现代办公事务处理信息的收集与处理

信息的收集与处理——信息的开发和传递现代办公事务处理一、信息的开发

通过各种信息渠道搜集的原始信息，丰富而庞杂，如果不进行深入的开发整理，“一揽子”提供给领导，领导者的精力、时间和关注点就会被纷繁的原始信息所淹没，不利于决策和提高工作效率。这就要求秘书对大量的、零散的、随机的、个别的信息进行加工、提炼和概括。示例

1天地公司新上任的客户经理赵飞要去拜访公司的一个客户。为让赵经理了解这个客户，经理助理高叶通过检索索引和目录查找客户信息，包括以前的客户采购建议和该客户的全部历史资料。如订单、支付、送货、客户支持以及市场营销等。赵经理仔细阅读了高叶提供的客户信息，掌握了该客户与公司所有来往的细节，做到了心中有数，对与客户的这次合作充满信心。示例2

担任总经理助理的高叶有剪报并从中获取信息的习惯，她经常翻阅各种国内外经济报刊，专门从报刊上收集消费市场的信息进行分类剪贴，汇集成册，供自己或他人使用。通过对剪报内容的分析研究，高叶把握到公司所经营产品的市场消费者需求变化的情况和发展趋势，她还通过市场调研来验证自己的判断，这为领导掌握市场行情、进行新产品开发决策提供了有益的借鉴和参考。分析以上两个示例，秘书使用了什么手段进行信息的开发利用？信息的开发利用对工作有什么帮助？一、信息的开发

信息开发是在掌握大量信息的基础上，根据决策、管理、经营等需要，利用科学的研究方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼，以获得事物发生、发展、变化的高层次信息，从而对事物的发展趋势作出判断和预测，提供全面性、高层次的信息，为工作活动服务。（一）信息开发的类型一次信息即原始信息，如会议文书、企业单位的技术文献、产品目录、备忘录、内部报告、信件等。一次信息具有直接参考和借鉴的价值。一次信息开发主要是将无序信息转变为有序信息，提高信息利用率，如剪报、外文文献编译等。三次信息开发是在一、二次信息的基础上，通过分析概括而形成更深层次的信息。三次信息是高度浓缩的信息，提供评价性、动态性、预测性的信息。其主要形式有简讯、综述、述评、调查报告等。010203一次信息开发三次信息开发二次信息开发二次信息开发是对一次信息进行加工整理后所形成的新信息，提供信息线索，便于人们对信息进行概括了解。它是对新信息进行加工而得到浓缩的信息，容纳的信息量大，在较短的时间对较大范围内的信息有概括的了解。其主要的开发形式有目录、索引、文摘、摘要、简介等。确定专题确定圈选报刊准备剪刀、胶水、储存架、计算机及相关软件用具进行标准化工作。01020304剪报（二）信息开发的主要形式（一）剪报剪报的操作步骤如下：（二）索引

信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。（三）目录

根据具体情况，可以编制分类目录、专题目录、行业目录、产品目录等。目录编制属于二次信息开发。（三）信息开发的主要形式（三）信息开发的主要形式（四）文摘1.文摘的类型（1）指示性文摘（2）报道性文摘2.文摘的特点（1）篇幅短小；（2）主要内容语义上相同；（3）对信息进行准确简化；（4）不加评论和补充解释。3.编写文摘的步骤（1）浏览信息，初步确定编写哪种文摘较合适；（2）分析信息内容，将有用信息分解为要素，理清主次；（3）选择并确定内容要素；（4）综合概括并书写成文；（5）进行内容准确性检查与文字的推敲润色。（三）信息开发的主要形式（五）信息资料册

信息资料册既有历史资料又有近期资料。人们通过它可以对有关行业、产品的历史与现状有所了解，使用价值很大。（六）简讯

简讯是一种以简明扼要的语言报道最新动态信息的三次信息产品，通常用“××快报”“××动态”“××快讯”等冠名。（七）调研报告

调研报告是在通过实地调查获得数据、事实的基础上，经过分析研究后得出的能真实反映有关事件本质特征信息的三次信息产品。（四）信息开发的基本途径编写是信息开发的基本途径。所谓的编写就是以书面形式，利用文字对信息进行整理、提炼，形成信息材料的过程。信息编写的步骤：1.确定主题2.分析材料3.组合材料二、信息的传递古代人传递信息的方式有：人们用语言、图符、钟鼓、烟火、竹简、纸书、旗语、狼烟等方式传递信息.现代社会信息传递方式:书信、电报、电话，报纸、广播、电视、互联网、卫星、MSN、手机、小灵通、快速投递，网上传递案例1“海尔”洗衣机厂专门成立了市场调查部，聘有一批高素质人员，活跃于全国各地，了解、分析消费趋势，收集同类商品的新产品开发和产品销售状况，研究市场发展走势，并把这些市场信息每天通过电话或电子邮件传递到总部。总部每天及时分析处理传递过来的市场信息，并利用早晚例会将市场信息传达给全体管理人员，根据这些信息，公司加快了新产品开发速度，及时调整销售策略，销售业绩不断提高。此外，公司定期派人走访客户，根据客户意见，及时改进产品性能。如公司根据信息反馈了解到，部分地区家庭因电压不稳定影响了洗衣机寿命，于是，在产品中增加了高低压保护装置，解决了这一问题；有的客户反映因环境潮湿洗衣机外壳生锈，于是公司开发出不锈钢箱体洗衣机，受到消费者的欢迎。问题1：试述市场信息流通的一般过程;

问题2：此案例中的信息传递采用了哪些方法？还可通过什么方法传递信息？（一）信息传递必须具备三个要素信源信息的来源信道信息传递的通道，包括信息传递的媒介和运行方式信宿信息传递的终点，包括接受信息和利用信息（二）信息流通的一般过程信源信道信宿信息反馈信息传递的方法语言传递对话、座谈、讲座、会议、录音等电讯传递电话、传真、电子邮件文字传递文本、表格、图表可视化辅助物传递摄像、投影、展示架、布告栏等语言传递信息对话会议讲座文字传递信息文本表格图表饼状图折线图电讯传递电话传真机电子邮件可视化辅助物传递信息投影（三）信息传递的基本方式内向传递和外向传递1、内向传递企业、单位内部的信息交流，加强协调和合作内容：当前工作了解员工进展情况、重要安排和部属；员工对工作的看法；顾客对产品质量、销售、售后服务方面的意见。形式：信件、备忘录、通知、告示