外部交往与合作备忘录制度

外部交往与合作备忘录制度1.背景和目的为了规范和管理企业与外部合作伙伴之间的交往活动并确保关系的顺利发展，本规章制度旨在明确外部交往和合作的基本原则、流程和责任，以便实现互利共赢的目标。2.适用范围本备忘录制度适用于公司全部部门与外部合作伙伴进行的交往和合作活动。3.定义外部交往：指公司与外部合作伙伴之间的沟通和沟通活动，包含但不限于商务会议、商务接待、合作项目等。外部合作伙伴：指公司与其合作关系的供应商、客户、业务伙伴等。4.外部交往原则4.1公正诚信原则：—公司在外部交往和合作过程中应秉持公正、诚信的原则，不得从事任何违法、虚假或不道品性为。—全体员工应敬重和维护公司声誉，呈现良好的职业道德和行为准则。4.2合规原则：—公司与外部合作伙伴的交往和合作活动必需遵守国家法律法规、公司内部政策和行业规范。—全部交往活动和合作协议必需经过合法审批程序，不得违反反垄断和竞争法规。4.3互利共赢原则：—公司乐观寻求与外部合作伙伴的互利共赢，建立长期稳定的合作关系，实现双方的共同利益。—全部合作项目必需依据实际情况进行风险评估和商业分析，确保合作的可行性和可连续性。5.外部交往流程5.1建立外部关系：—公司各部门需要与外部合作伙伴建立关系时，需提前报告并获得上级主管的批准。—上级主管负责评估合作伙伴的可靠性和合作机会的潜力，并决议是否进一步发展关系。5.2交往计划和预算：—在与外部合作伙伴进行交往和合作前，各部门应订立认真的交往计划和预算，并提交给上级主管进行审批。—交往计划和预算应包含交往目的、参加人员、时间布置、费用预算等信息。5.3交往授权和责任：—全部交往活动必需经过授权，相关授权人员应明确交往目的、方式和授权范围。—各部门应严格遵守交往授权的要求，并做好相关记录和备份工作。5.4交往记录和备忘录：—每次与外部合作伙伴进行交往和合作活动后，各部门应及时记录活动内容，并编写交往备忘录。—交往备忘录应包含交往目的、活动过程和结果、达成的共识和下一步行动计划等信息，并抄送给相关参加人员和上级主管。6.业务接待规定6.1业务接待范围：—公司可以在符合合规原则的前提下，适度接待外部合作伙伴，以促进沟通和合作的深化。—业务接待的范围包含但不限于商业午餐、晚宴、参观考察等。6.2业务接待原则：—业务接待活动应符合实际需要，避开奢华、挥霍和滥用。—业务接待费用应合理、公正、透亮，并依照财务制度规定进行报销。6.3业务接待审批：—业务接待活动需提前报告，并经上级主管批准后方可进行。—接待费用超出肯定额度的，还需经过财务部门的审批。7.具体合作项目的管理7.1合作项目评估：—公司与外部合作伙伴的具体合作项目必需经过全面评估、风险评估和经济分析，确保项目的可行性和可连续发展。7.2合作协议签署：—具体合作项目需要订立合作协议，明确双方的权责、目标和管束条件。—合作协议应经公司法务部门的审查和批准后方可签署。7.3合作过程管理：—合作项目的实施过程中，各部门应紧密搭配，及时沟通和协调，确保项目定时、按量、按质完成。—如遇到问题和更改，应及时沟通并记录相关信息，以便后续处理和追责。8.考核和追责机制8.1外部交往考核：—公司将对外部交往和合作活动进行定期考核，评估执行情况和合作结果。—考核结果将作为员工绩效考评的紧要指标之一、8.2违规处理和追责：—如发现员工违反规章制度、法律法规或公司内部政策，将依照公司相关制度进行处理和追责。—对于严重违规行为，公司将采取纪律处分措施，并保存追究法律责任的权利。9.附则本备忘录制度自颁布之日起生效，各部门应乐观贯彻执行，并不绝完善和优化该制度的具体实施方案。如有涉及更改，应经上级主管批准后方能进行修改。