会议室预订与使用规范

会议室预订与使用规范合同目录第一章：总则1.1定义与解释1.2适用范围1.3法律法规1.4双方的权利与义务第二章：会议室预订2.1预订方式2.2预订时间2.3预订确认与取消2.4预订变更第三章：会议室使用3.1使用时间与范围3.2使用规定3.3设备与设施使用3.4环境保护与安全第四章：会议室内设施与服务4.1设施提供4.2服务内容4.3额外服务与费用4.4设施损坏与赔偿第五章：会场布置与设备调试5.1布置要求5.2设备调试5.3第三方服务与合作5.4设备损坏与赔偿第六章：会议期间管理6.1会场管理6.2参会人员管理6.3安全保障6.4突发事件处理第七章：会议结束后工作7.1会场清理7.2设备与设施检查7.3费用结算7.4意见与建议反馈第八章：违约责任8.1违约行为8.2违约责任认定8.3违约赔偿8.4合同解除第九章：争议解决9.1争议范围9.2协商解决9.3调解与仲裁9.4法律诉讼第十章：附则10.1合同生效与终止10.2合同修改与补充10.3信息保密10.4合同争议解释权第十一章：甲方（会议主办方）义务与责任11.1甲方义务11.2甲方责任11.3甲方权益保障第十二章：乙方（会议场地提供方）义务与责任12.1乙方义务12.2乙方责任12.3乙方权益保障第十三章：特殊情况处理13.1不可抗力13.2政策调整13.3突发事件13.4双方共同协商解决第十四章：其他约定14.1双方的其他约定14.2附加条款14.3附件列表合同编号_________第一章：总则第一条款：定义与解释本合同是指甲方（会议主办方）与乙方（会议场地提供方）就会议室预订与使用所达成的协议。第二条款：适用范围本合同适用于甲方预订乙方提供的会议室，并按照约定进行使用的相关事宜。第三条款：法律法规本合同的签订、履行、解释及争议解决均应遵守中华人民共和国法律法规。第四条款：双方的权利与义务双方应按照合同约定履行各自的权利与义务，并互相尊重、诚信合作。第二章：会议室预订第五条款：预订方式甲方可以通过电话、邮件或在线预订系统等方式向乙方预订会议室。第六条款：预订时间甲方应提前向乙方告知会议室预订的具体日期和时间，乙方根据实际情况予以安排。第七条款：预订确认与取消乙方在收到甲方的预订请求后，应及时予以确认，并在必要时通知甲方调整预订。若甲方需取消预订，应提前通知乙方。第八条款：预订变更甲方如需变更预订时间或会议室，应提前通知乙方，乙方根据实际情况予以调整。第三章：会议室使用第九条款：使用时间与范围甲方按照约定时间使用会议室，并遵守会议室的使用规定和范围。第十条款：使用规定甲方在使用会议室时，应遵守乙方制定的会议室内相关规定，包括但不限于爱护设施、保持安静等。第十一条款：设备与设施使用甲方有权使用会议室内的设备与设施，但需按照操作规程使用，并注意安全。第四章：会议室内设施与服务第十二条款：设施提供乙方应提供甲方预订的会议室及相关设施，并保证设施的正常运行。第十三条款：服务内容乙方提供包括但不限于会议室预订、会场布置、设备调试等服务。第十四条款：额外服务与费用甲方如需额外服务，应提前通知乙方，并按照乙方提供的收费标准支付相应费用。第十五条款：设施损坏与赔偿甲方如有损坏会议室设施，应按照乙方的要求进行赔偿。第五章：会场布置与设备调试第十六条款：布置要求甲方应向乙方提供会场布置的具体要求，乙方根据要求进行布置。第十七条款：设备调试乙方应在会议开始前，按照甲方的要求进行设备调试，确保设备正常运行。第十八条款：第三方服务与合作如甲方需第三方服务，如翻译、摄影等，甲方应与第三方直接联系，并承担相关费用。第十九条款：设备损坏与赔偿如甲方或第三方在使用设备时造成损坏，应按照乙方的要求进行赔偿。第六章：会议期间管理第二十条：会场管理乙方负责会议期间会场的管理工作，确保会议的顺利进行。第二十一条：参会人员管理甲方负责管理参会人员，并确保参会人员遵守会议室的使用规定。第二十二条：安全保障乙方应采取必要的安全措施，确保会议期间的安全。第二十三条：突发事件处理如遇突发事件，乙方应立即采取措施予以处理，并及时通知甲方。第七章：会议结束后工作第二十四条：会场清理甲方应按照约定时间完成会场的清理工作，并将会议室恢复至预订状态。第二十五条：设备与设施检查甲方应检查会议室内的设备与设施，确保无损坏。第二十六条：费用结算甲方应按照合同约定支付会议室预订及相关服务的费用。第二十七条：意见与建议反馈甲方应对乙方的服务进行评价，并提出改进意见与建议。第八章：违约责任第二十八条：违约行为违约行为包括但不限于未按约定时间支付费用、未按约定使用会议室等。第二十九条：违约责任认定违约方应承担因违约所造成的损失赔偿责任。第三十条：违约赔偿违约方应按照乙方的实际损失进行赔偿，包括但不限于场地租赁费、设备损坏赔偿等。第三十一条：合同解除一方违约严重，导致合同无法履行时，另一方有权解除合同。第九章：争议解决第三十二条：争议范围本合同履行过程中发生的争议，双方应通过友好协商解决。第三十三条：协商解决双方应在争议发生之日起15日内协商解决，协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第三十四条：调解与仲裁双方可向第三方调解组织或仲裁机构申请调解或仲裁，调解书或仲裁裁决具有法律效力。第三十五条：法律诉讼如双方无法通过协商、调解或仲裁解决争议，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。第十章：附则第三十六条：合同生效与终止本合同自双方签字盖章之日起生效，至合同约定的内容履行完毕之日终止。第三十七条：合同修改与补充本合同的修改和补充，应由双方协商一致，并以书面形式作出。第三十八条：信息保密双方应对在合同履行过程中获知的对方商业秘密和机密信息予以保密，未经对方同意不得泄露给第三方。第三十九条：合同争议解释权本合同的解释权归双方共同所有。第十一章：甲方（会议主办方）义务与责任第四十条：甲方义务甲方应按照合同约定支付费用，并按照约定使用会议室。第四十一条：甲方责任甲方应对因自身原因造成的会议室损坏承担赔偿责任。第四十二条：甲方权益保障甲方对乙方的服务有异议时，有权要求乙方予以解决。第十二章：乙方（会议场地提供方）义务与责任第四十三条：乙方义务乙方应按照合同约定提供会议室，并保证设施的正常运行。第四十四条：乙方责任乙方应对因自身原因造成的会议室损坏承担赔偿责任。第四十五条：乙方权益保障乙方对甲方的服务有异议时，有权要求甲方予以解决。第十三章：特殊情况处理第四十六条：不可抗力因不可抗力导致合同无法履行，双方均不承担违约责任。第四十七条：政策调整因政策调整导致合同无法履行，双方应协商解决。第四十八条：突发事件如遇突发事件，双方应立即协商处理，并采取必要措施减少损失。第四十九条：双方共同协商解决对于本合同未涉及的事宜，双方应友好协商解决。第十四章：其他约定第五十条：双方的其他约定双方对本合同内容以外的其他事项，可另行协商一致并约定。第五十一条：附加条款双方可签订附加条款，作为本合同的组成部分。第五十二条：附件列表本合同附件包括但不限于会议室平面图、设备清单等。合同编号：_________甲方（会议主办方）：____________________乙方（会议场地提供方）：____________________签订日期：____年____月____日签字：甲方代表：____________乙方代表：____________多方为主导时的，附件条款及说明附加条款一：甲方为主导时的特殊规定1.1甲方有权根据会议的具体需求，要求乙方提供额外的服务或设施，包括但不限于特殊设备租赁、额外布置等。1.2甲方应提前至少5个工作日向乙方提出额外服务或设施的需求，并经乙方确认。1.3甲方应按照乙方的收费标准支付额外服务或设施的费用。附加条款二：乙方为主导时的特殊规定2.1乙方应根据甲方的会议需求，提供符合约定标准的会议室，并保证会议室设施的正常运行。2.2乙方应在会议开始前至少2个工作日内，完成会议设备的调试工作，确保设备正常运行。2.3乙方应提供甲方会议期间所需的相关服务，包括但不限于会场服务、技术支持等。附加条款三：第三方中介参与时的特殊规定3.1当有第三方中介参与时，甲方应与第三方中介签订相应的服务合同，并明确第三方中介的职责与义务。3.2乙方应与第三方中介进行沟通与协作，确保会议的顺利进行。3.3第三方中介应按照甲方的要求，提供符合约定标准的服务，并承担相应的责任。附加条款四：会议期间的特殊规定4.1甲方应在会议开始前至少1个工作日，向乙方提供参会人员名单，以便乙方做好会场的准备工作。4.2乙方应在会议期间提供必要的服务与支持，包括但不限于会场布置、设备调试、技术支持等。4.3甲方应遵守乙方的会议期间管理规定，包括但不限于会场秩序、设备使用规定等。附加条款五：会议结束后的特殊规定5.1甲方应在会议结束后，按照约定时间完成会场的清理工作，并将会议室恢复至预订状态。5.2乙方应在会议结束后检查会议室的设施与设备，确保无损坏。5.3甲方应按照合同约定支付会议室预订及相关服务的费用。附加条款六：违约与争议解决6.1违约行为包括但不限于未按约定时间支付费用、未按约定使用会议室等。6.2违约方应承担因违约所造成的损失赔偿责任。6.3双方应通过友好协商解决争议，协商不成的，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起诉讼。附加条款七：附则7.1本合同的修改和补充，应由双方协商一致，并以书面形式作出。7.2双方应对在合同履行过程中获知的对方商业秘密和机密信息予以保密，未经对方同意不得泄露给第三方。7.3本合同的解释权归双方共同所有。附件及其他补充说明一、附件列表：1.会议室平面图2.设备清单3.额外服务或设施需求表4.会议日程安排5.参会人员名单6.特殊设备租赁合同7.第三方中介服务合同8.会议期间服务与支持协议9.会场布置方案10.设备调试记录11.费用支付凭证12.会议结束后会场清理确认书13.损坏设施赔偿协议14.违约行为记录二、违约行为及认定：1.甲方未按约定时间支付费用2.甲方未按约定使用会议室3.乙方未按约定提供会议室4.乙方未保证设施的正常运行5.甲方提供虚假参会人员名单6.乙方未提供约定的服务与支持7.第三方中介未按约定提供服务8.甲方未遵守乙方的会议期间管理规定9.甲方未在约定时间完成会场的清理工作10.乙方未在会议结束后检查会议室设施与设备三、法律名词及解释：1.不可抗力：指无法预见、无法避免且无法克服的客观情况，如自然灾害、社会事件等。2.违约行为：指合同一方未履行合同约定的义务或履行义务不符合约定的行为。3.损失赔偿：指因违约行为导致对方遭受的直接经济损失的赔偿。4.友好协商：指双方在争议发生时，通过相互沟通、协商解决争议的方式。5.调解与仲裁：指通过第三方调解组织或仲裁机构，对合同争议进行调解或仲裁解决。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.会议室预订与使用时间冲突：提前与乙方沟通，调整预订时间或寻求其他会议室。2.设备损坏或故障：及时通知乙方，协商维修或更换设备。3.参会人员变动：及时更新参会人员名单，通知乙方。4.额外服