湖南繁星商贸有限公司财务收支审批流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1公司简介 湖南繁星商贸有限公司财务收支审批流程设计1公司简介湖南繁星商贸有限公司成立于2014年，注册资金300万人民币，现有员工32人，是一家从事批发业的小微企业。具体经营范围为：批发零售（含网络销售）日用品、针纺织品、洗涤用品、化妆品、预包装食品、保健食品、农畜产品；提供计算机硬件和软件服务；自营和代理各类产品和技术的进出口（国家限定公司禁止经营或禁止进出口的产品除外）。湖南繁星商贸有限公司目前设有采购部、销售部、客服部、综合部、财务部五个基础部门，其中综合部负责公司行政及人事，财务部负责公司财务、税务，采购部负责采购相关事宜，销售部负责产品线上线下推广销售，客服部负责解决客户问题、维系客户关系。公司的组织结构图具体如下图1-1所示：图1-1湖南繁星商贸有限公司组织结构图2公司财务收支现状2.1应收账款现状表2-12017年-2020年湖南繁星商贸有限公司应收账款现状表年份销售额（万元）应收账款（万元）应收账款占比2017年80016020%2018年960211.222%2019年1152276.4824%2020年1382.4345.625%从表1中数据显示，湖南繁星商贸有限公司自2014年运营以来，纯利润保持在10%左右，每年的销售额较上年增长在20%左右，公司处于一个较好的发展趋势。但是公司每年应收账款比例却也从20%增长至25%，应收账款比例逐年增加，一定程度上说明资金回笼效率降低，应收账款收款能力不足。2.2公司费用支出现状湖南繁星商贸有限公司财务收支由副总经理对支出情况进行审批，公司支出部分主要是商品批发成本、仓储物流、广告推广及员工工资四部分。表2-22017年-2020年湖南繁星商贸有限公司主要费用支出情况表单位：万元序号支出项目2017年2018年2019年2020年1商品批发成本502.4593.28685.05851.752仓储物流57.669.1282.9562.213广告推广6486.4115.2138.24员工工资96115.2153.6192合计7208641036.81244.16表2数据显示，公司每年的广告推广费用占到销售额的7%-10%，从2017年-2020年呈逐年增长态势。2.3公司存货现状表2-32020年湖南繁星商贸有限公司各地仓库存货统计表单位：万件地址日用品针纺织品洗涤用品化妆品预包装食品保健食品农畜产品长沙2.42.11.80.84.83.15.6苏州1.51.61.60.42.62.11.5济南1.71.11.40.52.31.92.6广东1.61.51.40.62.71.21.8合计7.26.36.22.312.48.311.5公司存货主要由采购部负责，公司在长沙市设置了总仓库，在苏州、济南广州等地也设有分仓库。近年来随着公司规模逐渐扩大，库存量也一直增加，同时对市场的盲目跟进没有合理评估，大量生产导致库存压力增大，还有部分商品销售量不好，公司对市场反应不够迅速，存货积压严重。3公司财务收支存在的问题随着公司的快速发展，公司原有的财务收支审批流程已不满足现在的业务需求，主要存在资金回收慢、广告费支出较大、存货积压、促销手段落后等问题。3.1赊销货款管理不到位在湖南繁星商贸有限公司经营过程中，公司授权了大量经销商，经销商回款难导致了资金回收慢。主要原因有如下几点：（1）财务部与销售部在应收账款方面沟通不畅。财务部与销售部信息不能及时对接，财务部没有及时将回款情况告知销售部，导致销售部不能及时对未回款客户进行催收。（2）缺乏相应绩效管理制度。销售部是凭销售业绩拿提成、赚奖金，只顾怎样提高自己的销售业绩，却忽略了应收账款的回款情况。原则上谁销售的单子，谁要负责回款。（3）湖南繁星商贸有限公司对经销商没有建立一套有效的信用评价体系，对经销商的经营情况、回款能力、目前欠款、行业信用等方面的情况掌握不全面、不准确，导致销售部在销售产品时大多数依靠销售经验、个人判断和过往是否有合作等情况来预判。在商品发往经销商后，是否能够按时回款，是否会出现不能回款等情况心里没有底数，导致出现部分信用度低的经销商，不能按时回款。3.2广告费支出较大湖南繁星商贸有限公司2020年发生广告费138.2万元，同比增加23万元，在公司实习期间，发我现公司对全年的广告费用支出没有提前进行预算，且对广告费用支出情况没有控制。在实际操作当中，由于公司领导和财务部对当年的广告费用是否是在可控范围之内，是否已经超额支出不清楚，所以对广告费的审批把关不严，且流程不规范。公司员工报销费用，将一些其他费用列入广告费用进行报销，领导和财务部没有严格审核该笔支出是否是广告费用支出就签字予以报销，导致公司的广告费用支出比较高，凸显出对广告费用无预算控制的问题。3.3存货积压、促销手段落后从表2-3中的数据可以看出，湖南繁星商贸有限公司各地的仓库积压了很多产品，通过对比采购部的采购清单和销售部的销售方案发现，采购部采购的基本上是当前时期市场上比较畅销的产品，且商品质量没有问题。销售部没有及时针对各地仓库的现有商品进行分析，没有有针对性根据商品特点、当季需求和重要时间节点等因素设计销售方案，销售手段跟进不及时，导致各地仓库存货积压较多。销售部在更新促销手段和销售方案方面做的不到位。4公司财务收支审批流程设计鉴于公司存在的上述不足，为了加强公司的管理，规范公司财务收支审批流程，合理控制费用支出，对公司财务收支审批流程做如下完善。4.1加大赊销款回收管理对于现存的赊销货款，我们应事前建立赊销款项的回款计划，事中加强销售人员的责任落实和催收，对不能按时回款的客户及时研判并提出解决方案，事后对回款情况进行销售评估和绩效考核。4.1.1建立赊销货款回款计划对于已赊销的款项，我们应先对客户进行信用评估，对客户的回款能力、目前销售状况、公司负债情况等内容进行评估，财务部根据信用评估情况制定相应的回款计划，对信用评估较好的客户可适当放宽回款时间和预付款项，将回款计划交副经理审核，然后总经理审批同意后交由销售部，由销售部与承销商签订回款协议，并按照回款计划告知须提前预付的货款金额和回款时间。图4-1湖南繁星商贸有限公司回款计划审批流程4.1.2加强责任落实与催收财务部依据回款计划须及时编制应收账款催收表，对于快到期的应收账款一般提前一个月就要挂在表上进行催收，表上要写清楚应催款时间，催收负责人是谁等等，交由销售部进行催收。销售部根据回款单，划分回款责任人及考核要求，制定催款计划，由部门负责人、主管、经理审批后执行。同时财务部要与销售部保持良好的沟通,对于不能及时回款的应收款项,通过部门例会等方式,分析影响应收账款回收的因素,提出有效的解决方案，明确解决的时间节点。

表4-1**月应收账款催收计划表序号经销商交易金额交易时间应收款项销售责任人回款时间主管领导：销售部经理：财务部经理：财务部往来岗：4.1.3实施绩效考核建立回款管理绩效考核制度，每年年底销售部提交销售指标完成情况和应收账款完成情况，对销售部当年指标完成情况、客户群回款情况、回款存在的问题等方面进行评估总结。综合部按照评估情况制定销售人员奖惩计划，对当年销售款全部收回的进行奖励，对当年应收款未及时收回的，按未收回款项多1%就扣除绩效奖金1%的方式进行处罚，应收款超过当年销售额10%的，当年取消绩效奖金，财务部完成奖惩计划后经副经理审核、总经理审批后，交由财务部执行奖惩计划。4.2广告费审批流程4.2.1事前做好广告费用预算公司年初建立支出预算计划，列出本年度预计支出广告推广费用的限额。销售部在每次进行产品促销前，对促销活动需要支出的广告费用进行预算，并填写广告费申请表，销售部依据拨付的预算费用制定广告推广计划。由销售总监审核签字后报财务部，财务部对预算情况进行审核，提交副经理审批同意后，财务部将预算拨付情况返给销售部，销售部按照预算拨付情况制定推广计划，后期财务部依据预算情况对销售部前来报销广告费进行报销审核，在所花费用在预算内的予以报销，超出预算部分提交总经理审批。图4-2湖南繁星商贸有限公司广告费预算审批流程4.2.2事中做好广告合同的审批销售部依据制定的广告合同向财务部提出费用拨付申请，财务部对广告合同进行审核，针对广告合同是否符合当前广告行业收费标准、收费是否合理、整体广告费用是否在预算范围内等情况进行审核，交由销售总监确认签字，最后由副经理进行审批，审批通过后财务部给销售部拨款、实施。4.2.3事后做好广告费用效果评估及付款审批在产品促销活动结束后，销售部填写广告效果评估表，对促销活动中广告是否如期实施、是否按照合同要求完成、是否达到预期效果等方面进行评估，然后由销售总监进行复审，销售总监认为达到要求后向财务部提出付款申请，经总经理审批后方可向广告公司支付广告费用。4.3存货促销审批流程销售部应及时对仓库库存情况进行盘点，若发现库存商品积压过多，应对商品积压的种类、积压原因等进行分析，依据原因提出相应的促销计划，由销售总监审批，审批通过后实施促销计划。图4-3湖南繁星商贸有限公司存货促销审批流程销售部门可以针对不同的商品采取不同的促销方式，让积压商品尽快变现，加快资金的回笼。图4-4湖南繁星商贸有限公司促销方式5设计方案实施效果通过对湖南繁星商贸有限公司2017年-2020年的相关数据进行分析，结合公司运营现状，发现公司存在赊销货款管理不到位、广告费支出较大、存货积压、促销手段落后等问题。我们可以从以下方面加以改善：一是加大赊销货款的管理力度，销售部门与财务部门根据客户情况制度回款计划，在执行过程中加强责任的落实，并纳入业绩考核之中；二是完善广告审批流程，增加预算、广告费用合同审批、效果评估表等流程；三是优化公司促销方式，完善了促销审批流程。通过这一系列的优化手段，可以提升企业的软实力，实现公司“降