2022年华君电器销售有限公司年会组织方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计年华君电器销售有限公司年会组织方案设计1背景介绍嘉禾县华君电器销售有限公司（以下简称“华君”）位于湖南省郴州市嘉禾县，于2015年注册成立，主要经营家电及售后服务。在嘉禾设有多家分店，其中人民南路店是嘉禾规模大、品种全、装修高档、环境舒适的大型专业卖场。在公司发展壮大的7年里，公司人员也不断壮大，越来越多的精英人才融入华君，在新老员工的共同努力下，使华君在嘉禾县电器销售中拥有了一席之地。为了感谢各位员工的辛劳付出，同时加强员工之间的凝聚力，提高员工对华君的认同感和归属感，营造良好的工作氛围，在过去几乎每年华君都会举办年会与员工以欢乐积极的心态迎接崭新的一年。但由于突如其来的疫情，华君上下携手共抗疫情，取消了2020年与2021年的年会。如今春回大地，华君也与各位员工顺利度过了些许艰难的两年，因此特于今年再次举办年会，感谢各位员工两年来的努力与不离不弃，让各位员工感受到来自企业的关心和爱。2年会活动设计一年的落幕，也是一年的开幕。年会是对员工一年以来努力工作的感谢与奖励，是公司部署新战略的铺垫。一场好的年会除了能够达到“娱乐”这个最基础的目的以外，还能够作用于公司发展、员工个人，甚至合作伙伴，起到“一箭三雕”的目的。纵观传统年会，无疑就是年度会议——聚餐——唱K，没有什么实质性的奖励，互动性也小，也没有学习和提升的机会，往往在年会上尴尬的大眼瞪小眼，这让多数的“打工人”不再期待公司年会，甚至对年会产生回避心理。因此，年会的组织与设计尤为重要，如何让一场年会效益最大化也是每位年会组织者该认真攻克的问题。员工能安心工作，公司自然能发展的更好，因此本次年会华君将会着重从员工的角度设计活动，在保证公司利益的前提下，以较低的成本完成年会的举办，尽可能的让所有员工都参与进来。因此本次年会的基调设定为轻松欢快——营造喜庆活跃的氛围让员工放松下来，增加与员工的互动，便于互相交涉；温暖友爱——娱乐性的游戏来熔炼团队，使得感情迅速升温，满足员工们的社交需求；惊喜连连——设置足够的奖项和奖励，满足员工们被尊重的需要；大众参与——尽可能地让所有员工参与进来，让更多人感受到温暖和关心，增强员工的代入感；回味无穷——用心组织本次年会，让公司员工不排斥参与公司年会，甚至积极会为此积极筹备，让员工留下美好的回忆。2.1活动主题幸于华君，喜接壬寅诠释：很幸运、很开心能够在华君与大家一起工作，将与华君一起欢喜地迎接壬寅年的到来（2022年）。2.2活动目的（1）总结过去两年，帮助员工以及公司对新的一年作出新的展望，明确目标与方向；（2）促进各员工之间的沟通交流，增强员工内部凝聚力，形成团结友爱，互帮互助，融洽舒适的工作氛围；（3）激发员工的工作积极性，帮助员工维持工作热情，激励员工在未来崭新一年取得更大的突破。2.3活动意义2022年将是全新的一年，华君将蓄势待发，全新启航。本次活动是时隔两年后再次举办的年会活动，对华君、对员工，甚至合作伙伴来说都意义重大：对公司而言，此次年会活动的举办是对过去工作的总结与回顾，是公司辞旧迎新的仪式，这不仅仅能够增加员工对公司的情感，调动员工工作的积极性，提高公司业绩，而且还能够很好的树立社会形象，一定程度上能够增加企业的美誉度和知名度，提升公司的综合竞争优势。此外，本次年会的举办还能够促进公司文化在员工之间的传播，有利于企业核心价值观的巩固。对于员工个人而言，年会是感受企业文化的窗口，是拉近员工和企业感情的纽带，个人工作的努力被公司认可并获得表彰能够满足个人的成就感，也能够丰富员工的工作生活，给个人一个表现的机会，展现不一样的自我。对于合作伙伴来说，华君将对商户与合作伙伴的一路支持表示感谢，强化“为顾客创造高品质生活”的使命，塑造“更高品质、更低价格、更好服务”的品牌形象，传递合作共赢的愿景，携手合作伙伴同心共进，互利共赢。2.4活动时间温泉派对：2022年1月15日“幸于华君，喜接壬寅”年会晚宴：2022年1月23日2.5活动地点温泉派对：嘉禾舂陵温泉年会晚宴：湖南省郴州市嘉禾县闪亮地带汽车文化酒店2.6参与人员温泉派对：嘉禾县华君电器销售公司全体员工（60人）年会晚宴：嘉禾县华君电器销售公司全体员工、重要合作伙伴、优秀员工家属（一共100人左右）2.7宣传计划本次年会活动宣传计划分为两个部分，前期宣传和后期宣传。前期宣传是指在年会前的宣传，后期宣传指的是在年会结束后的宣传。前期宣传主要针对内部员工，让内部员工对于此次年会充满期待与好奇，激发大家的参与感，促使年会顺利开展；而后期宣传则侧重与对外的宣传，将年会中的一些精彩影像进行宣传，展示员工和公司的风采，树立公司的形象，提高在嘉禾县的美誉度与知名度。2.7.1前期宣传为了能够最大限度地调动员工参与的积极性，保证年会活动的顺利开展并达到预估效果，内部宣传尤为重要。（1）拟定正式通知，将年会通知下发至各部门，要求各部门传达到位；（2）制作宣传海报，海报设计要抓人眼球，留有悬念，让人心生期待，张贴在各个分店中；（3）制作音乐MV式年会宣传片：收集各位员工一年来奋斗的点点滴滴，配上动人的音乐，触动心灵，引发共鸣。2.7.2后期宣传（1）微信公众号微信公众号是个人或企业进行文化活动宣传营销的一个平台，也成为大部分人获得资讯一种方式。将年会影像等信息做成软文在公众号上进行发表推广，有利于树立品牌形象，加深大众对品牌的印象，提高美誉度甚至促进销售、吸引人才。eq\o\ac(○,1)嘉禾华君电器销售有限公司首先应在自家公众号上编辑好软文进行发表，软文的内容应侧重于展示员工福利、企业精神、品牌故事等，图文并茂，可添加视频片段，使读者在阅读时能够产生一定的触动和感叹。eq\o\ac(○,2)嘉禾圈嘉禾圈是嘉禾人的综合频道，文章阅读量最高可达6W+，综合阅读量普遍都在6000上下。因此可以通过嘉禾圈公众号平台转载推广软文，大大增加曝光量，还可以引导用户关注嘉禾华君电器销售有限公司公众号，增加粉丝数。（2）抖音平台抖音主要是以短视频推广为主，可以作为后期宣传的辅助平台，将年会过程中的精彩剪影剪辑在一起，制成短视频发布在抖音平台。（3）嘉禾县广播电视台嘉禾县广播电视台以构建全县高端主流媒体为主导，广播电视采、编、播全面实现数字化。电视开设了《嘉禾新闻》、《每周聚焦》等7个栏目。目前，全县广播电视人口综合覆盖率达到100%，有线电视数字用户5.3万户。宽带用户0.8万户。因此可以将年会片段及员工采访等视频在嘉禾县广播电视台中的《嘉禾新闻》栏目中播出，快速、高效的扩大市场宣传效果。2.8赞助合作2.8.1可赞助商品清单序号名称数量单位1矿泉水200瓶2签字笔100支3纸巾若干包4表演服若干件5鲜花若干份如有其他可赞助合作的，可联系采购处进行协商。2.8.2赞助类别及合作计划赞助类别合作详情钻石赞助商优质赞助商赞助名额1名4名赞助方式人民币5000元礼品、物资活动参与邀请参会代表2名邀请参会代表1名企业宣传1）活动现场放置企业宣传品2）安排会上发言3）在后期宣传中进行特别鸣谢4）晚宴中可播放企业宣传片1）获得会上指定商品供应资格2）后期宣传中特别鸣谢其他如需其他商业权益可协商2.9人员安排总指挥（1人）：活动的指挥和协调，对活动负全责迎宾礼仪组（4人）：负责接待、停车指引、会场签到及颁奖的礼仪服务物品采购配送组（5人）：负责所有奖品和年会用餐物品的采购以及负责证书的制作和奖品的保管、发放、搬运晚会组（3人）：负责整个年会的节目安排、演练及主持工作摄影组（4人）：负责节目素材的收集、编辑，节目表演所需的音乐、视频资料以及年会现场的拍摄及视频剪辑文娱组（4人）：负责督促酒店年会现场的布置、横幅、海报制作、现场音响和录像等媒体设备；负责监督各部门的节目质量（数量）策划组（3人）：负责年会活动的整体策划与宣传文案、方案的编辑以及年会邀请函的编辑后勤组（8人）：负责下发年会通知文件、布置会场、安排领导姓名牌子、邀请嘉宾牌子，准备互动节目及所需道具等；负责安排就餐的座次及聚餐现场的督导机动组（5人）：负责维持现场秩序，帮助其他小组完成工作任务2.10物资筹备（1）温泉派对物资筹备表物料名称数量单位特制主题横幅1条手机防水密封袋（一次性）100个零食若干包葡萄糖口服液3盒（2）年会晚宴物资筹备表使用环节物料名称数量单位负责小组迎宾礼仪服（女）4件迎宾礼仪组特制横幅1条策划组会场指示牌3个酒店会务用品矿泉水200瓶采购组签字笔150支采购组签名墙1张策划组U盘1个摄影组相机3台摄影组纸巾150包酒店台历10个酒店晚会用品主持人手卡2张酒店座式麦克风1个酒店无线麦克风2个酒店节目单10张晚会组投影仪1个酒店激光笔2支酒店鲜花若干份采购组气球若干个采购组节目表演服若干件晚会组晚宴菜品12种酒店葡萄酒20瓶酒店饮料橙汁*10椰汁*10瓶酒店颁奖优秀员工证书5张采购组优秀部门水晶摆台2个荣耀畅玩9A5台部门基金2份美的榨汁机5台漫步者无线耳机3对小米电动牙刷5支礼品袋若干个特制笔记本20本年会所需物资主要由上所分配小组负责，若有必要可自行联系采购组由其进行购买。2.11年会流程为了能够让员工们在辛勤工作了一年之后得以放松，特安排一次温泉派对，让员工们泡着舒适的温泉，轻松愉快地一起玩游戏、交流沟通，洗去一年的疲惫，用全新的身心迎接新年的到来。此外，还将举办一场盛大的年会晚宴，除全体员工外，还将邀请重要合作伙伴及优秀员工家属共同赴宴，一齐见证华君过去的佳绩、携手共创华君的未来。2.11.1温泉派对温泉派对相当于是年会晚宴前的预热，提前让各位员工互相交流认识，加深情感，为后面愉快轻松自由的晚宴做准备。（1）前期准备eq\o\ac(○,1)提前一个星期（1月9日）与温泉馆联系，预约好场地，以免临时预定造成不便，然后前往预约场地进行考察，方便活动安排。eq\o\ac(○,2)确定参与人数，按人数购买入场票，暂定为60人，将所有成员划分为5组，每组6人，其中每组安排一名负责人，负责本组成员的行程。eq\o\ac(○,3)将零食、饮料等物资划分为5等份，分配给每组的负责人，届时将由每组的负责人将物资带往目的地。eq\o\ac(○,4)将泡温泉的注意事项及禁止事项发布在员工群中，并让负责人组织本组成员认真阅读。地址：湖南省郴州市嘉禾县华天铸都游泳馆/嘉禾舂陵温泉（2）活动安排时间（1月15日）项目备注14:00-14:10温泉馆门口集合由个人自行前往，达到后跟着组负责人，由负责人清点人数，人数齐后方可凭票入场14:11-14:20换泳衣泳衣自带，若没有泳衣也可在馆内购买（自费）14:21-14:40小憩先让大家享受的泡会温泉，适应调整14:41-15:30热身游戏这个时候要让大家离开温泉，前往休息区进行3的倍数游戏、让每组取组名、口号，为接下来的游戏作准备15:31-16:30群龙取水大家返回温泉区，在温泉里围成一个圈，中间飘着美味的饮料，哪组的人先喝到，哪组人就赢，并获得小奖品。这是一个团队游戏，需要合作，同时也需要与其他组进行对抗。16:31-17:00小憩、闲聊游戏结束大家可以畅所欲言，舒舒服服泡着温泉聊聊天17:01-17:20换衣服准备返程17:21-17:25拍合影各组负责人再次清点人数，核对无误后大家拿着横幅在馆内拍照合影留念17:26散场离开温泉馆后，个人自行离开2.11.2“幸于华君，喜接壬寅”年会晚宴相信在温泉派对过后员工之间的距离会变得更近，感情也有一定的升温，因此在年会上的氛围将会更加的融洽，活动的流程进行的也会比较顺利。此次年会将于2022年1月23日在闪亮地带汽车文化酒店举行，在此次年会晚宴上，将会有各种惊喜准备：舞蹈表演、唱歌、抽奖、互动游戏……华君将与全体员工、重要合作伙伴共庆新年。（1）前期准备eq\o\ac(○,1)文娱组/晚会组提前一个月联系商演，为晚会节目做准备；eq\o\ac(○,2)提前15天向酒店进行预定和策划，共同商讨细节并确定方案；eq\o\ac(○,3)各组筹备年会用品及材料。采购组采购相关用品；摄影组收集素材制作音乐MV；策划组制作主题PPT与嘉宾邀请函；eq\o\ac(○,4)评选出优秀员工、优秀部门，列出名单；通知各部门是否有想在年会上进行节目表演的（自愿）；eq\o\ac(○,5)提前一周向各嘉宾员工发送邀请函；eq\o\ac(○,6)提前3天安排节目、重要参与人员进行彩排，走流程。（2）活动安排活动进程开始时间结束时间内容负责小组入场&暖场15:3016:00员工、嘉宾签到入场，在签到处领取号码牌并在签名墙上签名迎宾礼仪组暖场音乐MV：荧幕上播放由员工日常点滴制成的短视频，营造温情氛围文娱组开场16:0016:05开场节目-舞蹈《我们一起闯》晚会组16:0516:08主持人开场并介绍各位来宾16:0816:11CEO李华君致辞表演+颁奖16:1116:16节目一:舞蹈《themovie》晚会组16:1616:26节目二:影视歌曲串烧16:2616:45优秀员工颁奖优秀员工代表发言总裁李华君为其颁奖16:4517:00优秀部门颁奖优秀部门代表发言幸运抽奖17:0017:10第二轮抽奖：软件摇号-3位奖品：漫步者无线耳机主持人（男）精彩继续17:1017:15节目三:舞蹈《寄明月》晚会组17:1517:30节目四:小品《衣锦还乡》17:3017:35节目五:舞蹈《无价之姐》惊喜连连17:3517:45第二轮抽奖：软件摇号-5位奖品：小米电动牙刷主持人（女）表演落幕17:4517:50主持人宣布表演结束，晚宴开始晚会组丰盛晚宴17:5018:40酒店上菜，开始吃饭饭后小动18:4019:20互动游戏-踩气球、爱的抱抱奖品：特制笔记本晚会组好运来袭19:2019:30第三轮抽奖：软件摇号-5位奖品：美的榨汁机主持人（男女）晚宴结束19:3019:45主持人致辞结束并邀请全体成员合影晚会组引导散场19:4519:55引导人员有序离场机动组2.12经费预算序号项目明细预算（元）1快印制物横幅*2、海报*101502手机防水密封袋（一次性）100个83零食若干5004葡萄糖口服液4盒455酒店订购1500元/桌*10、场地布置180006服装租赁礼仪服（女）*4、表演服15007矿泉水怡宝*200瓶*24008签字笔150支*11509相机租赁3台*10030010气球100个13.811鲜花花束百事百顺*6个*14888812优秀员工证书5张18.813优秀部门水晶摆台2个*285614荣耀畅玩9A幻夜黑*4+48G*5台/1198599015部门基金2000元*2400016美的榨汁机公司自供*517漫步者无线耳机3对*18956718小米电动牙刷5支*9949519礼品袋280x150x280mm若干*10个/8.58520特制笔记本20本*14.829621商演节目5个*300150022嘉禾圈宣传500/次50023嘉禾新闻宣传播出时间20:00*60s视频/300+制作费8001100合计36562.62.13意外防范（1）意外停电年会晚宴正式开始前要仔细检查供电设备，确保所有设备能够通电正常使用。准备好应急灯、发电机等。如果意外停电且短时间内无法恢复，则安排引导人员引导会场人员有序离场。（2）设备异常年会举办前一天应与酒店联系检查所有设备是否能够正常使用，如果发现异常则对设备进行维修，维修不了的应及时更换新的设备，相关负责人应当实时跟进，保证万无一失。尤其是音响设备与照明设备，音响设备在年会召开前要反复调试，以达到最佳状态，准备好有线话筒与无线话筒；会前要仔细观察照明设备是否有抖动、昏黄或者寿命不长的现象，及时更换。若在年会途中设备出现问题，则应安排主持人中断进程，活跃会场，拖延时间让维修人员进行检查修护。在某一环节中，因设备异常且维修不了的，在不影响年会整体效果的情况下可以放弃这一环节，或者以其他方式进行。（3）意外受伤为防止有人空腹或者有其他禁止事项的情况下泡温泉，而出现不适现象，应提前给全体员工进行培训，告知泡温泉的注意事项及相关禁忌。要安排视察人员时刻注意所有人的状态，切勿让人单独泡温泉，以防因不适而溺水不能及时发现。若在过程中有人出现不适现象，应立即将当事人送至休息处休息并安排人陪伴，情况严重无法判断时应立即送往医院。（4）意外失火为防止因用电不当或线路老化或因明火（蜡烛、酒精灯等）而引发火灾，应提前安排人员检查线路，正确用电；对于明火的物品也要安排人专门处理，另外要保证会场周围消防设备完好且齐全。若年会途中应电或因蜡烛而意外失火，要有秩序的疏散人员，及时启用消防设施，若火势不大，则使用消防设施将火完全熄灭；若火势无法控制，则要及时呼叫消防，防止火势太大而造成不必要的损失。（5）贵宾缺席年会开正式开始前10分钟，清查重要嘉宾、年会节目等重要人员是否在席，若发现还未到达会场，则要马上联系相关人员，询问情况。若因特殊情况不能到位的，则要及时撤下座位、台历等，并上报相关负责人，调整部分年会内容或流程。对于无故缺席且导致我公司因此而造成损失的嘉宾因在年会结束后与之联系，讲明事由或赔偿损失。（6）天气因年会晚宴是在室内举行，所以天气的因素对此的影响较小。但也应当提前查看天气预报，了解年会当天的天气状况，如若年会举办当天天气不好（下雨、下雪、严寒等），则应提前以电话或短信的形式提醒所有与会人员注意准备雨具、防寒等。（7）桌椅餐具晚宴正式开始前要检查桌椅是否稳固牢靠、餐具是否干净齐全，还应多准备几套桌椅及餐具，作为备用，且要放在临近会场的地方，方便快速取用。3效果预估3.1预估目的与结果（1）预估目的通过对本次年会活动的开展进行预先评估，年会结束后对实际年会开展进行评估总结，将两次评估结果进行对比总结，找出活动过程中的不足或错误，积攒经验，及时改进，为以后类似活动提供参考。（2）预估结果本次年会主要是站在员工的角度进行的活动设计，因此通过本次年会，员工个人的成就感与表现欲都会得到满足，这将极大地调动员工地工作积极性，并且能够让公司更好的留住人才。员工与公司的情感将会更为浓厚，归属感与向心力也会更强，员工与员工之间的交流增加，人际交往变得更为融洽。各个部门之间的联系也更强，这有利于工作效率的提升。此外，年会活动还兼顾了华君的重要合作伙伴，这将有利于彼此间良好合作关系的发展，从而达到互利互惠的目的。最后，本次年会活动额外注意了对于外部的后期宣传，因此年会上公司的风采、员工的风采、福利奖项的公示和传播都有利于华君扩大在嘉禾县的美誉度与知名度，从而吸引更多的优秀人才或是合作伙伴。4总结本次年会活动共分为两个部分。第一个是温泉派对，将于2022年1