皮皮小姐贸易有限公司财务收支审批流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1公司简介 皮皮小姐贸易有限公司财务收支审批流程设计1公司简介皮皮贸易有限公司，经营范围包括纺织品及针织品零售；服装零售；鞋帽零售；化妆品及卫生用品零售；钟表、眼镜零售；箱、包零售；厨房用具及日用杂品零售；其他日用品零售；互联网信息服务（不含药品信息服务和网吧）；服装批发；鞋帽批发；其他互联网服务（不含需经许可审批的项目）；互联网接入及相关服务（不含网吧）。公司注册资金100万元，现有员工46人。公司内部下设采购部、销售部、财务部、人事部和行政部。公司的组织结构图具体如下图1-1所示：图1-1皮皮小姐贸易有限公司组织结构图2公司财务收支现状2.1公司2020年费用支出情况通过查看皮皮小姐贸易有限公司2020年度支出费用统计表和财务凭证发现，2020年皮皮小姐贸易有限公司年初费用预算为622.5万元，实际支出为668万元，超出预算45.5万元，其中采购部超预算12.5万元，销售部超预算15万元，人事部超预算7.5万元，行政部超预算15万元。查看财务报销凭证与员工了解发现，人事部在项目费用上超预算的7.5万元，实际是采购部的项目费用支出，却由人事部进行了报销。行政部超预算的15万元，实际是销售部的办公经费支出，却由行政部进行了报销。

表2-1皮皮小姐贸易有限公司2020年费用支出统计表单位：万元序号支出部门年初预算人工成本办公经费项目费用业务招待费其他费用实际支出总计1采购部12505112.512.512.5137.52销售部50012.5457.50653人事部380.53687.512.5003884行政部2507.502012.5405财务部37.502.5002.537.5总计622.536835157.540406682.2公司现行费用报销审批流程目前，皮皮小姐贸易有限公司在费用报销时主要采用线下报销的形式，流程还是比较完整的，且遵循一套既定的准则。首先要由需要报销的工作人员填写《费用报销单》，财务部人员对单据填写的规范性、发票的合法性和金额的准确性进行审核，审核后填写《付款申请书》，后附发票，和其他必须说明的资料，并办理后续审批手续。图2-2皮皮小姐贸易有限公司费用报销审批流程图3公司财务收支审批流程存在的问题3.1公司费用报销监管不到位通过查看皮皮小姐贸易有限公司费用报销凭证发现，所有支出费用报销都是由公司一般工作人员直接报销，缺少部门负责人的审核，财务部门对报销费用的真实性无法审核；而且下到几百元、几千元，上到几万元的支出都是由副经理审核通过后，财务部就进行了报销，副经理的审核权限过于大，没有设定限额。3.2预算费用使用比较混乱通过查看皮皮小姐贸易有限公司的报销凭证发现，皮皮小姐贸易有限公司虽然年初制定了622.5万元的支出预算，但是实际到了年底支出668万元，超出预算部分45.5万元，且公司在全年运行过程中，没有定期对预算使用情况进行审核，多个部门的支出已经超出预算，却没有相应的管控审批流程，依然在进行超预算支出，各部门没有按照年初制定的预算来执行。3.3项目支出和部门支出混淆通过表2-1看出，皮皮小姐贸易有限公司人事部有12.5万元的项目支出，该公司的项目支出包括产品推广费用、咨询费、产品运输费、场地租赁费等费用，人事部不应该有项目支出，经过调查这12.5万元是销售部超预算，使用了人事部的预算。而采购部有12.5万元的其他费用支出，该公司其他费用包括无形资产摊销、诉讼费、财务报告审计费等费用，采购部的其他费用支出不应该有这么多，经过核查是行政部的预算费用超额，使用了采购部的预算金额。公司在报销费用支出时项目支出和部门支出混淆，且部门之间相互用预算额度的情况，这就会导致数据的失真，不利于为下年度的预算提供参考价值，也不便于管理层掌握企业费用实际支出情况。3.4费用预算执行情况未纳入公司考核体系皮皮小姐贸易有限公司没有将费用预算执行情况纳入考核体系。部门的预算执行直接体现了该部门员工的预算执行力和费用控制的能力，也可以在一定程度上促进员工对该方面的重视。但在实际操作中，皮皮小姐贸易有限公司只以销售额作为员工业绩主要的评判标准，应该在此基础上加入对部门预算执行情况的考察，并建立相应的奖惩制度，没有相应的管理和考核体系也是出现支出费用混淆情况的原因之一，对执行能力强的部门没有奖励，对执行情况差的部门没有惩罚，导致员工对这一块并不重视，很自然就会出现操作不规范的问题。4公司财务收支审批流程设计4.1公司费用报销审批流程4.1.1完善费用报销审批流程针对财务人员难以复核业务的真实性，应增加报销部门主管审核环节。公司工作人员在提交报销申请后，财务部对票据的合规性进行审核，票据是否符合财务规定、报销事项是否符合公司规定。审核完毕后，提交给申请报销的部门主管审核签字，部门主管签字后再提交给财务部经理审核，财务部经理负责审核需报销的部门是否超限额报销，按照预算限额制度决定是交由副经理审核，还是直接提交总经理审核。图4-1皮皮小姐贸易有限公司费用报销审核流程4.1.2增加费用报销审批监管流程建立财务报销月清查、季汇报、年度总结制度，每月财务部汇总形成本月开支情况报告交副经理审核，每季度汇总后交由总经理审核，年度开会通报各部门本年度报销情况，与上年同期进行相比较，进行总结分析。4.1.3规范费用审批限额对副经理财务审批额度进行规定，副经理只对1万元以下报销事项进行签字审批，1万元以上均直接交由总经理审核，规定副经理每月审批额度为15万，单笔超过1万元、月审核超过15万的事项，均由财务部直接提交总经理审批。4.2费用预算审批流程4.2.1建立年度预算审批流程公司年初应该由各部门根据上年度费用支出情况，详细上报本年度各项支出的预算，列明较上年度须增加多少，财务部汇总后制定公司年度预算计划，呈报副经理审核、总经理审批后，严格按照预算执行，由财务部对预算使用情况进行时时管控。图4-2皮皮小姐贸易有限公司年度预算审批流程4.2.2费用预算调剂审批流程针对公司存在人为调剂报销内容的情况，首先我们应完善费用预算调整审批流程。公司各部门负责人，按照年初所制定的预算计划，合理安排本年度开支，出现某部分预算超额，需要用其他部门额度、或者需要用本部门其他开支额度的，申请超预算指标调剂，报财务部后由财务部对照年初该部门上报的预算计划审核，是否还有指标可以调剂，还有指标可调剂的，报副经理审核通过后财务付款。已经没有指标可以调剂，超出预算的，直接报总经理审批，总经理审批通过的，财务部付款，审批不通过的直接驳回申请。表4-1皮皮小姐贸易有限公司费用预算调剂表申请部门申请时间申请金额超预算原因部门主管签字财务部审核副经理审批（预算内）总经理审批（预算外）超预算部门申请预算指标调剂预算内副经理审批超预算部门申请预算指标调剂预算内副经理审批财务部审核财务部审核预算外总经理审批预算外总经理审批图4-3皮皮小姐贸易有限公司费用预算调整批流程其次，建立预算使用情况监管制度。财务部对公司各部门的预算使用情况加强监管，避免出现部门之前相互调剂报销内容的行为发生，财务部门建立各部门预算使用统计表，实时掌握预算使用情况，及时给总经理决策提供参考。4.3项目支出审批流程针对皮皮小姐贸易有限公司项目支出和日常支出混淆的情况，采取项目支出和日常支出分列预算，分开报销，日常部门支出按照图4-1流程进行审批。实行项目支出单列预算。在年初各部门制定预算时，正在实施的项目列出需要继续支出的预算，日常支出单独预算，新实施的项目按照图4-4所列流程进行审批，获得预算费用。每一个项目完成后，由所负责的部门对完成的项目支出情况和收益情况进行分析，如何在今后的项目中减少不必要的开支，列出分析报告，各项目组直接相互学习、相互探讨，共同建立更加完善的项目执行体系，促进公司业绩增长。图4-4皮皮小姐贸易有限公司项目支出审批流程4.4完善预算考核审批流程将预算执行情况纳入年度考核。年底财务部出具各部门预算执行情况报告，交由公司会议进行分析并进行考核，对没有超出预算的部门，总结提炼使用过程中的好经验、好做法，在全公司进行推广，对该部门进行奖励。对超出预算的部门，分析超出预算的原因，因市场不可抗力因素等原因导致支出增加的，在下年度预算计划中做相应增加，因管理经营不善、对员工操作不当等主观原因造成的超预算支出，对该部门进行处罚，并且相应削减该部门下年度的经费预算。

各部门上报年度预算计划书各部门上报年度预算计划书财务部汇总全年预算计划财务部汇总全年预算计划每季度通报各部门预算使用情况每季度通报各部门预算使用情况年终形成预算执行情况报告年终形成预算执行情况报告对预算执行较差的进行分析总结对预算执行较好部门进行奖励对预算执行较差的进行分析总结对预算执行较好部门进行奖励管理不善造成预算超标的部门处罚对确属正常增长的下年度增加预算管理不善造成预算超标的部门处罚对确属正常增长的下年度增加预算图4-5皮皮小姐贸易有限公司预算执行情况考核审批流程5设计方案实施效果针对皮皮小姐贸易有限公司财务收支存在的问题，通过完善费用报销审批流程、规定签批限额、建立年度预算、增设指标调剂审批流程，完善项目支出审批流程，将预算执行情况纳入年终考核，力争实现预算控制贯穿公司整个的运营，使公司的内控机制更加完善，运营得以有更多可参考数据，从而实现公司运营效益稳步提升。参考资料[1]朱秀梅.大数据、云会计下的企业全面预算管理研究[J].会计之友.2018