人事档案管理八项制度（7篇）

人事档案管理八项制度员工档案管理制度是一系列规范，旨在确保人事部门有效保存和管理员工档案。其主要内容涵盖以下八项规定：1.管理责任制度：定义人事部门及管理层在档案管理中的职责和权限，确保责任的明确与执行。2.信息采集制度：规定收集员工档案信息的方法、内容和标准，以保证信息的准确性和全面性。3.保存制度：设定档案的保存期限、地点和方法，以确保档案的安全性和合规性。4.查询制度：明确员工及相关方查询档案的程序和条件，以维护档案的可访问性和保密性。5.借阅制度：规定借阅员工档案的权限、流程和要求，以保障档案的合规使用和及时归还。6.整理与归档制度：建立档案整理和归档的标准作业程序，以实现档案的有序和高效管理。7.安全保密制度：设定档案的安全保密标准和措施，防止信息泄露和不当使用。8.销毁制度：规定档案销毁的条件、流程和方法，以确保合规销毁并减少对环境的影响。这些制度的核心目标是维护员工档案的完整性、可信性、安全性和合法性，为企业的员工档案管理提供指导和标准。这些制度有助于提升管理效能，避免人力资源和物质资源的浪费。人事档案管理八项制度（二）一、制度总览本规定旨在确立和执行公司人事档案的规范化管理，以保护员工权益，确保档案信息的准确性和机密性，同时提升工作效率和业务效能。二、档案管理涵盖范围1.档案管理覆盖对象包括所有在职、离职员工，以及实习生和临时工等。2.档案管理内容涉及员工个人基本信息、工作经历、学历证明、资格证书、考勤记录、薪酬福利等相关文件。三、档案管理责任1.人力资源部门承担档案管理的最终责任，并指定专职人员负责具体操作。2.各部门负责人需与人力资源部门协作，确保员工档案的准确性和完整性。四、档案管理流程1.入职阶段：1.1新员工需提供身份证、学历证明、健康证明等材料，并填写入职档案登记表。1.2人力资源部门进行初次入职档案登记，建立员工档案。1.3档案专员对档案进行分类、归档和编号，记录入职档案流程及时间点。2.在职阶段：2.1员工岗位变动或晋升时，档案专员更新档案，包括调岗记录、晋升证明等。2.2档案专员每年定期对全员档案进行复核，进行必要的修正或补充。2.3员工离职时，档案专员进行档案归档，并整理离职档案。3.档案归档与保管：3.1档案专员负责档案归档，记录存储位置。3.2归档档案需妥善保管，确保安全无虞。3.3档案专员需建立查询和借阅制度，确保每次查询和借阅有记录和审核。五、档案查询与借阅1.员工可向档案专员申请查询档案，如个人信息、福利待遇等。2.档案专员应及时响应，提供相关档案信息，保障员工查询权益。3.借阅档案需填写申请表，经档案专员审核、确认借阅目的和期限后执行。4.借阅者需按时归还，如需延长，需提前申请并获得批准。六、档案保密1.档案专员有保密责任，不得泄露员工的个人隐私信息。2.未经许可，任何部门或个人不得擅自查阅或使用员工档案。3.离职员工档案应加密保存，防止信息泄露。七、档案修正与补充1.员工发现档案错误或缺失，应及时通知档案专员，提供准确信息，并填写修正或补充申请表。2.档案专员应及时处理修正或补充申请，并记录修改或补充的时间和内容。八、考核与处分1.对违反档案管理规定的行为，公司将依据相关制度进行纪律处分。2.如档案专员发生严重违规，将面临相应的考核和处罚。以上规定为参考模板，实际执行时需根据公司具体情况进行调整和补充。人事档案管理八项制度（三）一、引言本公司依据劳动法及相关法律法规的明确规定，为了实现人事档案管理工作的规范化，并进一步强化员工个人信息的保密与管理，特此制定本制度。二、目的与适用范围1.目的：本制度旨在明确人事档案管理的核心原则、职责划分及具体流程，以确保员工个人信息的安全与保密，同时提升档案管理的效率与质量。2.适用范围：本制度全面覆盖并适用于本公司所有涉及员工档案管理工作的环节与流程。三、职责与权限1.人事部门职责：（1）负责构建并持续优化员工档案管理系统；（2）制定并严格执行档案管理的各项流程及标准；（3）确保档案的准确性、完整性与时效性；（4）全力保障员工个人信息的安全与保密；（5）对员工档案进行定期的监督与审核。2.部门主管职责：（1）负责及时提交与本部门员工档案相关的各类材料；（2）确保本部门员工档案的准确性、完整性与时效性；（3）严格遵守员工个人信息保密的相关规定。四、档案管理流程1.档案建立：（1）员工入职后，由人事部门负责其档案的建立与编号；（2）员工需如实填写个人信息表格，并提供相关证明材料；（3）人事部门依据员工提供的信息与材料，完成档案的建立与信息录入。2.档案存储：（1）档案应得到妥善保管，以防止丢失、损坏或泄露；（2）档案室应配备专业人员负责管理与监督，并配置安全防火、防水及防盗等设施。3.档案查询与借阅：（1）员工如需查询档案，需向人事部门提出申请并填写档案查询申请表；（2）档案借阅需经人事部门审批，并填写档案借阅登记表；借阅人需遵守相关规定，妥善保管借阅文件并按时归还。4.档案整理与更新：（1）定期对档案进行整理与更新，以确保其准确性、完整性与时效性；（2）档案应设置明确的归档标准与目录，以便于查找与管理。五、保密措施1.员工个人信息保密：（1）员工个人信息应受到严格保密，不得随意泄露给未经授权的人员；（2）人事部门与档案室人员需签署保密协议，并接受相关保密培训。2.档案信息保密：（1）档案应得到妥善保存，以防止泄露与损坏；（2）档案的借阅与查询需经过审批程序，并保留相关记录。六、档案保存期限与销毁1.档案保存期限：员工离职后，其档案需按照国家相关法律法规的规定保存一定期限。2.档案销毁：（1）档案保存期限届满后，需进行销毁处理并填写销毁登记表；（2）档案销毁需经相关部门审批并由指定人员执行；销毁后的档案不得留有任何复制或残留。七、违纪与处罚对于违反本档案管理制度的行为，公司将依据情节轻重采取口头警告、书面警告、记过、记大过直至辞退等处罚措施。八、附则1.本制度的最终解释权归本公司所有。2.本制度自发布之日起正式执行。3.如需对本制度进行修改或补充，需经公司领导层批准后实施。以上即为本公司人事档案管理制度的详细内容。各部门应严格遵守本制度的规定与要求，以确保档案管理工作的顺利开展与高效运行。人事档案管理八项制度（四）人事档案管理制度模板（修订版）一、制度宗旨本制度旨在规范并优化企业人事档案管理流程，确保档案内容的安全、完整与准确性，为企业的人力资源管理与战略决策提供坚实的信息基础。二、适用范围本制度全面覆盖企业全体在职员工及负责人事档案管理工作的相关人员。三、制度细则1.档案建立新员工档案：新员工入职之际，由人事部门负责创建个人档案，内含个人基本信息、劳动合同及协议、身份证件复印件等必要资料。档案确认：档案建立后需经员工本人确认无误后，方可正式归档，并同步建立电子档案作为备份。2.档案归档标准化归档：采用统一的文件夹标准对个人档案进行归档，依据员工姓名及工号进行编号管理。分类存储：档案文件夹需详细分类，包括但不限于个人基本信息、入职相关材料、离职手续文件及奖惩记录等。3.档案保管双重备份：人事档案实行实物档案与电子档案双重保管机制，实物档案存放于专设档案柜，严禁非授权访问。定期维护：档案保管室由专人负责管理，定期执行清点与整理工作，确保档案有序存放。4.档案查询员工查询权限：员工享有查阅自身档案的权利，但需提前向人事部门提交申请，由人事部门负责提供查阅服务。外部查询限制：非员工本人查询档案需依据法律授权，并经过严格审批流程。5.档案移交移交流程：员工岗位调动或离职时，其档案需按规定移交给相关部门或人事部门，并详细记录移交过程。核对校验：档案移交时需进行仔细核对，确保档案的完整性与准确性。6.档案保密信息保密：所有人事档案信息均视为敏感信息，需严格保密，控制查阅权限，防止信息泄露。离职档案管理：离职员工档案需进行冷冻保管，未经授权不得对外提供或泄露。7.档案销毁销毁程序：档案保管期限届满后，由人事部门负责按照相关法律法规执行销毁程序，确保档案安全处理。销毁记录：档案销毁过程需详细记录，以备后续审计或查询。8.监督与评估监督机制：人事部门需定期对人事档案管理制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时纠正并提出改进措施。制度评估：定期对人事档案管理制度进行全面评估，确保其持续有效与合规。四、附则对于任何违反本制度规定的人事档案管理行为，将依据公司相关规章制度给予相应的纪律处分；情节严重者，将依法追究法律责任。本制度为模板性质，具体实施时需结合企业实际情况进行调整与优化。人事档案管理八项制度（五）一、目的与依据1.1目的：本制度的目的是确保人事档案的完整、准确、安全、便捷管理，为企业的人力资源管理提供可靠数据支持。1.2依据：本制度的制定依据为《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国人事档案管理条例》等有关法律法规，以及企业内部管理规定。二、适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作。三、定义与流程3.1人事档案：指记录员工个人基本信息、工作经历、培训记录、奖惩情况等相关资料的档案。3.2档案管理流程：包括档案建立、档案保存、档案查询、档案借阅、档案销毁等环节。四、档案建立与归档4.1新员工入职时，由人事部门负责统一建立人事档案，包括员工个人资料、学历证明、身份证明、劳动合同等相关材料。4.2员工辞职离职时，由人事部门负责将其人事档案进行归档处理。4.3档案归档时需按照员工姓名或工号进行分类存放，确保档案的完整性和可查找性。五、档案保存与管理5.1纸质档案的保存：将纸质档案以密封、防尘、防潮的方式妥善保管，放置于专用柜或专用仓库，禁止私自带出。5.2电子档案的保管：将电子档案存储于密码保护的服务器或云存储系统中，确保数据的安全性和可靠性。5.3档案管理责任：人事部门负责档案管理工作，定期检查档案的完整性、准确性和安全性。5.4档案保存期限：按照相关法律法规要求，不同类型的档案有不同的保存期限，到期后应进行安全销毁。六、档案查询与借阅6.1员工可以向人事部门申请查询自己的个人档案，但须符合相关规定及程序。6.2他人查询档案需取得被查询人的书面授权，并向人事部门提出申请。6.3档案借阅需提前向人事部门提出申请，填写借阅单，并承诺确保档案安全，如有遗失或损坏应负责赔偿。七、档案销毁与保密7.1档案销毁应按照保密要求和档案管理制度的规定进行，做到彻底销毁，确保不留任何后患。7.2涉密档案的销毁须经过保密部门同意，并保存销毁记录。7.3在档案销毁过程中，严禁将机密文件随意抛弃或外借。八、违纪惩处与改进措施8.1违反本制度规定的行为，将根据公司相关规定进行相应的纪律处分。8.2人事部门应不断加强对档案管理工作的监督和培训，提高档案管理的规范性和效率。九、附则本制度自颁布之日起执行，如有需要对本制度进行修订，须经公司领导同意，并以公告形式通知全体员工。人事档案管理八项制度（六）一、设立档案管理机构1.根据企业规模及需求，设立专门的人事档案管理部门。2.该部门负责制定、归档、保管及利用人事档案。3.档案管理部门应配备专职人员，要求具备相关专业知识和技能。二、档案编制与整理1.根据公司招聘、聘用、培训等流程，对员工档案进行编制。2.编制内容应涵盖基本信息、聘用合同、培训记录、晋升记录等。3.归档时，遵循既定程序和标准，确保档案的完整性和可检索性。三、档案保管措施1.档案应存放在安全、防火、防潮的设施中，防止遗失或损坏。2.保管人员需定期检查档案的完整性和安全性，及时进行修复和更新。四、档案的借阅与使用1.借阅档案需遵循相关制度和审批流程，未经许可不得擅自查阅。2.使用档案应遵守法律法规和公司规定，禁止泄露或私自使用。五、档案销毁规定1.档案销毁应遵循固定周期，不得随意销毁。2.销毁档案需经过相关部门审批，并由专人操作，以确保档案安全。六、档案转移与交接1.档案转移和交接应遵循公司规定和流程，保证档案的连续性和完整性。2.过程中应建立详细记录和清单，确保档案的准确性和一致性。七、档案管理的评估与优化1.定期对档案管理工作进行评估，发现并解决存在的问题和不足。2.根据评估结果，及时修订档案管理制度，并对相关人员进行培训和宣导。八、档案管理的监督与纠正1.建立监督机制，对档案管理工作进行监督和检查。2.对档案管理中的违规行为进行纠正和处理，确保管理的规范性和有效性。人事档案管理八项制度（七）1.档案责任体系本规定旨在规范公司人事档案管理，明确各相关人员的职责和义务。其主要内容包括：(1)人力资源部门全权负责公司人事档案的管理工作，以确保档案的完整性和安全性。(2)各部门主管应与人力资源部门协作，确保本部门人事档案的及时提交和归档。(3)公司所有员工应遵守既定程序和时间要求，提交个人相关资料，并参与档案管理工作。2.档案管理流程规定本规定旨在规范人事档案管理流程，确保档案的准确和及时归档和检索。具体内容如下：(1)档案管理流程涵盖归档、存储、维护和检索等步骤，每个步骤应明确责任人和执行程序。(2)归档时，需按照文件分类和编号标准进行登记和备案。(3)档案存储应采取安全措施，以保护档案的完整性和保密性。(4)定期更新和维护档案，确保员工个人信息的准确性。(5)档案检索和借阅需遵循规定程序，以确保信息的准确和及时获取。3.档案保密规定本规定旨在保护人事档案的机密性，确保档案信息安全。具体条款如下：(1)所有接触档案的人员应遵守保密协议，禁止向未经授权的外部人员泄露档案信息。(2)档案管理人员应妥善保管资料，严格控制档案的查阅和借阅权限。(3)归档时，档案应按照规定程序密封，并标注保密等级。(4)档案的复制和传输需遵循特定要求和程序，以确保信息的安全和完整。4.档案使用规定本规定旨在规范人事档案的使