格雷斯服饰有限公司对美国贝达尔有限公司的客户商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1业务背景.......................................................................................................................1

1.1美国贝达尔进出口有限公司................................................................................1

1.2来访目的................................................................................................................1

2接待安排.......................................................................................................................1

2.1接待时间.................................................................................................................1

2.2接待地点.................................................................................................................2

2.1.1接机地点..................................................................................................2

2.1.2主要参观地点..........................................................................................2

2.3接待对象.................................................................................................................2

3接待前期准备...............................................................................................................2

3.1提前告知气候........................................................................................................2

3.2接机安排................................................................................................................3

3.3车辆安排................................................................................................................3

3.4住宿安排................................................................................................................3

3.5就餐安排................................................................................................................4

3.6游玩安排................................................................................................................5

3.7摄影安排................................................................................................................5

3.8人员安排................................................................................................................5

4会议安排.......................................................................................................................6

4.1会议室布置.............................................................................................................6

4.2会议详情.................................................................................................................6

4.3会议中安排..............................................................................................................6

4.4会议后安排..............................................................................................................7

5公司接待参观................................................................................................................7

5.1设计部参观.............................................................................................................7

5.2工厂参观.................................................................................................................7

II

湖南商务职业技术学院毕业设计

6商务礼仪.......................................................................................................................7

6.1迎客礼仪.................................................................................................................7

6.2服饰礼仪.................................................................................................................7

6.3宴请礼仪.................................................................................................................8

6.4接车礼仪.................................................................................................................8

7应注意的问题...............................................................................................................8

7.1风俗习惯.................................................................................................................8

7.2用餐习惯.................................................................................................................9

8费用预算.......................................................................................................................9

9应急方案.....................................................................................................................10

9.1车辆问题...............................................................................................................10

9.2医疗保障问题.......................................................................................................10

参考资料.........................................................................................................................11

III

湖南商务职业技术学院毕业设计

格雷斯服饰有限公司对美国贝达尔进出口公司的客

户商务接待方案设计

1业务背景

1.1美国贝达尔进出口有限公司

美国贝达尔进出口有限公司是一家颇具规模的服装进出口公司。公司创立

于1994年，位于美国洛杉矶的市中心，交通便利，环境良好。公司主要经营

各类衣服的生产和销售，男女童装，西服，裙子，衬衫，羽绒服，时尚流行服

饰等。业务类型主要分为两种：批发和零售。公司积极拓展国际市场，经济实

力和企业良好形象已经得到了社会各界人士的广泛认可。在阿里国际站及亚马

逊平台都开有自己的店铺。美国贝达尔进出口有限公司现有员工近300名，各

类服装服饰专业技术人员48人，其中高级设计师18人。美国贝达尔进出口有

限公司的经营理念：具有开拓意识、共建美好生活，为美国人民的生活增添色

彩。

1.2来访目的

美国贝达尔进出口有限公司在之前就和本公司有过交流与合作。现2023

年再次进行业务往来。此次美国贝达尔进出口有限公司将采购250万人民币的

服装，为了促进此次合作的顺利进行，美国贝达尔进出口公司将于2023年8

月10日来本公司进行考察。此次美国贝达尔公司的代表是总经理塞尔特，其

陪同人员有业务部经理维娜、经理秘书瑞尹、助理安妮，共三人来本公司进行

考察。为了确保业务期间美国贝达尔进出口有限公司派出的代表能与本公司顺

利达成此次合作，特制定以下接待方案。

2接待安排

2.1接待时间

2023年8月10日9：00——2023年8月11日15：00

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

2.2接待地点

2.1.1接机地点

长沙市黄花机场

2.1.2主要参观地点

格雷斯服饰有限公司总部、格蕾斯服饰有限公司生产工厂、格雷斯服饰有

限公司设计部、橘子洲头

2.3接待对象

表1客户资料

职务名字年龄生活喜好工作喜好

总经理塞尔特40喜欢黑咖啡最喜欢工

高尔夫、餐作细致认

后爱漱口真不喜小

聪明

经理秘书瑞尹27喜欢冰美式，不喜欢懒

健身惰的人

业务部经维娜34对中国文化喜欢热情

理感兴趣不喜欢太

喜欢高尔夫、拘谨

足球、拿铁

助理安妮23对各类新鲜喜欢幽默

事个感兴趣，的人

喜欢不喜欢太

排球、摄影过于老实

的人

3接待前期准备

3.1提前告知气候

1)提前告知对方长沙这边的天气和温度

2)告知来访人员适合带夏季衬衫、套裙

3)做好防晒的准备，以防中暑

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

3.2接机安排

1)备有美国贝达尔进出口有限公司负责人的照片，方便及时认出。

2)查询美国贝达尔进出口有限公司搭乘航班，看是否飞机能准时或延

迟。

3)掌握前往机场的时间，务必要在飞机抵达前先到达飞机场。一般我公

司接待客户会提前半小时在机场等待。

4)在接机前，本公司行政部李丽会制作好接机牌，在上面写明美国贝达

尔进出口有限公司和塞尔特等人的名字。在确定是从洛杉矶机场开往长沙的飞

机航班抵达时，便由把接机牌举起来，以便塞尔特他们可以看到。

5)准备一束向日葵。向日葵，寓意光明、热情、阳光、勇敢，是正能量

的鲜花。在这里也可以表示本公司对美国贝达尔进出口有限公司客户的热烈欢

迎。

3.3车辆安排

1)提前一周预约租赁车辆，以防用车时没有合适的车辆。

2)当天使用时，提前两小时打电话给车辆租赁公司，让其提前保证好车

辆内的卫生干净整洁、车辆是否能正常安全的行驶。以避免用车时，发生不可

控的因素。

3)司机车龄在4年以上，从未出过交通事故，持有健康证。

4)车内不允许吸烟、不能有异味。

5)车辆要在飞机到达的前半个小时到达等待，到指定的地方等待客户。

6)实时关注天气变化，并且车内可以配备太阳伞

表2座位安排表

车辆后排右座后排左座副驾驶

第一辆总经理塞尔特总经理秘书瑞尹本公司总经理秘书陈婷

第二辆业务部经理维娜助理安妮本公司接待人员邱达泰

3.4住宿安排

酒店：长沙维也纳酒店

地址：长沙市雨花区国金中心步行街

维也纳酒店是中国高档商务连锁酒店，属于五星级酒店。酒店设施完备。

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

客户体验感很好，地理位置优越近五一广场，相对比较方便。

表3房间安排

客户房间号入住时间

总经理塞尔特10288月10日11：00——8

月11日15：00

业务部经理维娜10298月10日11：00——8

月11日15：00

总经理秘书瑞尹10148月10日11：00——8

月11日15：00

助理安妮10258月10日11：00——8

月11日15：00

3.5就餐安排

吃饭餐厅的预定由行政部李丽负责预定，菜品丰富、形式多样。饭店环境

和氛围都很好。吃食是为塞尔特等人的喜好而制定

时间店名菜品饮品人数和桌数

8.10-12:00聚湘庭.私房宫保鸡丁、糖橙汁、牛奶1桌10人

菜酥里脊、麻婆

豆腐、罗氏

虾、阿拉斯加

鱼柳、烤火

鸡、青菜、鸡

汤

8.10-18:00无国界料理肉眼牛排、波红酒3桌10人

士顿龙虾、巧

克力慕斯、西

班牙香肠沙

拉、餐前面

包、饭后甜点

8.11-8:00酒店内就餐牛奶加华夫饼每人一份

8:11-12:00瑞吉海鲜自助无3桌10人

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

3.6游玩安排

游玩地点：橘子洲

游玩时间：8月10日15：00—8月10日17：00

游玩人员：美国贝达尔进出口有限公司总经理塞尔特、维娜、瑞尹、安

妮，本公司李总、陈总、李丽、邱达泰、肖学娇，翻译人员李玲和一名导游安

娜

导游要求：知识丰富、技能技巧熟练，语言生动，具有较高的导游业务知

识和讲解、服务水平、实践经验丰富

游玩形式：进入橘子洲后可以乘坐小火车。到站下车游玩轻松愉快。可以

和主席雕像合影。边走边玩，感受下江边漫步。我方人员讲解橘子洲历史。

3.7摄影安排

1）由接待人员邱达泰负责，游玩期间进行全程跟踪拍摄

2）由李丽负责帮来访成员拍照留念并打印照片

3.8人员安排

行政部：由李丽负责整理前台的物品，在大厅的led显示屏轮番播放欢迎

美国贝达尔进出口有限公司来我司参观的字样、采购欢迎花束、采购水果和下

午茶、制作参加会议人员的个人名牌及接机牌，打开办公楼的所有灯。

保洁部：由保洁阿姨廖阿姨负责在客户到来之前，让办公区域及公共区域

保持干净、整洁。在卫生间里点上熏香消除异味。

治保部：由李航负责指挥车辆的停放或帮忙停车

业务部：由业务部总经理陈总来接待美国贝达尔进出口有限公司塞尔特等

人，给美国贝达尔进出口公司介绍我公司的建立和发展历程。让其看到我公司

的实力，可以更加的了解我公司、从而更利于两个公司的合作。

生产部：由工厂主任刘赛美国贝达尔进口有限公司的塞尔特等人介绍我公

司产品的生产流程，可以更加直接的了解我公司产品所用的布料质量、工艺及

生产能力。

设计部：由设计部总监肖学娇向美国贝达尔进出口有限公司的塞尔特等人

介绍我公司的服装产品，针对本次合作所设计的服装样板的设计理念和设计灵

感来源。

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

4会议安排

4.1会议室布置

由清洁人员廖阿姨提前打扫会议室保持会议室的干净，由李丽负责布置

会场的整体形象，让会议场地更加舒心

11

22

33

44

55

图1座位图

1）会议桌上每个人座位放好纸和2支笔，并且旁边备好纸巾

2）在每个座位的桌子上放上一瓶水

3）门口放置两瓶花，花能够增加会场的活力，使人心情愉快

4）调节会议室的灯光，让灯光变得柔和

5）检查投影仪、电脑、音响等设备，保证会议设备不要出现问题

4.2会议详情

会议主题：对于250万订单的洽谈

会议时间：8月11日10：00

会议地点：公司113号大会议室

主持人：邱达泰

会议人员：本公司总经理李总、业务部经理陈总、设计部总监肖学娇、工

厂主任刘赛、李丽、邱达泰、陈婷和美国贝达尔进出口公司经理塞尔特、瑞

尹、维娜、安妮

4.3会议中安排

会议由治保部李航安排四名人员在会议时随时待命，保证会议正常进行

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

4.4会议后安排

1)打扫会议场地，会议结束后人事部李丽安排保洁部廖阿姨整理会议

室，清扫会议室留下来的垃圾（饮料、矿泉水、纸巾、咖啡杯等），并且摆放

好桌椅，保持会议室的整洁程度

2)由陈婷整理会议记录和保存拍摄的照片、归档保存，以便后期查找

3)关闭现场一些电子设备（投影仪、音响），归还照相机

5公司接待参观

5.1设计部参观

接待负责人:设计部总监肖学娇、设计师琳达

1)介绍往年至今年本公司针对美国人民所喜欢的元素设计的服装样板

2)介绍以往在美国地区销量较高的几款服装

3)介绍本公司的服装设计理念和一些服装设计作品

4)介绍本公司设计部获得的荣誉和奖状

5.2工厂参观

接待负责人：工厂主任刘赛、工厂组长王美

1)展示成品的制作过程，以便客户看到我公司的生产能力和生产水平

2)介绍严格的质检流程，以便客户更倾向和我公司合作、可以更加的放

心

6商务礼仪

6.1迎客礼仪

握手时，要稍稍用力握住对方的手。眼睛要正视前方，微微躬身。这样才

是礼貌的举止。这里握手的时候要注意：如果两人是异性，要等女性先神

手后，男性在伸手相握；是同性的话，年长的人要先伸手给年轻人。我们

作为主人要先伸手给客人

6.2服饰礼仪

1)男士要求

7

湖南商务职业技术学院毕业设计

穿衣整洁、干净

不可穿拖鞋

不能穿奇装异服

2)女士要求

不能佩戴过于鲜艳的饰品

化淡妆即可、发色必须保持黑色不能染发

发型和发饰必须得体

穿着不能过分暴露

6.3宴请礼仪

1)迎宾和引宾入座。宴会开始前，由我公司李总及接待人员邱达泰在门

口迎接客人。李总陪同塞尔特等人进入宴会厅，全体客户入座，宴会开始。

2)致辞。全体入座后，由我公司李总代表本公司对于美国贝达尔进出口

公司塞尔特等人的欢迎。

3)用餐。行政部的李丽根据赛尔特等人的饮食习惯，制定菜单。菜品形

式丰富。

4)交谈。注意言行举止。多为叙旧情为主，少谈工作的事。

6.4接车礼仪

1)在迎接客户时，我公司接待人员邱达泰提前定好车辆，避免因交通问

题而给塞尔特等人造成阻碍。

2)接到客户时，接车人员要主动为客户开门，主动帮客户提箱包、行

李，但要注意不要随便碰触女士客户的随身小包。

3)严格注意座次排列，按照双排五人座轿车座次，从尊到卑依次是：后

排右座、后排左座、后排中座、副驾

7应注意的问题

7.1风俗习惯

1)在交流过程中，不能谈论身高体重等个人隐私，要热情开朗，不拘小

节保持自信

2)握手时，手要握紧，眼睛要正视对方，身体要微微弓身，注意礼节

3)拍照时，需征求美国客户的同意

8

湖南商务职业技术学院毕业设计

4)送礼时不要送贵重的礼物，送一些特产或者公司的手工艺品

5)说话时要注意礼貌，不能用轻蔑的语气说话

7.2用餐习惯

1)塞尔特和维娜等四人在饮食上不喜过热过烫的菜肴。所以在订餐时应

该提前一点订餐以免过烫

2)严禁喝酒过多

3)在用餐期间，一般都是安静用餐、不允许边吃边说话。

4)他们四人不吃各种动物的内脏，不爱吃蒜，不吃太辣的食品，所以告

知饭店不放蒜并且不要太辣

5)菜品要少盐，最好准备一些饭后水果

8费用预算

此次费用预算由接待人员邱达泰主要负责，向公司的财务部报账。费用主

要分为：餐费、车辆租赁费、酒店的费用、单程机票的费用、招待费、娱乐

费、翻译费、游玩费、礼物费用。

表5费用预算

项目具体内容单价数量金额

餐费两次中餐、一次晚餐8月10日中午共1200元3次4113元

8月10日晚上共1525元

8月11日早上早餐酒店费

用里

8月10日中午共1388元

车辆租两辆日产轩逸，共租288元/天两台952元

赁费用赁两天

酒店费B座标准套房B座标准套房1388元/天两天5286元

用B座豪华优选大床B座豪华优选大床房717

房元/天

B座高级双人房B座高级双人538元/天

招待费下午茶、咖啡、矿泉下午茶128元/次下午640元

水咖啡30元/杯茶2

矿泉水2元/瓶次、