档案与记录管理制度

档案与记录管理制度一、目的和适用范围1.1目的本规章制度的目的在于规范和统一企业的档案与记录管理工作，确保企业的信息资料的准确、完整和安全保管，提高工作效率，保护企业的合法权益。1.2适用范围本规章制度适用于全体企业员工，包含全部部门和岗位，适用于企业涉及的全部档案与记录的管理工作。二、定义和术语2.1档案指企业内部产生的各种文件、报表、合同、协议、备忘录等纸质或电子形式的文件，以及与企业业务活动相关的全部信息资料。2.2记录指企业内部的各种日志、报告、会议记录、工作记录等纸质或电子形式的文件，用于记录和追溯企业的工作流程和决策过程。三、档案与记录管理的原则3.1真实准确档案和记录应当真实、准确地反映企业的业务活动和工作情况，不得窜改、伪造、隐瞒或删除信息。3.2完整保管档案和记录应当依照规定的期限和要求进行保管，确保信息的完整性和可追溯性。3.3安全保密档案和记录的存储、传输和使用应当符合企业的保密要求，确保信息的安全性和机密性。3.4责任追究对于档案和记录的管理，应当明确责任人，并建立相应的责任追究机制，对管理欠妥的行为进行矫正和惩罚。四、档案与记录管理的流程4.1档案创建4.1.1全部部门和岗位在进行工作活动时，应当依照规定的格式和要求创建档案，确保信息的完整和规范。4.1.2档案创建时应当标注创建日期、创建人员、文件类型等相关信息，并进行编号和归档。4.2档案归档与存储4.2.1档案应当依照肯定的分类和归档要求进行归档，并进行电子化存储和备份。4.2.2归档分为自动归档和定期归档，自动归档是指将已完成的档案及时整理、归类、编号和存档；定期归档是指定期对肯定时段内的档案进行整理、归类、编号和存档。4.2.3归档时应当注明归档人员、归档日期、归档位置等信息，并建立档案目录进行管理。4.2.4档案存储应当采取防火、防潮、防鼠等措施，确保档案的安全和完整。4.3档案查询和调取4.3.1档案的查询和调取需要经过相应审批程序，确保信息的合法使用和保密性。4.3.2档案的查询和调取应当记录查询人员、查询时间、查询目的等信息，建立查询和调取的审批流程和记录。4.4档案的销毁4.4.1档案的销毁应当依据规定的保管期限和销毁周期进行，并经过相应的程序和审批。4.4.2档案的销毁应当由专人负责，确保信息的安全和完全销毁。4.5记录的管理4.5.1记录应当依照规定的格式和要求进行记录，确保信息的完整和准确。4.5.2记录的管理包含记录的编制、复核、审批和存档，应当建立相应的记录管理流程和制度。4.5.3记录的存档应当依照要求整理、归类、编号和存档，并进行电子化存储和备份。五、违反规定的惩罚5.1对于违反本规章制度的档案和记录管理行为，将依照企业相关规定进行相应的惩罚。5.2惩罚方式包含但不限于口头警告、书面警告、降职、解雇等。5.3对于涉及违法行为、损害企业利益的档案和记录管理违规行为，将移交给相关部门进行处理。六、附则6.1本规章制度的修订和解释权归企业管理负责人全部，修订时需经相关部门批阅和批准。6.2本规章制度自颁布之日起生效，并对全体员工具有管束力。6.3未尽事宜依照相关法律法规和企业相关规定执行。以上为《档案与记录管理制度》的内容，为确保企业档案与记录的管理规范和科