信息化档案管理制度

信息化档案管理制度目录1.内容概要................................................3

1.1制定目的.............................................3

1.2适用范围.............................................4

1.3制定依据.............................................4

1.4定义与术语...........................................5

2.组织与管理..............................................6

2.1组织结构.............................................8

2.2职责分工.............................................8

2.3人员培训.............................................9

2.4技术支持............................................10

3.信息化档案的收集与整理.................................11

3.1收集原则............................................13

3.2收集范围............................................14

3.3收集方法............................................14

3.4整理流程............................................15

3.5分类与编号..........................................17

4.信息化档案的存储与管理.................................17

4.1存储介质选择........................................18

4.2存储环境要求........................................19

4.3数据备份与恢复......................................20

4.4安全管理............................................21

4.5查询与利用..........................................22

5.信息化档案的利用与维护.................................23

5.1利用规定............................................24

5.2利用程序............................................25

5.3维护与更新..........................................26

5.4紧急情况处理........................................27

6.信息化档案的归档与销毁.................................28

6.1归档标准............................................30

6.2归档程序............................................31

6.3档案销毁............................................32

6.4销毁记录............................................33

7.信息化档案的安全保障...................................34

7.1法律法规遵守........................................35

7.2技术防范措施........................................36

7.3人员管理措施........................................37

7.4应急预案............................................38

8.档案信息资源共享.......................................39

8.1共享原则............................................39

8.2共享平台建设........................................40

8.3信息交换与共享流程..................................41

9.检查与监督.............................................43

9.1检查内容............................................44

9.2监督机制............................................45

9.3违规处理............................................461.内容概要信息化档案的收集与归档，明确各类档案的收集范围、归档流程和归档要求；信息化档案的整理与分类，规定档案的分类标准、编号规则和目录编制要求；信息化档案的利用与服务，明确档案查询、借阅、复制等服务的流程和权限；信息化档案的安全与保密，加强档案信息安全防护措施，防止档案信息泄露和篡改；信息化档案的培训与交流，提升档案管理人员的信息化素养和业务能力。通过实施本制度，旨在提高我单位档案管理的信息化水平，促进档案资源的合理利用，为单位的决策提供科学依据，保障单位工作的顺利进行。1.1制定目的规范信息化档案管理流程，实现档案管理的标准化、规范化，确保档案信息的安全性和保密性。充分利用现代信息技术，提高档案检索、利用和服务的效率，为机关、企事业单位和广大人民群众提供便捷、高效的档案服务。加强档案信息资源的整合与共享，促进档案信息资源的开发利用，为经济社会发展提供有力支撑。提升档案管理人员的业务素质和技能水平，培养一支适应信息化发展的专业档案管理队伍。建立健全信息化档案管理体系，保障档案信息安全，防范档案风险，确保档案工作的可持续发展。1.2适用范围与单位业务相关的合作伙伴、客户、供应商等外部单位提供的档案资料；本制度旨在规范信息化档案管理流程，确保档案信息的真实性、完整性、安全性，提高档案管理效率，为单位的决策、管理和服务提供有力支持。所有涉及档案管理的部门和个人均应严格遵守本制度的相关规定。1.3制定依据国家档案局发布的《电子档案管理规范》和《电子文件归档与电子档案管理规范》，明确了电子档案和电子文件的管理要求和标准。国家发展和改革委员会、工业和信息化部等相关部门发布的关于信息化建设的相关政策和指导意见，为信息化档案管理制度提供了政策支持。本单位的组织架构、业务流程和管理制度，确保了信息化档案管理制度与单位整体管理体系相协调。和我国国家标准关于信息化管理的相关标准，为制定本制度提供了参考依据。国内外先进单位的档案信息化管理经验，为本单位信息化档案管理制度的制定提供了借鉴。1.4定义与术语信息化档案：指采用电子化、数字化方式存储、管理和利用的档案资料，包括电子文件、图像、音频、视频等多种形式的数据。档案管理系统：指用于对信息化档案进行收集、整理、存储、检索、利用、维护和销毁等管理活动的计算机软件系统。电子文件：指以电子形式存在的文件，包括电子邮件、电子表格、电子公文、电子图表等。档案元数据：指描述档案内容的结构性信息，包括档案的来源、形成时间、作者、主题、内容摘要等。档案目录：指对档案资源进行分类和索引的目录体系，便于用户快速检索和定位档案。档案存储介质：指用于长期保存档案数据的物理载体，如硬盘、光盘、磁带等。档案安全：指在档案管理过程中，确保档案数据不被非法访问、篡改、破坏和泄露的一系列安全措施。档案利用：指档案用户根据需要，对档案进行查阅、复制、引用等操作的行为。档案销毁：指在档案保管期限届满或因其他原因需要时，按照规定程序对档案进行销毁的处理行为。档案管理规范：指国家或行业制定的相关档案管理的法律法规、政策、标准等。档案管理人员：指负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作的专业人员。2.组织与管理为确保信息化档案管理制度的有效实施，需建立健全的组织管理体系，明确各部门、各岗位的职责与权限，形成统一协调、高效运作的管理格局。成立信息化档案管理领导小组，负责统筹规划、决策信息化档案管理工作，协调各部门间的合作与资源分配。设立信息化档案管理部门，作为日常管理的执行机构，负责信息化档案的收集、整理、保管、利用和统计等工作。各部门根据工作需要设立信息化档案管理岗位，明确岗位责任，确保档案管理工作落到实处。审批信息化档案管理重大决策，指导、监督信息化档案管理工作的开展。各部门应按照信息化档案管理制度，明确各部门档案管理职责，确保档案管理工作不脱节。各部门负责人应对本部门档案管理工作负总责，确保档案管理工作的顺利进行。建立健全信息化档案管理制度，明确档案收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节的流程和标准。加强信息化档案管理队伍建设，提高档案管理人员的业务素质和职业道德。加强与上级档案管理部门的联系，及时了解和掌握档案管理工作的最新动态和政策要求。建立信息化档案管理应急预案，确保在突发事件发生时，能够迅速有效地应对。2.1组织结构档案管理部门：作为信息化档案管理的核心部门，负责制定和实施信息化档案管理制度，对全机构档案信息进行统一管理，确保档案的完整性、准确性和安全性。信息技术部门：负责信息化档案管理系统的开发和维护，提供必要的技术支持，确保系统稳定运行，满足档案管理的需求。业务部门：各业务部门在各自职责范围内，负责收集、整理和提交本部门产生的档案资料，同时配合档案管理部门进行信息化档案的管理工作。综合办公室：负责协调各部门之间的工作，对信息化档案管理制度执行情况进行监督检查，确保制度落实到位。内部审计部门：负责对信息化档案管理制度执行情况进行定期审计，评估制度执行效果，提出改进建议。2.2职责分工负责信息化档案系统的建设、维护和升级，确保系统功能完善、安全可靠；严格按照信息化档案管理制度使用档案，不得擅自修改、删除档案信息；各部门及人员应严格按照本制度规定，履行各自职责，共同维护信息化档案管理的规范化和科学化。2.3人员培训培训内容：培训内容应包括但不限于信息化档案管理的基本理论、档案法律法规、档案信息化标准与规范、档案管理软件操作、信息安全意识与防护措施等。培训对象：培训对象应涵盖公司所有从事档案管理工作的员工，包括档案管理员、档案保管员、档案鉴定员等。培训方式：培训方式可采用集中授课、线上学习、案例分析、实操演练等多种形式，以适应不同员工的学习需求和特点。培训频率：根据信息化档案管理工作的实际需要，每年至少组织一次全员培训，针对新入职员工和有特殊需求的员工，可适时增加专项培训。培训考核：培训结束后，应对参训人员进行考核，考核结果纳入员工个人档案，作为评价员工能力和工作绩效的依据之一。培训记录：培训部门应建立完善的培训记录制度，详细记录培训时间、地点、内容、参训人员、考核结果等信息，确保培训工作的可追溯性和有效性。培训经费：公司将按照年度预算，合理安排培训经费，确保培训工作的顺利开展。通过定期开展人员培训，不断提升档案管理人员的综合素质和业务能力，为公司信息化档案管理工作提供坚实的人才保障。2.4技术支持硬件设施保障：配备符合国家标准的档案管理专用服务器，确保数据存储的安全性和系统的稳定运行。同时，定期对硬件设备进行维护和升级，以适应不断增长的数据存储需求。软件系统维护：采用先进的档案管理软件，定期进行系统更新和维护，确保系统功能与国家档案管理法律法规及行业标准保持一致。同时，对软件进行安全检测，防止病毒和恶意软件的侵害。数据备份与恢复：建立完善的数据备份机制，定期对系统数据进行备份，确保在数据丢失或系统故障时能够迅速恢复，降低档案管理风险。安全防护措施：实施网络安全防护措施，包括防火墙、入侵检测系统、数据加密等，确保档案数据的安全性和保密性。技术培训与支持：对档案管理人员进行信息化档案管理系统的操作培训，提高其使用效率。同时，设立技术支持热线，为用户提供及时的技术咨询和故障排除服务。系统兼容性：确保信息化档案管理系统与现有办公自动化系统、电子公文系统等实现无缝对接，提高档案信息的共享和利用效率。应急预案：制定档案管理系统故障应急预案，明确故障处理流程和责任分工，确保在系统故障时能够迅速恢复正常运行。3.信息化档案的收集与整理全面性原则：收集档案时，应确保覆盖单位所有业务领域，不遗漏任何具有保存价值的电子文件。真实性原则：收集的档案资料必须真实可靠，严禁篡改、伪造档案内容。及时性原则：对具有保存价值的电子文件，应在第一时间进行收集，确保档案的时效性。安全性原则：在收集过程中，要确保档案信息安全，防止数据泄露、丢失和损坏。单位内部产生的各类电子文件，如办公文档、项目管理文档、合同协议等。单位与外部单位进行交流、合作过程中产生的电子文件，如往来信函、会议纪要、合同协议等。单位在履行职责、开展业务活动中产生的各类电子文件，如政策法规、标准规范、统计数据等。直接收集：通过单位内部信息管理系统、办公自动化系统等渠道，直接收集具有保存价值的电子文件。间接收集：通过档案管理部门与其他部门、外单位之间的协作，收集相关电子文件。网络收集：利用互联网资源，收集具有保存价值的电子文件，但需确保收集内容的合法性和真实性。分类整理：按照档案的来源、内容、形式等特征进行分类，便于查阅和管理。编目整理：对收集到的档案进行编目，建立档案目录，确保档案检索的便捷性。标准化整理：遵循国家档案管理的相关标准和规范，确保档案整理的科学性和规范性。数字化整理：将纸质档案、录音、录像等非数字化档案进行数字化处理，提高档案利用率。定期检查：对已整理的档案进行定期检查，确保档案的完整性和准确性。3.1收集原则全面性原则：收集档案时，应全面涵盖单位内部各部门、各层级、各类型档案，确保档案资料的全面性和系统性。真实性原则：收集的档案资料必须真实、可靠，不得篡改、伪造档案内容，确保档案的原始性和可信度。规范性原则：严格按照国家有关档案收集的法律法规、标准规范和制度要求，规范档案收集工作流程，确保档案收集工作的合规性。及时性原则：对具有保存价值的档案资料应及时收集，避免因时间延误导致档案资料的丢失或损坏。准确性原则：在收集档案资料时，应确保档案内容的准确无误，对档案名称、编号、分类、内容等关键信息进行严格审核。安全性原则：在档案收集过程中，要确保档案资料的安全，防止档案资料在收集、整理、归档等环节中发生泄露、丢失或损坏。可追溯性原则：收集档案时应注重记录档案来源、收集时间、收集人等信息，便于后续查询和追溯。经济性原则：在保证档案收集质量的前提下，合理控制档案收集成本，提高档案资源的利用率。3.2收集范围单位内部各类文件、资料、图表、数据等，包括但不限于各类报告、请示、批复、通知、会议纪要、工作总结、调研报告、工作计划等。与单位业务相关的法律法规、政策文件、行业标准、合同协议、招投标文件等。单位内部各类项目、工程、活动的档案资料，包括项目立项、设计、施工、验收、使用、维护等全过程文件。单位内部人员的人事档案，包括个人简历、工作经历、培训记录、考核评价等。单位内部信息化系统建设、运维、升级改造等过程中的各类技术文档、操作手册、系统日志等。3.3收集方法电子文件自动采集：通过单位内部办公自动化系统，如系统、系统等，实现电子文件的自动采集。系统自动将业务流程中的电子文档转化为档案格式，确保文档在生成的同时即被纳入档案管理系统。纸质文件数字化：对于无法直接电子化处理的纸质文件，应采用扫描、拍照等方式进行数字化处理。数字化过程中，需确保图像清晰、文件结构完整，便于后续的检索和使用。网络资源采集：对于来源于网络的外部信息，如市场调研报告、行业政策等，应通过合法途径进行采集。采集过程中，需注明信息来源，确保信息的真实性、完整性和时效性。档案移交与接收：按照国家档案局相关法律法规，定期与相关部门进行档案移交与接收工作。移交的档案应按照档案分类标准进行整理，确保档案的有序性。信息收集与整理：通过查阅文献、调研、访谈等方式，收集与单位业务相关的信息资料。收集的信息资料应进行分类、整理，并按照档案管理的相关规定进行归档。用户提交：鼓励单位内部员工主动提交个人在工作中形成的重要电子文件，如报告、总结等。对员工提交的文件，档案管理人员应进行审核，确保文件符合档案收集要求。定期清理：定期对已收集的档案资料进行清理，删除重复、过期或无保存价值的档案，确保档案库的精简和高效。3.4整理流程归档准备：各部门在完成文件材料的形成、积累工作后，应按照归档要求，对文件进行分类、整理，确保文件内容完整、准确，符合归档标准。文件鉴定：对收集的文件材料进行鉴定，区分永久、长期、短期保存期限，并剔除无保存价值的文件，确保档案的合理保存。文件编码：按照《档案分类与编码规则》对文件进行分类编码，确保档案的检索和利用便捷。纸质文件数字化：对需要永久保存的纸质文件进行数字化处理，确保档案的长期保存和便于检索利用。电子文件归档：对电子文件进行整理，确保文件格式、内容完整，并按照规定进行归档。档案整理：按照《档案装订规范》对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、美观和便于保管。目录编制：编制档案目录，包括案卷目录、文件目录等，方便档案的检索和查询。档案上架：根据档案分类和编号，将档案有序上架，确保档案的存放安全、便于管理和利用。档案维护：定期对档案进行检查和维护，防止档案因自然或人为因素造成损坏。档案利用：根据档案利用规定，为内部和外部用户提供档案查阅、复制等服务，确保档案的合理利用。3.5分类与编号分类应保持稳定性和可扩展性，适应档案数量的增长和业务发展的需要。综合类档案：包括行政管理、人力资源管理、财务管理、党务工作等综合性档案。类别号：根据档案类别划分，采用两位数字表示，如综合类为“01”。件号：采用两位数字表示，表示同一类别、同一年度内档案的顺序，如第1件档案为“01”。当档案类别、数量或内容发生变化时，应予以调整，确保分类体系的准确性和完整性。4.信息化档案的存储与管理根据档案类型和存储需求，选择合适的存储介质，如硬盘、光盘、磁带等。备份策略应包括全备份、增量备份和差异备份，根据实际情况灵活调整。备份数据应存储在安全可靠的异地，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。定期对档案数据进行病毒检测和清理，防止恶意软件对档案数据的破坏。建立安全审计制度，记录档案数据访问和操作情况，为安全事件提供追溯依据。4.1存储介质选择安全性：存储介质应具备良好的数据安全性，能够有效抵御病毒、误操作、物理损坏等因素对档案数据的威胁。可靠性：选择具有较高可靠性的存储介质，保证档案数据的稳定存储和快速访问。兼容性：存储介质应具备良好的兼容性，能够适应不同型号的计算机设备和操作系统，确保档案数据在不同环境下都能被读取和使用。可扩展性：存储介质应具备一定的可扩展性，以便随着档案数量的增加和存储需求的提升，能够方便地进行升级和扩充。经济性：在满足上述条件的前提下，应优先考虑经济性，选择性价比高的存储介质。硬盘存储：采用高速、大容量的硬盘作为主要存储介质，适用于日常档案的存储和备份。光盘存储：作为辅助存储介质，适用于档案的长期保存和备份，具有较好的防潮、防磁性能。磁带存储：对于需要长期保存且数据量较大的档案，可以考虑使用磁带存储，但需定期进行数据验证和转移，以防止数据损坏。云存储：利用云计算技术，将档案数据存储在云端，实现远程访问和数据备份，提高档案管理的灵活性和安全性。选择存储介质时，应综合考虑档案的属性、存储需求、预算等因素，确保档案信息的安全、完整和可访问性。4.2存储环境要求温湿度控制：存储环境应保持恒定的温度和湿度，温度应控制在15至25之间，相对湿度应控制在40至60之间，以防止档案材料因温度、湿度变化而损坏。防尘防污染：存储区域应保持清洁，定期进行除尘处理，防止尘埃对档案的污染。同时，应避免存放可能产生有害气体的物品，确保档案环境的空气质量。防虫防鼠：存储环境应采取有效措施防止虫害和鼠害，定期进行消毒和灭虫处理，确保档案材料的完整性和安全性。防火安全：存储区域应配备合格的消防设施，如灭火器、烟雾报警器等，并定期检查消防设施的有效性。同时，应制定应急预案，确保在发生火灾时能够迅速有效地进行处置。防电磁干扰：存储区域应避免强电磁场干扰，如靠近高压线路、大型电子设备等，以防止档案数据因电磁干扰而损坏。防静电：存储区域应采取防静电措施，如铺设防静电地板、使用防静电手柄等，以减少静电对档案材料的损害。通风良好：存储环境应保持良好的自然通风，避免使用空调直吹档案材料，以防冷热温差过大对档案造成损害。物理安全：存储区域应设置安全门锁，限制非授权人员的进入，确保档案材料的安全。同时，应安装监控设备，对存储区域进行24小时监控。4.3数据备份与恢复备份内容应包括系统数据库、应用程序配置文件、用户数据等关键信息。备份日志应详细记录备份时间、备份内容、备份介质等信息，便于后续查询和恢复。恢复过程中，应先进行数据一致性检查，确认数据完整无误后再进行系统恢复。定期进行备份与恢复测试，以验证备份策略的有效性和恢复流程的可行性。4.4安全管理权限控制：对系统用户进行严格的权限管理，根据用户职责分配不同的操作权限，确保只有授权用户才能访问、修改或删除档案数据。访问控制：实施严格的访问控制策略，限制外部访问，确保档案数据仅在内部网络中传输和使用。数据加密：对存储在数据库中的敏感档案数据进行加密处理，采用强加密算法，防止未授权访问和数据泄露。备份与恢复：定期对档案数据进行备份，确保在数据损坏或丢失时能够及时恢复。备份应存储在安全的环境中，并定期检查备份的有效性。日志管理：系统应记录所有用户操作日志，包括登录日志、操作日志、错误日志等，以便于追踪和审计。病毒防护：定期对系统进行病毒扫描，确保系统免受恶意软件的侵害，保障档案数据安全。安全审计：定期进行安全审计，评估系统安全性能，及时发现并修复安全漏洞。物理安全：确保服务器和存储设备的安全，防止物理损坏或盗窃，如安装监控设备、设置访问控制等。员工培训：对涉及档案管理的人员进行安全意识培训，提高员工的安全意识和操作技能。应急预案：制定应急预案，明确在发生安全事件时的应急响应流程，确保能够迅速有效地处理安全事件。4.5查询与利用信息化档案管理系统应设定不同级别的查询权限，确保档案信息的安全和保密。具体权限如下：系统应支持按档案名称、档案编号、档案类型、归档日期、责任部门等条件进行精确查询。用户申请借阅档案时，应填写《档案借阅申请单》，经档案管理人员审核批准后方可借阅。用户需要复制档案时，应填写《档案复制申请单》，经档案管理人员审核批准后方可进行。用户需要打印档案时，应遵守相关规定，不得擅自复制、传播或泄露档案信息。系统应对所有查询和利用行为进行记录，包括查询时间、查询人、查询内容、利用方式等，以便于管理和监督。5.信息化档案的利用与维护合法性原则：档案利用必须符合国家法律法规和档案管理相关规定，确保档案的合法性和安全性。真实性原则：提供的信息化档案应当真实、准确、完整，不得篡改、伪造。保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的信息化档案，应当严格保密。线上查询：通过档案管理系统，用户可以在网络环境下实时查询和下载档案信息。线下查阅：用户可到档案管理部门实地查阅档案，工作人员提供必要的协助。复制利用：用户可按照规定程序，对信息化档案进行复制，但不得擅自篡改内容。系统维护：定期对档案管理系统进行维护和升级，提高系统性能和安全性。权限管理：对档案管理系统进行严格的权限管理，确保只有授权人员才能访问档案信息。培训指导：对档案管理人员进行培训，提高其信息化档案管理和利用能力。定期对信息化档案的利用情况进行评估，包括利用次数、利用效率、用户满意度等指标，以便不断优化档案管理和服务水平。评估结果应及时反馈给相关部门，为改进档案工作提供依据。5.1利用规定合法用途：档案利用必须符合国家法律法规、档案法规及本制度的规定，仅限于合法、正当的目的。查阅权限：档案查阅实行实名登记制度，查阅者需提供有效身份证明。根据档案的密级和保密要求，查阅者需具备相应的查阅资格。查阅方式：档案查阅应通过信息化系统进行，查阅者应按照系统操作指南进行操作，不得擅自复制、打印或下载档案内容。保密要求：查阅档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。对涉及保密内容的档案，应采取加密或脱密处理。借阅规定：确需借阅档案的，应填写借阅申请，经档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限由档案管理部门根据档案性质和利用需求确定。归还管理：借阅的档案应在规定期限内归还，归还时需检查档案是否完好无损。如发现档案遗失或损坏，查阅者应承担相应的责任。档案复制：档案复制需经档案管理部门批准，复制件不得用于非法用途。复制过程中，应确保档案内容的完整性和准确性。违规处理：违反本规定的，视情节轻重，给予警告、通报批评、罚款等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。定期检查：档案管理部门应定期对档案利用情况进行检查，确保档案利用规定得到有效执行。5.2利用程序权限管理：系统根据用户角色分配相应的权限，确保档案的访问权限与用户职责相匹配。用户需通过身份验证后方可访问系统，访问权限可根据实际工作需要调整。检索功能：系统提供全文检索、分类检索、关键词检索等多种检索方式，用户可快速定位所需档案信息。借阅申请：用户需填写借阅申请单，注明借阅档案的名称、数量、用途等信息，经审批后方可借阅。在线查阅：对于公开档案，用户可直接在线查阅，系统将对查阅记录进行跟踪和记录。下载与打印：用户在获得授权后，可下载或打印所需档案。下载和打印功能应限制在合理范围内，防止档案信息泄露。档案修改与归档：档案管理人员对系统内的档案信息进行修改时，需严格遵守相关规定，确保档案信息的准确性和完整性。修改完成后，应将修改后的档案及时归档。数据备份与恢复：系统定期进行数据备份，以防数据丢失或损坏。在数据丢失或系统故障时，能够及时恢复数据，保证档案信息的安全。系统日志：系统记录所有用户操作日志，包括登录、检索、借阅、修改、删除等操作，以便于追踪和审计。培训与支持：定期对用户进行信息化档案管理系统的操作培训，确保用户能够熟练使用系统。同时，设立技术支持热线，及时解答用户在使用过程中遇到的问题。5.3维护与更新系统管理员应定期对信息化档案管理系统进行检查，包括系统运行状态、数据完整性、安全防护措施等。检查周期可根据系统运行状况和业务需求进行调整，但原则上不少于每月一次。系统管理员需定期对档案数据进行备份，确保数据安全。备份方式可采用全备份和增量备份相结合的方式，备份介质可采用磁盘、磁带或云存储等。同时，应制定数据恢复预案，确保在数据丢失或损坏时能够迅速恢复。随着信息技术的发展，信息化档案管理系统需不断进行升级和更新。系统管理员应根据实际需求，定期评估系统版本，及时升级至最新版本，以获取新的功能、性能和安全特性。为保障系统维护与更新工作的顺利进行，应与系统供应商建立良好的技术支持合作关系，定期进行技术交流与培训。同时，对内部管理人员进行系统操作和维护技能培训，提高维护效率。档案资源作为信息化档案管理系统的核心，需及时更新。系统管理员应定期对档案资源进行审核，确保其真实、准确、完整。对于新增档案资源，应及时录入系统，对于失效或过时的档案资源，应予以清理。随着信息化档案管理工作的深入开展，制度内容可能需要根据实际情况进行调整和完善。系统管理员应定期对《信息化档案管理制度》进行修订，确保其与当前工作需求相适应。5.4紧急情况处理应急预案制定：根据信息化档案的特性和潜在风险，制定详细的应急预案，包括但不限于自然灾害、火灾、电力故障、网络攻击等紧急情况。应急响应机制：建立快速响应机制，明确各部门的职责和任务分工，确保在紧急情况下能够迅速采取行动。数据备份与恢复：定期进行数据备份，并确保备份数据的完整性和可用性。在紧急情况下，能够迅速恢复关键数据，减少数据损失。紧急通讯渠道：建立畅通的紧急通讯渠道，确保在紧急情况下，相关人员能够及时获取信息并采取行动。火灾：立即启动灭火设施，并通知消防部门；同时，关闭所有电子设备，防止火势蔓延。电力故障：启动备用电源，确保关键设备的正常运行；同时，通知相关部门，尽快恢复电力供应。网络攻击：立即断开受攻击的网络，防止信息泄露；同时，启动应急响应程序，进行系统安全检查和修复。事故调查与分析：紧急情况处理完毕后，立即进行调查和分析，找出事故原因，采取相应措施防止类似事件再次发生。记录与报告：对紧急情况的处理过程进行详细记录，包括处理措施、参与人员、处理结果等，并及时向上级部门报告。6.信息化档案的归档与销毁完整性原则：归档的电子档案应保持其原始性，包括文件内容、结构、属性等。安全性原则：归档的电子档案应采取必要的技术手段进行加密和存储，确保档案信息的安全。可利用性原则：归档的电子档案应便于检索和利用，符合国家档案管理规范。档案形成部门在电子档案形成过程中，应及时将电子档案按照规定的格式进行整理。档案形成部门在归档前，应对电子档案进行质量检查，确保档案的完整性和准确性。档案形成部门将电子档案报送至档案管理部门，由档案管理部门进行审核、登记、分类、存储。销毁范围：确需销毁的电子档案，包括已过保管期限的档案、无保存价值的档案、因技术原因需要销毁的档案等。销毁程序：销毁电子档案前，应由档案管理部门提出销毁申请，经单位领导批准后，由档案管理部门组织实施。销毁方法：销毁电子档案时，应采用符合国家标准的销毁设备和技术，确保档案信息无法恢复。销毁记录：销毁电子档案后，档案管理部门应做好销毁记录，包括销毁时间、地点、方法、负责人等信息，并妥善保存。销毁监督：档案销毁过程中，应有专人负责监督，确保销毁工作符合规定。6.1归档标准完整性：归档的电子文件应包括文件的原件、附件、相关说明等所有组成部分，确保档案的完整性。准确性：归档的电子文件内容应真实、准确，反映文件形成的真实过程和内容，不得篡改、伪造。规范性：归档的电子文件应符合国家有关电子文件归档的规范和标准，包括文件的格式、编码、存储介质等。安全性：归档的电子文件应采取必要的技术和安全措施，确保文件在存储、传输和使用过程中的安全，防止丢失、损坏和非法访问。一致性：归档的电子文件格式、命名规则、分类方法等应与单位内部其他相关系统保持一致，便于管理和利用。时效性：电子文件应在规定的时间内完成归档工作，确保档案的时效性。可读性：归档的电子文件应保证在未来能够被正确读取和利用，文件格式应采用广泛支持的通用格式。备份与恢复：归档的电子文件应定期进行备份，并制定相应的数据恢复计划，以应对可能的数据丢失或损坏。鉴定与销毁：根据档案的保存价值，对归档的电子文件进行鉴定，对无保存价值的文件按规定的程序进行销毁。版本控制：对于同一文件的不同版本，应进行版本控制，确保归档的是最新或最权威的版本。6.2归档程序文件收集与整理：各部门应定期收集本部门形成的各类文件资料，包括纸质文件、电子文件和声像文件等。收集过程中，应确保文件资料的完整性和准确性，并对文件进行初步分类和整理。文件鉴定：根据国家档案管理的相关规定和本单位的实际情况，对收集到的文件资料进行鉴定，确定其保存价值。鉴定内容包括文件的形成时间、内容、价值等，对于不再具有保存价值的文件，应予以销毁。纸质文件应整理成册，按照规定的顺序排列，并在封面注明文件名称、归档日期、页数等信息。电子文件应转换为标准格式，并进行压缩处理，确保文件的完整性和可读性。归档登记：对准备归档的文件资料，应填写《归档文件登记表》，详细记录文件的基本信息，包括文件名称、归档时间、卷号、件号等。归档交接：各部门将整理好的文件资料提交给档案管理部门，档案管理人员对文件进行验收，确认文件数量、质量和完整性无误后，办理交接手续。归档保存：档案管理部门应将接收的文件资料按照档案分类体系进行分类、编目和上架保存，确保档案的有序管理。档案利用：档案管理部门应建立健全档案查阅制度，为内部和外部用户提供便捷的档案查阅服务，并严格履行档案保密义务。归档监督：档案管理部门应定期对归档程序进行监督和检查，确保归档工作的规范性和有效性。对于违反归档规定的行为，应予以纠正并追究相关责任。6.3档案销毁依法依规：档案销毁必须严格按照国家档案管理的法律法规和本制度的规定执行，确保档案销毁的合法性和合规性。审慎操作：对拟销毁的档案进行严格审查，确保无保存价值后方可进行销毁。安全保密：销毁过程中，必须采取有效措施，确保档案内容的保密性，防止泄密事件发生。审批手续：档案销毁前，需经单位档案管理部门负责人审批，并报上级主管单位备案。编制销毁清单：档案销毁前，需编制详细的销毁清单，包括档案名称、卷号、数量、存放地点等信息。审查审批：销毁清单经单位档案管理部门负责人审查批准后，报上级主管单位备案。记录备案：档案销毁完成后，需填写《档案销毁记录》，详细记录销毁时间、地点、人员、销毁方式等信息，并报上级主管单位备案。电子档案销毁：可采用数据抹除、格式化硬盘、物理销毁硬盘等方式进行销毁。监督部门对档案销毁工作进行监督，确保档案销毁工作的合法、合规、安全进行。6.4销毁记录记录保存：销毁记录应妥善保存，保存期限应不少于销毁档案的保管期限。记录保存应采取以下措施：销毁报告：销毁完毕后，应填写销毁报告，报告内容应包括销毁记录中的关键信息，并经档案管理部门负责人审核签字后存档。监督与审计：档案管理部门应定期对销毁记录进行检查，确保销毁工作符合国家相关法律法规和本制度要求。必要时，可邀请审计部门进行专项审计。责任追究：对于违反销毁规定，造成档案信息泄露、丢失或毁损的，应根据情节轻重，依法依规追究相关人员的责任。7.信息化档案的安全保障物理安全：对存储信息化档案的设备进行物理隔离，确保设备安全。禁止非授权人员接触档案存储设备，对档案室进行24小时监控，防止盗窃、火灾等物理风险。网络安全：加强网络防火墙和入侵检测系统建设，对内外部网络进行隔离，防止网络攻击。定期对网络设备进行安全检查和漏洞修复，确保网络环境的安全稳定。系统安全：采用加密技术对档案信息进行加密存储，确保数据传输和存储过程中的安全性。定期对档案管理软件进行安全升级，修复已知漏洞，防止恶意软件侵入。访问控制：实行严格的用户身份认证和权限管理，确保只有授权用户才能访问相关档案信息。对用户的访问行为进行记录，以便在发生安全事件时能够追溯责任。备份与恢复：定期对信息化档案进行备份，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。备份介质应进行加密存储，并放置于安全地点。应急响应：建立健全信息化档案安全事件应急预案，一旦发生安全事件，能够迅速响应并采取有效措施，减少损失。安全培训与意识提升：定期对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。通过宣传教育，增强全体员工对档案信息安全的重视程度。法律法规遵守：严格遵守国家有关档案安全的法律法规，确保信息化档案管理符合国家政策和行业标准。7.1法律法规遵守严格执行《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，确保档案的收集、整理、保管、利用等各个环节符合法律规定。遵循《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关国家标准，确保电子档案的归档、存储、传输和使用符合规范要求。依据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》等国家标准，对信息化档案管理系统实施安全等级保护，确保系统安全稳定运行。严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关保密规定，对涉及国家秘密的档案信息采取严格的保密措施，防止泄密事件发生。遵循《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，加强信息化档案管理系统的网络安全防护，防范网络攻击、病毒入侵等安全风险。定期对信息化档案管理人员进行法律法规和业务知识的培训，提高其法律意识和服务水平，确保档案管理工作依法进行。在信息化档案管理工作中，如遇法律法规更新或调整，应及时更新本制度内容，确保制度的时效性和适用性。7.2技术防范措施对存储在服务器上的档案数据进行加密处理，确保数据在物理介质上的安全。采用等加密协议保障数据在传输过程中的安全，防止数据在传输途中被窃取或篡改。实施严格的用户身份认证机制，如密码、数字证书等，确保用户身份的真实性。建立多级权限管理体系，根据用户角色和职责分配相应的访问权限，防止越权操作。定期对档案数据进行备份，确保数据不会因系统故障或人为错误而丢失。对用户操作进行日志记录，包括登录日志、操作日志、访问日志等，以便于追踪和审计。定期对系统进行安全加固，关闭不必要的端口和服务，降低系统被攻击的风险。7.3人员管理措施岗位明确责任：明确信息化档案管理岗位的职责和权限，确保每位工作人员对其职责范围内的工作内容有清晰的认识，并承担相应的责任。人员培训：定期对档案管理人员进行信息化档案管理系统的操作培训，提高其专业技能和信息安全意识，确保管理人员能够熟练操作系统，正确处理档案信息。资质审查：对从事档案管理的工作人员进行资质审查，确保其具备必要的档案管理知识和实践经验，对于不符合要求的人员，应提供相应的培训或调整岗位。权限控制：根据岗位需求和工作职责，合理分配系统权限，限制对档案信息的访问权限，确保敏感信息的安全。信息安全意识教育：定期开展信息安全教育活动，提高全体员工的档案信息安全意识，增强防范意识，防止档案信息泄露或被非法篡改。绩效考核：将信息化档案管理工作的完成情况纳入绩效考核体系，对工作表现优异的个人和团队给予表彰和奖励，对工作不力的人员进行相应处罚。档案管理人员变动管理：在档案管理人员岗位变动或离职时，应及时对其工作内容进行交接，确保档案管理的连续性和完整性，防止档案信息丢失或损坏。应急管理：制定信息化档案管理应急预案，应对突发事件，如系统故障、数据丢失等情况，确保档案管理工作的稳定性和可靠性。7.4应急预案确立应急响应小组，由档案管理部门负责人担任组长，相关技术人员和信息安全管理人员为成员。制定详细的应急响应流程，包括事故报告、应急响应启动、事故处理、信息发布和后续调查等环节。明确各部门在应急响应中的职责和任务，确保应急处理工作高效有序进行。通过演练，提高应急响应小组成员的应急处理能力，确保在真实事件发生时能够迅速、有效地应对。当国家法律法规、行业标准或企业内部规定发生变化时，及时更新应急预案内容。8.档案信息资源共享保密安全原则，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应采取必要的安全措施，确保信息安全；内部网络共享：通过单位内部网络平台，实现档案信息资源的在线查询、浏览、下载等服务；数据接口共享：通过开发数据接口，实现与其他系统或平台的档案信息资源共享；联合目录共享：参与国家或地方档案信息资源共享平台，实现跨地域、跨机构的档案信息查询和检索。为确保档案信息资源共享的规范性和安全性，应建立健全以下管理制度：建立档案信息资源共享的审批机制，确保共享内容符合法律法规和保密要求；8.1共享原则合法性原则：共享信息化档案必须符合国家相关法律法规和档案管理的政策要求，尊重档案所有者的合法权益。必要性原则：共享信息化档案应限于满足工作需要，避免无谓的资源共享，确保档案信息不被滥用。安全性原则：在共享过程中，必须采取必要的技术和安全措施，确保档案信息不被非法访问、篡改或泄露。可控性原则：共享信息化档案应建立严格的权限管理和监控机制，确保共享行为在可控范围内进行。便捷性原则：在确保安全性和合规性的基础上，优化共享流程，提高档案信息查询和共享的便捷性。服务性原则：共享信息化档案应以为用户提供高效、优质的服务为导向，不断提升档案资源共享水平。保密性原则：对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应严格按照相关保密规定进行管理，不得擅自共享。8.2共享平台建设平台架构设计：共享平台应采用模块化、分布式架构，具备良好的可扩展性和安全性，以满足不同类型档案的存储、访问和管理需求。数据标准化：建立统一的数据标准，包括档案分类、编码、命名规范等，确保档案数据的准确性和一致性。权限管理：实施严格的用户权限管理机制，根据不同用户角色分配相应的访问权限，确保档案信息安全。访问控制：通过身份认证、访问控制列表等手段，对档案的访问进行控制，防止未授权访问和泄露。数据交换与共享：建立与内外部系统之间的数据交换接口，实现档案信息与其他业务系统的无缝对接，促进档案资源的共享利用。技术支持：选用成熟稳定的数据库、服务器等硬件设备，确保平台的高可用性和稳定性。同时，配备专业的技术支持团队，及时处理系统运行中的问题。安全防护：实施网络安全防护措施，包括防火墙、入侵检测系统、病毒防护等，确保档案数据在网络环境中的安全。备份与恢复：定期对共享平台进行数据备份，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，降低档案丢失的风险。培训与宣传：组织相关工作人员进行平台操作培训，提高其信息化档案管理意识和技能。同时，通过多种渠道宣传档案共享的重要性，提高全员档案资源利用意识。8.3信息交换与共享流程信息交换与共享申请：各部门或个人需进行信息交换与共享时，应向信息化档案管理部门提出书面申请，详细说明交换共享的档案类型、内容、目的、范围、频率等信息。审核与审批：信息化档案管理部门对申请进行审核，确认交换共享的档案符合国家法律法规、档案管理政策及相关保密规定。经审核通过后，由信息化档案管理部门负责人审批。安全评估：在交换共享前，信息化档案管理部门对交换共享的档案进行安全风险评估，确保档案在传输过程中的安全性。传输与接收：经审批