文件与文件案卷管理制度

文件与文件檀卷管理制度第一章总则第一条目的为规范企业文件与文件檀卷管理工作，保证文件的安全、有效、合规使用，提高工作效率和信息管理水平，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于企业内全部文件与文件檀卷的管理工作，包含各部门、各岗位和全部员工。第三条术语定义文件：指企业内产生的各类书面、电子资料，包含文件、报表、合同、凭证、备忘录等。文件檀卷：指由相关文件构成的一个整体，依照业务或项目进行分类归档的文件集合。文件管理：指对文件进行创建、签发、传递、保管、查阅等操作和掌控的过程。文件檀卷管理：指对文件檀卷进行整理、归档和检索的过程。文件管理员：指负责文件和文件檀卷管理的特地人员或部门。第二章文件管理第四条文件创建文件的创建应依照格式规范进行，包含标题、编号、日期、发文单位、密级等信息。文件的内容应真实、准确，不得含有虚假、违法、违规的内容。文件应经相关部门负责人签发并盖章，确保文件的合法性和真实性。第五条文件传递文件传递应采用书面或电子方式，并记录传递的时间、人员及目的地。紧要文件的传递应通过正式渠道进行，确保传递的准确性和安全性。第六条文件保管文件应依照密级、保管期限和文件类型进行分类，并存放在指定的文件柜或电子存储设备中。密级为机密及以上的文件应存放在专用保险柜中，并实行钥匙、密码双重保密制度。电子文件应进行定期备份，并进行防病毒和数据安全保护。第七条文件报废文件保管期满或不再需要的文件应及时报废。文件报废应依照规定的程序和流程进行，须由文件管理员核准并做相关记录。第八条文件查阅文件的查阅应经相关部门负责人批准，并在查阅登记表中记录查阅人、时间和目的。机密级文件的查阅应经授权，并签署保密承诺书，并严格限制查阅人员范围。第三章文件檀卷管理第九条文件檀卷的构建文件檀卷应依照业务或项目进行分类，便于后续检索和查阅。文件檀卷的构建应依照肯定的规范和流程进行，包含文件的排序、装订、编号等。第十条文件檀卷管理流程文件檀卷应依照时间次序进行归档，并登记到系统或檀卷管理工具中。文件檀卷的移交、借阅、归还等操作应进行登记，并由文件管理员监督和掌控。第十一条文件檀卷的保管文件檀卷应存放在特地的文件柜或檀卷存储区域，确保安全、防火、防潮、防虫。文件檀卷应进行定期检查和整理，确保文件的完整性和可读性。第十二条文件檀卷的借阅借阅文件檀卷应填写借阅申请表，并经相关部门负责人批准。文件檀卷借阅期限通常不超出30天，必需时可以申请延期，并经相关审批流程。第十三条文件檀卷的归还文件檀卷借阅期满应及时归还，并填写归还登记表。检查归还的文件檀卷是否完整，如有缺失或损坏，应记录并进行相应处理。第四章监管和责任第十四条文件管理监督文件管理员应负责对文件的管理工作进行监督和引导，供应相应的管理支持。相关部门负责人应对本部门文件的管理情况负有监督责任，并搭配文件管理员的工作。第十五条违规处理对违反本制度的行为，将依照公司相关制度进行相应纪律处分，如警告、记过甚至开除。第五章附则第十六条本制度的解释权归企业负责人全部。第十七条本制度自公告之日起施行。以上文件与文件檀卷管理制度，经企业负责人审定，自公告之日起正式施行。各部门及员工应严格遵守，如有违反者