《秘书实务》课件 项目二 信息工作

秘书实务项目二

信息工作主讲教师：目录01.信息获取02.信息处理与传递03.信息存储04.保密工作05.沟通与协调主要内容一览01信息获取学习目标知识目标1.掌握信息的概念、特征及分类2.了解信息对秘书工作的作用3.掌握秘书获取信息的范围知识目标能够掌握信息获取的方法素质目标提高学生的职业道德修养任务引入A公司的成总经理出国考察了一次,与法国B公司签订了出口某化工产品的意向书,此产品科技含量很高,外方总经理要来考察其生产流程,并签订合同。但A公司得知这一消息时,距外方总经理来考察只剩三天。成总经理立即唤来袁秘书和李秘书,要他们在两天内写出两份内容扎实的材料:一份是介绍本公司建厂几十年的发展情况;另一份是详细说明本公司在改革开放后积极创新,改善管理,树立质量意识、品牌意识,在市场营销等方面所做出的努力。两份材料均要用准确、全面的数据来加以说明。成总经理强调,要把材料组织好,尽快完成任务,并问道:“你们要不要找人帮忙收集数据?”袁秘书表示不需要,而李秘书回答:“最好找个人帮忙。”任务引入由于袁秘书担任公司秘书已近五年,一直留心收集公司的各种资料,有关公司化工行业的各种统计数据均已细心收集保存,并分门别类,装订成册,平时经常翻阅,早已烂熟于心。因此袁秘书在接到任务后,找出所需资料,一个晚上就草拟好了材料。第二天一早,袁秘书就把材料交给了成总经理审阅。可到了下午三点,还不见李秘书来交材料。成总经理派人去催问,回答是有些数据还没有找到,有些数据还需要核实。成总经理只好找来袁秘书,请他再辛苦一下,把李秘书的那份材料赶出来。信息的概念、特征及分类广义：指对物质世界中的各种事物特征、形态和运动变化的客观描述。狭义：指信息接受主体所感受到并能理解的东西。信息的概念信息的特征普遍存在性可传播性可存储性可再生性可共享性价值时效性数据声音文本图像信息的四种形态信息的概念、特征及分类信息的分类自然信息社会信息按信息源的性质长时信息短时信息按信息的作用时间直接信息间接信息按人对信息的感知方式纵向信息横向信息按信息来源的方向划分动态信息静态信息按信息的运动状态数字信息图像信息按信息的反映形式语言信息文字信息声音信息瞬时信息外部信息内部信息信息对秘书工作的作用

作用

信息是秘书辅助领导科学决策的依据信息是认识事物的媒介、沟通各方面的纽带信息是秘书做好日常服务工作的基础秘书对信息的获取经常与临时及时与有效准确与适用全面与超前

秘书处理信息工作的原则

秘书获取信息的范围

·

基本指导性方针政策、决策指示等资料·

相关的国内外信息·

关于组织情况的动态性资料·

组织相关领导需要的经验性信息和特殊资料·

秘书本人起草的各类文稿资料·

与工作业务相关的通信资料·

综合性和专业性工具书类资料信息对秘书工作的作用

秘书获取信息的途径

各种信息网络上下级之间及与不相隶属机构或平行部门之间往来的公务文书各种会议社会专业性信息机构大众传播媒介公共服务行业和部门各种科研机构、专利机构和学会、协会、研究会等非官方机构政府有关主管部门本单位的分支机构各种生活娱乐场所信息对秘书工作的作用

秘书收集信息的方法

问卷法询访法观察法阅听法网络法交流法交换法量表法索取法检索法02信息处理与传递学习目标知识目标1.掌握信息处理的流程2.掌握信息传递的方式和要求知识目标能够掌握信息处理与传递的方法素质目标提高学生的责任感与参与意识任务引入与季市长接触过的中外朋友,没有一个不敬佩他学识渊博的。和他见面后,文学艺术家会把他看作知己;工程技术专家会把他看成同行;井下工人会说他是贴心人;种地的老农会乐意与他扳着手指谈收成;就连那些在自己研究领域里入痴入迷的“怪人”,也会与季市长有共同语言。不少人称季市长是全才、天才。只有他的妻子知道,老季不过是个比别人勤奋些的普通人。这位出了名的、勤奋的普通人背后,还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。季市长上任伊始,就发现办公厅秘书处老许学识渊博、功底深厚。俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。季市长要出面接待,许秘书为此准备好了谈话提纲。在会谈中,季市长不仅对世界宇航领域的发展状况进行了透彻的分析,而且展望了未来的发展,对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。那些宇航专家一个个竖着大拇指赞不绝口,说季市长的见解精辟,有独到之处。后来,季市长又接待了一个考古代表团。季市长从许秘书准备的材料中不仅掌握了本省、本市的古文化遗产,而且对我国最新考古成果也了解得比较全面,特别是对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。有位专家曾私下问旁人季市长是不是考古学者出身,当他得知季市长原是建筑方面的专业人员时,他目瞪口呆。任务引入一天,某日本建筑代表团要来市访问。季市长认为自己是建筑出身的,又当了城建系统领导多年,对建筑行业的情况还是比较了解的。因为工作忙,就没有去看许秘书为他准备的资料。结果,在会谈中客人问起中国园林建筑各流派的艺术风格时,季节长一时难以说清楚。好在许秘书在场,礼貌而自然地接过话题,既回答了客人提出的问题,也顾及了领导的威信。从那以后,季市长每天下班前总要看看办公桌上有没有许秘书留下的资料。如果有,那么他一定要带在身边。哪怕工作到深夜,他也会把许秘书留下的资料读完、记住。信息处理信息处理是整个信息工作的核心,是保证信息全面、真实、有效的决定性环节之一。·

信息处理的程序信息筛选信息校核信息加工信息编制信息处理

·信息筛选1.信息筛选的目的：选择出对工作有实际指导意义且与业务活动密切相关的信息。2.信息筛选的要求：准确、完整和新颖。3.信息筛选的方法：看资料的标题看来源看正文妥善保存具有参考价值的资料筛选经过筛选的信息,秘书有时要重新整理成文摘、文稿等形式,信息文稿的写作要求是立意新、标题新、篇幅短、语言凝练。信息处理

·信息校核1.鉴别该信息所反映的问题是否发生,该事物是否存在,有无虚假成分。2.鉴别信息所反映的情况有无偏颇。3.信息筛选的方法：信息校核的范围溯源法比较法核对法逻辑法调查法数理统计法信息处理

·信息加工方法提炼充实综合分析提出意见修饰润色信息处理

·信息编制信息编制的要求·

直接性

·

真实性

·

准确性·

伸缩性

·

朴实性

·

新颖性概念：信息编制是指对筛选、校核、加工后的信息进行编写,将其制作成信息文书或信息刊物的工作。信息处理

·信息编制的步骤确定主题分析材料重组材料

·信息编制的形式编拟目录编制索引制作剪报编写文摘编写简讯编印信息资料册撰写调研报告信息处理剪报制作步骤确定专题确定报纸、杂志等准备必需的工具信息编制编写文摘步骤1.浏览信息,初步确定适合编写哪种文摘。2.分析信息内容,将有用信息分解为要素,厘清主次。3.选择与确定内容。4.综合概念并书写成文。5.内容的准确性检查与文字的推敲润色。信息传递信息传递的基本要素信息传递的方式信源信道信宿信息传递信息传递的基本要素信息传递的方式信源信道信宿信息处理

·信息传递的基本要求编拟目录速度要快质量要高费用要低保密性要强信息传递的方式03信息存储学习目标知识目标1.掌握信息分类的知识和技巧2.掌握著录的方法3.掌握信息检索系统的建立4.掌握信息保管中的问题和方式知识目标能够掌握信息分类的方法素质目标培养学生的职业素养任务引入20××年6月,某市遭受特大洪涝灾害。市政府成立救灾办,负责救灾工作的指挥和协调。时值市委办公室综合科为市委书记起草一个向省委领导汇报工作的材料,材料写到抗洪救灾的情况。救灾办负责收集数据的工作人员刚好是综合科抽调去的。该工作人员在接受任务后及时向有关部门和单位催要数据。因为一些单位来不及统计,报的是估计数,统计数直接填在材料上,但未留底。第二天,市委书记向省委领导汇报。省委领导提出想听抗洪救灾的专题情况汇报。办公室领导及时组织综合科马上赶写材料。材料中自然少不了捐款、捐物等数据,且必须与向省委领导汇报稿吻合。任务引入找原统计数据的工作人员时,发现该工作人员到医院看病去了。好不容易找到他,他却记不起数据是多少了。找救灾办的工作人员也没用,因为昨日数字是估计数,别人并不清楚。想找原材料,但又在省委领导手中。综合科全体动员为此事奔忙,还是没有结果。汇报材料催得很急,只能向省委领导秘书说明情况,并希望秘书想办法抄下数据。出人意料的是,秘书早在他的笔记本中留下了这些数据,问题迎刃而解。信息存储信息存储信息存储，即将加工后的信息以文字、图像等形式,借助计算机等媒介记录、保管起来,以供查考、利用,服务于秘书自身和领导的工作需要。信息资料的分类信息的著录著录是对具体的信息资料进行如实的记载。一般按照一定的格式制成分类卡片,用简明扼要的语言填写。信息的著录的概念著录的主要内容名称项著者项出版项稽核项附注项提要项业务注记建立信息检索系统广义：包括信息的描述、加工和有序化,又包括从信息库中查询所需信息。狭义：指从信息库中查询所需信息。信息检索的概念信息检索系统的类型手工检索系统穿孔卡片式检索系统缩微品检索系统计算机检索系统建立信息检索系统形式：书本式、期刊式、卡片式等常用检索工具分类：目录、文摘、索引、信息资料指南。检索工具

·目录分类①

以整体资料、整卷档案为编目单元。②以单篇资料为编目单元。根据信息资料的具体情况,可以编制分类目录、专题目录、行业目录、地区目录等。

·文摘分类①

指示性文摘（简介）②

报道性文摘

·索引分类①

篇目索引②

内容索引信息传递信息的保管

·概念信息的保管是指信息资料入库的存放和维护。

·存储方法

·要求书面存储、声像存储、计算机存储等。1.有条理性、排放有序、目录清楚、方便使用。2.保管时应防止信息资料的污损和丢失。04保密工作学习目标知识目标1.掌握对秘书的保密要求。2.掌握文件保密工作的内容。3.掌握通信保密、会议保密、宣传报道保密、计算机保密、商务保密的要求。知识目标能够掌握工作中可能遇到的保密要求。素质目标培养学生的爱国情怀和爱岗敬业的精神,提高学生的职业素养。任务引入2018年5月,某事业单位新入职员工贺某被安排到秘书部门工作。由于贺某初入职,对工作情况和相关法律法规还不了解,未履行涉密文件销毁管理规定,将3本秘密级汇编书籍交给保洁人员处理,保洁人员将书籍当作废品卖到了流动废品收购站,被保密行政管理部门的工作人员及时发现,进行了收缴处理。事后,有关部门给予贺某记大过处分。据了解,由于该单位任务较重,所以迫切需要新入职员工能够及时开展工作。虽然秘书部门的岗位均为涉密岗位,但是该单位想当然地认为贺某初入职,没有太多机会接触国家秘密文件,所以既未进行涉密人员审查登记,也未开展保密教育,导致贺某对接触的文件性质与工作内容不了解,完全没有意识到经手的书籍属于涉密文件,也不清楚涉密文件的销毁程序,直接导致泄密事件的发生。保密工作的内容及要求微观角度：根据秘书的实际工作需要,其内容主要有文件保密、通信保密、会议保密、宣传报道保密等。保密工作的内容宏观角度：包括制定保密条例及组织内部相应的保密规章,建立保密机构,开展宣传保密教育等。保密工作的内容及要求秘密的种类保密工作的内容及要求对秘书的保密要求要树立高度的保密观念,养成良好的保密习惯。要严格遵守保密制度和纪律。要掌握一定的保密知识。文件保密文件保密的种类·

内部文件·

秘密文件·

公开文件文件保密的内容（包括）通信保密保密的内容01使用前应对通信线路和设备采取防窃措施。02

对进口的通信设备进行严格的安全保密检查。03

不得在普通的固定电话、无绳电话、移动电话、电视电话、对讲机中传递秘密信息。04不准通过普通邮政部门传递秘密信函等,必须由机要通信部门或派专人传送。05

不得使用普通传真机传递和接收秘密文件,文件传真后,要注意及时取回原件并删除图像。会议保密会议准备阶段的保密1.

会议人员保密。2.会议时间、地点等保密。3.召开比较大型的或秘密性较强的会议时,主办部门要与保密部门、保卫部门取得联系,共同采取保密措施,严格规定保密纪律。4.会议地点及会场各项设施要有安全保障。5.

根据实际需要,确定会议印发的文件及其数量;翻印上级文件和领导讲话时,要事先请示并征得同意;严格按保密规定办理,会议涉密文件要标明密级,统一编号,按照规定的范围印发。会议保密会议期间的保密1.

重要会议要凭会议证入场,必要时可请公安部门负责会议地点和会场的警卫工作。2.会议开始后,要对与会人员进行保密教育,宣布保密纪律,对与会人员明确提出防泄密要求。对要发布的新闻稿件、录音、录像等进行认真审查把关。3.秘密文件、笔记本要指定专人统一管理,必要时要设保密室。对发放的文件、资料要统一编号登记,严格领取文件。大型会议各编组单位应配发保密箱,休会时将秘密文件集中妥善保管。4.会议使用的设备要严格加密。5.

会议期间如果发现文件丢失或被窃,则应立即报告,采取措施,及时追查,设法补救。会议保密会后的保密1.

会议工作人员要认真清理文件,并如数收回。2.会会议工作人员要对会场、会议室进行清查,防止文件、笔记本丢失。3.会议分发的秘密文件会后要统一收回。会议主办部门应向参加会议的单位发出会议文件清单,以便各单位秘书部门向与会人员收取文件,统一管理。4.各单位要按规定范围、规定内容和规定方式传达会议精神。5.

与会人员应将带回的文件主动交本单位秘书部门登记保管,需要使用时再借,不得长期保留在个人手中。宣传报道保密内容·对不宜公开宣传报道的事项或介于密与非密之间的事项,原则上都不宣传报道。必须公开报道时,应按程序报请上级领导批准,不得擅自行事。·要树立全局观念和保密观念,既要搞好宣传工作,又要确保国家秘密的安全。·

涉及国家核心秘密及未公开的数字、内部规定等都不得擅自公开宣传报道。·严格执行稿件送审制度。·新闻宣传部门对送审的文字稿件、录音等,要认真进行保密审查,对不宜宣传报道的内容,要进行删减和修改,并对有关人员解释清楚。在审稿过程中,如果发现有涉及其他部门的保密事项,则要及时向新闻单位提出意见,送有关部门再审,以防泄露其他方面的秘密。。·秘书部门负责对宣传报道的审查工作,重要的、涉及全局性的宣传报道稿件,要由单位主管领导人负责审查或报请上级单位批准。计算机保密

·相关内容机房应设置在有安全保障的地方,并加装屏蔽网络或电子干扰仪。安装使用之前,必须由专门的机构对计算机进行安全和保密的技术检测,对资料进行加密,并设定屏保方案。秘密信息及数据软件,应建立健全使用、借阅、复制、转送、携带、移交、保存、销毁等保密制度进出机房的工作人员应进行严格检查,禁止无关人员随意进入。对操作人员进行经常性的保密教育,增强保密意识,严格执行保密纪律。商务保密商务保密的内容商务保密包括商业秘密文件和资料、科研技术、经营策略、生产工艺等方面的保密。商务保密的方法行政方法法律方法经济方法技术方法05沟通与协调学习目标知识目标1.掌握沟通的基本方法和技巧2.掌握与领导、同事、客户沟通的方法知识目标1.能够掌握有效沟通的原则2.能够与领导、同事、客户进行有效沟通,形成和谐关系素质目标1.培养学生的沟通能力2.树立正确的价值观任务引入小兰是A公司公关部经理的秘书。某日下午，上司要与B公司的马总谈合作，约在下午2点30分，但临近3点时马总还没到。于是上司让小兰与马总的秘书联系确认。小兰与马总的秘书取得联系后，问道:“你能跟马总联系上吗?我们联系不上他。”对方很快给了小兰答复。沟通概述·

沟通的基本含义·

沟通的种类

沟通是指信息传递和交流的过程,是人们为了达到既定目标,用恰当的语言符号,把信息、思想和情感进行传递的过程。沟通概述·

沟通的原则·

沟通的前提和关键

沟通双方的可信赖性原则。沟通目标的一致性原则。沟通内容的针对性原则。沟通行为的持续性原则。沟通方式、渠道的恰当性原则。★营造良好的沟通环境★有效地倾听★做好沟通前的准备工作★克服倾听的障碍沟通概述——沟通的基本方法与技巧·

面谈沟通·

书面沟通①

沟通前必须做好充分的准备与计划。②

礼貌待人,快速记住对方的姓名、职务。③

使用双方熟悉和有共识的语言。④

不轻易打断,积极倾听和回应。⑤

谨慎使用幽默语言。⑥

不使对方难堪。⑦适时地结束面谈。①相关工作人员平时要注重积累素材,力求用有限的文字表达最准确的信息。②

用适当的文字激发阅读兴趣,有效地提出建议和意见,观点态度明确、清晰。③

要巧妙处理负面信息,在文章中提出,让阅读者能够接受。④

注意文稿的校对审核,不要出现文字上的问题。沟通概述——沟通中的有效提问与拒绝·

提问的技巧①

要以积极的态度,认真、诚恳、准确地提出双方都可以接受的问题。②

要围绕沟通的主题,提出自己应该知道和想要知道的问题。③

选择恰当的问题类型。请问,您还有新的问题吗请问,您还有哪些问题优势：提高沟通效率,控制交流的氛围和内容。不足：获得的信息较局限,氛围感略有强制性。优势：所获得的信息全面,双方沟通内容较灵活,营造轻松氛围。不足：沟通时间长,内容和主题不易