安于乐器械有限公司费用报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

安于乐器械有限公司费用报销流程优化设计...............................................................1

1公司简介.......................................................................................................................1

2流程中存在的问题.......................................................................................................1

2.1日常费用报销流程............................................................................................1

2.1.1日常费用报销流程现状.........................................................................2

2.1.2存在的问题.............................................................................................2

2.2固定资产购置报销流程....................................................................................2

2.2.1固定资产购置报销流程现状.................................................................2

2.2.2存在的问题.............................................................................................3

2.3差旅费报销流程................................................................................................3

2.3.1差旅费报销流程现状.............................................................................3

2.3.2存在的问题.............................................................................................3

2.4专项支出费用报销流程....................................................................................4

2.4.1专项支出费用报销流程现状.................................................................4

2.4.2存在的问题.............................................................................................4

3费用报销流程优化设计...............................................................................................4

3.1日常费用报销流程优化设计............................................................................4

3.2固定资产购置报销流程优化设计....................................................................5

3.3差旅费报销流程优化设计................................................................................6

3.4专项支出费用报销流程优化设计....................................................................8

4结束语...........................................................................................................................9

参考资料.........................................................................................................................10

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安于乐器械有限公司费用报销流程优化设计

1公司简介

安于乐器械有限公司成立于2017年，位于江西省抚州市，注册资本400万

元，员工50余人，是一家专业生产器械等支架的公司。安于乐器械有限公司的

产品主要在电商平台销售，考虑到了库存积压问题，线上线下都有合作商，充

分的做到了销售、利润最大化。安于乐器械有限公司是产销一体的，该公司设

有董事会、监事和总经理，总经理主要管理销售部、生产部、采购部、财务部、

人力资源部，行政部。安于乐器械有限公司结构图（如图1）所示;在人员配备

上是健全的，优秀的员工，精良的设备是安于乐器械有限公司得以不断发展养

大、产品能够赢得用户依靠的根本所在。“质量、可靠、专业”是安于乐器械

有限安于乐器械有限公司生产精神和服务信念。

图1安于乐器械有限公司部门结构图

2流程中存在的问题

2.1日常费用报销流程

日常费用主要包含电话费、办公费、低值易耗品及业务招待费、培训费、

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资料费等。安于乐器械有限公司规定，日常费用存在预算金额，在日常费用预

算金额内，各项日常费用总和支出不能超过预算金额。

2.1.1日常费用报销流程现状

日常费用报销流程分为两类：一类是需要填写申请单的费用报销流程（如

办公费、低值易耗品等），另一类是不需要填写申请单的费用报销流程（如电

话费、业务招待费、其他费用等）。

需要填写申请单的费用报销流程：首先是购置所需的物品，然后填写费用

报销单，交给相关部门主管审批，审批通过后的报销单及报销凭证粘贴规范后

交予财务部人员，最后财务部人员审批通过后入账付款。

不需要填写申请单的费用报销流程：电话费是固定日期向财务部申请，报

销的原始凭证审批通过后去财务部门领取报销金额；其他费用按照报销的实际

金额报销。

2.1.2存在的问题

需要填写申请单的费用报销流程：第一，没有购置物品前的购置申请单，

购买所需物品前没有得到部门领导的同意之前，没有购买物品的理由，更没有

办法证明这是相应部门所需的物品，造成安于乐器械有限公司的日常费用过高，

使日常费用超过预算金额，导致该公司利润下降，对安于乐器械有限公司长远

发展极为不利。第二，最后直接付款有误，有先借款去购置物品的情况，如若

直接付款，会出现对账不平的情况，然后还需财务人员回溯凭证，增加工作量。

不需要填写申请单的费用报销流程：电话费申请不合理，报销人不应直接

向财务部申请，直接财务部申请的话会加大了财务部的工作量，导致财务部工

作进度会非常慢，会影响到安于乐器械有限公司的工作整体进度；其他费用直

接报销不合理，没有设置限制金额，金额的大小可以有报销人来决定，这容易

造成公司在报销方面的资金过多，而且容易出现造假情况，内部经营成本过高，

导致安于乐器械有限公司利润低下，公司走下坡路。

2.2固定资产购置报销流程

2.2.1固定资产购置报销流程现状

首先，先填写固定资产购置申请表：按照安于乐器械有限公司相关规定填

写《资产购置申请单》并且上报审批；然后，报销人的上级领导根据相关合同

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协议及批准生效的购置申请；最后，签好合同之后，固定资产到货后可以根据

相关的原始凭证结账报销，需经过董事长同意后方可报销。

2.2.2存在的问题

首先是固定资产购置报销流程中上报审批没有明确指出上报到哪一级，固

定资产这类金额过大的购置，需要经董事会同意之后才可购买，不然极其容易

出现挪用公款的情况出现，造成安于乐器械有限公司资金严重流失。

其次是固定资产已经到货才经过董事长同意报销，如果董事长不同意报销，

然后公司不能付款，固定资产退回，长此以往，导致安于乐公司的信誉度下降，

最后出现找不到合作商的困境；且公司由一人决定大金额的流出，不符合安于

乐器械有限公司严谨性的要求，这些流程使得安于乐器械有限公司结构非常不

稳定，稍微发生关于公司不利于的事情，对于安于乐器械有限公司是近乎毁灭

性的，非常容易导致破产。

2.3差旅费报销流程

2.3.1差旅费报销流程现状

目前，安于乐器械有限公司差旅费报销流程现状，首先报销人出差，出差

结束后填制《差旅费报销单》并粘贴相应原始凭证，填制并粘贴规范完成后将

报销单交予部门经理审核，部门经理审核通过之后报销人再将报销单交予财务

人员审核，审批通过后再入账付款。

2.3.2存在的问题

首先是出差前没有出差审批表。出差人员在没有得到上级领导同意之前，

没有出差的通知和证明，造成公司员工出差随意性无严格的审批流程，员工造

假的可能性非常大，导致安于乐器械有限公司差旅费报销费用占比非常高，产

生了许多的不必要开支。

其次是差旅费实际报销金额超过标准。超标准报销、超范围报销、多次报

销及虚假报销都是常出现的问题。有些部门领导存在以公司可以报销为由，超

出出差报销标准的要求费用，且还要公司承担所有费用。还有一些员工虚报出

差次数、人数及天数，享受多人多天的出差补贴。

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2.4专项支出费用报销流程

2.4.1专项支出费用报销流程现状

没有专门的报销费用报销流程，一般是以固定资产购置报销流程为准，专

项支出包括所有专门立项的费用（含咨询顾问、公司员工活动费用及其他专项

费用）支出。

2.4.2存在的问题

此类费用一般金额较大，一直以固定资产购置报销流程为准，非常影响这

类工作的进行，流程过多，影响工作进度，严重甚至影响到公司信誉，从而造

成销售下降，收入下降，最后入不敷出，最终破产。

3费用报销流程优化设计

3.1日常费用报销流程优化设计

需要填写申请单的费用报销流程：第一，增加一个购置之前填写《购置申

请单》（如图2），《购置申请单》按照资产管理办法规定上报审批，然后再按

之前流程实行。第二，最后付款时，在原有流程中增加一个是否有借支情况，

若有，就冲抵借支；若无，则直接付款。（如图3）

图2安于乐器械有限公司《购置申请单》

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图3安于乐器械有限公司日常费用报销流程

不需要填写申请单的费用报销流程：电话费：第一，增加一个人力资源部

每月5日之前将本月话费执行标准（含特批执行标准）交财务部，然后财务部

通知员工每月15日前安话费执行标准将发票交予部门主管，然后部门主管于每

月16日再将收集上午发票交财务部集中办理报销。第二，财务部可以指定专门

的人员按日常费用审批程序集中办理员工话费报销手续。第三，可由财务部的

员工按部门分发好需签字的表格，分发到各部门主管处，让员工在每月21日前

签字，然后予每月22日收集审批，审批通过后在集中发放报销金额。其他费用：

设置金额限制，金额在1000元以内的，可直接报销；在1000-5000元以内的，

需经部门主管审批通过之后才可报销；5000-10000元以内的不仅需要通过部门

主管审批通过，还需要经财务部审查通过之后，再由财务部主管审批通过之后

才可报销；10000元以上的，需要在5000-10000元的报销流程基础上再加一个

总经理审批通过之后方可报销。

3.2固定资产购置报销流程优化设计

在流程中加一个金额限制（十万元以上）是否流程环节，没超过十万元的

可由总经理审批，超过十万元需要经过董事长审批。(如图4）

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最后的结账报销环节中有许多的子流程：

资产验收确认无误，经办人凭发票等原始凭证办理入库手续，按照规定填

写报销单且在报销单背面签字并夹好入库单；

按照资金指出规定审批程序审批；

财务部根据审批后的报销单一支票或者银行转账形式付款；

若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在3个工作日内办理好报

销手续。

设置多程序的办理，几乎不会出现一人决定的大金额流出。

图4安于乐器械有限公司固定资产费用报销流程

3.3差旅费报销流程优化设计

增加出差前出差审批表环节，根据安于乐器械有限公司出差前提出的意见

和要求，按照差旅费管理规定，统一规范出差审批环节，出差前填写《出差申

请单》（如图5），然后交予上级领导审批，审批通过后方可出差；（流程如图

6）

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图5安于乐器械有限公司《出差申请单》

图6安于乐器械有限公司差旅费报销流程

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安于乐器械有限公司差旅费报销标准制度中，必须对住宿费和交通费、报

销天数和人数及报销次数进行严格控制。结合综合资料可预算出差大概需要的

天数、人数及次数，如实际天数、人数及次数未达或者超出，出具相关证明，

证明真实有效就可按实际报销。住宿费和交通费如表1、表2。

表1安于乐器械有限公司住宿费报销标准

（金额单位：元/天）

城市等级总经理部门部长其他员工

一线城市600500300

二线城市400300200

三线城市300200150

表2安于乐器械有限公司交通费用报销标准

交通工具飞机高铁火车

总经理商务舱商务座/一等座软卧

部门部长经济舱二等座硬卧

其他员工经济舱二等座硬座

3.4专项支出费用报销流程优化设计

根据固定资产购置的报销流程来顺出专项支出的报销流程，如下：

先由主管部门根据实际需要向总经理提交请示报告，经总经理签署审核意

见后报