湖南捷坤门业有限公司销售与收款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1 公司简介 湖南捷坤门业有限公司销售与收款内部控制制度优化设计公司简介湖南捷坤门业有限公司于2013年07月01日成立，目前位于浏阳市环保科技示范园，注册资金1357万人民币，经营范围包括防火门、钢木门、安全门、木制品门及其配件、消防设备及器材的零售。公司董事会下设有营销中心、制造中心、研发中心、管理中心、财务中心，其中营销中心包括国内销售部、国际贸易部、市场内务部；制造中心包括采购部、仓储部、生产部、物控部；研发中心包括品控部、研发部、工程部；管理中心包括人力资源部、行政事务部、后勤保障部；财务中心包括财务部和审计部。图1公司组织架构公司销售与收款内部控制制度存在的主要问题2.1销售与收款管理机制不健全对销售人员缺乏有效管理湖南捷坤门业有限公司由于销售范围很广，销售量大，销售人员很多，公司没有专门的人员对销售人员进行管理，公司由于对销售人员的管理极度松懈，所以引发了一系列问题。对于公司而言，客户是极其重要的，客户办理的业务金额一般较大并且是长期合作的关系，但是因为管理方面的忽视，驱动一些重要客户资源都执掌在销售职员的手中，而后销售人员今后从事其他行业，把手中的客户资源也一路带走，从而变成别的公司的客户，让公司产生巨大的经济损失。销售信用机制不合理公司为了达到预先占领市场的目的，采取赊销手段，虽然带来了销售额的增长，也让应收账款也随之增加，并且因为没有对客户的信用状况进行审核，导致应收账款被客户拖欠甚至无法收回，形成坏账，给公司带来一定的负面影响，影响公司的短期偿债能力以及现金流量，最终影响公司的正常运营。不仅如此，赊销还夸大了公司的经营效果，公司的利润中包含了大量的应收账款，虚增了收入，事实上根本没有收到具体款项。公司的自我防范意识也比较欠缺，在签订交易合同中不严谨，出现漏洞，并且没有及时利用法律武器维护自己的合法权益。在扩张市场的过程中，公司的持续性销量不足，销售收入也大大降低，对客户信用管理缺失，导致一些信用极差的客户由于无法偿还账款而让公司销售陷入信用危机，从而给公司的经济效益带来巨大的损失。2.2销售与收款业务流程不够规范公司的销售与收款业务流程没有规范到位,销售与收款业务流程设计不合理，控制不当，导致产品销售及价格、信用政策等与目标不一致，弄虚作假，会计核算多记、少记、错记销售收入和应收账款，造成核算和反应不真实、不准确、不完整。销售与收款业务是公司运营管理流程中的一项重要环节，对公司能否正常开展业务并实现利润起到决定性作用。销售与收款业务是公司的一项基本活动，但是同时也容易受到各个部门、繁琐的业务事件、复杂的流程链接以及管理方面的缺陷和欺诈的影响。所以，优化销售与收款业务流程是公司当前的一项重要工作。要落实内部控制，销售环节所涉及的订单票据、合同签订都需要规范化，这也是销售的凭证和财务核算的重要依据，因此必须进行严格的审核和检查，然而公司缺乏这一审查环节，导致一旦出现收款方面的问题，后续的工作就无法正常进行。2.3销售与收款业务各部门之间缺乏沟通公司销售与收款业务有些部门来往相对来说是非常密切的，缺乏沟通与交流就会导致部门之间信息无法合理共享，财务部、销售部、生产部之间的联系是比较紧密的，财务部与销售部缺乏沟通就导致了应收款项无法收回，销售部与生产部缺乏沟通就导致了无法满足客户的正常需求，又会出现生产的产品过多增大了库存量，加大了公司的生产成本。同样的，公司员工之间的交流也是比较缺乏的，员工的想法无处表达，更无法提出合理诉求，公司无法形成一个真正的整体，这是公司需要去改善的。2.4会计基础工作薄弱公司会计基础工作非常薄弱，经常出现会计工作质量低、会计凭证不合法、财务数据不准，甚至出现入错了会计科目的各种情况。导致这些问题出现的最根本原来，是因为财务人员素质低。公司人事部门给财务岗位设置的工资薪金较低，在财务人员的招聘上也没有引起重视，导致招不到专业的财务人员，招进来的人员专业素质低，职业素养也参差不齐，而且公司也没有组织过对财务人员开展继续教育和培训，招到的一些员工专业水平没有达到一定的标准，在工作上做不到精益求精，从而造成财务部门整体水平较低。公司销售与收款内部控制制度优化设计3.1健全销售与收款管理机制规范完善客户管理制度对于公司来说，客户是最重要的资源，所以我们应该构建科学合理的客户管理制度，建立完整的客户信息表，对客户信息表的准确性进行调查，掌握真实的客户信息，保证客户不流失；实行客户监管机制，按照市场规划和客户的实际情况对客户进行分级管理，在制定客户管理制度的时候认真贯彻执行国家有关的财务制度，落实客户心里需求对公司看法，以便于后续对客户做到真实了解；调查客户信用情况，这也是公司能够不断发展的基础，我们在制定客户管理制度时，要结合本公司的发展方向和运行范围。与客户形成互惠互利合作共赢的关系。采取一定的措施留住客源，对于信誉良好的客户可以适当地为其赊账；相反，对于信誉较差的客户要在确保公司利益不受损的前提下与其发生交易。这样不仅能降低收款环节的业务风险，也能推动销售金额的增长。表1客户信息登记表（部分）客户代码客户名称付款期限地址信用等级电话001邵阳中航股份有限公司30天邵阳市双清区高崇镇良好13973923729002益阳机械制造公司20天益阳市赫山区龙岭工业园凤山路良好0737-2221811003长沙市点石装修公司（宁乡店）40天长沙市宁乡市玉煤大道8号中0731-87828458004望城华达装修公司60天长沙市望城区茶亭镇中15084846586005宁乡门业有限公司20天宁乡市煤炭坝立销售信用审核制度公司为了完善销售信用管理，需要建立销售信用审核制度。首先加强了应收账款的管理，制定严格的应收账款管理流程（见图2），通过事前控制、事中控制、事后管理三个阶段进行管理，事前建立健全公司应收账款管理制度，建立专门机构对赊销方的信用风险进行管控；事中建立有效赊销审批制度，实行应收账款追踪审查制，制定符合公司实际情况的激励政策及销售回款制度；事后加大催收力度，规避信用账款风险。图2公司应收账款管理机制公司可以规定销售部门有权决定是否赊销的限额，在这个赊销限额范围内，销售部门可以自行决定是否赊销，超过此限额范围就必须向上级主管部门报备商议，由销售部门提出赊销申请，上级主管部门进行审批，财务部门作为赊销过程的重要部门，需要对客户进行信用检测，结合本公司的具体情况，给出意见。公司要提升收款环节的内部控制水平，首先需要构建科学合理的收款业务流程，在财务票据环节必须要强化账目管理、应收账款管理，定期对公司的销售中账目进行核对，规范掌控整个收款业务流程，为了解决应收账款无法收回问题，公司制定了合理的信用政策，需要选择合理的应收账款政策对潜在客户进行风险评估，从而最大程度地实现信用销售，把产生坏账的风险降到最低，提高公司的资金运行速度。信用政策是公司管理和规范应收账款的基本原则。采用恰当的信用标准可以让公司提高实际销售额、增强市场竞争力。信用政策包括信用标准、信用条件、收账政策，信用标准是指坏账率，信用条件是指信用期限、折扣期限以及现金折扣率，收账政策首先是统计，再核对，最后进行催账。图3公司信用政策3.2优化销售与收款业务流程为了提高公司销售与收款业务工作质量，需要建立规范的销售与收款业务流程。销售部门首先应该受理客户订单并且编制销售计划，再审核销售方案和信用政策，生成生产订单，然后双方签订销售合同，最后组织销售与收款。第一步调查客户信用情况，分析客户需求，受理客户订单；第二步核实客户销售方案和信用等级;第三步销售部门向生产部门提出发货请求，受理客户生产订单；第四步销售部门拟订好销售合同内容，并与销售量大的客户签订合同；销售部门传送并核实信息之后开具收款通知单，核实销售合同后向仓储部门传送发货通知单，仓储部门根据发货通知单以及各种订单组织发货。业务流程合理规范让公司能够经营的更好。图4销售与收款业务流程图3.3制定销售与收款业务部门沟通制度为了加强销售与收款各业务部门的沟通，规避缺乏沟通带来的各种风险，公司需制定切实可行的销售与收款业务部门沟通制度。首先，公司需要在内部以内部员工为中心建立工作流程和工作目标，建立内部绩效考核机制和相应的奖惩和淘汰机制，安排持续训练，让所有管理干部都能养成一种正确的行为习惯。从制度上规定公司的销售与收款业务涉及到的各个部门加强沟通，及时传递共享信息，以便于各部门对销售与收款业务信息的熟悉与掌握。规定财务部门和销售部门应该及时共享信息，特别是对未收的尾款以及其他应收账款的收取和追讨阶段，两个部门之间应该加强合作。如果其中一方因为对信息不够了解，可能就会拉长对余款以及应收账款的收回期限，不利于公司资金回笼。享受优惠以及赊账的业务交易中，销售部门应当与财务部门进行工作对接，分享信息。对享受优惠的客户以及赊账的客户进行资格审核和信用检测，加强两个部门之间的交流与合作，从而大大提高工作效率。公司销售部门与生产部门与应该加强信息传递机制的建设，部门内部可以通过召开例会来提高内部的信息传递效率，同时也可以为员工的交流提供一个平台，这样不仅可以提高信息传递效率，也能提高员工工作效率。图5部门沟通管理机制3.4建立财务人员选聘和激励制度公司要从根据上加强会计基础工作，提高会计工作质量，最重要的途径就是要建立财务人员选聘和激励制度，提高会计人员的综合素质。首先，重新评估财务人员岗位薪资标准，制定不同级别的财务人员相对应的工资标准，以吸引专业的财务人员加入到公司就职。其次应该在招聘环节，对财务人员专业水平和职业素养进行严格把控，设置学历门槛和专业资格证书要求。然后，人事部门应该要制定会计人员素质提升计划，定期安排会计人员进行培训，对会计人员业务知识和会计法律法规进行培训与考核，提高专业素质，为财务工作的精细化、规范化打好基础，增强会计人员的责任感和职业道德素养；最后，制定严格的会计工作规范，完善对会计人员的工作职责和工作规范的具体要求，确保会计工作质量。评价针对湖南捷坤门业有限公司销售与收款内部控制存在的问题进行改进优化设计，对销售与收款管理机制、业务流程、部门之间的沟通问题和员工的综合素质方面展开设计。规范客户管理机制和销售信用制度，解决了公司大量重要客户因为员工的离职而流失的问题，也大大减少了公司的坏账损失；优化销售与收款业务流程让公司的销售环节保持真实完整无差错；提高销售与收款业务各部门之间的沟通效率，让各部门对销售与收款业务信息得以熟悉，部门之间加强了合作，提高了工作效率；强化会计基础工作，提高会计人员综合素质，让公司的员工整体素质提高，财