期限过短;付款信息错误

十一月0-

十二月1经办人未按时提交支付申请

虽然说有些错误单据是人为造成的，但是错误是无法避免的，我们应该有

相应的应对措施。究其根本，是由于杭州铭成装饰工程有限公司OA系统里没

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有加急付款流程来补救因为各种原因造成的逾期付款。也就是说，所有的付款

申请，不论是急单还是普通的付款单，都是需要经过漫长的审批流程才能完成

支付，这种单一的付款审批方式已经不再适应像杭州铭成装饰工程有限公司这

样规模庞大，业务多样的大型企业集团。

3.3新项目资金筹备时间仓促

每月预算完成后，财务中心资金管理组根据预算情况筹集资金，有现金盈

余则选择购买低风险的理财产品，有现金短缺则选择对外融资，以满足日常经

营需要。然而在实际操作中，资金管理组工作人员常常会收到大额的预算外支

付申请，导致困扰。遇到此种情况，他们有两种做法：一是提前赎回理财产品，

但这会让公司损失部分投资收益；二是对外融资，但这需要耗费时间和程序复

杂。这些问题的根源在于大额预算外付款没有预先申报，没有给资金管理组工

作人员充足的时间来调整付款计划。

4财务付款审批流程优化设计

4.1下放预算内小额付款审批权限

为了让高层领导能够更专注于公司战略等更高层次的工作，应该合理地下

放部分付款的审批权限。通过访谈一些中高层领导，很多人认为很多付款审批

单据并不需要他们一个个审批，只需告知即可。将付款审批流程作以下调整：

对于干预算外的付款，应该按照各流程进行严格审批，因为这些款项的实

现没有经过宙批，风险较高。对于预算内的款项，应根据金额大小进行区分，

将款项分为告知型和批准型。对于杭州铭成装饰工程有限公司来说，日常费用

开支小于2万元为告知型，大于2万元为批准型，材料人工等大宗付款小于10

万元为告知型，大于10万元为批准型。

重新设置OA系统中的审批程序。对于批准型付款流程，应按照原有的审批

程序严格审批，并需得到高层批准。对于告知型付款审批，则可以下放审批权

限，逐级审批。以预算内的人工费为例，小于10万元的人工费付款，由经办人

经办，经项目经理、片区总经理、会计、财务经理审批后即可付款。在财务经

理审批通过后，OA系统会自动抄送付款信息给财务中心分管领导，以履行告知

义务。这样的精简审批流程可以提高效率，并确保资金管理的透明和准确性。

如图4.1所示。

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图4.1小额资金付款优化流程图

4.2增设加急付款审批机制

设置加急付款通道。目的是为了减少不必要的等待时间或精简不必要的审

批环节，进一步缩短加急付款的审批时间，对加急付款通道的应用，针对不后

的情况会有不同的处理方式:

(1)对于首次申请付款的单据，这种情况主要包括毫无征兆的、需要紧急付

款的单据。经办人在OA系统里填写付款申请单时，需要选择“加急付款”按钮，

在后续的审批过程中，该付款由请会自动置顶在各审批人的“待宙批单据”列表内，

并通过短信提醒各宙批人及时审批，如果在一定时间内仍然没有审批的，付款

申请会自动到达下一个环节的审批人。一般情况下，在每个审批人所在审批环

节出停留不超过2小时，可保证该笔付款由请在一天之内完成审。批并完成付

款操作。

(2)对于二次付款自请，这种情形主要包括付款由请单错误，驳回修改的单

据。由于二次申请涉及到信息修改，因此需要更加谨慎，把控风险。当金额，

收款人等关键信息错误时，不适用于加急付款通道，需要经办人重新申请，重

新审批。当银行账号、补充资料等非关键信息错误时，由当前审批人驳回经办

人，待修改完善后再重新回到当前审批人继续审批。

上述措施目的在于精简错误单据不必要的审批程序，可是在实际执行过程

中，应当格外注意其中可能出现的风险。比如，由于非关键信息驳回修改时，OA

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系统应当保持原有的金额，收款人名称等关键信息不变，经办人不能自行修改，

经办人只能修改错误的非关键信息。同时，应当保持付款申请单号不变，在流

程备注栏中注明修改痕迹，并且抄送给其他审批人。

4.3建立新项目付款预先申报制度

大额预算外付款常见于新开发项目中，需要大量采购原材料或缴纳保

证金，而这部分资金往往没有包含在月初的预算之中且金额较大。为了保

证企业有充足的资金供应，应当完善新项目付款预先申报制度。杭州铭成

装饰工程有限公司的预先申报制度包括上传付款金额及明细、付款日期、

项目名称、合同扫描件等关键信息，申报后经过审批后上报到总部资金管

理组。施工合同签订到材料采购中间大约间隔十五日左右，能够满足资金

管理组筹资的时间需求。这一规定应该成为公司的明文规定，以便实施。

具体流程如图4.3所示。

图4.3公司付款申请流程图

5设计评价

通过对杭州铭成装饰工程有限公司财务付款审批的流程分析，公司有以下

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