苏州中心会议室管理制度

苏州中心会议室管理制度苏州中心会议室管理制度

第一章总则

第一条本制度旨在规范苏州中心会议室的使用、管理和维护，确保会议的顺利进行，提高会议效率，保障公司各项工作的有序开展。

第二条本制度适用于苏州中心所有会议室的管理和使用，以及与会议相关的一切活动。

第三条会议室的管理遵循“统一管理、分类使用、提前预约、高效利用”的原则，确保会议室资源得到合理配置和充分利用。

第四条会议室的使用应遵循“以人为本、注重实效、节约资源、保护环境”的原则，提高会议质量，降低会议成本。

第五条各部门应严格遵守本制度，共同维护会议室的秩序和设施，确保会议的顺利进行。

第六条会议室的管理职责分工：

（一）行政管理部门负责会议室的总体管理和协调工作，包括会议室的预订、分配、检查和维修等。

（二）使用部门负责本部门会议的召开、组织、实施和会议室的清洁卫生。

（三）信息技术部门负责会议室的音视频设备、网络设施的技术支持与保障。

第七条本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由行政管理部门负责解释和补充。如有与本制度相抵触的规定，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议预订

1.需要召开会议的部门或个人，应提前向行政管理部门提交会议室预订申请，填写《会议室预订表》，明确会议时间、地点、参会人数、会议主题等内容。

2.行政管理部门在收到会议室预订申请后，根据会议室使用情况和预订顺序进行审核，并在2个工作日内给予答复。

3.部门或个人在收到会议室预订确认后，如需变更或取消预订，应提前通知行政管理部门。

二、会议准备

1.会议组织者应提前进入会议室，检查并确保会议所需设备、设施正常运行，包括投影仪、音响、话筒、网络等。

2.会议组织者负责布置会议室，根据会议性质和参会人数摆放桌椅、调试设备，并确保会议室环境整洁。

3.会议组织者应提前准备好会议材料，并在会议开始前30分钟将会议材料发放给参会人员。

三、会议召开

1.会议主持人应在会议开始前5分钟到场，引导参会人员入座，宣布会议开始。

2.会议主持人应严格按照会议议程进行，确保会议内容全面、紧凑、高效。

3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不随意离场、喧哗，手机保持静音或振动状态。

四、会议记录

1.会议应指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、讨论事项、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后24小时内整理完毕，并发送给会议组织者和参会人员。

五、会议结束

1.会议主持人应在会议结束时，对会议内容进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

2.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，确保设备关闭、电源断开、门窗关闭。

3.会议组织者应在会议结束后，及时收集和整理会议纪要，按照规定进行存档。

六、会议评估

1.会议组织者应定期对会议效果进行评估，了解会议的成效和不足，为今后改进会议提供依据。

2.会议评估结果应作为会议组织者和参会人员绩效考核的参考依据。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由指定的记录人负责编制，内容应详实、准确、清晰地反映会议的讨论要点、决策结果和任务分工。

2.会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，并提交给会议主持人审核。

3.会议主持人应在收到会议纪要后48小时内完成审核，并提出修改意见。

4.记录人根据审核意见进行修改，并在会议主持人确认无误后，将会议纪要正式发布给所有参会人员和相关执行部门。

二、会议决策的执行与跟踪

1.各执行部门应根据会议纪要中的决策和任务分工，制定具体的执行计划，并明确责任人。

2.行政管理部门应设立专门的会议决策跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

3.各责任部门应定期向行政管理部门报告决策执行进度，确保会议决策得到有效落实。

三、会议纪要的存档与查阅

1.会议纪要应作为公司重要文件进行存档，保存期限至少为三年。

2.行政管理部门应建立会议纪要查阅制度，确保会议纪要的保密性和可追溯性。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向行政管理部门提出书面申请，经批准后方可查阅。

四、会议决策结果的反馈与评估

1.各责任部门在完成会议决策任务后，应及时向会议组织者反馈执行结果。

2.会议组织者应对执行结果进行评估，并根据评估结果对会议决策进行必要的调整和优化。

3.评估结果应作为未来会议决策的重要参考，以不断提高会议决策的质量和效果。

五、会议纪要的持续改进

1.行政管理部门应定期收集会议纪要执行过程中的问题和建议，进行归纳总结。

2.根据总结出的经验和教训，对会议纪要的编制、发布、执行和反馈流程进行持续改进，以提高会议管理效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室使用原则

1.会议室使用应遵循“先预订、先使用”的原则，确保公平、合理地分配会议室资源。

2.各部门应合理规划会议时间，避免长时间占用会议室，提高会议室使用效率。

3.遇有紧急会议需求，行政管理部门可根据实际情况调整会议室安排。

二、会议室预订与取消

1.会议室预订应提前至少3个工作日向行政管理部门提交申请，并提供会议相关信息。

2.预订会议室后，如需取消或变更预订，应至少提前1个工作日通知行政管理部门。

3.未经行政管理部门同意，不得私自转让或取消已预订的会议室。

三、会议室设施管理与维护

1.各部门在使用会议室时，应爱护会议室设施，确保设备正常运行。

2.如发现会议室设施损坏，应立即向行政管理部门报告，以便及时维修。

3.行政管理部门应定期对会议室设施进行检查、保养，确保会议室设施完好。

四、会议室环境卫生

1.各部门在使用会议室期间，应保持会议室环境卫生，不乱丢垃圾，不损坏公物。

2.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电源、门窗等。

3.行政管理部门应定期对会议室进行清洁，确保会议室环境整洁。

五、会议室安全与保密

1.各部门在使用会议室时，应遵守公司保密规定，确保会议内容不泄露。

2.会议室应设置门禁系统，未经许可不得随意进入会议室。

3.行政管理部门应定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患。

六、违规处理

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，行政管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.会议室违规行为将作为部门和个人绩效考核的依据，影响年度评优和晋升。

3.如造成会议室设施损坏，应按照公司规定进行赔偿。

第五章附则

1.本制度由行政管理部门负责解释和修订。