商务局会议管理制度范本

商务局会议管理制度范本第一章总则

第一条目的与依据：为保证商务局会议的效率与效果，规范会议的组织与管理，依据相关法规及局内规章制度，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于商务局所有正式会议，包括但不限于局长办公会、专题协调会、业务研讨会等。

第三条会议原则：

-民主集中制原则：会议应充分发扬民主，保证参会人员充分表达意见，同时实行集中统一的决策。

-效率优先原则：会议应注重效率，避免无谓的拖延，确保议题得到及时有效的讨论和处理。

-保密原则：对于涉及敏感信息和保密内容的会议，应严格遵守相关保密法律法规。

第四条会议类别：

-定期会议：按照既定周期和时间召开的会议，如每月局长办公会。

-临时会议：根据工作需要临时召集的会议，如应对突发事件或紧急议题的专题会议。

第五条组织机构：

-设立会议管理机构，负责会议的组织、协调、记录等日常工作。

-确定会议召集人，由其负责会议的召集、主持及与会议纪要的审批。

第六条参会人员职责：

-参会人员应准时参加会议，因故不能参加的，需提前向会议管理机构请假。

-参会人员应围绕会议议题准备意见和资料，积极参与讨论，并对会议决议负责。

第七条会议纪律：

-会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，保持会场安静。

-会议内容未经许可，不得随意泄露给非参会人员。

本制度的其他章节内容，将根据上述格式与要求，结合会议管理的具体需要，进行详细规定。以上内容仅为全文的5%，供参考。

第二章会议流程

第一条会议筹备：

-议题收集：会议管理机构应至少提前一周向各部门征集会议议题，各部门需将议题及相关背景资料一并提交。

-议题筛选与确认：会议管理机构在收到议题后，应进行初步筛选，确定会议议程，并报请会议召集人审批。

-通知发布：议题及议程确定后，会议管理机构应及时发布会议通知，包括会议时间、地点、议题、参会人员等，并要求各部门按时准备相关材料。

第二条会议召开：

-签到登记：会议开始前，由会议管理机构负责参会人员的签到工作，确保参会人员到齐。

-会议主持：会议召集人负责主持会议，介绍会议主题，明确会议目标，并按照议程逐项进行讨论。

-议题讨论：针对每个议题，由提出议题的部门负责人或指定人员进行详细说明，随后展开讨论，参会人员可提出意见和看法。

第三条决策与表决：

-意见征询：会议召集人应充分征询参会人员的意见，确保每位参会人员都有发言机会。

-决策形成：在充分讨论的基础上，由会议召集人根据多数意见或相关规定，形成会议决策。

-表决程序：如需表决，应明确表决事项、表决方式和表决结果，确保表决过程公正、透明。

第四条会议记录：

-记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等。

-记录整理：会议结束后，由会议管理机构负责整理会议记录，并于会议结束后24小时内将会议纪要发送给参会人员。

第五条会议总结与反馈：

-总结报告：会议管理机构应定期对会议的召开情况进行总结，分析会议效果，并提出改进措施。

-意见反馈：鼓励参会人员对会议的组织、流程、议题处理等方面提出意见和建议，以不断提高会议质量。

第六条会后工作：

-决策落实：会议决策的执行责任到人，各部门应按照会议决议要求，及时推进相关工作。

-跟踪监督：会议管理机构应对会议决策的执行情况进行跟踪监督，确保决策得到有效落实。

本章节内容占全文的40%，旨在详细阐述会议流程的各个环节，以提高会议管理的规范性和有效性。后续章节将围绕会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等方面展开论述。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与发布：

-会议纪要应由会议管理机构在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

-会议纪要应明确记录会议的决议、行动计划、责任人和完成时限。

-会议纪要编制完成后，应由会议召集人审核批准，并在最迟2个工作日内发布给所有参会人员及相关部门。

第二条会议纪要的执行与监督：

-各部门应根据会议纪要中的行动计划和责任人，立即启动相关工作，确保决议得到执行。

-会议管理机构应建立跟踪监督机制，对会议决议的执行情况进行定期检查和督促。

第三条执行情况的反馈与报告：

-责任人应定期向会议管理机构报告决议执行情况，包括进度、存在的问题和需要协调的事项。

-会议管理机构应及时汇总执行情况，并在下一次会议前向会议召集人提供报告，以便在会议上进行讨论和决策。

第四条问题与困难的解决：

-如在执行过程中遇到问题或困难，责任人应尽快提出，并寻求会议管理机构的协助。

-会议管理机构应协助解决问题，必要时可召集相关人员召开临时会议，以便及时调整决议或提供支持。

第五条变更管理：

-若因特殊情况需要变更会议决议，责任人应提出书面申请，详细说明变更原因和影响。

-会议管理机构应评估变更申请，并提交给会议召集人审批。审批通过后，应及时更新会议纪要，并通知相关人员和部门。

第六条闭环管理：

-会议管理机构应确保每个会议决议都有明确的闭环过程，包括执行、监督、反馈、报告和变更管理。

-对于已完成的决议，会议管理机构应进行总结评价，分析执行过程中的经验教训，为今后类似会议提供参考。

本章节内容占全文的30%，专注于会议纪要的跟踪落实，确保会议决议能够得到有效执行，并形成闭环管理。后续章节将对会议室管理规定进行详细阐述。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订：

-会议室使用需提前预订，由会议管理机构负责统一安排。

-预订会议室时，需提供会议主题、参会人数、时间等相关信息，以便于会议管理机构合理分配资源。

-预订者应确保会议时间与参会人员的时间不冲突，避免会议室资源浪费。

第二条会议室配置与维护：

-会议室应配备必要的设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备、白板等。

-定期对会议室设施进行检查和维护，确保设备正常运行，为会议提供良好的环境。

第三条会议室使用规范：

-会议期间，参会人员应爱护会议室设施，不得随意挪动或损坏设备。

-会议室使用过程中，应保持安静、整洁，禁止吸烟、进食等行为。

-会议结束后，使用部门应负责清理会议室，确保遗留物品和垃圾带走。

第四条会议室安全与保密：

-会议室应采取必要的安全措施，如安装监控设备、门禁系统等，确保会议安全。

-对于涉及敏感信息的会议，应采取保密措施，如设置密码保护、限制参会人员等。

第五条会议室调度与协调：

-会议管理机构应建立会议室使用台账，实时更新会议室使用情况，以便于调度与协调。

-如遇到会议室使用冲突，会议管理机构应优先保障重要会议的召开，并根据实际情况进行协调。

第六条会议室资源优化：

-定期对会议室资源使用情况进行评估，分析使用效率，提出优化措施。

-鼓励采用视频会议、网络会议等新型会议形式，提高会议室资源利用率。

本章节内容占全文的20%，主要围绕会议室管理规定展开论述，旨在保障会议室资源的合理使用，为商务局会议的顺利进行提供有力支持。后续章节将为附则，对全文进行总结和补充。

第五章附则

第一条制度修订：本制度的修订和废止，由商务局会议管理机构负责提出，经局长办公会审议通过后实施。

第二条解释权：本制度的解释权归商务局