《访客管理制度》

《访客管理制度》目录一、总则..................................................2

二、访客接待流程..........................................2

1.预登记流程...........................................3

1.1流程说明..........................................4

1.2所需资料..........................................5

2.接待流程.............................................5

3.离场流程.............................................6

3.1签退手续..........................................7

3.2安全检查..........................................8

三、访客管理制度..........................................9

1.访客身份验证........................................10

1.1证件审核.........................................10

1.2访客证领用.......................................11

2.访客行为规范........................................11

2.1安全守则.........................................13

2.2办公秩序.........................................13

2.3信息安全.........................................14

3.访客财产保管........................................15

3.1贵重物品保管规定.................................16

3.2丢失物品处理.....................................17

4.访客服务保障........................................18

4.1接待人员服务标准.................................19

4.2反馈机制.........................................20

四、法律法规.............................................21

五、附件.................................................22

1.访客登记表..........................................24

2.访客证样本..........................................24一、总则目的与依据：为了规范本公司的访客管理流程，确保访客的安全与公司的正常运营秩序，根据相关法律法规及公司内部规定，特制定本访客管理制度。适用范围：本制度适用于所有访问本公司的人员，包括但不限于客户、合作伙伴、供应商、政府机构代表等。合法性原则：访客的到访必须基于合法的目的，并遵守国家法律法规以及公司的相关规定。便捷性原则：在保证安全和符合规定的前提下，为访客提供便利的到访流程。根据访客的到访目的和性质，分为普通合作伙伴访客等类别，并针对不同类别的访客制定相应的管理措施。公司行政部负责访客管理的总体工作，包括制定管理制度、监督执行情况、处理访客投诉等。制度的制定、修订与废止：本制度的制定、修订和废止需经过公司管理层讨论通过，并以正式文件形式公布实施。二、访客接待流程访客办理前，接待人员需检查当日访客预约信息，确保访客有预约并与来访人员的身份信息相符。接待处应当准备好访客登记表、访客证发放用具和其他相关的接待用品。根据访客的预约信息和来访目的，通知相关部门准备好相应的接待安排。对到达的访客进行引导，确认访客身份，经过身份验证后发放临时访客证。如需陪同，应由接待人员或指定的引导员陪同访客直至离开，保证访客遵守单位规定。对于需要特别注意的访客或敏感区域，接待人员应确保访客有相应权限才能进入。在访客离开时，确认访客证收回，并在访客登记簿上记录访客离开时间。1.预登记流程访客可通过公司官网或企业微信公众号提供的线上访客登记系统进行预登记。系统会引导访客填写必要信息，包括姓名、身份证号码、联系方式、参观目的、预约时间等。通过电话或邮件联系公司相关人员，进行预登记，并根据安排进行相关现场签署。预登记流程的实施将帮助公司更好地管理访客，提升访客服务质量，营造安全、有序的园区环境。1.1流程说明访客需提前通过电话或电子邮件与接待部门预约，详细说明来访的目的、人数，以及预计的到访时间。根据接待部门的确认，访客需在来访前一天提交必要的信息的安全对接工作。访客到达接待区后，需出示有效身份证明，并完成登记手续，包括签名、拍照及接受安全检查。接待员会根据预约信息指引访客至相应办公区域或指定会议地点。凡进入公司非公开区域的访客，均需有内部员工陪同。陪同人员负责安全管理及确保访客遵守公司规定。接待部门需对访客信息进行存档和跟进管理，记录访问目的、访问时间及陪同人员，确保安保措施和信息交流顺畅进行。访客完成访问后，需由陪同人员引导走访公司，并由接待处办理退场手续，安全员确认访客身份无误并通知保安解散安全布控后，访客方可离开。接待部门需在访客离场后，及时将访客信息反馈至相关部门，并定期回顾访客记录，确保持续性地加强和完善访客管理制度。1.2所需资料访问预约：访客必须在访前进行在线预约或电话预约。访问预约时，应提供个人信息、访问理由、访问时间以及访问的具体部门或地点。携带物品清单：访客需提前准备好其携带的物品清单，包括文件、电脑、手机等，并在抵达时进行登记。访客在提交这些资料后，还需进行背景审查和安全检查。未经注册登记的访客不得进入办公区域，如有任何疑问或特殊情况，请及时联系接待部门。2.接待流程当访客到达门卫或接待区域时，应主动出示证件，如身份证、护照等有效身份证明文件，并填写访客登记表。工作人员将核对访客信息，了解访客的身份、来访目的及陪同人员情况。接待人员将通过内部数据库或联系对应部门确认访客身份，确保访客信息无误。访客验证通过后，将发放访客证或磁卡，作为访客的身份证明和进出许可。访客需配合进行安全检查，包括接受门禁系统安全核查或接受工作人员检查随身物品，以确保不得携带违禁品进入。如果访客携带物品超过规定标准，可能需要寄存或被要求另择时间来访。工作人员将为访客提供必要的办公楼内部导航指引，帮助访客顺利到达目的地点。对于初到访的访客，可提供书面或电子版的参观指南。在访客访问期间，可能会需要人员陪同。访客接待人员将根据访客的具体需求协调安排陪同人员，以确保访客在单位内的安全及访问顺利进行。访客在单位期间可能需要使用会议室、饮水机等设施。接待人员将负责提供这些必要服务，确保访客体验顺畅。访客完成访问或按规定时间离开时，应主动向接待人员出示访客证件并进行离场登记。接待人员确认访客安全离开后，方可进行访客记录的后续处理。鼓励访客在访问结束后提交反馈和建议，单位将定期收集并分析这些反馈，以便不断提升访客服务质量。本单位的接待流程旨在提供专业、高效、友好、安全的服务，以确保每一位访客的访问体验达到最高标准。3.离场流程离开时，访客需向引导人员或指定人员示意离开。引导人员或指定人员确认访客的身份，并核对访客记录信息。引导人员或指定人员带领访客至办理离场处，协助访客完成签离登记，回收访客标识卡或通行证。为提升访客离场体验，单位可设置自助离场亭，简化离场流程，并提供相关服务，如寄存服务、餐厅推荐等。3.1签退手续3在访客登记点或前台吧台，向接待人员呈现访客通行证或任何要求的凭证。接待人员验证访客身份和通行证是否一致后，将会检查访客是否有未完成的任务或是遗留的物品。若访客未完成的工作已得到处理且没有遗留物品，接待人员将在访客通行证上标注签退时间，并将通行证收回。接待人员将访客离开的具体时间记录在访客登记册中，同时更新访客的电子访问记录。访客在离开前应确保关闭并锁好所使用的是所有设备，避免数据丢失或不安全因素。访客须将所有的纸质文件、工作材料以及个人垃圾置于指定的回收或垃圾定点位置。访客若需借用任何物品或与内部员工有工作上的沟通联系，应在双方确认后办理相关手续。如有特殊情况导致访客未能依规定时间完成所有流程，应即时通知接待人员并提供书面或口头说明。接待人员会根据具体情况采取相应措施。所有签退程序应礼貌、有序地执行，任何延迟或问题都应由接待人员与访客进行沟通解决。访客需理解并遵守签退手续，确保访客身份信息的准确性，以保证访客活动期间及签退时流程的顺利进行，维护访客与机构的安全和正常秩序。3.2安全检查每月至少进行一次全面的安全检查，特殊时期或重点时段应增加检查频次。对发现的安全隐患，应立即通知责任人，并要求其在规定时间内完成整改。安全检查记录应详细填写检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等信息。通过严格执行安全检查制度，旨在提高员工的安全意识，及时发现并消除安全隐患，保障公司办公区域的安全稳定。三、访客管理制度所有访客必须在进入建筑或设施前，在指定访客登记处进行实名登记。提供有效身份证明及相关资料。接待人员应对访客进行基本信息的核实，并对访客进行安检及访客须知的说明。访客应遵守本单位的规章制度，尊重工作环境，不得影响员工的工作秩序及安全。访客在单位内应遵守安全规则，不得在建筑内或设施附近吸烟、吐痰、乱扔垃圾等。单位应定期对访客进行安全教育，确保其了解安全紧急出口和消防设施位置。对于未成年访客，单位应确保其有成年人陪同，必要时应安排专门的工作人员负责监护。访客在单位内的通讯记录、行为举止必须遵守保密原则，不得泄露单位机密信息。访客离开时，应自行从访客登记处办理离场手续，确保所有携带物品均已归还或妥善处理。若访客在离开时存在可疑行为或违反访客管理规定，单位有权拒绝其再次进入。接待人员或工作人员应记录遗失物品相关信息，并定期检查失物招领处，找到失物后及时通知失主。1.访客身份验证身份证明：要求访客出示有效身份证件，进行实物检查并登记信息，包括姓名、身份号码、联系方式、来访目的以及陪同人员姓名等。登记注册：访客必须在公司登记台或指定通道完成登记手续，并领取访客标识牌。标识牌须清晰标识访客姓名、来访目的以及有效时间。自助身份验证：可提供自助终端或扫描仪等设备，实现访客自助登记和身份扫码验证。1.1证件审核访客需提供由政府颁发的有效身份证件，如身份证、护照等。对于外籍人士，需提供有效的签证和居留许可。对于未携带有效证件的访客，我们将进行详细的询问和记录。如有需要，将要求访客提供其他辅助证明材料，如照片、电子邮件确认等。所有提供的证件必须是真实有效的，不得涂改、伪造。如发现证件造假，将追究法律责任并通报相关部门。访客到达门口时，接待人员需对访客的证件进行初步审核。如证件齐全且有效，将协助访客办理登记手续；如证件有问题，接待人员将及时告知访客并引导其解决问题。所有访客的证件信息和审核记录将妥善保存在访客管理系统中，以备后续查询和参考。通过严格的证件审核制度，我们旨在维护公司的安全与秩序，确保访客与公司员工的安全与权益。1.2访客证领用自报身份：访客应在入口处告知安保人员姓名、来访目的、被访人姓名、联系电话等信息。登记信息：安保人员需将访客信息录入访客登记系统，并根据系统提示打印访客证。核验身份：符合资质的亲属员工应出示有效证件进行核验，确认访客信息无误后，方可领取访客证。佩戴访客证：访客必须妥善佩戴访客证，并在整个参观期间保持清晰可见。2.访客行为规范访客应保持良好的个人礼仪，衣着整齐得体，不得穿着不适宜或显示辱没他方的服饰。遵守国家法律法规和单位的规章制度，恪守社会公德，不从事任何违法活动，并协助制止非法行为。以礼貌及尊重的态度与工作人员及同事交流，不大声喧哗，不使用不当语言。服从所有提出的指示和警告，遵循安保措施，包括安全检查，佩戴访客胸卡，严格按照指定的地点和路线活动。保证不会泄露机密资料，不拍摄无权限拍摄的内容，对于商业信息或蚜虫敏感数据，须得到适当的许可。保护环境，不随意丢弃垃圾，不破坏公共设施，尊重并节约单位提供的资源。理解并尊重员工的隐私，避免在不适宜的环境下拍摄或录制某人，未经允许不得进入非公开区域或露台同事的私人空间。节约用电、用水和其他能源资源，合理使用公司设施，降低损耗，推动可持续行为。本单位保留要求访客遵守其它特定制约的权利，所有访客在行为中的任何不当行为，都应依据单位相关制度进行处理，严重则可能导致暂缓或取消访客身份。2.1安全守则访客应遵守指定的访客规定和指导，包括但不限于访客休息区的使用规则等。在未经允许的情况下，访客不得擅自进入机关内部未开放区域或翻阅、复印非公开文件资料。访客应服从工作人员的安排和指示，不强行进入人员禁止出入的特定区域。在离访过程中，访客需将访客证或标签交还给接待方，并遵守指定的离访程序。访客如有违反安全管理条例的行为，接待方有权立即制止并将其驱离场地。20对于违反安全规定的访客，其个人信息可能被记录并通报给相关安全部门进行进一步处理。本节的目标是为保障所有访客和工作人员的安全与合法权利，对于访客在进入办公区域时应遵守的安全守则进行了明确规定，以确保遵守安全规范，共同维护良好的工作环境。2.2办公秩序1访客进入办公区域应当保持安静，避免大声喧哗和过激行为，不得影响办公人员正常工作。2访客应跟随接待人员并严格遵守办公区内交通规则，不得擅自进入其他区域。3访客不得随意在办公区内移动或摆放物品，保持办公区环境整洁有序。不得在办公区内吸烟、饮食或饮用酒精。4访客需妥善保管个人，如有遗失，由访客负责。公司对访客遗失物品不负任何责任。5访客应注意防火安全，不得触碰危险区域和设备。发现火灾或安全隐患，应及时报告公司安全部门，并配合灭火疏散。2.3信息安全为了保护机构的机密信息和客户数据不受未授权访问，所有访客均需遵守以下信息安全规定：限制访客对敏感数据的访问：访客不得接触任何非公开的信息，这些信息包括但不限于客户数据、财务记录、敏感商业协议和技术文档等。访客不得携带保密设备：访客不得携带保密通讯设备或存储介质进入敏感区域，比如笔记本电脑、智能手机、U盘等。访客不得私自复制或拍摄任何信息：未经授权，访客不得复制、拍摄或以任何方式记录机构的任何信息材料。遵守安全规定：访客在访问期间需始终佩戴访客徽章或身份证明，并在访客登记处进行个人信息更新登记。报告安全事件：一旦发现任何潜在的信息安全威胁或事件，访客应立即通知接待人员或安保部门。遵守保密协议：在访问期间，访客需同意遵守机构的保密协议，不得将任何获取的信息泄露给未授权的个人或实体。离开时须清空个人设备：在访问结束时，访客需在接待处清空或锁定其个人电子设备，并遵守“空设备”政策，确保没有存储任何可能受到限制的信息。培训与教育：访客在进入可能包含敏感信息的工作区域之前，应接受关于如何保护信息安全的教育培训。3.访客财产保管访客在进入公司内部期间，可能携带一些个人物品或财产。为了确保访客个人财产的安全，本公司制定了严格的访客财产保管制度。登记制度：访客的任何物品在进入公司区域前，都需要进行登记。登记内容包括物品名称、数量、访客姓名、访问时间等。同时，建议访客对物品进行标识，以便识别。保管责任：对于访客的财产，公司承担临时保管责任。公司将安排专门的保管区域和保管人员，确保访客财产安全。公司保安或指定接待人员应加强对访客行李或包裹的检查，确保无危险品带入公司。监控与安全：公司将通过监控设备、安全巡查等手段，加强对访客财产的安全监管。一旦发现异常或丢失情况，将立即启动应急处理机制。离场检查：当访客离开公司时，应对其携带的物品进行检查，确保无遗漏或未归还物品。对于发现的可疑物品或未登记物品，公司有权进行暂时扣留，待查明原因后再进行处理。赔偿与责任：如因公司管理不当导致访客财产损失，公司将承担相应的赔偿责任。但如因访客自身原因导致的财产损失，公司不承担责任。特殊物品保管：对于一些贵重物品或重要文件，访客应提前告知并交由公司指定人员妥善保管。对于易燃、易爆、危险物品等，严禁带入公司区域。3.1贵重物品保管规定贵重物品包括：金饰、银器、珠宝、陶瓷器皿、以及其他具有较高价值的个人物品。访客需现场签署贵重物品存放声明，声明内容包括贵重物品清单及其价值。访客应尽量减少携带贵重物品入内，如需携带，应至少提前一天向接待处申报，以便安排专人监管。接收贵重物品需有专人接待和登记，确保物品有序存放于指定安全地点。未经申报携带贵重物品访客，如果不提供贵重物品清单，本场所有权拒绝其携带贵重物品入内。如有违规行为发生，本场所将保留追究相关责任方责任的权利，必要时会配合警方处理未申报的贵重物品。3.2丢失物品处理报备与记录：发现物品丢失时，应立即通知管理监督团队，并详细记录丢失物品的时间、地点和特征。现场勘查：安全管理部门应立即进行现场勘查，以确定丢失物品的可能位置和原因。通知广播：在可行情况下，通过公共广播系统发布丢失物品的公告，以期找到可能的线索或知情者。调查追踪：若丢失物品可能被他人拾得或发现，应通过监控录像回放、询问目击者等手段追踪物品踪迹。找回处理：一旦找回丢失物品，应立即归还给失主，并记录归还过程和归还时间。后续跟踪：对丢失物品的调查应保持持续性，直至得到确切结论，防止同类事件再次发生。本条款旨在确保丢失物品的访客和公司都能得到妥善处理，并保证访客管理制度的执行效率。4.访客服务保障迎接与引导：接待人员应以热情友善的态度迎接每位访客，并根据预约情况，进行必要的引导和安排。问询与登记：接待人员负责核实访客身份信息，登记访客姓名、联系方式、来访目的、陪同人员、来访时间以及其他需要的信息。舒适环境：提供干净整洁的休息区域，配备饮用水、茶点等设施，为访客提供舒适的等待环境。日常咨询：为访客提供日常咨询服务，解答关于公司地址、交通信息、附近设施等问题。餐饮服务：为访客提供餐饮服务，并根据要求安排与接待内容相关的菜品。对访客投诉进行记录，并根据投诉情况采取相对应的改善措施，提升服务质量。公司的每一个员工都应树立优质服务意识，热情接待每位访客，为他们提供便捷、舒适的服务体验。4.1接待人员服务标准基本资讯核对：确认访客的身份信息并对应无误。核对可能包括访客的姓名、联系方式、访问目的以及预定时间，确保对应访客的安全管理流程正确无误。安全检查：执行必要的安全检查，例如要求访客脱鞋消毒、检查并询问携带物品等，以防止未经授权的物品进入访客区域。在这一环节，礼貌地解释或重复安全检查的原因十分重要，以确保访客理解并合作。指引陪同：提供准确的指引，指导访客前往目的地，例如会议室或相关部门。过程中，向访客简要介绍公司文化和注意事项，如禁烟政策和保密要求，以增强访客的安全意识和参观体验。信息反馈：接待人员应向面试官或相关负责人转达访客的基本情况和相关信息，包括访客的诉求、需求变化及特殊要求，确保内部沟通畅通。离场确认：当访客离开时，接待人员应当友好地提醒访客检查遗留物品，并协助他们完成所有离场手续，妥善处理访客信息资料，不泄露访客隐私。不可忽视的是，接待人员的服务标准不仅要符合本制度的现任要求，同时也应适应公司整体的品牌形象和服务承诺的长期发展目标。因此，持续的培训和定期评估对于提升接待人员的服务水平至关重要。通过确保每一个细节服务到位，接待人员能够有效地执行访客管理制度，不仅维护公司的正常秩序和安全，也提升公司形象和访客满意度。4.2反馈机制为了确保访客管理制度的有效性并及时解决任何问题，我们将实施一个全面的反馈机制。此机制将确保访客、工作人员和各部门都能够轻松提供意见和建议，从而不断改进访客体验。反馈入口：我们将提供多个反馈入口，如在线调查、电子邮件、社交媒体个人资料、意见箱等，以便访客和职员都能轻松提交他们的意见和建议。监督与跟进：所有反馈都将由专人负责统筹，并将及时进行跟进，以确保问题得到妥善解决。相关问题如紧急安全事件将立即处理，而对于非紧急问题，也会有明确的承诺和反馈时间框架。隐私保护：我们将严格遵守隐私政策，确保在处理反馈的过程中保护提供者的隐私。所有反馈数据将按照公司的数据保护规定进行处理。改进措施：所有提出的反馈都将被仔细考虑，并根据其影响程度和可行性确定改进措施。定期审查这些反馈并将结果纳入到访客管理制度的更新中。沟通与透明度：我们鼓励通过内部沟通渠道分享改进措施和解决过程，以建立信任和透明度。奖励机制：为了鼓励反馈行为，我们将实施一定形式的奖励机制，对那些提出具有建设性的反馈和建议的个人或团队给予认可或奖励。定期评估：将对反馈机制的有效性和响应速度进行定期评估，确保其能够满足所有相关方的需求。通过此反馈机制，我们将确保访客可以轻松表达想法，而我们也将不断努力提升访客管理和接待服务的质量。四、法律法规1《中华人民共和国治安管理处罚法》：依据该法，对于访客的管理在保障访客安全的同时，也必须维护本单位的正常秩序，保障单位及访客的人身财产安全。2《中华人民共和国民法典》：涉及到合同、侵权责任等层面，确保访客在访问期间的合法权益得到保护，同时也规定了访客在本单位内应遵守的规范和条件。3《中华人民共和国出入境管理法》：对于涉及国际访客，本制度严格遵守出入境管理的法律法规，确保入境、居留、出境各个环节符合国家规定。4《中华人民共和国消防法》：访客管理需考虑消防安全，确保访客对紧急疏散路径及安全出口的知晓，并在紧急情况下快速响应。5《中华人民共和国反恐法》：为了预防和应对恐怖活动的需要，访客的入内流程需要符合国家反恐安全的相关要求，进行必要的安全检查。其他相关地方性法律、法规和规章：行业特殊规定或地方特色法律如《省公共场所治安管理条例》等，根据实际适用的地域调整