《高级文秘与办公自动化》课件第7章

第一节

Word的窗口组成及基本操作第二节文档的排版操作

第三节表格设置第四节图文混排第五节页面设置

1．Word的启动和窗口组成

1) Word的启动

启动Word的方法有很多，通常情况可以按以下三种方法来启动：

(1)在Windows的【开始】菜单中启动Word。

单击【开始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→单击【MicrosoftOfficeWord2003】命令，即可启动Word，基本操作界面如图7.1所示。第一节Word的窗口组成及基本操作图7.1利用【开始】菜单启动文档

(2)利用桌面快捷方式启动Word。

双击桌面上的Word快捷图标来启动，若桌面上没有该快捷图标，可单击【开始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→右击【MicrosoftOfficeWord2003】命令，出现如图7.2所示的快捷菜单，在弹出的快捷菜单中选择【发送到】→【桌面快捷方式】命令，即可在桌面上创建一个Word的快捷方式图标。图7.2创建Word的快捷图标

(3)双击Word文档直接启动。

通过【我的电脑】或【资源管理器】可以直接进入Word文档所在文件夹，找到该文档并双击该文档图标即可启动Word，同时打开该文档。

2) Word的窗口组成

启动了Word后，其工作窗口如图7.3所示。图7.3Word的窗口窗口中各组成部分的名称及功能如下：

(1)标题栏。

(2)菜单栏。

(3)常用工具栏：包含常用命令的快速执行按钮，单击即可执行这些命令，如图7.4所示。图7.4常用工具栏

(4)格式工具栏。

(5)绘画工具栏。

(6)标尺。

(7)文档编辑区。

(8)文本插入点。

(9)状态栏：显示出光标在文档中所处的当前位置，如页数、行号、列号等，如图7.5所示。图7.5状态栏

2．文本的输入

1)光标的定位

2)插入和改写状态的切换、删除字符

3)插入特殊符号

在文档的输入过程中，可能会碰到一些无法从键盘上输入的字符，用户可以利用下面介绍的方法插入这些特殊字符：

单击菜单栏中的【插入】→【符号】命令，打开【符号】对话框，如图7.6所示，然后用鼠标单击选定所需的符号，单击【插入】按钮即可。图7.6【符号】对话框

3．文本的基本操作

1)选定文本

在对文档进行编辑操作前，必须先选定要进行操作的对象，在Word中，被选定的文本呈黑底白字显示。

按住鼠标左键并拖曳要选定的文本，表7-1列出了用鼠标选定文本的常用方法。表7-1用鼠标选取文本

2)文本的移动

3)文本的复制

4)删除文本

4.查找与替换

1)查找

(1)单击菜单栏中的【编辑】→【查找】命令，或按下Ctrl+F组合键，弹出如图7.7所示的【查找和替换】对话框。

(2)单击【查找】选项卡，在【查找内容】文本框中输入要查找的内容，再单击【查找下一处】按钮，就可以查找到指定的内容。图7.7【查找和替换】对话框(查找选项卡)

2)替换

替换和查找的操作方法基本相同：

(1)单击菜单【编辑】→【替换】命令，或按下Ctrl+H组合键，弹出如图7.8所示的【查找和替换】对话框。图7.8【查找和替换】对话框(替换选项卡)

5．保存文档

1)保存新建文档

(1)选择菜单【文件】→【保存】命令，或单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，弹出【另存为】对话框，如图7.9所示。

(2)在【保存位置】下拉列表框中选择该文件保存的位置。

(3)在【文件名】文本框中输入文件名称。通常默认的文件名是文档的第一句。图7.9【另存为】对话框

2)保存曾经编辑过的文档

3)文档另存

4)自动保存

(1)选择菜单栏中的【工具】→【选项】命令，在弹出的【选项】对话框中单击【保存】选项卡。

(2)在【保存】选项卡中，单击【自动保存时间间隔】选项前面的复选框，在其后面的数值框中输入一个时间间隔值，如图7.10所示。

(3)单击【确定】按钮完成设置。图7.10【选项】对话框

6．实践练习

(1)在文档“农夫与蛇”中查找“蛇”。

①单击菜单【编辑】→【查找】，弹出【查找和替换】对话框，如图7.11所示。

②在【查找】对话框中输入“蛇”后，单击“查找下一处”，查到后光标就停在符合条件处等待处理。

③再单击“查找下一处”，再继续查找满足条件的内容，直到查找完毕。

(2)在文档“农夫与蛇”中将“农夫”替换为“李某”。

①单击菜单【编辑】→【替换】命令，弹出【查找和替换】对话框，如图7.12所示。图7.11【查找和替换】对话框图7.12【查找和替换】对话框

1．字符格式的设置

1)使用【格式】工具栏设置

选定文本后利用【格式】工具栏进行格式设置，格式工具栏如图7.13所示。

2)使用格式菜单栏设置

单击菜单栏中的【格式】→【字体】命令，打开【字体】对话框，选择【字体】选项卡进行格式设置，如图7.14所示。第二节文档的排版操作图7.13格式工具栏图7.14【字体】对话框

2．段落格式的设置

1)段落的对齐方式

段落的对齐直接影响文档的版面效果，在【格式】工具栏中设置了四个对齐方式按钮，如图7.15所示。

图7.16所示是四种对齐方式的简单示例：图7.15段落对齐方式按钮图7.16对齐方式示例

2)段落的缩进

移动窗口中水平标尺上的各种缩进标记，可设置段落缩进，如图7.17所示。图7.17水平标尺

3．设置边框和底纹

(1)选定要加边框的文本。

(2)单击菜单栏中的【格式】→【边框和底纹】命令，弹出【边框和底纹】对话框，再选择【边框】选项卡，如图7.18所示。图7.18【边框和底纹】对话框

4．实践练习

(1)输入内容，输入完以“守株待兔”文件名保存文档。

①单击【开始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→单击【MicrosoftOfficeWord2003】命令，即可启动Word。

②输入“守株待兔“文本内容，如图7.19所示。

③以“守株待兔”为文档的文件名保存文档。按图7.20所示步骤保存。

图7.19输入文档窗口图7.20保存“守株待兔”文档步骤

(2)设置标题文字“守株待兔”的字体为黑体，字形为加粗，字号为小二，字体颜色为蓝色，并使用空心效果，字符间距加宽3磅，对齐方式为居中。

①选择菜单【格式】→【字体】命令，出现如图7.21所示的【字体】对话框。

②在【字体】对话框中按图7.21所示步骤设置。

③单击【格式】工具栏中的【居中】按钮，将文字设置为居中。

(3)设置正文文字字体为宋体，字号为小四，字体颜色为黑色，行距设为1.5倍，每段首行缩进2字符。

①选定正文文字。

②按照图7.22所示步骤设置。图7.21【字体】对话框图7.22格式工具栏③单击菜单【格式】→【段落】命令，出现如图7.23所示的【段落】对话框。图7.23【段落】对话框

(5)设置第二段的段落缩进为：左缩进1字符，右缩进1字符；段落间距设置为段前0.5行，段后0.5行。

①把光标移到第二段中的任意位置，单击菜单【格式】→【段落】命令，出现如图7.24所示的【段落】对话框。

②根据图7.24所示操作步骤进行设置。图7.24【段落】对话框

(6)为最后二段添加双线型褐色的边框，并设置底纹颜色为浅黄。

①选定后二段文本。

②单击菜单【格式】→【边框和底纹】命令，出现如图7.26所示的【边框和底纹】对话框。

③按照图7.25所示操作步骤设置。图7.25【边框和底纹】对话框及操作步骤

(7)给整个页面加上艺术型边框，图案自选。

①选择菜单【格式】→【边框和底纹】命令，在【边框和底纹】对话框中单击【页面边框】选项卡，如图7.26所示。

②按图7.26所示操作步骤设置。

(8)将文档进行保存，效果如图7.27所示。图7.26【边框和底纹】对话框图7.27文档格式设置完成后的效果图

1.表格的插入

1)自动建立表格

使用【常用】工具栏上的【插入表格】按钮或使用【表格】菜单命令都可以方便地插入一张空表。

第三节表格设置

(1)使用工具栏按钮。

(2)使用【表格】菜单。将光标定位在需要插入表格的位置，选择菜单栏中的【表格】→【插入表格】命令，在打开的如图7.29所示的【插入表格】对话框中，可以设置表格的行数和列数，也可以设置列宽等，单击【自动套用格式】按钮，可套用Word提供的表格样式。图7.28制表示意框图

图7.29【插入表格】对话框

2)手动制表

单击菜单栏中的【表格】→【绘制表格】命令，或单击菜单【视图】→【工具栏】→【表格和边框】命令，都可打开【表格和边框】工具栏，如图7.30所示。图7.30表格和边框工具栏单击【绘制表格】按钮，将鼠标指针移到文档窗口上方，鼠标指针变为铅笔形状，按住鼠标左键先绘出表格的外框，再绘制表格中其他的行线、列线或斜线，如果绘制错误，可以用【擦除】按钮进行修改。也可以先创建一个规范表格，然后利用【表格和边框】工具栏中的【绘制表格】和【擦除】按钮来擦除多余的线条或添加新线条，如图7.31所示。图7.31使用【绘制表格】按钮绘制的不规范表格

3)表格的编辑

(1)选定表格对象。

(2)插入单元格、行或列。在表格中插入单元格、行或列，首先要在表格中确定插入位置，将光标移到需要插入的位置上，然后单击菜单栏中的【表格】→【插入】命令，在打开的【插入】级联菜单中，如图7.32所示，根据需要选择插入行、列或单元格即可。图7.32插入子菜单图7.33删除子菜单

(3)删除行或列、单元格、表格。若要删除表格中多余的行、列或单元格时，可先选定要删除的区域，然后单击菜单中【表格】→【删除】命令，在打开的【删除】级联菜单中，根据需要选择删除的行、列单元格或表格即可，如图7.33所示。

(4)合并单元格。

选定要合并的单元格，单击菜单栏中的【表格】→【合并单元格】命令。

(5)拆分单元格。选定要拆分的单元格，单击菜单中的【表格】→【拆分单元格】命令，在打开的【拆分单元格】对话框中输入要拆分的行、列数即可，如图7.34所示。图7.34【拆分单元格】对话框

4)调整表格的行高与列宽

调整表格的行高或列宽，可使用下面三种方法来实现：

(1)使用【自动调整】命令。将光标移到表格内任意位置处，单击菜单中的【表格】→【自动调整】命令，在打开的子菜单中，选择一种调整方式，如图7.35所示。

(2)使用鼠标调整。图7.35自动调整子菜单

2．实践练习

内容：

(1)插入如表7-2所示的学生成绩表。表7-2学生成绩表

(1)插入如表7-2的所示的学生成绩表。

①新建文档，输入表7-2学生成绩表。

②选择菜单【表格】→【插入】→【表格】命令，弹出如图7.36所示的【插入表格】对话框。图7.36【插入表格】对话框

(2)在表格最后一列的右边插入一列，输入列标题【总分】，用公式计算出各学生的总分。

①将光标移到最后一列中，单击菜单【表格】→【插入】→【列(在右侧)】命令，并输入总分。

②将光标移到总分下一个单元格，选择菜单【表格】→【公式】命令，弹出如图7.37所示的【公式】对话框。

③重复第②步，把总分全部计算出来，如表7-3所示。图7.37【公式】对话框表7-3学生成绩表

(3)设置表格对齐方式为居中，再将表格第一行的行高设为3厘米，第一列的列宽设为3.8厘米。单击菜单【表格】→【表格属性】命令，弹出如图7.38所示的表格属性对话框，并按图示操作步骤设置。图7.38表格行高、列宽设定

(4)在表格的第一行第一列绘制一个斜线表头，设置插入的斜线表头样式为样式二，字体大小为五号，行标题为科目，数据标题为成绩，列标题为姓名。

①把光标移到表格的第一行第一列，然后选择菜单【表格】→【绘制斜线表头】命令，出现如图7.39所示的【插入斜线表头】对话框，并按照图示步骤设置。

②选定要居中单元格，单击常用工具栏上的表格与边框，弹出表格与边框工具栏，按如图7.40所示操作步骤设置。图7.39【插入斜线表头】对话框图7.40表格和边框工具栏

1．插入图片

1)插入剪贴画

将光标置于要插入图片的位置，单击菜单栏中的【插入】→【图片】→【剪贴画】命令，打开【剪贴画】任务窗格，如图7.41所示。

在【收藏集列表】中双击【Office收藏集】文件夹，选择需要的子文件夹并打开，最后选定目标文件夹，在右窗口中显示该文件夹中的所有图片，如图7.42所示。第四节图文混排图7.41剪贴画任务窗格

图7.42剪辑管理器窗口

2)插入【来自文件】的图片

如果要插入计算机中的图片，选择【插入】→【图片】→【来自文件】命令，打开【插入图片】对话框，如图7.43所示。

在【查找范围】列表框中指定文件所在的位置，对话框中会显示该文件夹中的所有图片，用鼠标单击选定图片后，单击【插入图片】对话框中的【插入】按钮，或直接双击选定的图片都可在文档中插入图片。插入图片后的效果如图7.44所示。图7.43【插入图片】对话框图7.44插入来自文件图片

2．插入图形

在Word文档中除了可以插入图片外，还可以利用【绘图】工具栏很方便地绘制各种图形，并可对这些图形进行组合、编辑等。

Word的【绘图】工具栏中提供了一些基本图形工具，用户可以根据需要在文档中使用这些图形工具绘制图形。【绘图】工具栏如图7.45所示。图7.45绘图工具栏

1)绘制简单图形

2)绘制自选图形

单击【绘图】工具栏中的【自选图形】按钮，显示【自选图形】子菜单，如图7.46所示。在该菜单中选择所需图形，按照前面绘制简单图形的操作方法进行操作即可。图7.47所示就是使用自选图形绘制的范例。图7.46自选图形子菜单图7.47自选图形绘制范例

3)给图形添加阴影效果和三维效果

(1)添加阴影。选定图形，单击【绘图】工具栏中的【阴影样式】按钮，弹出【阴影样式】菜单，如图7.48所示，选择一种需要的阴影样式。图7.49所示是图形添加阴影样式后的效果示例图。图7.48阴影样式菜单图7.49添加阴影后的效果

(2)添加三维效果。选定图形，单击【绘图】工具栏中的【三维效果样式】按钮，弹出如图7.50所示的菜单，选择一种需要的样式。图7.51所示为图形添加三维效果样式后的示例图。图7.50三维效果样式菜单图7.51添加三维效果样式后的示例

4)在图形内添加文字

在各种自选图形中，除了线条图形外，允许向其他所有图形中添加文字，操作方法如下：

在要添加文字的图形上单击鼠标右键，弹出如图7.52所示的快捷菜单，选择【添加文字】命令，此时可在图形中输入文字。添加文字后的图形如图7.53所示。图7.52添加文字操作步骤

图7.53添加文字后的图形

3．插入文本框

(1)单击菜单栏中的【插入】→【文本框】→【横排或竖排】命令，如图7.54所示。

(2)在文本编辑区中按住鼠标左键不放并拖动，即可绘制出矩形文本框外形。

(3)松开鼠标左键后即可得到绘制的文本框，此时文本框中出现闪烁的文本插入点，输入需要的文本内容即可。插入文本框示例如图7.55所示。

图7.54插入文本框子菜单图7.55插入文本框示例

4．插入艺术字

(1)单击【绘图】工具栏上的【插入艺术字】按钮，或选择菜单栏中的【插入】→【图片】→【艺术字】命令，显示如图7.56所示的【“艺术字”库】对话框。图7.56【“艺术字”库】对话框

(2)在【“艺术字”库】对话框中选择一种艺术字样式，单击【确定】按钮，弹出【编辑“艺术字”文字】对话框，如图7.57所示。图7.57【编辑“艺术字”文字】对话框

(3)在【编辑“艺术字”文字】对话框的【文字】文本框中输入要作为艺术字的文字，并在【字体】和【字号】列表中设定字体、字号。

(4)单击【确定】按钮，艺术字被插入到当前文档中光标所在的位置，如图7.58所示。图7.58在文档中插入艺术字

5．实践练习

(1)在文档中插入图片。

①新建一个Word文档。

②单击菜单【插入】→【图片】→【来自文件】，打开【插入图片】对话框或单击绘图工具栏上的按钮。

③按图7.59所示的操作步骤选择图片。

④单击图片，调整图片大小。图7.59【插入图片】对话框

(2)在文档中插入文本框。

①右击常用工具栏，在快捷菜单中选择绘图，打开绘图工具栏。

②在绘图工具栏上单击【文本框】按钮。

③在插入文档中拖曳出文本框。

④在文本框中输入文本信息。

⑤插入图片和文本框，效果如图7.60所示。图7.60插入图片和文本框的效果

(3)在文档中插入艺术字。

①单击绘图工具栏上的【插入艺术字】按钮。

②在【“艺术字”库】对话框中选择艺术字式样后单击【确定】按钮。

③在【编辑“艺术字”文字】对话框中输入“美丽的正达企业我的家”，输完后单击【确定】按钮。

④在文档中调整艺术字的位置和大小。在文档中插入艺术字后的效果如图7.61所示。

(4)在文档中绘制流程图。

操作流程图和操作步骤如图7.62所示。图7.61插入艺术字后的效果图7.62流程图绘图步骤

1．页面设置

选择菜单栏中的【文件】→【页面设置】命令，打开【页面设置】对话框，如图7.63所示。第五节页面设置图7.63【页面