公司财务档案管理制度细则

公司财务档案管理制度细则公司财务档案管理制度细则范文一一、会计档案管理的定义会计档案管理是指对会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，记录和反映单位经济业务的重要史料、证据建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的范围会计档案的范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，记录和反映各公司经济业务的重要史料和证据。具体包括：1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片(以记账凭证和原始发票代替)、辅助账薄和其他会计账薄。3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4发票类：增值税专用发票、普通发票、收据、服务业发票等其他发票。5其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，发票领用登记簿，会计档案移交、保管、销毁清册，会计档案借阅登记本，各类财务证件以及其他应当保存的会计核算专业资料。三、会计档案的立卷各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。(一)会计凭证(案卷号：1-连续流水号，连续流水号每年从1开始连续)1、记账凭证于每月结账日(2月为最后一天，12月或春节月份根据通知要求，其他月均为30日)后一周内打印完毕，汇总打印到二级科目;每月20日前完成上月会计凭证装订工作，按年、分月妥善保管归档;2、整理凭证，按编号顺序排列，检查日期、编号、附件张数、收讫、付讫章及有关部门人员印章是否齐全;3、摘除凭证内的金属物(如钉书钉、大头针、回形针)，将大的附件按凭证大小折叠好，避开左上角装订位臵，便于翻阅;4、在每本凭证上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉线装订，并将装订处粘贴覆盖;5、凭证封皮上填写凭证种类、本月总册数、本册编号、起止日期、号码，会计主管人员、凭证审核人员和装订人员(骑缝处)签章;6、每月末将装订成册的凭证，统一登记目录，按编号顺序入柜保存;7、出纳不得装订凭证。(二)会计账簿(案卷号：2-连续流水号)1、会计账簿每年打印一次，在第二年的3月底前必须将所有明细账打印完毕，并整理归档;2、现金日记账和银行存款日记账科目需打印至最底层科目;资产、负债类科目辅助账类型按客户、职员、供应商核算的需分别按照每一个客户、职员、供应商打印核算项目明细账，除上述科目以外的其他科目明细账打印至二级;3、账簿整理：账簿启用表填写齐全，内容与各个账户相符，账页数齐全，序号排列连续;4、会计账簿的装订顺序(1)会计账簿装订封面(2)账簿启用表(3)账户目录、备考表(4)按本账簿页数，顺序装订项页(5)会计账簿装订封底5、会计账簿装订后应牢固、平整、不得有折角，掉页现象，账簿装订的封口处，应加盖装订人印章，装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号;6、账簿封面上标明账簿名称、所属年度、编号，编号一年一编，顺序为：现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、核算项目明细账、固定资产卡片。(三)会计报表(案卷号：3-连续流水号)独立核算体次年1月份将上年12个月月度会计报表按照资产负债表、损益表、费用明细表、应交税金明细表、现金流量表等报表的顺序，加装报表封皮，填写报表目录，加盖企业负责人、会计主管人员、制表人印章后，入柜保存。合并报表及各核算体年报需在次年2月份按上述要求装订完成。(四)其他会计档案立卷1、发票类：增值税专用发票抵扣联每月按认证的先后顺序，附“认证结果通知书”、“认证结果清单”并加“征税/扣税单证汇总封面”后装订成册，具体装订要求同记账凭证;除增值税专用发票以外的其他发票、收据存根联(或记账联)均按25份/本、100本/捆打包，并在包外易见处注明开票期间、发票(或收据)号码段。2、其他类：银行余额调节表须每月打印后签字(独立核算体由主办会计签字，公司由财务负责人指定的专人签字);银行余额调节表与银行对账单分银行，按1-12月顺序装订成册;其他会计档案按类分别装订成册，并具名编制人、保管人。四、会计档案的归档保管1、独立核算体的会计档案管理员为主办会计，公司设立专职会计档案管理员。会计档案管理员负责全部会计档案的整理、装箱、保管、调阅、销毁等一系列工作。2、出纳人员不得兼管会计档案。3、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类，且以下会计档案保管期限为最低保管期限，如需增加细化档案名称的，可比照类似档案的保管期限。(详见附表)。(1)保管期限为3年的：月/季度财务报告、内部往来对账表、会计档案借阅登记清册。(2)保管期限为5年的：银行存款余额调节表、银行对账单。(3)保管期限为10年的：月度纳税申报表。(4)保管期限为15年的：会计凭证类、除现金日记账和银行存款日记账以外的其他账薄、会计移交清册。(5)保管期限为25年的：现金日记账和银行存款日记账。(6)保管期限为永久的：固定资产卡片(以记账凭证和原始发票代替)、年度财务报告、年度纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。五、会计档案保管清册的建立1、根据会计档案立卷编号，按年分月顺序登记会计档案的保管清册。2、会计档案保管清册以书面形式建立，次年装订成册。六、会计档案的借阅使用规定1借阅对象:财务人员、法务部、审计部、外审机构等。2借阅地点：除国家行政执法部门以外的借阅人，借阅地点只能在公司及所属门店的办公区域内，不得将会计档案携带外出;如遇特殊情况，须经财务经理批准后方可携带外出。3借阅时间：借阅档案必须在借阅日起两天内归还，如需延期使用，须再次办理借阅手续，行政执法部门的除外。4借阅要求:借阅会计档案人员，不得转借他人，不准在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损。需要复制会计档案的，也应经财务经理批准后，由档案管理人员负责办理。5借阅登记:建立会计档案借阅登记簿，将借阅人姓名、部门、日期、内容、用途、审批人、归还时间等情况逐项登记清楚。借阅登记清册归档保管。6借阅审批管理:6.1公司财务及内审人员借阅会计档案的审批规定6.1.1除出纳外财务及内审人员借阅当年凭证、账簿等纸质会计档案：需报档案保管员登记备查。6.1.2除出纳外财务及内审人员借阅以前年度凭证、账簿等纸质会计档案：需到档案保管员处登记，经财务经理审批同意后方可借阅。6.1.3出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案。6.2独立核算门店财务人员借阅会计档案的审批规定6.2.1除出纳外财务人员如需借阅凭证、账簿等纸质会计档案均需经主办会计审批，由档案保管员登记，如无档案保管员的由主办会计负责登记。6.2.2出纳与主办会计在同一地点办公的，则出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案;出纳与主办会计不在同一地点办公的，如有其他财务人员则出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案;出纳与主办会计不在同一地点办公的，且无其他财务人员的则需将借阅用途由主办会计报财务经理审批后方可。6.3非财务人员借阅会计档案的审批规定6.3.1一律凭内部工作联系单经所属部门负责人审批后，到档案保管员处登记，经财务经理审批同意后方可借阅。6.3.2为确保公司财务信息安全，除财务人员及公司内审人员外不得开通30天(含)以上的财务核算软件(EAS)操作权限。如确有工作需要的，需经分管财务副总审批后，仅开通工作期内与工作内容相关的账套查询权限，该工作期不得超过30天。七、会计档案的交接1、财务负责人调动时，应办理会计档案移交手续。2、单位机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容，并将全部装箱逐一点交，接管人员逐一接收。3、单位机构变动如公司终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的上级财务负责人安排落实档案存放地点及相关人员代管;如公司之间合并的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管，单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。4、会计档案交接时由财务负责人及上级财务指定人员负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。5、会计档案交接时由于未按照规定及时办理交接手续进行档案移交导致责任不清的，一律由接替人承担。八、会计档案的销毁保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：1、由会计档案管理人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2、财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3、销毁会计档案时，应当会同会计机构、审计部门、保安部门共同监销。4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，报上一级财务部门审批;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章。5、保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，产权凭证、注册资本入账凭证、股权转让凭证等，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。九、会计档案的检查1、公司、门店会计档案保管人员应按规定严格进行会计档案管理，不定期进行自查，如因个人主观原因造成会计档案的散失、损坏、被窃取，则按公司员工手册规定给予处理;如给企业带来经济损失，则全额赔偿损失。2、财务核算主管或内控督导(或以财务核算辅导小组自查、互查的形式)需每年对下属每家核算体的会计档案进行不少于1次检查，检查后需做好检查记录，对不符合规定的，责令限期整改。公司财务档案管理制度细则范文二一、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证及附件。二、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。三、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告，各类财务审计报告。四、涉税类：纳税申报表、税务稽查文书、其他涉税资料。五、其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、银企流水对账表、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。第四条每年形成的会计档案，由财务管理部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。一、会计年度终了，将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。各类资料整理要求：1.会计凭证。(1)按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。(2)分散装订：根据凭证号的顺序多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。2.会计账簿。各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。(1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。(3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。(4)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面账簿启用表账户目录按本账簿页数顺序装订账页会计账簿装订封底。(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、明细分类账、辅助台账。3.会计报表。会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。4.电子会计档案。(1)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。(2)按月备份：每月末将财务服务器自动储存数据分别备份在管理员电脑硬盘和独立硬盘中，月度备份不少于两份。(3)按年刻录光盘：年终60日内，在光盘上刻录上年备份数据后统一归档保管。(4)单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。(5)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。二、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务管理部指定保管人保管一年(且出纳人员不得兼管会计档案)。期满30日内，由财务管理部指定保管人员编制移交清册，移交公司董事会统一保管。三、移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当会同财务管理部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第五条财务管理部和分管档案部门保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经股东指派人员(另设置)批准后，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。一、由档案管理部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度并参照集团《档案管理办法》办理审批手续。二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第六条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管按照本办法附表所列期限执行。第七条保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：一、本公司分管档案部门会同财务管理部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。三、销毁会计档案时，由股东指派人员汇同档案管理部门和财务管理部共同派员监销。四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。第八条保管期满但未结清的`债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第九条使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应专柜保管。第十条公司应交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，按规编制完会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的公司单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。第十一条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。第十二条未按本制度规定妥善保管、归档会计档案，造成会计档案资料损毁、灭失，给公司造成经济损失的，承担赔偿责任及相应法律责任。第十三条本办法适用于集团公司及下属各子公司，本办法由财务管理部负责解释和修订，自发布之日起实施。公司财务档案管理制度细则范文三第一章总则第一条为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定本制度。第二条财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。第二章会计档案管理第三条会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。具体包括：1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告。4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。第四条每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。第五条应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。第六条保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计档案。第七条财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类。第九条会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。第十条对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。1/4第十一条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。3.集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。第十二条保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。第十三条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保管。第十四条公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办法交接手续。第十五条公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。第十六条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。第十七条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。第三章年度会计报告及审计资料管理第十八条年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。第十九条年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装订，注明名称、日期等。如公司内部单位或股东