人事档案归档制度模版（2篇）

人事档案归档制度模版一、总则本规定旨在规范和有效管理公司的人事档案，确保档案的安全、完整和可访问性，以便于员工人事信息的管理和查询。本制度适用于公司内部所有人事档案的管理工作。二、档案管理流程1.档案交接：部门经理需将员工的人事档案及时、准确、完整地转交给人力资源部。2.材料整理：人力资源部将按照员工姓名和工号对档案进行整理，确保清晰标识和妥善保存。3.分类管理：档案将依据特定分类标准（如员工类型、岗位等级、入职时间等）进行分类，便于后续的查询和管理。4.编号系统：为每个员工的档案分配唯一的编号，便于检索，编号可包含工号和入职年份等信息。5.档案存储：档案应存放在安全的档案室，由专人管理，防止遗失或非法获取。6.检索机制：建立档案信息查询系统或索引，以提高查询效率，方便员工和管理人员使用。7.过期销毁：档案将按照规定的保留期限保存，超出期限的档案将进行安全销毁，并记录备案。三、档案管理责任1.人力资源部：全面负责人事档案的管理工作，包括接收、分类、编号、存储、检索和销毁等。2.部门经理：确保将部门内员工的档案准确无误地移交给人力资源部。3.员工：负责提供和更新个人档案资料，同时确保档案的机密性。四、保密措施1.档案室应配备防火、防潮、防尘等安全设施，保障档案的安全和完整。2.控制档案室的人员进出，防止未经授权的人员进入。3.人力资源部和档案室工作人员需签署保密协议，确保档案信息的机密性。4.设立严格的档案查看和借阅审批程序，仅授权人员可查看档案内容。5.定期对档案室进行安全检查，确保档案的安全和完整。五、档案迁移与保留期限1.员工调动时，其档案应及时迁移至新部门或公司，以便后续管理。2.人事档案的保留期限遵循国家法律和公司规定，不同类型的档案保留期限如下：a)个人基本信息：自入职之日起____年。b)员工培训记录：自离职之日起____年。c)薪酬福利记录：自离职之日起____年。d)员工表彰奖励：自离职之日起____年。e)人事争议记录：自解决之日起____年。六、档案查询与使用权限1.员工有权查阅个人档案，并可提出修改和补充申请。2.部门经理可查询其部门内员工的档案，并可提出修改和补充建议。3.公司管理层有权查询所有员工的档案，以进行必要的管理决策。4.其他人员查询需经过审批，且权限限于特定范围和内容。七、违规处理1.对故意破坏、篡改或泄露档案信息的行为，公司将视情节严重程度给予纪律处分，直至追究法律责任。2.对严重违反档案管理制度的员工，可能面临降职、解雇甚至法律诉讼。八、制度评估与优化人力资源部应定期评估和改进档案管理制度，以提升档案管理的效率和安全性。本制度自发布之日起执行，并将持续完善和执行。人事档案归档制度模版（二）一、概述人事档案作为组织机构对员工实施有效管理的重要工具，旨在详尽记录员工个人信息及其工作经历。为强化人事档案的规范化管理，提升档案的可检索性与安全性，特制定本归档制度。本制度全面覆盖所有员工的人事档案管理工作，旨在构建一套完善、准确、完整且保密性高的人事档案管理体系。二、档案归档的程序1.人力资源部作为档案归档的责任部门，将指派专人负责人事档案的具体管理操作。2.员工在离职或跨部门调动时，需向所属部门提交离职申请，并随附身份证及工作证件等有效证件。3.人力资源部将依据既定流程，对员工的人事档案进行细致的整理与核对，并遵循文件命名规范完成归档工作。4.人事档案归档流程包含初次归档与定期归档两个阶段：a)初次归档：员工入职之际，人力资源部需遵循既定文件整理与编号规则，将员工的个人信息、教育背景、工作经历等关键资料整理归档，并妥善存放于专用档案柜中。b)定期归档：依据员工工作年限及档案存储量，人力资源部需定期对档案进行整理与归档。对于已离职员工的档案，将按规定时限转存至临时存档区。三、档案归档的要求1.档案的存储与管理需严格遵循国家相关法律法规，确保员工个人隐私得到充分保护，并加强防火、防水、防虫等安全防范措施。2.档案归档应遵循既定顺序与规范，以保障档案的完整性与准确性。3.档案存储区域应配置专用档案柜及防火设施，并指派专人负责管理，以确保档案的保密性与安全性。4.工作人员在归档过程中，需依据文件命名规范对档案进行命名，以提升档案的易查性与统一性。5.档案柜内各层各格的位置应有明确标识，并定期进行检索与更新工作。四、档案查询与使用1.档案的查询与使用应遵循组织机构相关规定，确保员工合法权益不受侵害。2.员工如需查询个人档案，需向人力资源部提出申请，并经过核对与授权后方可查阅。3.档案的使用应严格保密，禁止外借、复制或泄露给非相关工作人员。4.档案使用完毕后应及时归还，并做好相关记录与更新工作。五、档案保管期限与销毁1.档案保管期限将严格遵循国家相关法律法规执行，严禁随意销毁或篡改档案信息。2.入职员工的人事档案保管期限至少为____年；离职员工的人事档案保管期限至少为____年，并按规定进行备案。3.档案到期后需按照既定程序进行销毁处理，严禁擅自处置。销毁工作应由专人负责并记录报备。六、附则1.本制度最终解释权归组织机构人力资源部所有，并可根据实际情况进行适时调整与修订。2.全体员工均