采购部管理制度

大连伊维实业有限公司

采购部管理制度

修订时间：二零一一年七月二十日

大连伊维实业有限公司采购部管理制度

目录

第一章总则

第二章采购部组织架构图.......................

第三章采购部职能.............................

第四章采购部岗位职责说明.....................

第一节采购经理岗位职责.......................

第二节采购部副经理岗位职责...................

第三节原材料采购经理岗位职责.................

第四节原材料采购员岗位职责....................

第五节易耗采购主管岗位职责...................

第六节易耗采购员岗位职责.....................

第七节采购部助理兼文员岗位职责...............

第五章采购部管理制度.........................

第一节采购部制度.............................

第一条采购部工作制度.........................

第二条采购部采购合同管理制度.................

第三条采购部付款理制度.......................

第四条采购部付款资料准备制度.................

第五条采购员报销资料准备制度.....

第六条采购部周例会制度...........

第七条采购部周日值班制度.........

第八条采购部离职交接制度.........

第二节采购部管理办法.............

第一条采购部采购员入库手续办理办法

第二条采购部采购员备料核销办法……

第三条采购部办公用品申请办法.....

第四条采购员出差请假管理办法.....

第六章采购部工作流程.............

第一节原材料采购流程.............

第二节采购计划流程...............

第三节采购资金审批流程...........

第四节采购现金审批流程...........

第六节供应商管理流程.............

第七章采购部作业指导书...........

第一节采购部原材料采购员作业指导书

第二节采购部易耗采购员作业指导书…

第三节采购部助理兼文员作业指导书…

第八章采购部门培训资料...........

第一节采购部与各部门配合图.......

第二节采购部与各部门工作配合要求…

第一条与财务部配合的工作要求

一、发票入库流程......

二、付款流程..........

第二条与仓库配合的工作要求…

一、材料入库流程……

二、材料入库具体要求•

第三条与技术部配合的工作要求

第四条与生产部配合的工作要求

第五条与品管部配合的工作要求

第六条与储运部配合的工作要求

第九章采购部门效绩考核表……

第十章附则...................

第一章总则

为了加强采购部门的管理，提高各采购员的工作积极性与工作效率，使各采购员

与公司各部门沟通顺畅，所有采购人员均应以本管理手册上制订的制度为依据开展采

购工作。

第二章采购部组织架构图

第三章采购部职能

一、采购部主要负责综合物资比价采购、合格供应商的管理与考评；

二、负责保障生产销售需求，材料按时、保质、保量供应；

三、负责材料订购合同的编制、传发、执行；

四、根据物控部要求，负责材料安全库存量的采购工作；

五、负责采购周期的分析、预测；

六、负责生产合作供应商合同、协议的签订及执行监督；

七、负责编制采购统计报表，做好材料到货统计工作，及时报知各相关部门。

八、负责根据公司总体年度销售计划制订采购计划、并且根据材料采购情况每月制订

付款计划。

第四章采购部岗位职责

第一节采购部经理岗位职责

所属部门：采购部

岗位名称：采购部经理

直属上级：主管副总

直属下级：采购部副经理、采购主管、采购助理、采购员

一、岗位目的：配合公司的生产计划并组织采购部对供应商的开发、信息资料的收集,

对材料价格的监控，资金计划的编排，对采购部内部工作进行监督、管理。

二、岗位职责：

1、控制采购成本、采购费用、对采购价格进行监督、监控；

2、负责供应商的开发、培养、考评，适时淘汰不合格供应商；与供应商进行比价、议

价谈判工作；

3、结合公司财务状况和采购合同条款，及时组织编制资金使用计划；

4、对市场行情信息进行收集、分析预测，并上报公司领导。

5、完成主管副总交办的其它工作。

三、岗位要求：

1、3年以上采购管理经验，了解家具类用品行业生产特点。

2、对工作认真、负责、敬业，并具有团结、协作、奉献、创新精神、有较强的沟能和

组织协调能力。

3、熟悉与产品有关的物料行情。

4、为人正直、吃苦耐劳、忠诚廉洁，有谈判沟通能力。

四、岗位权限：

1、决策权，对采购员提出的问题进行解决，对采购员询价、比价进行价格确定，减少

采购部内部的报批程序。

2、分派权，对采购人员的调度和任务分配权。

3、监控权，对采购人员工作的监督、控制权。

4、知情权，要求采购人员汇报工作的权力。

5、赏罚权，依据制度对采购人员行使的处罚或奖励权力。

6、建议权，对主管副总的决定、分派、监控等提出建议权。

第二节采购部副经理岗位职责

所属部门：采购部

岗位名称：采购部副经理

直属上级：采购部经理

直属下级：采购主管、采购助理、采购员

一、岗位目的：配合公司的生产计划制订并实施采购计划，分管原材料物料。全面主

持采购部各组工作，确保多项采购任务的顺利完成。发挥和协调采购员的积极性，增

强他们的责任感，协助经理对下属员工进行业务培训。

二、岗位职责：

1、全面负责采购部门日常管理工作；

2、分派采购部所有人员的日常工作，并且负责对各采购员的采购进程、合同的执行和

落实情况等工作的进行检查；

3、编制材料的采购计划，并坚督采购计划的实施、确保交期达成；

4、组织制定并适时启动物料应急采购预案，避免到料不及时影响公司生产计划的顺利

实施；

5、每周组织采购进度会议，时限每2天一次，时间：早8点；

6、负责组织采购员对供应商信息卡片的建立；

7、负责采购部各专业采购员的工作分工和专业调配，组织部内专业技能培训，提高各

专业采购员岗位工作水平；

8、负责与公司各职能部门的沟通和协调，及时解决部门之间涉及采购工作的各项问题;

9、负责公司采购合同审核和签订，确保合同条款符合有关法规和采购计划的要求；

10、全面掌握物料到料情况，及时督促采购员做好物料跟催工作，确保按照生产计划

要求及时到料；

11、按照公司合同及文档管理的有关规定，及时督促相关人员做好合同及采购资料收

集、归档工作；

12、每周向直属领导报采购进度情况，采购异常情况。

13、完成直属领导或者主管副总交办的其它工作。

三、岗位要求：

1、3年以上采购管理经验，了解家具类用品行业生产特点。

2、对工作认真、负责、敬业，并具有团结、协作、奉献、创新精神、有较强的沟能和

组织协调能力。

3、熟悉与产品有关的物料行情。

4、为人正直、吃苦耐劳、忠诚廉洁，有谈判沟通能力。

四、岗位权限：

1、决策权，对采购员提出的问题进行解决。

2、分派权，对采购人员的调度和任务分配权。

3、监控权，对采购人员工作的监督、控制权。

4、知情权，要求采购人员汇报工作的权力。

5、赏罚权，依据制度对采购人员行使的处罚或奖励权力。

6、建议权，对采购经理，主管副总的决定、分派、监控等提出建议权。

第三节采购部原材料采购主管职责

所属部门：采购部

岗位名称：采购部采购主管

直属上级：采购部经理、采购副经理

直属下级：采购员

一、岗位目的：根据采购实施计划的到料时间完成自己及小组内所分管

产品的物料订购、跟催和到货，根据业务需求及上级领导安排，有效的

完成计划部下达的采购目标，满足公司生产需求。

二、岗位职责：

1、组织分管小组的采购员及时完成采购订单的下达、物料跟踪到厂；

2、查访供应商的供应情况；

3、调查所采购材料的市场行情上报部门经理；

4、对所采购的材料进行询价、比价、议价工作上报部门经理；

5、对到厂材料质量和数量进行跟踪、核实、处理；

6、沟通协调与供应商有关的技术、品质、交期、交量等方面的问题；

7、替代材料的寻找工作；

8、与供应商确定价格、付款方式、交货日期等事宜；

9、收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息；

10、供应商材料样品品质的初步确认；

11、办理报帐、付款手续；

12、协助采购经理做好有关物资采购工作的事项；

13、完成部门领导交办的相关工作。

三、岗位要求：

1、大专以上学历，23岁以上，英语良好。

2、从事过采购相关工作二年以上或在本公司服务三年以上；对相关产品材料市场有一

定了解。

3、能适应短期出差、经常加班等条件；

四、岗位权限：

1、知情权，采购人员有权知道采购的各种规章制度、绩效考核办法等。

2、建议权，采购人员有权对采购部长的决策、分派、监控等提出建议。

3、执行权，采购员执行采购部长分派的工作。

4、沟通权，采购员与供应商对价格、交期等问题进行沟通后上报部门经理，由部门经

理决定选择供应商。

5、询价权，采购员对自己所采购的材料价格需3家以上供货单位书面报价，最终选取

一个保质、保量、保交期、价格适中的供货单位。

6、开发供应商权，采购员可以根据实际需要开发新的供应商，把新开发的供应商的资

料提供给部门经理由部门经理和主管副总考察供应商，把具体考察情况上报总经

理。

第四节采购部原材料采购员采购职责

所属部门：采购部

岗位名称：采购部采购员

直属上级：采购部副经理、采购主管、采购助理

一、岗位目的：根据采购实施计划的到料时间完成所分管产品的物料订购、跟催和到

货，根据业务需求及上级领导安排，有效的完成计划部下达的采购目标，满足公

司生产需求。

二、岗位职责：

1、给供应单位下达采购订单；

2、查访供应商的供应情况；

3、调查所采购材料的市场行情；

4、对所采购的材料进行询价、比价、议价工作上报部门部长；

5、对到厂材料质量和数量进行跟踪、核实、处理；

6、沟通协调与供应商有关的技术、品质、交期、交量等方面的问题；

7、替代材料的寻找工作；

8、与供应商确定价格、付款方式、交货日期等事宜；

9、收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息；

10、供应商材料样品品质的初步确认；

11、办理报帐、付款手续；

12、协助采购经理做好有关物资采购工作的事项；

13、完成部门经理交办的相关工作。

三、岗位要求：

1、大专以上学历，23岁以上，英语良好。

2、从事过采购相关工作二年以上或在本公司服务三年以上；对相关产品材料市场有一

定了解。

3、能适应短期出差、经常加班等条件；

四、岗位权限：

1、知情权，采购人员有权知道采购的各种规章制度、绩效考核办法等。

2、建议权，采购人员有权对采购经理的决策、分派、监控等提出建议。

3、执行权，采购员执行采购经理分派的工作。

4、沟通权，采购员与供应商对价格、交期等问题进行沟通后上报部门经理，由部门经

理决定选择供应商。

5、询价权，采购员对自己所采购的材料价格需3家以上供货单位书面报价，最终选取

一个保质、保量、保交期、价格适中的供货单位。

6、开发供应商权，采购员可以根据实际需要开发新的供应商，把新开发的供应商的资

料提供给部门经理由部门经理和主管副总考察供应商，把具体考察情况上报总经

理。

第五节采购部易耗品主管岗位职责

所属部门：采购部

岗位名称：采购部易耗品采购主管

直属上级：采购部经理

一、岗位目的：根据各部门请购要求，满足各部门对材料的需求，确保公司生产正常

运行；做好询价、议价工作尽可能的降低采购

成本。

二、岗位职责：

1、组织监督所分管采购员及时完成采购订单的采买工作；

2、根据各部门请购要求控制物料到货时间；

3、调查所采购材料的市场行情；

4、对所采购的材料进行询价、比价、议价工作上报部门经理；

5、对到厂材料质量和数量进行跟踪、核实、处理、更换；

6、每月25日与各供货单位进行帐目核对、开发票事宜；

7、做好外协采购合同、相关资料的归档记帐工作；

8、与供应商沟通协调有关交货期、交货数量、交货质量问题；

9、整理统计所分管小组的经手的发票

10、完成部门经理交办的相关工作。

三、岗位要求：

1、大专以上学历，为人正直、吃苦耐劳、忠诚廉洁。

2、从事过工具类、模具类采购工作两以上工作经验，并有驾驶证者优先。

3、能适应出差、经常加班等条件。

四、岗位权限：

1、知情权，易耗品采购主管有权知道采购的各种规章制度、绩效考核办法等。

2、建议权，易耗品采购主管有权对采购经理的决策、分派、监控等提出建议。

3、执行权，易耗品采购主管执行采购经理分派的工作。

4、沟通权，易耗品采购主管员需不断的与请购部门对材料具体请购情况进行沟通反馈,

针对采购周期较长的材料需提前与请购单位说明，以便请购部门根据实际情况安排

其它工作。

5、询价权，易耗品采购主管对自己所采购的材料价格需3家以上供货单位书面报价,

并对各供货单位报价情况进行说明，由部门经理最终选择保质、保量、保交期、价

格适中的供货单位。

6、开发供应商权，易耗品采购主管可以根据实际需要开发新的供应商，易耗品采购主

管需向部门经理提供新开发供货单位的详细资料。

第六节采购部易耗品采购员岗位职责

所属部门：采购部

岗位名称：采购部易耗品采购员

直属上级：采购部经理、易耗品采购主管

一、岗位目的：根据各部门请购要求，满足各部门对材料的需求，

确保公司生产正常运行；做好询价、议价工作尽可能的降低采购

成本。

二、岗位职责：

1、给供货单位下达采购订单；

2、根据各部门请购要求控制物料到货时间；

3、调查所采购材料的市场行情；

4、对所采购的材料进行询价、比价、议价工作上报部门主管；

5、对到厂材料质量和数量进行跟踪、核实、处理、更换；

6、每月25日与各供货单位进行帐目核对、开发票事宜；

7、做好采购合同、采购协议、相关资料的归档记帐工作；

8、与供应商沟通协调有关交货期、交货数量、交货质量问题；

9、完成部门经理交办的相关工作。

三、岗位要求：

1、大专以上学历，为人正直、吃苦耐劳、忠诚廉洁。

2、从事过工具类、模具类采购工作两以上工作经验，并有驾驶证者优先。

3、能适应出差、经常加班等条件。

四、岗位权限：

1、知情权，采购人员有权知道采购的各种规章制度、绩效考核办法等。

2、建议权，采购人员有权对采购主管的决策、分派、监控等提出建议。

3、执行权，采购员执行采购主管分派的工作。

4、沟通权，外协采购员需不断的与请购部门对材料具体请购情况进行沟通反馈，针对

采购周期较长的材料需提前与请购单位说明，以便请购部门根据实际情况安排其它

工作。

5、询价权，外协采购员对自己所采购的材料价格需3家以上供货单位书面报价，并对

各供货单位报价情况进行说明，由部门经理最终选择保质、保量、保交期、价格适

中的供货单位。

6、开发供应商权，外协采购员可以根据实际需要开发新的供应商，外协采购员需向部

门主管提供新开发供货单位的详细资料。

第七节采购部助理兼文员岗位职责

所属部门：采购部

岗位名称：采购部助理兼文员

直属上级：采购部经理、采购部副经理

一、岗位目的：辅助主管协调相关工作，结合生产计划和采购计划对所有物料的订购

日期、订购数量、到货时间、到货数量等信息进行记录跟踪；对采购部的合同、

请购单、补料单、付款单等单据负责收集、归档和各项数据统计。对采购部内部

员工的考勤进行记录，以及每月部门所需办公用品申请与报送工作。

二、岗位职责：

1、编制采购物料计划表，汇总各采购员每天的合同订购、到货等各种信息的收集；

2、负责对采购部的合同、请购单、补料单、付款单等单据进行归档统计整理工作；

3、每月末25日前负责对本部门所需的办公用品进行填报，并交由部长审批后，交由

行政部，以及负责月初对办公用品的领取等工作；

4、每月对采购部内部人员进的出勤情况进行记录，将请假条进行记录后负责交给人资

部相关人员；

5、协助采购经理做好有关物资采购工作的事项及物料的追踪；

6、完成部门经理交办的相关工作。

三、岗位要求：

1、大专以上学历，23岁以上，英语良好。

2、从事过采购相关工作二年以上或在本公司服务三年以上；对相关产品材料市场有一

定了解。

四、岗位权限：

1、知情权，有权知道采购的各种规章制度、绩效考核办法等。

2、建议权，有权对采购部长的决策、分派、监控等提出建议。

3、执行权，执行采购部长分派的工作。

4、沟通权，负责对每位采购员的物料到料情况进行督促。并负责与各相关部反馈到料

信息及到料异常通知。

第五章采购部管理制度

第一节采购部制度

第一条采购部工作制度

1.1定货确认制度

请购单下达后，各采购员应及时订立物料采购合同。经审核签订的物料

采购合同发出后，采购员必须在1小时内与对方负责人取得联系，确认

合同接收的准确性，同时确认交货期；

1.2物料跟催制度

按照物料采购合同规定的到货时间，采购员应结合不同物料的生产周

期，在供应商生产过程中和合同到货时间前3-5天，采取电话联系或到

供应商工厂实际考察等方式，跟踪、催促供应商及时供货；

1.3到货检验制度

各专业采购员按照不同到货方式，应在第一时间分别采取到供应商处或

货物到厂后对物料进行检验，采购员必须对采购物料的质量和数量负

责；

1.4到货统计制度

经验收合格并办理入库手续或不合格决定退货的物料，采购员应于当天

做好统计记录。对于不合格物料，各采购员要及时与供应商沟通解决办

法，明确处理意见。及时处理，并做好记录留存备查。

1.5采购价格及成本控制管理制度

根据原材料市场价格变化情况和公司成本控制要求，及时调整采购价

格。采购物料应选择不少于三家供应商进行询价，经综合比较后确定适

质、适量、适价的供应商；

1.6财务支付制度

按照采购合同约定的付款时间，经办人员按照公司财务制度要求，整理

各种付款凭据报公司财务审核，付款的请款单要求填写准确，详细。提供的资料

要齐全便于财务审核，尽量做到不早付也不迟付货款；

1.7信息管理制度

采购部人员应不断收集各种材料的市场价格，按照材料品种和时间列出明细表存

档；

1.8合同、凭据管理制度

采购部以传真形式签订的采购合同，采购员必须要求供应商签字并盖章回传。采购

合同及涉及到货、财务支付等手续的各种凭据、供应商及产品价格明细资料，包括

送货单、入库单、发票、财务付款单等，经办人应及时整理归档；

1.9客户接待制度

针对来人或来电来访的客户，按照对口接待的原则热情接待，及时处理有关问题。

采购部内部人员应分工合作，就近接听所有来电，给来电人员做出细致、礼貌的

答复；

1.10廉清自律制度

采购部工作人员在公务活动中应与供应商平等相待，不得收受供应商以各种方式

提供的礼品及宴请，维护公司整体信誉；

1.H业务学习制度

采购部全体人员必须自觉学习采购工作涉及的法规、标准等相关知识，部内定期

组织研讨交流，利用生产淡季时间安排相关培训，提高采购工作技能；

1.12与公司各部门协调配合制度

采购部工作人员与公司各相关部门应密切配合,按照公司要求的时限向相关部门反

馈信息和结果，主动做到与各部门配合顺畅，及时处理和解决好各项配合问题。

第二条采购部采购合同管理制度

2.1采购合同编写要求：

2.1.1各相关采购员接到《物料请购单》后，根据物料请购单上所需的材

料规格、数量、到料时间等相关资料，向公司已经确定的合格供应

商中的任意三家发出《物料询价单》。

2.1.2供应商根据要求确认价格后对我公司的《物料询价单》签字或盖章

后回传，签字盖章的《物料询价单》会做为以后向供应商付款的依

据之一，需妥善保存。

2.1.3采购部根据三家以上供应商的报价对比研究后确定其中的一家进行

供货。向其发出采购合同，各相关采购员要对自己所拟草的采购合

同准确性负责。

2.1.4采购合同拟草过程需在2-3天内完成，如有特殊情况采购员必须事先

与采购经理沟通，说明情况后再进行具体处理。

2.2采购合同执行要求：

2.2.1采购合同需部门经理审核、主管副总审批方可执行。

2.2.2经过主管副总经理批准的采购合同以传真的形式传给相关供应商

处，并电话联系合同接收的准确性，同时强调交货期，必须让供应

商签字或盖章回传。

2.2.3没有特殊要求不允许采购员对采购合同的数量和单价私自更改，采

购合同的更改必须由部门经理同意后重新下发一份采购合同，并以

书面传真的形式通知相关供应商对某个合同进行做废，因通知不及

时造成公司损失的采购员给予相应的惩罚措施。

2.2.4采购合同的下发依据必须是物料请购单，物料请购单未标注的产品

不得请购；采购数量不允许超出物料请购单上的请购数量；不允许

先到货后补采购合同，

此类现象若有发生对采购员进行处罚。

2.3采购合同存档要求：

2.3.1采购合同传真后用铅笔打“J”号做标记，传真后的采购合同统一

返回到采购部统计员处进行登记、存档处理。

2.3.2采购员到每年淡季把一个季度所下发采购合同的电子档进行整理，

并建立专门文件夹进行留存，以方便查询。

2.3.3采购助理兼文员负责把每年的采购合同、请购单、补料单等资料按供

应商和采购员分别进行整理后交给公司档案管理部门进行管理。

第三条采购部付款制度

3.1采购付款要求

3.1.1采购员根据合同要求的付款时间每月25日前整理本月付款计划、付

款资料交给采购部经理审核，采购经理审核后的付款资料返回到采

购员处，具体付款时间由采购部经理与财务沟通后反馈给各采购员，

若出现不付款不发货特殊情况需采购员及时反馈给采购部经理处

理。

3.1.2采购员负责填写采购付款申请，采购付款申请上需写明发票号码、

发票金额、合同号、供应商名称、付款金额、开户行、付款帐号；

另外付款申请单后需附采购合同，供应商开发票时尽量按采购合同

开发票以方便付款。

3.1.3采购员每月底让各供应商以传真形式进行对帐，帐务出现问题的及

时与财务核对，做到出现问题及时解决的习惯。

3.1.4采购员付款前必须与财务人员对要付款的供应商帐目进行核对（帐

目核对包括供应商已开发票欠款金额、供应商付款总金额、供应商

未开发票总金额、供应商未开发票付款总金额、供应商欠款总金额）,

准确无误后再交给出纳员进行付款。

3.1.5采购部付款流程：采购员填写付款申请单、整理采购合同、入库单，

采购经理审核付款申请单和采购合同无误后签字、财务经理根据付

款申请单与财务帐目进行核对无误后签字、采购副总根据财务反馈

信息和采购部信息审批无误后签字批准付款。

3.1.6采购员付款失误给公司造成重大损失的，采购员必须承担相当责任。

第四条采购部付款资料准备制度

4.1正常付款资料准备

4.1.1入库单：材料到厂验收合格后各相关采购员与仓管员双方签字办理

入库单。

4.1.2全国统一增值税发票：各相关采购员根据入库单数量和采购合同单

价与供应商核对往来账目进行核对，要求供应商及时开具全国统一

增值税发票。

4.1.3提供采购合同复印件：各相关采购员必须要求供应商提供发票时需

随附我公司仓库仓管员与送货经手人双方签字确认的收料单、售购

双方签字或盖章的采购合同复印件。

4.1.4财务手续办理：采购员根据收料报检单和采购合同与入库单进行核

对，核对无误后采购员负责把入库单粘贴到发票后，分管业务采购

员签字、采购部经理签字审核、采购主管副总审核，分管采购业务

员与财务收发票负责人办理签字交接。

4.2未开发票付款资料准备

4.2.1入库单：材料到厂验收合格后各相关采购员与仓管员双方签字办理

入库单。

4.2.2采购合同复印件：采购员根据仓库返给的收料报检单、采购合同进

行核对帐目，并准备双方签字或盖章的采购合同复印件。

4.2.3财务手续办理：采购员把付款申请单、收料单、入库单、售购双方

签字的采购合同复印件交给财务审核，财务审核无误后财务经理在

用款申请单上签字。

4.3预付款资料准备

4.3.1采购合同：售购双方需签订采购合同，并且售购双方代表人需在采购合

同签字或盖章方可生效。

4.3.2财务手续办理：采购员把付款申请单、售购双方签字的采购合同复印

件交给财务审核，财务按售购双方确定的采购合同付款条款进行审

核，审核无误后财务部签字。

第五条采购部报销资料准备制度

5.1运费报销:

5.1.1报销人需提供运输协议单，运费收款人签字收条，发货清单复印件，

报销人签字，部门经理签字审核，部门主管副总签字审批，财务部会

计审核，财务部经理签字审核，报销人交给财务出纳方可报销。

5.2给宁波发货运费报销：

5.2.1报销人需提供发货单位提供的发货报销凭证或运费收款人签字收

条、采购经办人与仓管员双方签字的出库单、宁波发过来的传真件

需求单，报销人签字，部门经理签字审核，部门主管副总签字审批，

财务部会计审核，财务部经理签字审核，报销人交给财务出纳方可

报销。

5.3打样产品采购报销：

5.3.1报销人需提供技术部请购物料需求表、采购经手人与仓管员双方签

字的入库单、供货方开具的增值税发票报销人签字，部门经理签字审

核，部门主管副总签字审批，财务部会计审核，财务部部长签字审核，

报销人交给财务出纳方可报销。

5.3.2没有增值税发票可用代替票据但必须要有经销商盖章的收款收据；

代替票据需填代替票据汇总表和报销汇总表。

5.4市场采购零散材料报销：

5.4.1报销人需提供生产部物料请购单、三家以上询价的比价单、采购经

手人与仓管员双方签字的入库单、供货方开具的增值税发票，报销

人签字，部门经理签字审核，部门主管副总签字审批，财务部会计审

核，财务部经理签字审核，报销人交给财务出纳方可报销。

5.4.3没有增值税发票可用代替票据但必须要有经销商盖章的收款收据；

代替票据需填代替票据汇总表和报销汇总表。

5.4.4针对一次性购买或单个供应商处购买超过1000元的材料，必须支票

支付货款，不允许现金结帐。

5.5外协采购材料报销：

5.5.1报销人需提供生产部各车间或各部门请购的物料请购单、三家以上

询价的比价单、采购外协经手人与仓管员双方签字的入库单、供货

方开具的增值税发票，报销人签字，部门经理签字审核，部门主管副

总签字审批，财务部会计审核，财务部经理签字审核，报销人交给财

务出纳方可报销。

5.5.2没有增值税发标可用代替票据但必须要有经销商盖章的收款收据；

代替票据需填代替票据汇总和报销汇总表。

5.5.3采购人员对所报销的资料需提前一天交给部门经理，由部门经理审

核，审核确认后采购员方可报销。

5.5.4采购人员现金报销需在每周的周二和周五报销。

5.6权责处罚规定：

5.6.1按上述要求，若有资料不全情况，财务部有权拒绝给报销人报销。

5.6.2若因采购员整理的报销资料不全而造成采购员与财务人员发生矛盾

的，采购员需承担相关责任。

第六条采购部周例会制度

6.1采购部周例会确定为至少每2天早上午8：00,采购部副经理组织，采购经理

和采购部全体人员参加。

6.2采购部周例会中各采购员对本周工作进行总结汇报，并将下周工作计划做以说

明；

6.3采购员对自己所分管的业务提前做出采购预案，对到货日期不能保证持怀疑态

度的需在周例会上做以说明，会后由采购副经理根据实际情况上报给采购经理

决定是否采取采购应急方案。

6.4各采购员需对自己所订购材料的生产进度和过程要有一个清楚的了解和必要的

监督，在周例会上进工作汇报，采购员应分阶段的对供应商生产进度以电话联系

方式或去供应商处实际考察等方式进行跟踪，并且各相关采购员要对供应商的反

馈结果做以书面说明交给采购副经理。

6.5各采购员对自己所分管业务必须做到随问随知，供应商不能按期交货的，采购

员不能提前预知、不能说明原因的，每周出现三次者予以通报批评、并列入考核

依据。

6.6各采购员可在周例会上汇报工作出现的问题及工作困难，采购副经理和采购经

理负责对采购员提出的工作问题和工作困难进行解决，对需要公司其它部门出

面解决的采购经理负责与其它副总沟通解决。

6.7采购周例会没有特殊情况不得擅自取消，没有特殊情况采购员不得擅自不参加

会议。

6.8采购副经理宣布公司周例会涉及采购方面的内容。

6.9采购经理对采购员提出的问题进行汇总并总结。

6.10实现有效率的会议的先决条件包括：

1.在召开会议之前，必须有明确的会议目的：有时候，从会议议程上就可以看出此会

议是否有明确目的。但是，议程必须非常专注于明确且可实现的任务。

2.邀请正确的与会者：该参加会议的人必须参加。

3.与会者必须事先做好准备：所有与会者都该知道自己必须为此会议做好什么准备,

并确实做好准备。

4.有效使用视觉辅助：A3格式报告对视觉的辅助极为有效.

5.把信息分享和解决问题区分开来：应该在会议之前尽可能多地分享信息，使会议时

间集中于解决问题。

6.准时开会与结束会议。

第七条采购部值班制度

7.1针对旺季每周的单休，每个休息日都需有一名采购员进行值班；

7.2值班的采购员需对本天所发生的工作进行处理,若不能处理需向经理或主管副总

请示；

7.3值班的采购员需对本天工作做工作记录,完成的工作和未完成的工作做以说明;

7.4本值班不做具体的串体，不算为加班；

7.5采购员在值班期间如遇某种原因，不能按值班日期值班可以与其他采购员相互沟

通后进行相互串班,但必须提前通知采购经理。

7.6采购员未事先与经理沟通擅自做主不值班者，需承担相应处罚款。

7.7值班的采购员上午8:00上班，下午5:00下班，中午按旺季公司午休规定休息1

小时执行，但前提是必须完成本天的工作，若发现没有完成工作提前下班者需承

担相应处罚。

7.8值班期间,对所有接听的电话内容做记录,待周一告知相关人员。

7.9值班无工作记录者，需承担相应处罚。

7.10此值班根据公司生产及订单情况而定，一般为每年的8月至第两年的四月，具体

值班截止日期若有变更以采购部发放的《采购部旺季值班表》安排为准。

7.11采购员的值班日期根据公司淡旺季具体调整

7.12采购周末值班表

日期2011-7-102011-7-172011-7-242011-8-1

姓名

1.注：1、个人之间可以根据需要调串，但必须提前通知采购经理

2.如遇法定节假日或公司安排全体职工放假的，值班顺延。

第八条采购部离职交接制度

8.1帐务交接

8.1.1与各供应商往来帐目核对，必须提供书面对帐单，提供每

个供应商欠款、未开发票情况；

8.1.2与财务经理核对财务往来帐，财务部需对离职采购员所负

责的每个供应商往来帐目进行核对，核对完毕后需由财务经理签字确

认；

8.1.3与财务出纳对备用金返还情况进行核对，备用金全部返还

财务后由财务出纳核对完毕后签字确认；

8.2资料交接

8.2.1供应商资料交接，主要是供应商名称、电话、传真、电子邮箱、联系人、

付款资料；

8.2.2采购员日常工作交接，对完成和未完成的工作、日常工作注意事项等项

目与接管人员进行交接；

8.2.3材料电子档合同及对帐单交接，每年度采购合同和对帐单电子档与接管

人员交接；

8.2.4入库单开具情况和不合格材料未退货情况与仓管员进行核对，仓管员出

具相关说明；

8.2.5电脑各种资料、密码交接；

8.3办公用品交接

8.3.1对公司给个别采购员配备的卡尺、U盘、计算器、电脑等办公用品进行

交接；

8.3.2部门内部钥匙交接；

第二节采购部管理办法

第一条采购部采购员入库手续办理办法

1.1采购员在采购合同上要求各供应商在送货时提供送货

单，送货单上需注明合同号，送货单可一式一联，送货

单需注明：采购合同标注的合同号、产品名称、产品规

格、产品数量、送货单位，没有送货单我公司仓库有权

拒绝收货。

1.2我公司仓管员根据供应商提供的送货单收货，仓管员对货物核对无误

后给供应商开具我公司内部的收料报检单；其中一份反馈给供应商留

做开票依据。收料单需注明：合同号、产品名称、产品规格、产品数

量、送货单位，经过双方经手人签字后收料单方可生效。

1.3供应商根据双方签字生效的收料单、采购合同进行开具全国统一增值

税发票，供应商提供全国统一增值税发票结算时必须随附双方经手人签

字的收料单、采购合同复印件。

1.5仓管员根据检验员签字合格的收料单给采购员开具入库单，入库单单

价由采购员提供，入库单与发票做为入库的依据。入库单必须注明：

合同号、产品名称、产品规格、产品数量、单价、金额、送货单位，

入库单一式三份，仓管员和采购员经手人签字生效，采购部、财务部、

仓库各执一份。

1.6不合格的材料采购员需与仓管员核实不合材料数量，做记

录并以书面形式传真给供应商不合格产品的数量。

第二条采购部采购员备料核销办法

2.1采购员根据物控员制订的并且有副总以上领导签批的采购备料清单，

才能进行下发采购合同，实施采购。

2.2备料物资到厂后采购员需与仓管员说明是备料，采购员负责对备料材

料进行核销，每一次材料的核销都必须通知分管业务的仓管员，直到

材料核销完毕。

2.3备料核销要求采购员必须随时向仓管员掌握库存情况，由于采购员核

销的数据是按订单数量核销，并不是生产一线实际消耗的材料数据，

因此采购员的核销与仓管员的实际库存是存在误差的，所以采购员必

须按仓管员实际库存进行核对误差所占比例，误差比例超过2%需向部

门部长申请是否进行补采处理，由部门部长回复给采购员具体实施方

案。

2.4采购员对材料核消的准确性负责。

2.5对以上备料核消出现问题给公司生产带来损失的，按情节轻重缓急，

给予相关采购员相应处罚。

第三条采购部办公用品申请办法

3.1采购部请购的办公用品包括：个人配置的办公桌椅、日常工作所需要的办公低值

易耗品、部门配置的文件柜、机柜、电脑、打印机、复印机等。

3.2行政部负责公司员工办公用品采购、设施的建帐、发放等管理工作。

3.3采购部人员领用办公低值易耗用品，以个人为单位，部门统计后，需到行政部填

写“物品领用登记表”后领取办公用品。

3.4日常领用的低值易耗品为：笔、本及其日常办公用品，除此以外，其他办公用品

的请领，必须有主管副总的审批方可执行。

3.5采购部申请办公用品，应于每月13日前，填写《申购单》，并由部门经理签字后,

送交行政部档案管理员处，对办公用品有特殊要求的，需在申请单详细注明。

3.6办公用品请购人负责到行政部领取办公用品，采购部办公用品按每个人请购的品

种进行记录并由每个请购人保管，若有损坏或丢失由保管人负责赔偿损失。

第四条采购员出差请假管理办法

4.1采购业务员出差管理办法

4.1.1采购业务员在有准备的情况下出差时，出差前发生的事务由业务员提前处理完

成，未完成的由采购业务员在出差时间内自行处理解决，如果需其它采购员协

助完成的，需与其它采购员沟通协调业务完成的准确性。

4.1.2采购业务员在无准备的情况下或出差时间比较急时，此种情况要求采购业务员

将未完成工作进行汇总，待出发后自行电话解决，电话费补助不变，仍按财务

部规定电话费补助的标准执行

4.1.3采购业务员出差产生的业务，三天内可返回的，待业务员回来后尽快办理完成。

采购员在出差过程中要随时掌握自己所分管业务的到料情况及未到货情况。

4.1.4采购业务员出差的原则上能不付款的尽量不付款，若急需付款的采购经理先签

字待业务员返回后到财务补签字。对于采购业务员的对帐单记录问题，需采购

业务员出差返回后由采购业务员自己完成帐目记录等相关工作。

4.1.5采购员出差三天内无法返回的，采购经理将申购清单以邮件或传真形式传给采

购业务员，采购业务员收到邮件或传真后先电话与供应商联系，采购业务员把

制作完成的合同以传真或邮件的形式传给采购经理，采购经理按采购流程进

行审核签字并执行。采购业务员不能及时完成采购合同的需与采购经理说明

情况，由采购经理根据其它采购业务员工作繁忙程度来确定是否由其它采购

员协助完成。

4.1.6采购业务员出差所分管的业务无论何时何地何种原因能自己完成的必须自行

办理完成，不得影响正常生产运行，因此在可以不采取出差解决的，尽量不要

出差解决。另外由于采购出差影响采购工作的由出差采购业务员对其产生的后

果负责。

4.1.7采购业务员出差补助标准按公司制订的《差旅费报销管理规定》具体标准执行。

4.2采购业务员请假管理办法：

4.2.1采购业务员在有准备的情况下请假时，请假前所发生的业务由采购员提前处理

完成，未完成的业务由采购业务员列出说明未完成业务明细及未完成原因，由

采购经理根据业务的紧急情况安排其它业务员协助请假采购业务员完成。

4.2.2对于采购业务员请假（短期病假或事假）之后发生的业务，由采购员上班后自

行处理。

4.2.3采购业务员请假返回公司后，需到人事部门销假，如果请假时间与请假条上的

时间不附采购业务员需按《人事管理制度一一请假管理办法》规定重新补办请

假条，另外请假具体处理办法参照《采购部绩效考核表》。

4.2.4采购员请假申批程序按《人事管理制度一一请假管理办法》规定执行。

4.2.5采购部人员每月出勤天数由采购部统计员负责登记，请假条每月累计3次或3

天以上的请假需由主管副总签字。

进行办理付款。

第六章采购部工作流程

第一节原材料采购流程

一、各部门接到储运部下发销售合同评审后，进行合同评审，合同评审销售业务员确

认后，储运部下发正式销售合同，技术部下发技术清单，生产计划部下发物料请购单。

二、采购员根据计划部下发的物料请购单进行核准物料，如物料请购单上的物料市场

上短缺，及时给技术部、生产部提供采购异常通知单。

三、采购员对物料请购单审核完毕无误后，进行询价、询交期，价格和交期与供应商

确定后各相关采购员拟草产品购销合同，打印出的产品购销合同交部门经理审核、

部门主管副总审批。

四、由主管总经理签字批准后的产品购销合同各相关采购员以传真形式传给供应商，

传真后的产品购销合同右上角打“标记，并把产品购销合同存档保存。

五、采购部助理兼文员负责对各采购员订货情况进行统一汇总，并及时督促各采购员

跟踪材料到货情况。

六、采购员与各供应商确定收到产品购销合同后，必须让各供应商业务负责人签字或

盖章回传。

七、采购员根据采购部共享的《采购物料计划表》对自己所分管的业务进行催料等相

关工作，采购员需经常与自己所分管业务的供货商联系催货，采购员与供应商确定

准确到货时间后，通知供应商以传真形式传发货明细，采购员根据发货明细提前给

品管部和仓库提供物料到料通知单。

八、材料到公司后采购员需跟踪材料入库、检验情况，材料合格后采购员与仓管员及

时办理入库单。原则上不超过三天，同时各相关采购员建立自己的入库单帐,根据入

库单帐每月至少一次与各供应商进行帐目核对及开发票等相关事宜。

九、品管部对材料检验不合格的，采购员根据实际情况向部门经理汇报，由部门经理

决定是否特采处理，不能特采的材料采购员负责及时与供应商联系并做退货处理。

退货处理需要采购员以书面传真形式传给供应商退货原因说明，并让供应商签字确

认回传以做为退货依据。特采处理也需与各供应商通过书面传真形式签字确认回

传，以便于后期帐务结算为依据。

十、采购员根据入库单让供应商及时开具全国统一增值税发票，采购员整理付款资料

后交本部门经理审核、财务部经理审核、主管副总审核批准后，采购员依据财务

资金情况、采购合同规定的付款时间办理付款。

十一、针对财务付款情况，采购员负责向财务付款负责人索要付款回单并存档，以便

于供应商核对往来帐目。

《原材料采购流程图》

图1

第三节采购计划流程

目的：适用于公司所有的原材料。设备、备品、备件和各种生产的月度采购，计划编

制、审核及下达。保证采购预算对采购计划的指导作用，确保对于预算外的采购计划

的审批，有效降低不必要的采购成本，确保采购计划数量和时间上都可以及时满足生

产的需求。

流程说明：

1.计划中心下达月度生产计划，计划分解到周，按月计划下发采购部；

2.物控部根据库存状况，将计划转化为《物料需求表》下发到采购部；

3.采购在接收到《物料需求计划表》，两日内根据采购周期和需求特性制定出合同及

《采购计划表》，报给计划中心。注：计划给的时间是否留下预留期（合格否，生

产急需，之间周期）；

4.无异常即实施采购作业。

采购计划流程图

下单

第四节采购资金审批流程图

第五节采购现金审批流程图

第六节供应商管理流程

目的：为了稳定供应商，找到长期合格供应原料等配套服务的供应商。

流程说明：采购部根据公司所用的原材料，根据技术标准，寻找供应商。采购部对初

选供应商分别记录做出供应商调查表（附表），针对供应商员工，生产能力，认证证书,

成品检验报告等。通过后打样产品，经技术，品管鉴定是否合格，送样测试次数三次,

合格后小批量生产，经生产小批量试产鉴定合格即为合格供应商，采购部对供应商进

行考核

第七章采购部作业指导书

第一节原材料采购员作业指导书

一、每天上午9点根据共享的《采购计划》统计物料到货情况和发票到位情况，并且

与各供应商确定物料的生产进度和准确的到货时间。

二、采购员根据《采购计划表》查询物料订购情况，避免出现多订或漏订现象，供应

商推迟交货期采购员必须提供书面情况说明，采购员可根据《采购计划表》进行催

货。

三、及时了解市场行情，不断收集各种材料的市场信息，尽量压低采购成本，价格变

动需以书面说明的形式交由采购部经理，由采购部经理与采购主管副总经理协商

后给采购员反馈信息。

四、采购员根据计划部下发的物料请购单整理采购合同，采购合同下发前采购员需询

价、询交期，询价必须对三家以上供应商进行询价，并且让供应商提供书面形式的

报价单。

五、采购员接到物料请购单后仔细审核并按照《产品检验标准》要求及时、全面起草

本专业物料采购合同，采购员需在接到物料请购单后2天内完成采购合同，实施采

购。

六、采购合同产品数量以物料请购单上的请购量为依据，不得多请购或少请购，采购

员对采购合同的采购数量和单价负责。

七、采购员把采购合同以传真形式传给供应商后，采购员及时与对方负责人联系，必

须要求供应商签字或盖章回传，并强高交期。

八、物料不符合技术工艺和质量要求的，采购员必须征得技术部门和品管部门同意确

认后方可进行采购。

九、采购员根据工作需要可申请安排专人负责到供应商处催货，采购业务员需给催货

人员提供催货相关依据，并且协助催货人员保质、保量把材料催回，采购员对采

购材料的质量负责。

十、采购应急处理需采购员提前3-5天通知本部门经理，由本部门经理与主管副总

确定后采取采购应急处理。

十一、除钢材、铝材、布料外其它材料与现有供应商协商开发票后两个月付款，若有

特殊情况需向部门经理或主管副总申请。另外采购员开发供应商需确定供应商

生产能力、生产条件、工厂规模等因素，供应商的确定由部门经理或主管副总

决定。

十二、采购员根据自己的业务，每种产品供应商需开发两家以上，出现问题能及时有

替代的供应商。

十三、采购员需与仓管员勤沟通，并且采购员得到到料信息后及时向仓管员反馈，采

购员给仓管员提供《采购到料通知单》。

十四、物料到厂后合同号不明确的，采购员负责通知仓管员合同号便于仓库入库；针

对公司需要备料的产品，各相关采购员按《备料核销办法》操作。

十五、对于品管检验不合格的产品尽早做退货处理，暂不能退货的需给供应商发一份

不合格品说明让供应商签字回传，避免长时间不退货供应商不认帐等情况。特

采处理的也需让供应商签字确认回传达，并将资料收集归档，便于以后结算时

备查。

十六、物料入库后采购员负责与仓管员办理入库单，入库单必须有采购

员和仓管员双方签字方可生效，采购员负责在入库单上填写单价。

十七、采购员按供应商建立对帐单，对帐单的依据是入库单和采购合同。

采购员让供应商开发票时尽量与入库单数量对应、采购合同金额对应，以方便上

交财务时发票与采购合同金额相对应。

十八、采购员按入库单数量、采购合同金额核对对帐单进行登记，对到货数量控制、

采购员对来料数量进行登记，不足的催货，多的核销或做退货处理。

十九、入库单从仓库开取后，各分管采购员负责保存好原始资料，各采购员收到发票

后将相对应的入库单粘附发票后，部门经理、主管副总签字后上交财务部签收。

二十、采购员负责每个月与供应商进行帐目核对、催开发票。帐目出现问题及时上报

部门经理处理。

二十一、采购付款申请单由相关采购业务员填写交给采购部长经理审核并实施付款流

程。

二十二、采购员每天下午下班前对本天工作总结、下一天的工作计划记录到每个采购

员的工作日记上，采购助理对每个采购员的工作日记进行检查，检查结果做为采

购员考核的一项依据。

二十三、根据发票入帐情况，各分管采购员每月25日需整理下月付款计划交助理，由

助理统一整理交予部门经理。

二十四、每月各采购员将所分管的各供应商的对帐单及合同的电子档拷贝一份给助理

兼文员留存，各采购员实时对自己分管的各供应商的帐目情况要清楚。

二十五、采购员要按阶段性的对供应商进行考察，随时跟踪了解供应商备货情况。

二十六、采购员进行现金报销按《采购报销资料准备制度》执行。

二十七、对于在正常工作时间不能完成工作的，需加班或影响正常休息的由采购员自

行处理，必须保证不能影响正常工作。

二十八、具体产品的作业指导书详见附件。

第二节采购部易耗采购员作业指导书

一、采购部易耗采购员严格按照各车间、各部门提供的物料需求表上的材料采购，各

车间、各部门的请购单上必须有副总以上领导签字方可生效，另外物料需求表上还

必须有仓库部门的签字，没有副总以上领导签字或没有仓库部门签字易耗采购员有

权拒绝采购，把物料需求表退回请购部门。

二、外协采购员每天早上上班后根据各车间、各部门的物料需求表拟订易耗采购计划,

采购计划根据请购的缓急来划分，必须做出先后采购的顺序。根据物料需求表上的

请购材料按品种规类、按采购地点分类，并且按根据采购缓急来决定外出采购次数,

能尽量统一采购。

三、易耗采购员所采购的材料需先进行询价，询价必须三家以上供货单位的价格，询

价必须是书面形式的报价单，根据询价情况由采购经理决定材料是否采购，未经询

价的产品不允许采购。

四、外协采购员不能按照物料需求表上要求采购时间到货，外协采购员收到与物料需

求表后与请购部门沟通并且让请购部门更改材料到货日期。

五、易耗采购员每月对自己所有采购的材料分类别进行记帐，