福佳源食品有限公司基于EXCEL进行办公用品管理的方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1福佳源食品有限公司简介............................................1

2福佳源食品有限公司办公用品管理现状及管理需求......................1

2.1办公用品管理存在的问题........................................1

2.2企业办公用品管理需求..........................................1

3福佳源食品有限公司办公用品管理EXCEL模型..........................2

3.1设计模型框架..................................................2

3.1.1首页..................................................2

3.1.2制作办公用品清单.......................................2

3.1.3制作办公用品购入表.....................................3

3.1.4制作办公用品领用表.....................................3

3.1.5制作办公用品明细表.....................................4

3.1.6制作办公用品库存表.....................................4

3.2设置计算公式..................................................5

3.2.1“数据验证”功能.......................................5

3.2.2VLOOKUP函数...........................................6

3.2.3乘法..................................................7

3.2.4SUM函数...............................................7

3.2.5SUMIFS函数............................................7

3.2.6SUMIF函数.............................................8

3.2.7IF函数................................................9

4模型验证及数据分析..............................................10

4.1模型验证.....................................................10

4.2数据分析.....................................................13

5总结.............................................................14

参考资料..........................................................16

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福佳源食品有限公司基于EXCEL进行办公用品管理

的方案设计

1福佳源食品有限公司简介

福佳源食品有限公司成立于2015年7月1日，注册资本为200万元人民币，

公司地址位于长沙市望城区喻家坡街道高冲社区，所属行业为食品制造业，经

营范围包含：糖果、巧克力、饼干及其他焙烤食品、糕点、面包的制造；预包

装食品、散装食品的销售；烘焙食品制造；食品流通；销售本公司生产的产品；

福佳源食品有限公司目前的经营状态为存续。

2福佳源食品有限公司办公用品管理现状及管理需求

2.1办公用品管理存在的问题

（1）办公用品管理的方式比较简单，管理模式落后。

（2）办公人员的节约意识不足，纸张、笔的使用存在浪费现象，缺乏规

范的领用标准。

（3）办公用品的使用无分析、无计划，耗用的数量无法监管。

在互联网越来越普遍的时代下，该公司依然使用纸质记录。而通常这些纸

质资料，不会再重复使用，造成了大面积的铺张浪费。并且纸质文件不易保

存，查询起来比较困难、用纸质文件记录会花费人力，工作效率低下。办公用

品的领用制度不完善，日常管理不规范，会产生没必要的损耗，这样会增加福

佳源食品有限公司的管理成本支出。

2.2企业办公用品管理需求

为实现企业经营发展，提高工作效率，企业可使用EXCEL表格来进行办公

用品的管理。一个工作簿可以存在很多的表格，对其进行数据统计分析，能够

让大家及时了解到办公用品的使用情况。对于使用不合理的地方，去发现并解

决问题，这样可以解决因人员自身失误而造成的的办公用品流失的问题。

使用EXCEL表格，利用一些函数公式联动若干个单元格显示，会减少工作

人员的工作量，提高了效率，降低成本。相较传统的纸质登记，EXCEL表格可

以及时更新库存，明确所需补货的物资，始终能够保持最新数据。方便用户及

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时了解领用信息及库存情况，为管理提供有效的信息，优化资源配置。

3福佳源食品有限公司办公用品管理EXCEL模型

3.1设计模型框架

3.1.1首页

新建一个工作簿，命名为“福佳源食品有限公司基于EXCEL进行办公用品

管理的设计方案”。再在此工作簿上建立五个数据库（工作簿上建立五个表

格），分别为办公用品清单、办公用品购入表、办公用品领用表、*月办公用

品明细表（该模型以6月为例）、办公用品库存表。想查看需要的表格可以单

击文字即可。

图3-1首页

3.1.2制作办公用品清单

以“计算器”、“中性笔”、“档案盒”、“订书机”、“会议记录

本”、“便利贴”、“记号笔”、“碎纸机”、“点钞机”、“电脑”、“打

印机”、“饮水机”等办公用品为例。

（1）设计表格

制作两个表格：①物品分类：物品类别、类别名称

②办公用品清单：物品编号、物品名称、规格、单位

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图3-2办公用品清单模板

（2）引入数据

将“计算器”、“中性笔”、“档案盒”、“订书机”、“会议记录

本”、“便利贴”、“记号笔”归类为“办公文具”，设置分类编号为

“1”；“碎纸机”、“点钞机”、“电脑”、“打印机”、“饮水机”归类

为“办公设备”，设置分类编码为“2”。并填至“物品分类”中。

将“计算器”的物品编码按照其分类的顺序设为“1001”、“中性笔”的

物品编码按照其分类的顺序设为“1002”、“碎纸机”的物品编码按照其分类

的顺序设为“2001”，其余的依次类推。

当遇到新加的办公用品时，也是按照此步骤进行。这样可以方便并规范办

公用品的管理制作。

3.1.3制作办公用品购入表

（1）设计表格

当购入办公用品时，我们应当明确该物品的详细信息。因此，表格中的栏

目项为“购买日期”、“物品编号”、“物品名称”、“规格”、“单位”、

“单价”、“数量”、“总金额”、“合计栏”。

图3-3办公用品购入表模板

（2）引入数据

将采购进来的办公用品依次填入表中，当有出现过的数据，可采用表格公

式获得。“单价”、“数量”、“总金额”按照发票或者小票中的信息填入。

3.1.4制作办公用品领用表

（1）设计表格

为了明确各部门对办公用品的使用情况和办公成本的统计，特制作办公用

品领用表。领用表中栏目分别设置为“序号”、“领用日期”、“领用部

门”、“物品编号”、“物品名称”、“规格”、“单位”、“领用数量”。

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图3-4办公用品领用表模板

（2）引入数据

部门人员领用办公用品时，登记好领用表。填写好领用物品的编码后，其

余的空缺会因设置的公式而逐一列出。日期、领用部门、领用数量为自己手动

填写。

3.1.5制作办公用品明细表

（1）设计表格

明细表是一个详细的登记表，能够清楚明了的体现出办公用品的进出情

况，方便管理层进行查询统计。

表格中的栏目项分别为“物品编号”、“物品名称”、“规格”、“单

位”、“期初数（数量、单价、金额）”、“本期入库（数量、金额）”、

“期末数（数量、单价、金额）”，还应细分企业中的部门，如以下：“财务

部领用数量”、“人事部领用数量”、“行政部领用数量”、“业务部领用数

量”、“业务部领用数量”、“成本部领用数量”、“采购部领用数量”、

“保洁部领用数量”。

图3-5办公用品明细表模板

（2）引入数据

“物品编码”填入后，再插入公式，“物品名称”、“规格”、“单位”

也会自动填入。“期初数”根据上月月末数进行填写。“本期入库”根据办公

用品购入表中所对应的物品进行填写。各部门的领用根据办公用品领用表填

写。期末数数量根据“期初数量+本期入库数量-本期领用数量”公式进行填

写。期末数单价根据月末一次加权平均单价公式“（本期入库金额+本期期初

金额）/（本期入库数量+本期期初数量）”填写。期末金额为“期末数量*单

价”进行填写。

3.1.6制作办公用品库存表

（1）设计表格

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表格中的栏目项分别为“物品编号”、“物品名称”、“规格”、“单

位”、“累计入库数量”、“累计领用数量”、“库存数量”、“单价”、

“库存金额”、“安全库存”、“备注”。

图3-6办公用品库存表模板

（2）引入数据

填入“物品编码”后，“物品名称”、“规格”、“单位”会根据设定的

公式直接得出。“累计入库数量”数据由上月累计入库数加上“办公用品购入

表”中该办公用品的入库数。“累计领用数量”数据由上月累计出库数加上

“办公用品领用表”中办公用品的领用数。“库存数量”数据由“累计入库数

量-累计出库数量”得出。“单价”根据“办公用品明细表”中的单价一致。

“库存金额”由“库存数量”*“单价”得出。“安全库存”指的是公司最低

应该有库存多少，若是少于这个数，就应该在备注中体现需要备货。

3.2设置计算公式

3.2.1“数据验证”功能

该功能可以迅速完成自己想要填写的数据，提高工作效率。

（1）将“办公用品购入表”中的“物品编码”进行数据验证。操作步骤

如下：选中“物品编码”这一列——点击菜单栏中的“数据”——“数据验

证”——设置验证条件，将“允许”设置为“序列”，“来源”选中“办公用

品清单”中“物品编码”这一列。

图3-7数据验证

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（2）办公用品领用表中“物品编码”的验证如上述操作相同。

3.2.2VLOOKUP函数

该函数设置之后，可以通过查找指定值，直接查找到所对应的另外一个数

据。同样的，运用这个函数，能起到省时省力的作用。

（1）将“办公用品购入表”中的“物品名称”进行vlookup（）函数。操

作步骤如下：

①选中C3，填写函数VLOOKUP，进行参数值的填写。

②Lookup_value:输入数据的类型的为数值、引用或者是文本字符串，即

要查找的值，此处对应的是与之相关的物品编码。

③Table_array:输入数据类型为数据表区域，即要查找的区域。但为了保

证下拉的准确性，需要采用绝对引用符号进行操作。

④Col_index_num:输入数据类型为正整数，即返回数据在查找区域的第几

列数。

⑤Range_lookup:输入数据类型为false(或0)、true(或1或不填)。

所以该空应填写“=VLOOKUP($B$3,办公用品清

单!$E$3:$H$18,2,FALSE)”。

图3-8vlookup函数

（2）将“办公用品购入表”中的“规格”进行vlookup函数。与（1）操

作相同，唯一不同之处是参数Col_index_num输入数字3。

（3）将“办公用品购入表”中的“单位”进行vlookup函数。与（1）操

作相同，唯一不同之处是参数Col_index_num输入数字4。

（4）办公用品领用表、明细表中“物品名称”、“规格”、“单位”

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vlookup函数操作与上述相同。

3.2.3乘法

该公式的运用可以帮助我们轻松完成许多繁琐的运算,，可以更快捷地操

作数据。

办公用品购入表中，在H3中输入“=F3*G3”。

总而言之，就是将“总金额=数量*单价”公式运用在表格中。

图3-9乘法

3.2.4SUM函数

可以将单个值、单元格引用或是区域相加，或者将三者的组合相加。

在办公用品购入表中的合计栏中运用sum（）函数

图3-10SUM函数

3.2.5SUMIFS函数

在办公用品明细表中各部门的领用数量将会运用到这个函数。该函数是多

条件单元格求和，对财务部领用数量的操作步骤如下：

选中J5，填写函数sumifs，进行参数值的填写。

（1）Sum_range:选中实际求和的区域。

（2）Criteria_range1:是针对特定条件求职的单元格区域，关联条件区

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域1。

（3）Criteria1:求和条件1，是数字、表达式或文本形式的条件，定义了

单元格求和的范围。

（4）Criteria_range2:是关联条件区域2。为了下拉的准确性，对上面四

个参数值都需要绝对引用。

（5）Criteria2：是求和条件2。

所以，此处应填写“=SUMIFS(办公用品领用表!$H$3:$H$13,办公用品领用

表!$C$3:$C$13,'6月办公用品明细表'!$J$3,办公用品领用表!$D$3:$D$13,'6

月办公用品明细表'!A5)”。

图3-11sumifs函数

对于其他部门的sumifs函数操作与上述相似，只是将参数值Criteria1

改成相应的部门。

3.2.6SUMIF函数

这是对满足条件的单元格求和，在明细表中的入库数量中运用。操作步骤

如下：

(1)选中H5，填写函数sumif，进行参数值的填写。

(2)Range:指对应条件的范围，此处是购入表中的物品编码一栏并绝对引

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用。

(3）Criteria：指条件，以数字、表达式或者文本形式定义。

(4）Sum_range:指要求和的范围，还应采用绝对引用。

所以，该空应填写“=SUMIF(办公用品购入表!$B$3:$B$8,A5,办公用品购

入表!$G$3:$G$8)”。

图3-12sumif函数

入库金额也须采用sumif函数，操作步骤如上。不同之处是要将参数

Sum_range改成购入表中的金额栏。

3.2.7IF函数

该函数可以帮助我们轻松的进行复杂的数据分析，从而节省大量的时间和

精力。

在库存表中，为了能够及时得到商品是否需要补货的信息，应该用库存数

量与安全库存的数量进行比较。如果库存数量小于或者等于安全库存，则需要

及时补货。如果需要补货，将会在备注中体现。在这里，就可以运用If函数

来方便解决这个问题。

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图3-13if函数

4模型验证及数据分析

4.1模型验证

（1）购入记录

①2022年6月2日购入中性笔5盒，单价24元/盒。

②2022年6月3日购入10个档案盒，单价为7.9元/个。

③2022年6月5日购入10盒记号笔，5个碎纸机，6个饮水机，单价各为

168元/盒、599元/个、141元/个。

④2022年6月22日购入8个订书机，单价为15.90元/个。

代入数据：

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图4-1办公用品购入表

(2)领用记录

①2022年6月1日，财务部领用2个计算器，行政部领用3盒中性笔。

②2022年6月5日，采购部领用6盒中性笔，财务部领用5个档案盒、3

盒记号笔。

③2022年6月13日，人事部领用4个档案盒，采购部领用1个打印机，

保洁部领用1个饮水机，财务部领用4盒中性笔。

④2022年6月28日，行政部领用7本会议记录本，成本部领用2台电

脑。

代入数据

图4-2办公用品领用表

（3）填写明细表。

根据表4-1，填写明细表“期初数”这一栏。

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表4-12022年办公用品5月末数据

期末数

物品编码物品名称规格单位

数量单价金额

1001计算器deli台2025.20504

1002中性笔得力0.5mm盒2024480

1003档案盒基础款25mm个507.90395

1004订书机软胶黑头个1515.90238.50

1005会议记录本18K本1509.901485

1006便利贴76*76mm本1202.45294

1007记号笔单头盒5016.80840

2001碎纸机型号27530台105995990

2002点钞机黑白C级台103693690

2003电脑IPC-610L/p>

2004打印机C5235台304069122070

2005饮水机YCB-A台151412115

根据以上数据填写在下表本月期初中。将数据带入模型，以订书机为例，

该公司2022年5月结余15个，在2022年6月购入8个，同时在6月份采购

部领用了1个订书机。得出结果如下：

图4-3办公用品明细表

综上，该办公用品管理系统模型成立，具有可行性。

（4）填写库存表。

表4-22022年办公用品5月累计数量

物品名称规格单位累计入库数量累计领用数量

计算器deli台4020

中性笔得力0.5mm盒125105

档案盒基础款25mm个13080

订书机软胶黑头个4530

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会议记录本18K本755605

便利贴76*76mm本632512

记号笔单头盒180130

碎纸机型号27530台4030

点钞机黑白C级台4030

电脑IPC-610L台6045

打印机C5235台7545

饮水机YCB-A台6045

图4-4办公用品库存表

4.2数据分析

由上面模型验证“办公用品明细表”中的数据得出饼状图，统计出了各部

门领用办公用品金额的出支情况，其中成本部本月使用金额为第一，使用金额

为6400元。其次是采购部，使用金额为4213元。

各部门办公用品领用金额

141236.3

31.6141.3

0

4213

6400

财务部人事部行政部业务部成本部采购部保洁部

图4-5各部门办公用品领用金额

由上面模型验证“办公用品明细表”中“中性笔”的领用数据得出柱形

图，统计出来该办公用品采购部领用最多，其次是财务部与行政部。其余部门

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在6月都未进行领用。采购部领用数量并不合理，该部门只有五人，而领用数

量在6盒。其存在的可能性是有人员滥用办公用品，这类情况需要相应负责人

去跟进解决。