公文写作规范手册

公文写作规范手册TOC\o"1-2"\h\u22384第一章总论 15525第二章公文格式 221463第三章公文写作原则 429746第四章公文写作技巧 529230第五章请示报告类公文 618886第六章通知通报类公文 716969第七章函电类公文 816140第八章会议类公文 1010569第九章规章制度类公文 1120147第十章公文处理与归档 13第一章总论一、公文概述公文，即公务文书，是机关、企事业单位及其他社会组织在处理公务活动中，按照特定格式和程序制作、发布的文字材料。公文具有明确的行文对象、特定的行文目的和法定的权威性。它是传递信息、指导工作、处理问题、沟通交流的重要工具。公文主要包括以下特点：（1）法定性：公文必须依法制定和发布，具有法律效力。（2）规范性：公文格式、文字表述和行文程序都有统一规范。（3）正式性：公文是正式的公务文书，具有严肃性。（4）针对性：公文针对具体问题、特定对象，具有明确的行文目的。（5）时效性：公文在一定时间内具有有效性，逾期失效。二、公文种类根据不同的分类标准，公文可分为以下几种：（1）按照用途分类：指示性公文：用于对下级机关、单位进行工作指导。报告性公文：用于向上级机关、单位汇报工作、反映情况。通知性公文：用于告知有关事项、传达上级精神。批复性公文：用于答复下级机关、单位的请示事项。函件：用于机关、单位之间的商洽、询问、答复等事务。（2）按照格式分类：文字公文：以文字为主要表达形式的公文。表格公文：以表格为主要表达形式的公文。图表公文：以图表为主要表达形式的公文。（3）按照行文方向分类：上行文：由下级机关、单位向上级机关、单位行文。平行文：由同一级别的机关、单位之间行文。下行文：由上级机关、单位向下级机关、单位行文。三、公文作用公文在机关、企事业单位及其他社会组织中具有重要作用，主要体现在以下几个方面：（1）传递信息：公文是传递政策、法规、指令、通知等信息的有效载体。（2）指导工作：公文可以指导下级机关、单位开展具体工作，保证工作顺利进行。（3）处理问题：公文可以解决工作中的问题，如请示、报告、答复等。（4）沟通交流：公文是机关、单位之间沟通、协商、协作的重要手段。（5）记录凭证：公文是机关、单位工作活动的记录，具有凭证作用。（6）督促检查：公文可以用于督促下级机关、单位完成工作任务，检查工作落实情况。第二章公文格式一、公文纸张规格（一）纸张尺寸公文应采用国际标准A4型纸，其尺寸为210毫米×297毫米。（二）纸张质量公文用纸应选用优质、耐久、环保的纸张，以保证公文在长期保存过程中的稳定性和安全性。（三）装订要求公文应采用左侧装订，装订线距离页面边缘为20毫米，保证装订牢固、美观。二、公文版头设计（一）版头内容（1）发文机关标志：采用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，字号为小标宋体。（2）发文字号：位于发文机关标志下方，居中排布，字号为仿宋体。（3）公文位于发文字号下方，居中排布，字号为小标宋体。（4）公文位于标题下方，字体为仿宋体。（二）版头格式（1）版头部分应采用统一的字体、字号和颜色，以体现公文的正式性和严肃性。（2）版头与正文之间应留有适当间距，一般不小于20毫米。三、公文正文格式（一）正文结构（1）引言：简要说明发文的目的、依据和背景。（2）包括叙述、议论、说明等部分，内容应条理清晰、层次分明。（3）结尾：对正文内容进行概括和归纳，提出具体要求或建议。（二）正文格式（1）正文部分应采用仿宋体，字号为五号。（2）正文段落之间应采用单倍行距，段落首行缩进两个字符。（3）对于重要的名词、术语或解释，可使用加粗、斜体等字体样式进行强调。四、公文附件格式（一）附件内容附件应包括与公文正文密切相关的图表、数据、文件等材料。（二）附件格式（1）附件位于正文下方，左侧对齐，字号为仿宋体。（2）附件内容：采用与正文相同的字体和字号，段落格式与正文保持一致。（3）附件编号：附件应按顺序编号，编号位于附件标题左侧，使用阿拉伯数字。（4）附件页码：附件内容较多的，应标注页码，页码位于页面底端，居中排布。（5）附件装订：附件应与公文正文一同装订，保证整齐美观。第三章公文写作原则一、合法性原则公文写作必须遵循合法性原则，即遵循国家的法律法规、政策规定以及单位的规章制度。公文的内容应当符合国家法律、法规的要求，不得违反国家政策，保证公文的合法性。具体体现在以下几个方面：（1）公文的内容应当符合国家法律、法规的规定，不得与国家法律、法规相抵触。（2）公文应当遵循国家政策，体现国家政策精神，不得违背国家政策。（3）公文应当遵循单位的规章制度，符合单位的管理要求，不得违反单位规章制度。二、客观性原则公文写作应遵循客观性原则，即公文内容应当客观、真实、准确，反映事物的本来面目。具体要求如下：（1）公文内容应当真实，不得编造、虚构事实。（2）公文内容应当准确，数据、事实应当准确无误，避免使用模糊、不确定的表述。（3）公文应当全面反映事物的各个方面，避免片面、偏颇的表述。三、简洁性原则公文写作应遵循简洁性原则，即公文内容应当简洁明了，避免冗长、复杂的表述。具体要求如下：（1）公文结构应当清晰，层次分明，便于阅读。（2）公文语言应当简练，避免使用冗余、重复的词语。（3）公文内容应当紧凑，避免出现空泛、无意义的表述。四、明确性原则公文写作应遵循明确性原则，即公文内容应当明确具体，避免含糊不清、模棱两可的表述。具体要求如下：（1）公文应当明确表述目的、意义、任务和措施，使读者能够明确了解公文的主旨。（2）公文应当明确界定责任主体，明确责任分工，保证公文的执行力。（3）公文应当明确表述时间、地点、数量等具体要素，便于执行和落实。第四章公文写作技巧一、标题撰写（一）标题的基本要求（1）简洁明了：标题应简明扼要，概括公文的主要内容，便于读者迅速了解公文的核心信息。（2）规范统一：标题应遵循国家有关公文写作的规范，使用规范的汉字、标点符号和格式。（3）准确具体：标题应准确反映公文的内容，避免使用模糊、抽象的词汇。（二）标题的撰写方法（1）按照公文类型：根据公文的性质和用途，选择合适的公文类型作为标题。（2）突出核心内容：提取公文中的核心信息，概括为简洁明了的标题。（3）结构清晰：标题应具有明确的结构，包括发文单位、事由、文种等要素。二、正文撰写（一）正文的基本要求（1）语言简练：正文应使用简练、明确的文字，避免冗长、复杂的表述。（2）结构严谨：正文应具有清晰的结构，包括导语、主体、结尾等部分。（3）逻辑性强：正文内容应条理分明，层次清晰，逻辑严密。（二）正文的撰写方法（1）简要说明公文的背景、目的和意义，为正文主体部分做好铺垫。（2）主体：阐述公文的具体内容，包括事项的描述、分析、解决办法等。（3）结尾：提出建议、要求或希望，为公文写作画上圆满的句号。三、结尾撰写（一）结尾的基本要求（1）严谨简洁：结尾应简洁明了，避免过多的修饰和冗余。（2）呼应开头：结尾应与开头相呼应，使公文内容形成一个完整的整体。（3）明确具体：结尾应明确具体，提出具体的建议或要求。（二）结尾的撰写方法（1）总结全文：概括正文内容，强调公文的核心观点。（2）提出建议：根据正文内容，提出解决问题的建议或措施。（3）表达期望：对公文接收方的期望或要求，以示公文的目的和意义。四、注意事项（1）严格遵守国家有关公文写作的规范和标准。（2）注意文字表述的准确性、规范性和严谨性。（3）保持公文的客观性，避免主观臆断和情感色彩。（4）保证公文内容的完整性和连贯性。（5）注意公文的格式、排版和美观度。（6）在撰写过程中，充分沟通、协商，保证公文内容的准确性和可行性。第五章请示报告类公文一、请示报告概述（一）定义与作用请示报告类公文，是机关、企事业单位及社会团体在办理某项事务时，向上级机关或领导请示意见、报告工作进展、反映情况、提出建议等所使用的文书。此类公文具有明确的目的性、严谨的结构性和规范的语言特点。（二）分类请示报告类公文可分为请示性公文和报告性公文。请示性公文主要向上级机关请示事项，报告性公文则向上级机关报告工作情况。二、请示报告格式（一）标题请示报告的标题应简明扼要，概括公文的主要内容。通常采用“请示事由文种”或“报告事由文种”的格式。（二）主送机关请示报告的主送机关应明确具体，一般为单位或个人的上级机关。（三）正文请示报告的正文分为开头、主体和结尾三个部分。（1）开头：简要说明请示或报告的缘由、目的，为正文主体铺垫。（2）主体：详细阐述请示或报告的事项，包括事项的背景、现状、存在的问题、拟采取的措施等。（3）结尾：对请示事项提出明确要求，或对报告事项进行简要总结。（四）附件如有附件，应在正文后注明附件名称。（五）落款请示报告的落款应注明单位名称、成文日期，并加盖公章。三、请示报告写作要点（一）内容真实、准确请示报告的内容应真实、准确，不得夸大或缩小事实，以保证上级机关能够全面了解情况。（二）语言简练、严谨请示报告的语言应简练、严谨，避免使用模糊、不确定的词语，以提高公文的可读性和可操作性。（三）结构清晰、层次分明请示报告的结构应清晰，层次分明，便于上级机关阅读和理解。（四）格式规范、美观请示报告的格式应规范、美观，符合公文写作的统一要求。（五）注意时效性请示报告应注重时效性，及时向上级机关报告工作进展，以便上级机关及时了解和掌握情况。第六章通知通报类公文一、通知概述通知是机关、团体、企事业单位用于传达要求下级机关、单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，或者转达上级机关、不相隶属机关的公文。其目的在于保证信息的准确传递，提高工作效率，强化管理秩序。二、通知格式通知一般包括以下几个部分：（1）位于正文上方，居中排列，通常使用“关于事由的通知”格式。（2）称谓：位于标题下方，左侧顶格，明确通知对象。（3）包括以下几个要素：简要说明通知的背景、目的。主体：详细阐述通知的具体内容、要求、措施等。提出希望或要求，或对执行情况进行说明。（4）落款：位于正文下方，包括发文单位名称和成文日期。（5）附件：如有附件，应在落款下方注明附件名称。三、通报概述通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的一种公文。通报具有指导性、教育性和信息性，旨在对特定事项进行评价，推广经验，纠正错误，提高认识。四、通报格式通报一般包括以下几个部分：（1）位于正文上方，居中排列，通常使用“关于事由的通报”格式。（2）称谓：位于标题下方，左侧顶格，明确通报对象。（3）包括以下几个要素：简要说明通报的背景、目的。主体：详细阐述通报的具体内容，包括表彰或批评的事实、理由、依据等。结论：对通报事项的评价、要求或建议。（4）落款：位于正文下方，包括发文单位名称和成文日期。（5）附件：如有附件，应在落款下方注明附件名称。在撰写通知和通报时，应保证语言准确、严谨，内容详实，格式规范，以充分发挥公文的功能和效力。第七章函电类公文一、函电概述（一）定义及作用函电是指以书面形式，通过邮政、电信或其他通讯手段，用于机关、企事业单位之间以及与个人之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求帮助和支持等事务的公文。函电具有传递信息迅速、形式灵活、语言简洁等特点，是日常工作中的重要通讯工具。（二）分类（1）按性质分：商洽函、询问函、答复函、请求函等。（2）按内容分：告知函、邀请函、催办函、感谢函等。二、函电格式（一）标题函电的标题应简洁明了，概括函电内容，一般由函电类型和事由组成。（二）称呼函电的称呼应准确无误，尊重对方，一般使用“尊敬的单位名称”或“尊敬的职务姓名”。（三）正文（1）开头：简要介绍函电的背景和目的。（2）正文内容：根据函电类型和事由，明确阐述函电的具体内容。（3）结尾：表示敬意和期望，一般使用“敬请函复”、“敬请关注”等词语。（四）落款（1）函电发送单位：单位全称或简称。（2）联系人：发送单位指定的联系人姓名。（3）联系方式：发送单位的联系电话。（4）日期：函电发送的日期。三、函电写作要点（一）明确函电类型和事由，保证内容准确、具体。（二）语言简练、严谨，避免使用模糊不清的词语。（三）尊重对方，注意礼貌用语，体现诚意。（四）结构清晰，层次分明，便于阅读。（五）注意函电的格式规范，美观大方。四、函电回复（一）及时回复，避免拖延。（二）针对函电内容，给出明确、具体的答复。（三）语言严谨，表达清晰，避免产生误解。（四）保持函电格式规范，体现单位形象。（五）在回复函电时，注意以下事项：（1）确认收到原函电，并简要说明回复的依据。（2）针对原函电的内容，逐一答复，保证无遗漏。（3）如有需要，可在回复函电中提出建议或请求。（4）表达感谢，期待双方继续保持良好沟通与合作。第八章会议类公文一、会议纪要概述（一）定义与作用会议纪要是记录会议内容和成果的书面文件，是反映会议基本情况、讨论事项、议定事项和执行要求的重要文献。会议纪要对于传达会议精神、指导工作、推动决策落实具有重要意义。（二）特点（1）客观性：会议纪要应真实、准确地反映会议内容和讨论成果。（2）指导性：会议纪要应明确会议的决策和执行要求，对相关工作具有指导作用。（3）简洁性：会议纪要应简明扼要，避免冗长和啰嗦。二、会议纪要格式（一）标题标题应简明扼要地反映会议主题和性质，一般包括会议名称、时间和地点。（二）正文（1）引言：简要介绍会议的背景、目的和意义。（2）会议议程：列出会议讨论的主要议题。（3）会议内容：详细记录会议讨论的每个议题，包括发言人的观点、意见和建议。（4）会议结论：概括会议达成的共识和决策。（5）执行要求：明确会议决议的执行期限、责任人和监督部门。（三）附件如有相关文件、资料等，可作为附件附在会议纪要后面。三、会议记录概述（一）定义与作用会议记录是记录会议内容、讨论事项和参会人员发言的书面材料，是会议纪要的重要来源。会议记录对于整理会议纪要、回顾会议内容和推动工作落实具有重要意义。（二）特点（1）客观性：会议记录应真实、准确地反映会议内容和参会人员的发言。（2）完整性：会议记录应包含会议的各个阶段和重要内容。（3）系统性：会议记录应按照会议议程顺序进行记录，保持内容的连贯性。四、会议记录格式（一）标题标题应包括会议名称、时间和地点。（二）正文（1）会议议程：列出会议讨论的主要议题。（2）会议内容：详细记录会议讨论的每个议题，包括发言人的观点、意见和建议。（3）会议结论：概括会议达成的共识和决策。（4）参会人员：记录参会人员的姓名、职务和单位。（5）记录人：记录记录人的姓名和职务。（三）附件如有相关文件、资料等，可作为附件附在会议记录后面。第九章规章制度类公文一、规章制度概述（一）定义及作用规章制度是指在一定范围内，为了规范组织、单位或个人行为，维护工作秩序，提高工作效率，保障合法权益而制定的具有约束力的规范性文件。规章制度类公文是各类组织、单位在管理活动中常用的一种公文形式，其作用在于明确职责、规范行为、保障权益。（二）分类规章制度类公文根据内容性质可分为以下几类：（1）组织管理制度：如公司章程、学校章程等；（2）工作管理制度：如财务管理规定、办公秩序规定等；（3）人事管理制度：如员工招聘与离职规定、工资福利制度等；（4）安全管理制度：如消防安全规定、保密规定等。二、规章制度格式（一）标题规章制度类公文的标题应简明扼要，准确反映文件内容，一般由“单位名称事由文种”构成。（二）正文（1）引言：简要说明制定规章制度的背景、目的和依据；（2）条文：分为总则、分则和附则。总则阐述制定规章制度的原则、适用范围等；分则详细规定各项具体制度；附则说明解释权、修改权等；（3）结构：条文结构一般采用章条式，每一条为一个独立的内容，依次排列；（4）语言：要求严谨、规范，避免使用模糊、含糊的词语。三、规章制度写作要点（一）明确写作目的在写作规章制度时，首先要明确制定的目的，保证文件内容与目的相一致。（二）充分调查研究在制定规章制度前，要充分调查研究，了解实际情况，保证制定的规章制度具有针对性和实用性。（三）遵循法律法规规章制度的内容不得与国家法律法规相抵触，要保证文件合法有效。（四）注意条款间的逻辑关系规章制度中的条款应具有严密的逻辑关系，避免出现相互矛盾、重复或遗漏的情况。（五）注重可操作性和实用性规章制度应具有可操作性和实用性，便于执行和监督。（六）广泛征求意见在制定规章制度过程中，要广泛征求相关人员的意见，充分吸纳合理化建议。（七）适时修订和完善工作实际的变化，应及时对规章制度进行修订和完善，保证其适应时代发展需要。第十章公文处理与归档一、公文处理流程（一）收文处理（1）收文登记：收