合同归档办法

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUMEPERSONAL

合同归档办法本合同目录一览1.归档范围与要求1.1归档文件类型1.2归档文件格式1.3归档文件数量2.归档流程2.1文件收集2.2文件预处理2.3文件归档2.4归档文件保管3.归档时间节点3.1合同签订后归档3.2合同履行期间归档3.3合同履行完毕后归档4.归档责任分配4.1归档责任人4.2归档责任分工4.3归档责任考核5.归档文件查阅与借阅5.1查阅与借阅权限5.2查阅与借阅流程5.3查阅与借阅记录6.归档文件修改与更新6.1修改与更新原因6.2修改与更新流程6.3修改与更新记录7.归档文件销毁7.1销毁条件7.2销毁流程7.3销毁记录8.归档文件保管期限8.1不同类型文件的保管期限8.2保管期限的延长与缩短8.3保管期限到期后的处理9.归档文件的安全与保密9.1文件安全措施9.2文件保密措施9.3安全与保密违规处理10.归档文件的信息化管理10.1信息化管理平台10.2信息化管理流程10.3信息化管理培训与支持11.归档文件的监督与检查11.1监督与检查频率11.2监督与检查内容11.3监督与检查发现问题处理12.归档文件的外部交接12.1交接条件与流程12.2交接责任分配12.3交接记录13.归档文件的跨部门协作13.1协作条件与流程13.2协作责任分配13.3协作记录14.合同归档办法的修订与完善14.1修订条件与流程14.2修订责任分配14.3修订记录第一部分：合同如下：第一条归档范围与要求1.1归档文件类型1.1.1合同正本1.1.2合同附件1.1.3合同签订过程中的电子邮件、传真等通讯记录1.1.4合同履行过程中的相关单据、凭证1.1.5合同变更、解除、终止等相关文件1.2归档文件格式1.2.1纸质文件：A4幅面，左侧装订，目录清晰，页码连续1.2.2电子文件：PDF格式，分辨率不低于300dpi，文件大小适当1.3归档文件数量1.3.1纸质文件：一式三份1.3.2电子文件：一份第二条归档流程2.1文件收集2.1.1由合同签订人负责收集合同相关文件2.1.2确保收集到的文件完整、真实、有效2.2文件预处理2.2.1对收集到的文件进行整理、分类、标注2.2.2去除重复、无关、损坏的文件2.3文件归档2.3.1将预处理后的文件按照归档范围与要求进行归档2.3.2确保归档文件的安全、保密、易于查阅2.4归档文件保管2.4.1设立专门的归档文件保管场所，确保防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉变2.4.2定期对归档文件进行检查、维护、更新第三条归档时间节点3.1合同签订后归档3.1.1合同签订后七个工作日内完成归档3.2合同履行期间归档3.2.1合同履行期间，根据合同履行进度定期归档3.3合同履行完毕后归档3.3.1合同履行完毕后十个工作日内完成归档第四条归档责任分配4.1归档责任人4.1.1合同签订人：负责合同文件的收集、预处理、归档工作4.1.2归档管理员：负责归档文件的管理、维护、保管工作4.2归档责任分工4.2.1各部门负责人：负责本部门合同文件的归档工作4.2.2档案部门：负责对归档文件进行审核、登记、保管4.3归档责任考核4.3.1定期对归档责任人进行考核，确保归档工作的顺利进行第五条归档文件查阅与借阅5.1查阅与借阅权限5.1.1公司内部员工：凭工作证可在档案室查阅、借阅归档文件5.1.2外部人员：需经公司负责人批准，并登记备案5.2查阅与借阅流程5.2.1查阅与借阅人需填写《归档文件查阅/借阅申请表》，经批准后方可进行5.3查阅与借阅记录5.3.1查阅与借阅人需在《归档文件查阅/借阅记录簿》上登记相关信息，包括查阅/借阅时间、查阅/借阅内容、查阅/借阅人等第六条归档文件修改与更新6.1修改与更新原因6.1.1合同内容发生变更6.1.2归档文件存在错误或遗漏6.2修改与更新流程6.2.1提出修改与更新申请，经批准后进行6.3修改与更新记录6.3.1修改与更新过程中需留存相关证据，并在《归档文件修改/更新记录簿》上登记第八条归档文件保管期限8.1不同类型文件的保管期限8.1.1合同正本：长期保管8.1.2合同附件：与合同正本相同8.1.3通讯记录：五年8.1.4单据、凭证：五年8.1.5变更、解除、终止等相关文件：五年8.2保管期限的延长与缩短8.2.1延长保管期限需经公司负责人批准8.2.2缩短保管期限需经原合同签订人同意8.3保管期限到期后的处理8.3.1进行文件鉴定，确定是否可以销毁8.3.2销毁文件需经公司负责人批准，并在《归档文件销毁记录簿》上登记第九条归档文件的安全与保密9.1文件安全措施9.1.1设立专门的档案室，实行监控、报警系统9.1.2实行权限管理，确保只有授权人员才能进入档案室9.2文件保密措施9.2.1对涉及国家秘密、商业秘密的文件进行标记，实行特殊管理9.2.2签订保密协议，确保相关人员遵守保密规定9.3安全与保密违规处理9.3.1违反安全与保密规定的人员，将根据情节严重程度进行处理9.3.2处理结果需在《归档文件安全与保密违规处理记录簿》上登记第十条归档文件的信息化管理10.1信息化管理平台10.1.1采用电子档案管理系统，实现归档文件的电子化、数字化10.1.2信息化管理平台应具备检索、查阅、借阅、统计等功能10.2信息化管理流程10.2.1电子文件归档应符合国家电子文件归档与电子档案管理的相关规定10.2.2电子文件归档后，应在信息化管理平台上进行登记、保管10.3信息化管理培训与支持10.3.1对员工进行信息化管理培训，提高信息化管理水平10.3.2为信息化管理提供技术支持，确保系统稳定、安全运行第十一条归档文件的监督与检查11.1监督与检查频率11.1.1定期（每半年）对归档文件进行监督与检查11.2监督与检查内容11.2.1检查归档文件的完整性、真实性、有效性11.2.2检查归档文件的安全、保密、保管状况11.3监督与检查发现问题处理11.3.1对发现的问题进行记录，分析原因，提出整改措施11.3.2对整改结果进行跟踪，确保问题得到解决第十二条归档文件的外部交接12.1交接条件与流程12.1.1外部交接需经公司负责人批准12.1.2交接流程包括：申请、审批、交接、登记等环节12.2交接责任分配12.2.1交接双方需明确各自的责任与义务12.2.2交接过程中应有第三方见证，确保交接的顺利进行12.3交接记录12.3.1交接双方应在《归档文件外部交接记录簿》上登记相关信息12.3.2交接记录应包括：交接时间、交接地点、交接内容等第十三条归档文件的跨部门协作13.1协作条件与流程13.1.1跨部门协作需经公司负责人批准13.1.2协作流程包括：申请、审批、协作、反馈等环节13.2协作责任分配13.2.1各协作部门需明确各自的责任与义务13.2.2协作过程中应有专人负责沟通协调，确保协作的顺利进行13.3协作记录13.3.1协作双方应在《归档文件跨部门协作记录簿》上登记相关信息13.3.2协作记录应包括：协作时间、协作地点、协作内容等第十四条合同归档办法的修订第二部分：第三方介入后的修正第一条第三方概念界定1.1第三方定义1.1.1第三方是指除甲乙方之外，参与本合同履行过程的各方，包括但不限于中介方、鉴定机构、审计机构、监管机构等。1.2第三方责任1.2.1第三方应按照法律法规及本合同约定，履行其职责，确保合同的顺利履行。1.3第三方权益1.3.1第三方在本合同中的权益，包括但不限于费用支付、信息披露、责任限制等，由甲乙方根据实际情况予以确定。第二条第三方介入程序2.1第三方介入条件2.1.1第三方介入需经甲乙方共同协商一致，并签订书面协议。2.2第三方介入流程2.2.1甲乙方应在第三方介入前，明确介入目的、范围、期限等相关事项。2.3第三方介入通知2.3.1甲乙方应在第三方介入前，向对方发出书面通知，并说明介入理由及期限。第三条第三方责任限额3.1第三方责任界定3.1.1第三方仅对其介入范围内的行为负责，对于非介入范围内的行为，不承担责任。3.2第三方责任限制3.2.1第三方对其介入范围内的行为，承担有限责任，即仅限于合同约定的范围内。3.3第三方责任免除3.3.1第三方在履行其职责过程中，如因不可抗力、意外事件等导致无法履行或延迟履行，免除其责任。第四条第三方与其他各方的关系4.1第三方与甲乙方关系4.1.1第三方与甲乙方均为独立的主体，相互之间不存在隶属或委托关系。4.2第三方与中介方关系4.2.1第三方与中介方之间的关系，按照中介合同的约定执行。4.3第三方与鉴定机构等关系4.3.1第三方与鉴定机构、审计机构等之间的关系，按照相关法律法规及合同约定执行。第五条第三方介入后的合同变更5.1第三方介入导致合同变更5.1.1如第三方介入导致合同内容发生变更，甲乙方应按照本合同约定的变更程序进行。5.2第三方介入导致合同解除5.2.1如第三方介入导致合同解除，甲乙方应按照本合同约定的解除程序进行。第六条第三方介入后的违约责任6.1第三方违约6.1.1如第三方未按照本合同约定履行其职责，甲方有权要求第三方承担违约责任。6.2甲乙方违约6.2.1如甲乙方未按照本合同约定履行其义务，导致第三方无法履行或延迟履行，甲乙方应承担相应的违约责任。第七条第三方介入后的争议解决7.1争议解决方式7.1.1甲乙方与第三方之间发生的争议，应通过友好协商解决。7.2协商无果后的争议解决7.2.1如协商无果，任何一方均有权向合同签订地的人民法院提起诉讼。第八条第三方介入后的费用承担8.1第三方费用8.1.1第三方介入所需的费用，由甲乙方按照约定承担。8.2第三方费用支付8.2.1甲乙方应在第三方提交费用清单后七个工作日内支付。第九条第三方介入后的信息披露9.1信息披露义务9.1.1甲乙方与第三方均应履行信息披露义务，确保对方了解合同履行过程中的相关信息。9.2信息披露内容9.2.1甲乙方与第三方应披露与合同履行有关的一切必要信息，包括但不限于财务状况、业务情况等。第十条第三方介入后的合同转让10.1合同转让10.1.1甲乙方与第三方之间的合同转让，应经双方协商一致，并签订书面转让协议。10.2转让通知10.2.1甲乙方应在合同转让前，向对方发出书面通知，并说明转让理由及条件。第十一条第三方介入后的合同终止11.1合同终止条件11.1.1甲乙方与第三方之间的合同终止条件，按照本合同约定及法律法规的规定执行。11.第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：合同正本详细要求和说明：本附件包含合同的主要条款和条件，包括但不限于合同双方的权利义务、合同履行期限、违约责任等。附件2：合同附件详细要求和说明：本附件包含合同的补充条款和附加协议，包括但不限于技术规格、服务范围、价格表等。附件3：合同签订过程中的电子邮件、传真等通讯记录详细要求和说明：本附件用于证明合同签订过程中的沟通和协商内容，包括但不限于合同条款的讨论、修改和确认。附件4：合同履行过程中的相关单据、凭证详细要求和说明：本附件用于证明合同履行过程中的各项事宜，包括但不限于付款凭证、交付凭证、验收报告等。附件5：合同变更、解除、终止等相关文件详细要求和说明：本附件用于证明合同变更、解除、终止等事宜，包括但不限于双方签署的变更协议、解除通知、终止协议等。附件6：第三方介入协议详细要求和说明：本附件用于明确第三方介入的条件、流程、责任等，包括但不限于第三方的职责、费用承担、违约责任等。附件7：信息披露证明详细要求和说明：本附件用于证明甲乙方与第三方在合同履行过程中履行了信息披露义务，包括但不限于财务状况、业务情况等。附件8：合同转让协议详细要求和说明：本附件用于证明合同转让的过程和条件，包括但不限于转让理由、转让条件、转让费用