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文档简介

采购、费用支出规定及报销流程一、制定目的及范围为规范公司采购及费用支出管理，提升工作效率，降低成本，特制定本规定。适用于所有部门的采购活动，包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购，确保各项支出合理合规。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正、公平、公开，确保选择优质供应商。2.所有采购物资需从合法商家获取，必须索取并保存发票。3.各部门需指定专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程1.一般采购流程1.1采购申请申购人需先确认库存情况，填写“申购单”，并提交至部门负责人审核。1.2申购审批项目采购需提交预算审批，其他采购需经部门负责人批准后填写流转单。1.3询价各部门负责询价，至少提供三家供应商的报价，确保价格合理。1.4核价参考历史价格进行核价，填写流转单中的核价结果，确保采购价格的合理性。1.5审批流转单需逐级审批，最终由公司负责人进行审批，确保采购的合规性。1.6采购实施与验收入库审批通过后，采购人下单，物资到货后由相关人员进行验收并入库，确保物资质量。1.7报销采购物资需在货到一个月内完成报销，逾期将不予受理，确保财务流程的顺畅。2.特殊采购流程2.1集中计划采购办公用品由各部门在每月25日前提交流转单，由办公室统一采购，提升采购效率。2.2零星采购针对金额较小、偶发性的采购，采购人需征得部门负责人同意后执行，简化流程。2.3应急采购在紧急情况下，由应急处置小组进行采购，无需询价，以最快方式满足需求。2.4年度采购涉及定期需求的采购需提前编制年度预算，并向财务部报备，确保资金的合理使用。四、费用支出规定费用支出应遵循以下规定：1.所有费用支出需有明确的用途和预算，确保支出合理。2.各项费用需提供相应的凭证，如发票、收据等，确保财务审核的合规性。3.费用支出需经部门负责人审核，确保支出符合公司政策。4.特殊情况下的费用支出需提前报备，确保资金使用的透明性。五、报销流程报销流程应确保高效、透明，具体步骤如下：1.报销申请报销人需填写“报销单”，并附上相关凭证，提交至部门负责人审核。2.审核部门负责人需对报销申请进行审核，确认支出合理性后签字。3.财务审核经部门负责人审核通过的报销单需提交至财务部，财务人员进行审核，确保凭证齐全。4.报销支付财务部审核无误后，进行报销支付，确保报销流程的顺畅。六、备案与存档所有采购及费用支出完结后，相关人员需将采购单、流转单、入库单及发票或收款收据复印两份，一份交财务审核，另一份存档以备查，确保信息的完整性。七、采购与费用支出纪律1.采购人职责采购人需建立供应商资料档案，做好市场调查，确保采购物资质量，维护公司利益。2

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